商业发票填写规则

商业发票填写 商业发票(COMMERCIAL INVOICE) 又称为发票，是出口贸易结算单据中最重要的单据之一，所有其他单据都应以它为中心来缮制。因此，在制单顺序上，往往首先缮制商业发票。商业发票是卖方对装运货物的全面情况(包括:品质、数量、价格，有时还有包装)详细列述的一种货款价目的清单。它常常是卖方陈述、申明、证明和提示某些事宜的书面文件;另外，商业发票也是作为进口国确定征收进口关税的基本资料。 一般来说，发票无正副本之分。来证要求几份，制单时在此基础之上多制一份供议付行使用。如需正本，加打"ORIGIN"。 不同发票的名称表示不同用途，要严格根据信用证的规定制作发票名称。一般发票都印有"INVOICE"字样，前面不加修饰语，如信用证规定用"COMMERCIAL INVOICE"、"SHIPPING INVOICE"、"TRADE INVOICE"或"INVOICE"，均可作商业发票理解。信用证如规定"DETAILED INVOICE"是指详细发票，则应加打"DETAILED INVOICE"字样，而且发票内容中的货物名称、规格、数量、单价、价格条件、总值等应一一详细列出。来证如要求"CERTIFIED INVOICE"证实发票，则发票名称为"CERTIFIED INVOICE"。同时，在 发票内注明"We hereby certify that the contents of invoice herein are true & correct"。当然，发票下端通常印就的"E. &. O. E."(有错当查)应去掉。来证如要求"MANUFACTURE'S INVOICE"厂商发票，则可在发票内加注"We hereby certify that we are actual manufacturer of the goods invoice"。同时，要用人民币表示国内市场价，此价应低于出口FOB价。此外，又有"RECEIPT INVOICE"(钱货两讫发票)、"SAMPLE INVOICE"(样品发票)、"CONSIGNMENT INVOICE"(寄售发票)等。 出票人(Issuer) 填写出票人(即出口商)的英文名称和地址，在信用证支付方式下，应与信用证受益人的名称和地址保持一致。 一般来说，出票人名称和地址是相对固定的，因此有许多出口商在印刷空白发票时就印刷上这一内容。但当公司更名或搬迁后，应及时印刷新的发票，以免造成单证不符。当来证规定用公司新名称、地址时，采用新发票;而当来证规定用公司旧名称、地址时，应用旧发票。 受票人(To) 也称抬头人，此项必须与信用证中所规定的严格一致。多数情况下填写进口商的名称和地址，且应与信用证开证申请人的名称和地址一致。如信用证无规定，即将信用证的申请人或收货人的名称、地址填入此项。如信用证中无申请人名字则用汇票付款人。在其他支付方式下，可以按合同规定列入买方名址。 发票号(No.) 一般由出口企业自行编制。发票号码可以代表整套单据的号码，如出口报关单的申报单位编号、汇票的号码、托运单的号码、箱单及其他一系列同笔合同项下的单据编号都可用发票号码代替，因此发票号码尤其重要。有时，有些地区为使结汇不致混乱，也使用银行编制的统一编号。 应注意的是，每一张发票的号码应与同一批货物的出口报关单的号码一致。 发票日期(Date) 在全套单据中，发票是签发日最早的单据。它只要不早于合同的签订日期，不迟于提单的签发日期即可。一般都是在信用证开证日期之后、信用证 有效期之前。 运输说明(Transport Details ) 填写运输工具或运输方式，一般还加上运输工具的名称;运输航线要严格与信用证一致。如果在中途转运，在信用证允许的条件下，应表示转运及其地点。 如:From Shanghai to London on July 1, 2004, Thence Transshipped to Rotterdam By Vessel.(所有货物于2004年7月1日通过海运，从上海港运往伦敦港，中途在鹿特丹港口转船。) 合同号(S/C No. ) 发票的出具都有买卖合同作为依据，但买卖合同不都以"S/C"为名称。有时出现"order"、"P.O."、"contract"等。因此，当合同的名称不是"S/C"时，应将本项的名称修改后，再填写该合同的号码。 信用证号(L/C No .) 信用证方式下的发票需填列信用证号码，作为出具该发票的依据。若不是信用证方式付款，本项留空。 支付条款(Term of Payment ) 填写支付方式，如:T/T、L/C、D/P、D/A。 唛头及件数编号(Marks and numbers ) 唛头即运输标志，既要与实际货物一致，还应与提单一致，并符合信用证的规定。如信用证没有规定，可按买卖双方和厂商订的或由受益人自定。无唛头时，应注"N/M"或"No Mark"。如为裸装货，则注明"NAKED"或散装"In Bulk"。如来证规定唛头文字过长，用"/"将独立意思的文字彼此隔开，可以向下错行。即使无线相隔，也可酌情错开。 件数有两种表示，一是直接写出 x x 件，二是在发票中记载诸如"We hereby declare that the number of shipping marks on each packages is 1,10, but we actually shipped 10 cases of goods."(兹申明，每件货物的唛头号码是从1,10，实际装运货物为10箱。)之类的文句。 货物描述、包装种类和件数(Number and kind of packages, description of good s) 是发票的主要部分，包括商品的名称、规格、包装、数量、价格等内容。品名规格应该严格按照 信用证的规定或描述填写。货物的数量应该与实际装运货物相符，同是符合信用证的要求，如信用证没有详细的规定，必要时可以按照合同注明货物数量，但不能与来证内容有抵触。 根据《UCP500》规定，发票的商品名称不得使用统称，必须完全与信用证相符。有些国家开来的信用证中，商品名称以英语以外的第三国文字表述(如法文、德文、西班牙文等)，则发票(包括其他单据)亦应严格按信用证以该文字照抄。尤其是法国来证，法国海关要求收货人进口清关时必须提供法文发票，因此应至少以法文注明商品名称。 如:800 CARTONS (EIGHT HUNDRED CARTONS ONLY) OF CANNED SWEET CORN 3060Gx6TINS/CTN 数量(Quantity) 货物的数量，与计量单位连用，如:××××PC。注意该数量和计量单位既要与实际装运货物情况一致，又要与信用证要求一致。 单价(Unit Price) 单价由四个部分组成:计价货币、计量单位、单位数额和价格术语。如果信用证有规定，应与信 用证保持一致;若信用证没规定，则应与合同保持一致。 本栏填写方法与合同中的相关内容相同，说明如下: 1. 贸易术语:请填于上方空白栏中，填写格式为:FOB后加“启运港"或"出口国家名称";CFR或CIF加"目的港"或"进口国家名。 称" 2. 计价货币与单价金额:依双方约定填写。其中选择计价货币时需参考SimTrade中“淘金网”的银行页面的外汇币种与汇率。 如:CIF Canada(或CIF Toronto) USD 18.75 金额小计(Amo unt) 列明币种及各项商品总金额(总金额,单价×数量)。除非信用证上另有规定，货物总值不能超过信用证金额。若信用证没规定，则应与合同保持一致。 实际制单时，若来证要求在发票中扣除佣金，则必须扣除。折扣与佣金的处理方法相同。有时证内无扣除佣金规定，但金额正好是减佣后的金额，发票应显示减佣，否则发票金额超证。有时合同规定佣金，但来证金额内未扣除，而且证内也未提及 佣金事宜，则发票不宜显示，待货款收回后另行汇给买方。另外，在CFR和CIF价格条件下，佣金一般应按扣除运费和保险费之后的FOB价计算。 SAY TOTAL 以大写文字写明发票总金额，必须与数字表示的货物总金额一致。 如:U.S.DOLLARS EIGHTY NINE THOUSAND SIX HUNDRED ONLY。 特殊条款(Special ter ms) 在相当多的信用证中，都出现要求在发票中证明某些事项的条款，譬如发票内容正确、真实、货物产地等证明，均应照信用证要求办理。 签名(Signature ) 根据《UCP500》条款规定，如果信用证没有特殊要求，发票无须签字，但是必须表明系由受益人出具。如果信用证要求签字(Signed)发票，由出口公司的法人代表或者经办制单人员代表公司在发票右下方签名，上方空白栏填写公司英文名称，下方则填写公司法人英文名称。 发票的出票人一般为信用证的受益人，如果是可转让信用证或其表明接受第三方单据，则出票人 可为受让人或第三者。