文员工作流程

文员工作流程 工作时间: 8:30---17:00:30 工作流程: 1.每天上班～查转每个楼层楼道内是否有住户堆放的物品、垃圾等～并告知住户楼道内不得堆放物品～垃圾放到指定处理地点～检查楼道内设施是否完好可正常使用,查看小区院内情况～停车位车辆停放情况～是否有车辆乱放、乱停现象～及时联系住户停好车辆～确保小区内的停车秩序。 2.每天不定时巡视院内车位情况～有外部车辆及时和门岗沟通～按规定收取相关停车费用。 3.提前整理好下月到期需付房屋租金,停车位、网费、有线电视费,住户的资料～并仔细核对是否遗漏～提前十五天给房屋到期的住户电话通知～并告知房屋到期日～所要缴纳租金金额～通知住户提前来物业缴纳。 4.每天都会有前来看房的客户～要积极主动的与前来看房的客户交流、沟通～首先仔细讲解小区的居住安全～住房坏境及生活坏境等～给客户一个良好的印象,然后仔细说明房租、水电费、网线、有限及停车位金额～并说明房屋租住情况,注:小区内房租付费方式一律押一付三缴纳～并签署租房～客户与物业各持一份,给客户一个简单、明了的认识,如没 有合适的房屋～在房屋租住登记表留存客户联系方式～有合适房屋时给客户打电话通知。 5.若客户看好了房子选择租住～但当时无法马上搬入～可提前缴纳定金～告知客户缴纳定金后一周之内需要前来签订住房合同～否则将视为不租住此房屋～定金不退,如果客户选择直接搬入～我们便需要与客户签订住房合同,注:合同一式两份～客户与物业各持一份～合同上明确表明住房、注意事项等～并附上房屋设施清单一张,房租租金一律押一付三缴纳～每间房屋都是单独电表、单独水表～电表插卡用电～电字在物业购买～水表查表数～非特殊情况水表为半年查一次并当时缴纳水费,打印押金条及房租缴纳收据～押金条及收据由住户签字确认～将客户联交给住户～并告知住户押金条是办理退房手续的重要凭证～请妥善保管～如押金条丢失押金不退的原则。 6.如若租住期间需要退房～需提前一个月告知物业～到期之日前来办理退房手续～提供房屋押金条方可退还押金～退房时由物业人员检查房屋设施及卫生～若房屋设施完好、卫生整洁方可全额退还押金～若房屋设施有损坏可根据设施市场价格扣除设施金额～若卫生不整洁需让住户重新清理,若电表内有剩余电量～由物业文员按照实际剩余的电量金额退还给住户～并填写支出凭证由住户签字～剩余电量下次租出房屋时由住户买走,查房时～查询水表底数～收取水费～并打 印凭证～修改用户资料水费表数～以便于下次租出时查询表数,按照房屋设施清单～收回钥匙,需为原始钥匙,及电卡～如果钥匙有丢失～由住户购买新的锁芯～由物业维修人员更换或扣除同等金额由物业购买更换,电卡上面附上书签并注明水表底数及剩余电量,退房手续办理完毕后～将合同、档案收回统一放在指定文件盒内,办理退房手续的住户资料～在用户资料文件中删除～另起一行留存本次水表底数及房间设施,物业软件中也将此住户收费项目改成停止收取～改为终止。 7.每天都会有住户买电、缴纳房租、停车费等费用～收取住户费用并打印凭证～由住户签字后将客户联交给住户～存根联物业留取～记账联统一存放～每周与会计对账时交给会计～每笔费用需登记在每月收费报表上～下班之前需要核对收费凭单及收费金额,如果有住户前来借取房屋钥匙～需登记在钥匙借还登记表上～由住户签字方可拿走钥匙～住户将钥匙退还后填写已归还并注明时间,住户房屋内设施有损坏通知物业时～需要登记在每日维修报表中～并告知维修人员前去维修。 8.每周一周上午公司开例会～汇报上一周工作。下午和财务对上一周物业的收费款项～支出款项由部门经理和公司总经理审核签字。 9.每月中旬～查抄小区内所有电表表底数～做好登记并填写 汇总表,每月中旬～与十八里店负责人索要十八里店出租房屋、库房的水电表表底数～做好登记并填写汇总表, 10.每月月底～同事查抄底商水表底数～做好登记并填写底商收费报表～打印出来交给经理～由经理交给底商店铺收取费用,每月月底～填写、核实汇总表～待数据完整后发给财务对账。 11.每月月底～下班之前将物业软件做月结并重新计算收费项目～以便下个月软件费用收取工作正常。 12.随时掌握小区内的租户信息、租房动态、车位情况～有问及时调整～保证公司利益不受损失。