某公司办公用电脑管理制度

某公司办公用电脑 修订记录: 修订版本号 修订人 修订日期 修订描述 V1.0A 刘云涛 2004-5-17 创建初稿 修订了“借用”、“回收”、“折旧”、“报废”V1.0B 2006-3-13 汤燕 等方面 卓望控股公司办公用电脑管理制度 目 录 1 目的 .......................................................................................................................... 3 2 适用范围 .................................................................................................................. 3 3 管理规定 .................................................................................................................. 3 3.1 总则 ....................................................................................................................................... 3 3.2 办公电脑的采购管理 ............................................................................................................ 3 3.3 办公电脑的仓库管理 ............................................................................................................ 3 3.3.1 收货............................................................................................................................. 3 3.3.2 入库............................................................................................................................. 4 3.3.3 出库............................................................................................................................. 4 3.4 办公电脑的领用管理 ............................................................................................................ 4 3.4.1 领用分配原则 ............................................................................................................. 4 3.4.2 领用人工作调动处理 ................................................................................................. 4 3.4.3 领用电脑的硬件升级 ................................................................................................. 4 3.5 办公电脑的借用管理 ............................................................................................................ 5 3.5.1 借用申请 ..................................................................................................................... 5 3.5.1.1 短期借用 .......................................................................................................... 5 3.5.1.2 长期借用 .......................................................................................................... 5 3.5.2 续借申请 ..................................................................................................................... 5 3.5.3 借用管理 ..................................................................................................................... 5 3.6 办公电脑的维修管理 ............................................................................................................ 5 3.7 办公电脑的维护管理 ............................................................................................................ 6 3.8 办公电脑的回收管理 ............................................................................................................ 6 3.9 办公电脑的盘点管理 ............................................................................................................ 6 3.10 办公电脑的折旧管理 .......................................................................................................... 6 3.11 办公电脑的报废管理 .......................................................................................................... 6 3.12 办公电脑的丢失管理 .......................................................................................................... 7 3.13 非公司采购设备管理 .......................................................................................................... 7 3.14 办公电脑的处罚条例 .......................................................................................................... 7 3.14.1 逾期不还 ................................................................................................................... 7 3.14.2 擅自转借/擅自转用 .................................................................................................. 7 3.14.3 保管不善 ................................................................................................................... 7 3.14.4 丢失被盗 ................................................................................................................... 7 附录一:定义 .............................................................................................................. 8 附录二:缩略语 .......................................................................................................... 8 附录三:引用 .............................................................................................................. 8 第 2 页 卓望控股公司办公用电脑管理制度 1 目的 为ASPire 办公电脑管理制度，提高电脑资产利用率、提高使用寿命，简化例行管理，规范员工对办公电脑的使用，特制订本管理制度。 2 适用范围 卓望控股公司所有办公用电脑;卓望控股公司所有使用办公电脑的员工。 3 管理规定 3.1 总则 ASPire 办公电脑指的是由卓望控股公司出资购买的各类主要用于办公用途的PC、笔记本等电脑，由IT物资管理部门统一对其进行管理。 IT物资管理部门制订并按照电脑分配政策给员工配备办公用PC或笔记本电脑，记为员工领用，员工无需额外申请。 由于工作需要，员工可以通过借用审批电子流申请借用电脑。所有借用都最终归于产品线或部门名下，部门负责人负有对其所管辖员工与项目借用电脑的管理和使用监督责任。 ASPire办公电脑折旧按财务规定，PC机按5年折旧、笔记本电脑按3年折旧。 无论是长期或临时使用的员工都有责任和义务爱护ASPire电脑，IT物资管理部门对任何人为污染、损坏或丢失电脑的行为有追究ASPire办公电脑名下使用人的责任和惩罚的权利。 3.2 办公电脑的采购管理 在新季度到来前3周，HR提供新季度的人力资源招聘，IT物资管理部门结合该招聘计划向公司管理层提交新季度电脑采购计划。采购计划获得通过后，由公司IT部做技术评估、商务部做商务评估，共同完成ASPire办公用电脑的选型;选型通过IT物资管理部门主管VP审批后，由商务部负责具体采购。 3.3 办公电脑的仓库管理 3.3.1 收货 收货由商务部和IT物资管理部门共同完成。 第 3 页 卓望控股公司办公用电脑管理制度 新购买的设备到货后，商务部门负责设备到货接收，通知并提供装箱单等资料给IT物资管理部门;IT物资管理部门负责进行初步验货，若外包装完好、数量准确IT物资管理部门将进行入库处理。 3.3.2 入库 IT物资管理部门在初步验货通过后将设备运送到仓库，并办理入库手续、打好资产标签、进行资产信息登记。 3.3.3 出库 在根据员工工作需求需要分配ASPire办公电脑使用时，IT物资管理部门将设备从仓库运出，并办理出库手续、登记出库使用信息。 3.4 办公电脑的领用管理 领用电脑是指挂在领用人名下，并主要作为日常办公用途的电脑。所有属于公司资产的领用电脑必须保持公司的固定资产标签。 3.4.1 领用分配原则 IT物资管理部门严格遵循员工的岗位和级别分配PC机和笔记本电脑。对个人领用电脑进行审核、分配、调拨，并严格控制同时拥有两台办公电脑的情况。 3.4.2 领用人工作调动处理 如果领用人在公司内部调动工作岗位，其个人领用电脑由新岗位性质决定是否需要更换配备，如不需要配备笔记本的，由IT物资管理部门收回笔记本。 3.4.3 领用电脑的硬件升级 当个人领用电脑的配置确实无法满足工作需要而通过低成本升级可以达到工作需要时，领用人可提出硬件升级申请，说明升级理由，经部门主管和IT物资管理部门主管审批通过，可申购配件或更换。部门主管和IT物资管理部门主管应严格审核、控制，对硬件升级要求的合理性负责。 第 4 页 卓望控股公司办公用电脑管理制度 3.5 办公电脑的借用管理 借用电脑是指挂在借用人名下，并主要作为日常办公用途的电脑。所有属于公司资产的借用电脑必须保持公司的固定资产标签。 3.5.1 借用申请 3.5.1.1 短期借用 因工作需要，员工可以经由KOA借用电子，通过部门经理、部门主管VP、IT物资管理部门主管等的审批后，申请借用办公用电脑。中必须写明借用时长，借用的期限最长为一个月。借用期限到期，员工应立即自觉归还借用电脑。到期不归还的，按照第14条“ASPire办公电脑的处罚条例”的14.1“逾期不还”条款进行处理。 借用的电脑IT物资管理部门将直接记在借用人名下。 3.5.1.2 长期借用 连续借用三个月以上属于长期借用。因工作需要长期借用笔记本电脑的，员工可以经由KOA借用电子流程，通过部门经理、部门主管VP、IT物资管理部门经理、主管VP等的审批后，方可借用，同时收回PC机。借用期限到期，员工应立即自觉归还笔记本电脑，同时IT部会重新分配PC机。 3.5.2 续借申请 如果确有工作需要，需借用超过一个月的员工，同样按照“借用申请”流程经过审批后方能续借。连续借用不能超过三个月，连续借用三个月以上(含三个月)，按“长期借用”执行。 3.5.3 借用管理 部门经理负有对其所管辖员工与项目借用电脑的管理和使用监督责任;IT物资管理部门将定期为部门经理和部门主管VP提供部门的电脑借用信息，所有借用都最终归属于部门名下。 3.6 办公电脑的维修管理 公司将为ASPire办公电脑购买三年的保修服务，在自购买之日起的3年使用期间内发生的正常维修费用由公司支付，人为损坏发生的维修费用全部由使用人承担。 第 5 页 卓望控股公司办公用电脑管理制度 3.7 办公电脑的维护管理 领用人/借用人应小心保管和使用ASPire办公电脑，并对其使用期间发生的任何保管不善负有全部责任。 IT物资管理部门将根据ASPire办公电脑的清洁情况和需要，联系电脑清洁公司进行统一清洁。 3.8 办公电脑的回收管理 领用人离职，IT物资管理部门应及时回收ASPire办公电脑。借用人应在借用期到期后立即归还借用的ASPire办公电脑。 收回ASPire办公电脑时由IT固资管理员当面检查机器，发生与登记不符部分，由领用人按时价赔偿，对严重污损的，领用人/借用人须赔偿清洁费，发生损坏的领用人/借用人须赔偿实际维修中产生的维修费用。 3.9 办公电脑的盘点管理 IT物资管理部门在年中进行一次电子盘点，年末与财务部门共同进行一次实地盘点。具体做法为:分支机构由该部门资产管理员执行;公司总部由IT固资管理员执行。 3.10 办公电脑的折旧管理 PC机达到或超过五年、笔记本电脑达到或超过三年使用年限的ASPire办公电脑，IT物资管理部门将根据财务部折旧后价格制定相应处理办法，报公司管理层批准后执行。 3.11 办公电脑的报废管理 对于满足以下任一条件的ASPire办公电脑: (1) PC机达到或超过五年、笔记本电脑达到或超过三年使用年限的ASPire办公电脑，无法正 常使用且维修价格高于折旧剩余价值的电脑; (2) 已证实丢失、被盗的电脑; (3) 已出售的电脑。 由IT物资管理部门整理报废资产清单，报公司管理层批准后，进行报废处理。 第 6 页 卓望控股公司办公用电脑管理制度 报废的电脑拆除有用配件用作维修配件;无法利用的出售给旧货收购商。 3.12 办公电脑的丢失管理 如果使用人丢失了所使用的ASPire办公电脑，应立刻告知IT物资管理部门。IT物资管理部门按PC机五年折旧、笔记本电脑三年折旧，折旧价与二手市场市价，两者相比价高者加一定数额惩罚性金额制订赔偿价格，该使用人须按此赔偿价格全额赔偿。 3.13 非公司采购设备管理 由于馈赠、合同原因或其它原因造成公司IT资产增加的，当事人或接口人必须及时通知IT物资管理部门固资管理员进行资产入库登记，及时张贴资产标签，纳入统一的IT资产管理。若当事人或接口人在接收后不办理前述资产登记和告知手续，参照13.2“擅自转借/擅自转用”条款，一经发现将予以批评和最低罚款200元的处罚。 3.14 办公电脑的处罚条例 3.14.1 逾期不还 对于借用到期逾期不还的员工，IT物资管理部门通过KOA或邮件发出逾期通知，在逾期通知日起3个工作日后仍未归还或未办理完续借手续的，从逾期通知日起计算滞纳金。逾期1周(不满1周按1周计算)100元，逾期2周(不满1周按1周计算)为200元，以此类推。IT物资管理部门对逾期使用的电脑可以随时回收。上述滞纳金在当月工资中扣除。 3.14.2 擅自转借/擅自转用 对于擅自转借他人的借用人或擅自转用的员工，一经发现，IT物资管理部门将在KOA上发布通告批评，再次发现将最低罚款200元RMB，在当月工资中扣除。 3.14.3 保管不善 归还的笔记本由IT固定资产管理员当面检查机器，发生较严重污损的赔偿清洁费，发生损坏的赔偿维修费用。 3.14.4 丢失被盗 按照3.12节“办公电脑的丢失管理”规定执行。 第 7 页 卓望控股公司办公用电脑管理制度 附录一:定义 无 附录二:缩略语 无 附录三:引用 无 第 8 页