哈尔滨市政府机关档案管理中心文书档案目录录入 - 哈尔滨档案信息网

哈尔滨市政府机关档案管理中心文书档案目录录入 - 哈尔滨档案信息网 哈尔滨市政府机关档案管理中心文书档案目录录 入格式要求 为保证市政府机关档案管理中心文书档案目录数据库数据信息格式的规范统一～结合国家档案著录的相关规则～对市政府办公区各部门和单位形成的文书档案目录录入格式提出如下要求: 1.归档文件目录录入项目 1.1归档文件必录项目 全宗名称、全宗号、归档年度、机构,问题,、件号、文件题名、人名、责任者、文件字号、文件时间、页数、利用形式、保管期限、密级、录入人员、录入时间 1.2归档文件选择项目 除必录项目之外的、与本份文件有关的项目。 2.归档文件目录录入格式 2.1 全宗名称,立档单位,:必须录入机构的全称。 例如:哈尔滨市人民政府办公厅、哈尔滨市发展和改革委员会、哈尔滨市城乡规划局。 2.2 全宗号:档案所在全宗的编号。用“两个大写英文字母+三位阿拉伯数字”表示。 例如: 市政府办公厅的全宗号为“XD012” ,表示现行 档案12号全宗,。 2.3归档年度:归档文件所属的年度。 1 例如:2010,2011 2.4机构-问题:是指作为分类类目的机构,问题,名称或规范化简称。 例如:按机构分类的录入 办公室、人事处、机关党委等, 按问题分类的录入 综合类、人事教育类等。 2.5 件号:在每一归档年度同一类目、同一保管期限内～将文件按顺序编的流水号～用“三位阿拉伯数字”表示。 例如:001～002～〃〃〃〃〃〃088 2.6 文件题名:一般照原题名录入。原件没有题名的～要自拟题名～并加“[ ]”号,原件题名只有“文种”不完整的～要补全题名～并加“[ ]”号,原件题名无法揭示文件主题内容的～原题名照录～并另拟题名加“[ ]”号后置于原题名后。 例1: 原题名: 通知 应录入为:[关于做好防汛工作的]通知 例2: 原题名: 哈尔滨市档案局关于转发黑档发[2008]47号文件的通知 应录入为:哈尔滨市档案局关于转发黑档发[2008]47号文件的通知[关于对全省国家重点档案抢救和保护工作进行检查的通知] 2.6.1 会议记录题名的录入:会议记录以一次会议记录为一件。要求录入会议中的主要议题～三个以上议题的～原则上只录三个重要议题～加“[ ]”号～议题间以“,”号隔开～被省略的议题以“等”字表示。 2 例1:原题名: 党组第一次会议记录 应录入为: 党组第一次会议记录[讨论人事安排,机构设置,干部考核等] 例2:原题名: 局长办公第三次会议记录 应录入为: 局长办公第三次会议记录[传达省防汛工作会议精神,1998年工作安排] 2.6.2 简报、情况反映等题名的录入:简报、情况反映一 般都有完整的题名。 例如:市规划局简报第一期:做好防汛准备工作 2.6.3 文件题名中的责任者如果与责任者项重复时可省略不录～但责任者如果是题名中不可缺省部分～则必须作为题名一部分录入。 2.6.4批复和请示、复函和函、转发文和原文等都可按一件录入～录入前面的文件题名。 2.6.5 副题名:是解释或从属于文件题名的另一个题名。录入时与录入在副题名项内。文件题名如能够反映档案内容时～副题名可以不录。 2.7 人名:有关干部任免、人员调配、录用、聘任、奖惩,劳模、人员处分,及专业职务评聘等文件中～文件题名中没有列出的其余人员姓名～在“人名”项中录入。多人之间用“,”号隔开。 例如:文件题名 关于冯德让等同志任职的通知 〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃 3 人名 钱小华,邹柏林,王岳兴,张同礼,张晓侠 2.8 责任者:制发文件并对其负有责任的机关团体或个人。 2.8.1 机关团体责任者必须录入全称或通用的简称。不可以录入为“市委”、“本局”等。 例如:“中国共产党哈尔滨市委员会”简称“中共哈尔滨市委”, “哈尔滨市工商管理局”简称“哈尔滨市工商局”。 2.8.2 个人责任者:一般只录入姓名～必要时,有影响人物,在姓名后著录与文件相应的单位、职务或职称～并加“,,”号。 例如:宋希斌,市长, 2.8.3 未属责任者或责任者项不完整、不准确时～原文照录～将考证出的责任者附后～并加“[ ]”号。例如:任书记[任仲夷] 2.8.4 多个责任者时～除第一责任者外～再录一个责任者～被省略的责任者用“等”字表示～两个责任者之间用“,”号隔开。 例如:哈尔滨市档案局,哈尔滨市计委等 2.9 文件字号:要录入全称～年份为4位～并加“[ ]”号。如遇到多个文件字号时～只录入两个～并用“,”号隔开～被省略的用“等”字表示。会议记录、期刊、简报等顺序号不要作为发文字号录入～要在文件题名中反映。 例1:应录入为 哈财字[1979]16号 例2:哈档发[1995]2号,哈计财字[1995]5号等 4 例3:党组第一次会议记录[ ] 2.10 文件时间:一般公文、信件为发文时间,决议、决定、命令为通过或发布时间,条约、为签署时间,、报表为编制时间,工程、产品图纸为时间等。用“8位阿拉伯数字”表示～年份为4位～月、日为2位～不足者以“0”补齐。例如:02年1月29日应录入为:20020129 如果原文没有精确到日～或只有月、日～又无法考证～用“00”补齐。例如:2010年11月应录入为:20101100,5月16日应录入为00000516 2.11 页数:一份文件总的文件页数～用阿拉伯数字表示。空白页不计页数。 2.12 附件:文件正文的附加材料～如附件具有自己的主题～并具有独立检索意义时～可在附件项中录入附件题名～多个附件之间用“+”号隔开。 例如: 〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃 文件题名 关于档案移交接收的通知 〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃〃 附件《机关档案工作业务建设规范》+《归档文件整理规则》 2.13 利用形式:表明文件的使用范围～根据本部门和单位现行文件公开制度和档案借阅制度的规定选择录入“开放”或“控制”。 2.14 保管期限:按照本单位文书档案保管期限规定～选 5 族录入“永久”或“30年”或“10年”。 3.15 密级:录入文件标注的秘密等级～无密级的文件不录入。 3.16 录入人员:录入人员的全名～该项必须录入以示责任。 3.17 录入时间:录入该条目时所在的时间。用“8位阿拉伯数字”表示。 哈尔滨市政府机关档案管理中心 2012年10月18日 6