秘书与领导的关系论

秘与领导的关系论 秘书与领导关系论 作者:刘丽 [内容摘要]大千世界中有那么多的成功人士～他们的背后必定有一个极其出色的参谋助手～那就是秘书。他们所起的作用是很大的～但要想做好秘书工作～也是不容易的～不仅要具备各方面能力～更重要的是要很好的处理好与领导之间的关系。秘书与领导的关系是秘书工作中最重要的关系之一。能够正确有效地协调与上司之间的关系～使双方工作和谐～心灵默契～相互信任～这对秘书工作发挥其职能作用有着关键性的影响。对于一个出色的职业秘书来说～应该全心全意地帮助领导熟悉和了解自己的企业和业务～并且能够心领神会地配合上司应对各类人士～处理各项事物。 [关键词]相互信任,相互适应。 在当今社会，一个企业，一个公司能够不断迈向以成功之路，背后不光只是有一个成功的领导，更重要的还是有一个精明强干的秘书。俗话说的好:“每一个成功的男人背后都有一个女人”。那么每一个成功的领导背后一定有一个精明强干的秘书，他能够替领导排忧解难，为领导出谋划策。那么如何能够处理好秘书与领导之间的关系使之更能提高工作效率呢,要知道秘书与领导的关系是秘书职能环境中最重要的要素。作为秘书要搞好秘书工作的关键就是要与领导在事业目标上保持一致性;在工作上相互信任，配合默契;在感情上彼此沟通，相互理解。秘书与领导者主辅配合的和谐程度和有效程度决定着秘书工作的价值和效率，它是创造和谐职能环境的基石。 (一)、加强自身素质，处理好与领导之间的关系 作为秘书要想处理好与领导之间的关系。首先就是要加强自身素质，要知道领导需要有知识、有素质、有休养、能踏实工作能为领导分忧、有创新才能、并且善于思考，有大局观念，善于学习的秘书。秘书要以自己独特的思维去帮助领导形成正确的决策;会以自己丰富的经验去帮助领导开辟新思路;会以自己有效行动去弥补领导者决策中的缺陷;能从大局出发，使自己的事能与整体工作协调，从而不偏离大局，要善于学习，勤于请教。其次，个人的休养很重要，秘书的个 人休养、品质决定了领导者如何看待你的为人，以及你的能力。 我认为要想加强个人的品质休养要做到的是:一要有诚心，在向领导汇报工作，反映情况时，一定要实事求是。二是要虚心，要虚心向领导请教，能虚心接受领导的批评，并加以改正。三是要有耐心，作为秘书在领导身边往往替领导出谋划策，若不能及时得到领导的重用切忌不要认为“领导不重视秘书工作”。要有信心、恒心，作为秘书在处理问时难免会遇到挫折，这时就是考验你的信心，恒心的关键。 再次，作为领导的秘书还要注意，要本着“脑筋要多动，嘴巴要少用”的原则，“影响团结的话要两头瞒，有利团结的事要两头传”切不要持有“鹬蚌相争，渔翁得利”的阴暗心理。不要“假公济私”借着办公事的旗号替领导办私事;也不要“假私济私”借着给领导办私事的旗号办理自己的私事。要严格要求自己，虽说事事都不能十全十美，但我们也要精益求精，不能把60分当作及格。 正确处理好秘书人员与领导的关系，对于秘书来说是极其重要的。它渗透于秘书工作的各个方面，在很大程度上也影响着秘书功能的充分发挥;影响着秘书工作质量与效益;也影响着秘书自身的心理健康。 (二)、平等对待，处理好与领导班子之间的关系 概括来说，秘书不仅要处理好与领导之间的关系，还要处理好与领导班子之间的关系。领导班子中的各位领导人是分工负责的，重要问题由集体研究决定，分头去办，一般问题由分管领导人直接处理。秘书要尊重领导人的职权分工，实行单向请示，注意避免多头请示。遇到综合性的涉及多方面工作的事项应请示主持全面工作的领导，并向各有关领导通报情况，如果通报情况后有关领导有不同，秘书则应建议几位领导当面研究，不要往返传话，以免引起误会。如果某领导对不属于自己分管的工作下达指示，秘书应建议向其分管此项工作的领导转告。秘书应该在工作、生活、感情联络各方面对所有领导成员都真正做到“不分亲疏，一视同仁”。在工作上要做到同等协助,对每位领导交办的事项都愉快地接受，以同等努力去完成;在生活上同等照顾，如一时办不到让所有的领导成员都得到应有的待遇，那么作为秘书，我们可以延后等条件具备了再办;在感情上同等尊重，切忌妒从个人好恶习出发，亲近与自己关系深的领导，疏远与自己交往浅的领导。特别是对自己认为“能力强”的或 “水平差”的领导要同等尊重。 不要因为自己的主观印象而偏向谁。在职责分工上同等对待，对一把手和其他成员一视同仁。作为秘书更要的是自觉维护和增进与领导人之间的团结。在工作中领导之间有不同意见，出现矛盾，均属正常情况。秘书人员一定要从大局出发，自觉维护团结。如果领导之间有误会，秘书也应在有可能的情况下做出必要的解释，以消除隔阂。对领导之间的分歧，绝不能外传，更不能添油加醋，搬弄是非，应尽力予以缓解。如领导之间就某一问题发生争论时，秘书要实事求是地反映情况，既不含糊其辞，也不添枝加叶。 (三)、相互配合，处理好与具体领导人之间的关系 就具体领导人而言，秘书与其之间的关系更重要，因为秘书最终的目的还是专门为一位领导服务的。概括来说，秘书与领导的关系是工作上同志关系，组织上上下级关系，职能上主辅关系。 秘书与领导相处时，应当本着与领导思想体系一致，知识互补，相互信任，相互适应的原则。要知道我们只是秘书，我们只能适应领导，不可能让领导来适应我们。要想做一名领导的合格称职的秘书，首先就要了解领导的性格。面对于与优柔寡断性格的领导相处，作为秘书可以有两种选择:一是适应他的性格特征; 二是影响他性格特征，帮助他下决心，果断决策;面对与细心稳重性格的领导相处，秘书应表现出稳重老练的一面，凡事要有成熟的，方可向上司汇报，不可随便提出不成熟的建议;面对与粗犷性格的领导相处，秘书不要显示有太多的书生气，必须讲义气，很豪爽，办事果断，依照上司吩咐的意思去办，要尽自己最大的努力帮助上司把事情办得更周全，更细致;面对与实干性格的领导相处秘书必须显示自己的实力，必须具备独立完成工作的能力。另外，工作上必须脚踏实地、一丝不苟，成功就是成功，失败就是失败。但失败后绝不找理由。面对与多疑性格的领导相处，秘书关键是想方设法的取得其最大的信任，不要在上司背后搞小动作，说是道非。在处理事务时，要有根有据，做事有板有眼，不欺上瞒下。作为秘书，尤其是刚“进门”的秘书，肯定想给领导留下好的印象，那么秘书就要凭自己的工作能力，忠诚的态度，良好的工作作风来获取。只有用自己真实的工作能力，积极向上的工作态度，才能给上司留下好印象。还要善于与上司进行情感交流，秘书通常在做好上司交办的工作外，还要与上司进行思想与感情上的沟通，一般的，上下级之间，同事之间只存在纯粹的同事工作关系，而秘书 与上司的关系还增加了一层个人关系。若关系处理的不好，会很难取得上司的信任的。 从本质上来说，秘书就是领导的助手和参谋，秘书的职能实际上是领导人体力和脑力的补充和延伸。要正确地掌握领导的工作意图，严格遵循围绕领导工作意图，通过调查研究提供参谋建议。如果有分歧、争论，也应在坚持原则的前提下，努力与领导取得一致的看法。要知道“金无足赤，人无完人”。领导人的业务知识及其他相关或不相关的知识的掌握程度和涉及广度时常都会受到多种因素的限制，因而有时会觉得知识不够用，此时，我们作秘书的应当巧妙地在不影响领导人威信的前提下，给以适当的提醒或弥补。领导的政治素养好，思想水平高，组织能力强，知识较渊博，在这样领导身边工作的秘书应不失时机地向领导人学习。在长期潜移默化的工作过程中，努力提高自身素质。领导人与秘书虽然在分工上是有所不同的，但在政治上、人格上是平等的。所以，领导人与秘书应共同努力建立相互信任的关系，彼此成为互相关心、互相帮助的良师益友。秘书工作中的不足或差错，领导人应主动承担责任，虽然领导人工作安排有误或批评时不恰当，作秘书的也应主动出谋划策，拾遗补缺，维护领导人的威信。秘书要努力工作，不辜负领导的信任。领导人既要做到“疑人不用，用人不疑”，又要经常检查指导秘书的工作，不能把信任当作放任。 作为秘书，最主要的还是对领导的思维方式、工作方法、生活爱好、工作经历以及家庭情况等都要有所了解。这样才能尽力做好服务工作。喜静的领导人在思考时，秘书不但自己不去打扰，还要起必要的挡驾的作用，不是急事，不去惊动领导;对于喜欢与秘书商量、征询意见或要材料的领导，秘书要注意积累资料，围绕中心工作，勤于思考，以保证给领导满意的资料、服务和意见与答复。有的领导喜欢同大家讨论，在讨论问题的撞击中迸发思想“火花”。秘书则应善于组织有关人员集体议论;有的领导习惯中午不休息或夜间工作，秘书也就改变自己的习惯适应领导的生活规律，服务周到;有的领导性情急躁，秘书则要善于冷静思考，伺机多作劝导;有的领导记忆力较差，秘书则应细致安排工作时间表，经常予以提醒;有的领导喜欢某项文体活动，秘书则应尽量在工作之余恰当安排。总之，秘书应主动适应领导人的工作特点和生活习惯。这是在秘书方面贯彻相互适应原则的具体表现。作为一个好的领导人，也要注意充分调动身边工作人员， 尤其是秘书人员的积极性，要关心、爱护他们，帮助他们解除后顾之忧，让他们一心一意投身于工作之中。领导与秘书都是国家的公民，都享有宪法的平等权利和承担同等的义务。这二者之间的关系应当建立在公民的人格平等的基础之上。无论是领导使用秘书，还是秘书服务于领导，都不能违背公民的基本权利和义务。若领导把与秘书之间的关系看成是人身依附关系，领导对秘书视为仆人，不尊重秘书的人格和人身自由，秘书对领导视为主人，把向人民负责向组织负责向领导负责的一致性变为对领导的个人负责，不论是否违纪违法都惟命是从，这对工作是很不利的。作为领导，应帮助秘书认清事业目标、明确任务目标，并指导其为实现目标立足本职，尽职尽责，努力工作。当然，作为秘书也应辅助领导、根据确定的事业目标，科学合理地确立各项任务目标，并为领导者实现领导工作目标提供综合性的跟踪服务，当好参谋和助手。在事业目标上，无论是领导还是秘书，如果他们的事业违背了社会公众利益，二者都要相互澄清事实，秘书不能因为上级是领导，为讨好他，而任意放纵不去劝阻。作为领导，也应及时批评秘书事业上的错误，对就是对，错就是错，不能加以包庇。在工作实践中，领导是上级，处于主体地位;秘书是下级，处于辅助地位，那么如果主辅配合的默契，关系和谐，对于领导工作和秘书工作都是极为有利的 秘书和领导工作职能上的主辅配合关系，决定了领导工作的需要及有效程度地发挥，它是领导与秘书配合的主体和关键。秘书工作要围绕领导工作展开，秘书工作的主要职能就是辅助服务于领导工作，当好领导的参谋助手。不过，由于有的起主导作用的领导能力低下，对有野心强的秘书言听计从，自己变为傀儡，而秘书无职掌权，就会背后操纵，这样就会形成“秘书干政”和“秘书专政”的局面。有的领导对秘书该管的不管，只有授权和放权，没有制约和监督，秘书就会越权越位，甚至，目无组织、目无法纪，这些都可以判定一个领导的失职。可以说，只有领导的失职，才有越权越位的秘书。所以，领导与秘书一定要处理好二者的主辅配合，但是这种主辅的配合必须建立在既有领导者向秘书了解情况、征求意见和建议之上，又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案之上。只有建立和保持了这种密切的双向沟通关系，秘书与领导的主辅配合才能有效，才能使领导者与秘书的主辅配合逐渐达到配合默契的程度。 但是，在现实工作中，由于各种原因，上下级之间难免发生一些不愉快的事 情，产生上些磨擦和碰撞，甚至引起冲突。这时，我们作为下属的如果处理不当，就会加深鸿沟，陷入困境，甚至导致双方的关系彻底破裂。这时，作为秘书，我们应该主动找机会将矛盾予以化解。常言道:“冤家宜解不宜结”。更何况我们是和领导之间，不要总为自己找理由。我们要积极主动的缓和气氛，疏通关系，积极化解，这样才是正确的。首先，我们要保持清醒的头脑，理清问题的症结，找出正确的解决方式。如果是自己错了，要善于自我批评，要有认错的勇气，如果是上司的错，作为秘书的可以找一个较为宽松的环境，可以以婉转的方式，把自己的想法与领导沟通、交流，最重要的是我们要肚量大些，不要小肚鸡肠、斤斤计较，毕竟人心都是肉做的。在交流的过程中，作为领导的自然会原谅我们的。 (四)相互尊重，处理好与异性领导之间的关系 如今，随着社会的发展，女性从事秘书工作的人也是越来越多。虽从心理学的角度来说，这对领导者与秘书之间的工作的主辅配合是有益的。但是，由于种种错误观念和风气的影响，秘书在与异性领导关系上也会出现种种的问题。如果处理不当，就会影响二者关系，更是影响到工作。从领导者的角度来说，领导者对等异性秘书应该保持对待同性秘书一样。人格上，要尊重秘书，平等地以礼相待;工作上，加强指导，在严格要求秘书的同时，也要严格要求自己;在生活中，要向对待其他下属一视同仁，尤其是男上级对待女秘书一定要把握分寸，不要过分的关照;而且领导还要正确看待异性秘书对自己的服从、支持、尊重、敬佩或体贴。秘书与领导经常在一起工作，秘书对领导者的辛劳、政绩、才能、胆识、智慧，看待的十分清楚，受领导的指示和帮助很多，产生某种敬佩和好感也是很自然的。作为领导不要认为自己位高权重，异性秘书一定会满足自己的一切需要。这是一种剥削意识，是一种不正派的观念，会给秘书与领导的关系蒙上阴影。如果秘书顺从，就会使领导这种不正当的欲望得到满足，那么本来这种正常的主辅配合的上下级关系就会被不正常的庸俗关系所取代。有些领导由于工作压力大，加上家庭照顾不够，得不到配偶的理解，产生了家庭压力，这时领导就会把秘书看作是排解压力，获取慰藉的对象，那么作为秘书这时候一定要处理好这种关系，千万不要陷入到领导的感情中去。秘书必须遵从正常工作关系，严格自律、自尊、自重，要维护自己的人格尊严的平等，正确对待领导者的关心和照顾，过分的照顾和好感，应当敬而远之。要从事业公利出发，自觉维护与领导者在工作目标上 的一致性，不能抱着用取悦于领导的方式换取晋升、照顾或获取某种私利。若领导者有一些违法违纪的行为，我们应当灵活，巧妙的加以劝谏阻止，绝不能任意迁就。这不仅是对领导者的关心，也是对自己的保护，更是对组织和事业发展都是有益的。 无论是在一个公司还是一个大型企业，领导者都是组织成员中的表率，若是领导在与异性秘书关系上处理不当，那么领导者的威信就会急剧下降，而且会对秘书工作产生极大的消极影响。作为和异性领导相处的秘书，尤其是女秘书，一定要懂得自重、自尊、自爱，只有自己在原则是加以约束，才能更好的做回自己，做一个合格称职的秘书。 总之，作为当代秘书，无论是男性还是女性，都要善于变动、灵活运用，巧妙的处理好与领导之间的关系。只有这样，才能与领导达到配合的默契，只有这样，才会成为一位出色的秘书。 参考文献:1、徐寒 主编《职业秘书沟通协调方法与技巧》广州出版社 2004 年7月 ,、廖金泽 主编《秘书怎么办》深圳:海天出版社 2003年10月 ？、王永 主编《中国秘书》北京:企业管理出版 1988年12月 ,、陈玉斌 主编《这样的秘书最受欢迎》北京:中国经济出版社 2005年5 月