供应商货源配额管理规定

供应商货源配额管理规定 1目的 为进一步规范供应商货源配额的管理，建立良好的供需双方经营合作伙伴关系，促进供应商之间的良性公平竞争，为公司采购货源的可持续健康、稳定发展提供保障，实现公司采购货源配额分配管理公开、透明。 2 适用范围 适用于公司直接外购物料(含配套厂参与供货的物料)和配套厂直接外购物料。 3 定义 供应商货源配额管理是指我司(含配套厂)外购物料(含配套厂参与供货的物料)有两个或两个以上供方同时可以满足我司供货要求，为促进良性公平竞争，让有竞争优势的供应商得到更好的激励和优待，对各供方供货份额分配进行的管理、监督机制。 4 职责 4.1 采购中心 4.1.1 供应链管理部负责对具备货源配额分配管理的物料根据货源配额分配管理原则和标准提出采购配额申请;负责配额执行异常情况的跟踪处理及因价格情况、质量状况、交货情况、服务配合等因素出现重大变化或异常时提出调整申请建议; 4.1.2 物控部物料供应科负责按配额分配管理原则和标准严格执行已批准的配额，和对执行配额过程出现的异常情况及时反馈或提出《配额执行异常反馈表》;负责定期向采购资源管理部提交配额执行记录及对异常偏差提供依据; 4.1.3 采购中心总监负责《供应商货源配额调整申请表》和《配额执行异常反馈表》的审核，并负责监督采购配额执行的准确性、真实性。 4.2 配套厂 4.2.1配套厂采购职能部门负责对具备货源分配管理的物料根据货源配额分配管理原则和标准提出配额申请;负责执行已批准配额，并对执行配额过程出现的异常情况及时反馈或提出配额调整申请和跟踪处理;负责定期向采购资源管理部提交配额执行记录及对异常偏差提供依据; 4.2.1 配套厂第一负责人负责货源配额申请和配额调整申请的审批，并负责监督采购配额执行的准确性、真实性。 4.3 营运绩效管理中心 4.3.1 采购资源管理部负责总部《供应商货源配额调整申请表》和《配额执行异常反馈表》的审核;负责对采购货源配额执行的监督考核;负责定期收集总部及配套厂采购配额执行数据，及对执行情况进行整理、、总结，并定期通报给公司相关部门; 4.3.2 营运绩效管理中心总监负责《供应商货源配额调整申请表》和《配额执行异常反馈表》的批准; 4.4 常务副总裁/总裁负责对《供应商货源配额调整申请表》和《配额执行异常反馈表》申请部门与审核部门意见不一致时进行仲裁或批示。 5 工作流程 5.1 货源配额分配条件 5.1.1一个物料有两家或两家以上合格供应商可以供应的生产性物料原则上均应纳入货源分配管理范围;但在以下情况下可以不实行配额分配。 a、客户指定某个供应商的产品; b、年供货金额总量低于10万元的供应商供应的物料、单个物料年采购金额低于2万元或年采购批次少于10批; c、货源紧张，供不应求，需求量大于现有货源产能，对应供应商须同时启动最大产能才能满足需求。 5.1.2 设备及其配件物料的采购原则上不实行货源分配管理。 5.1.3 生产性物料原则上均需有两家或两家供应商货源(合理独家供应物料除外)，在以下情况下允许独家供应: a、受模具限制，由我司负责开模发外加工的物料(如塑料件)，一套模具足以应付现阶段生产需求; b、配套厂供应物料，其产能、质量、交货等方面均能达到总部要求; c、特殊认证(如UL认证)，开发新供方需我司承担较高认证费用，或采购需求量较少等因素，不具备开发新供方条件; d、客户指定某个供应商产品，或涉及技术专利(如压缩机)、垄断性产品等。 e、年供货金额总量低于10万元的供应商供应的物料、单个物料年采购金额低于2万元; 5.2 货源配额分配的原则 5.2.1 供应商的货源配额根据物料种类及特性按年度进行确定，主要根据新年度的商务合同()和上一年度交货情况、服务配合情况、价格情况、质量状况等方面对供应商进行综合评价。 5.2.2 按年度确定的供应商货源配额，各相关部门可根据实际运行中的异常情况提出货源配额调整建议，经采购责任单位负责人(采购中心总监或配套厂第一负责人)初步审核后，报营运绩效管理中心审批后进行相应调整。 5.2.3 供应商货源配额的确定主要从以下四个指标进行考评，即:价格情况、质量状况、交货情况、服务配合情况，各个考核指标所占权重分别为:50%、15%、20%、15%。 5.2.3.1 总部供应商货源配额考核指标评分基准参照《 年第 季度供应商综合评价表》对应项目评分结果，具体评价方法如下: 评价项目 权重(%) 评分依据 评分方法 评价部门 价格情况 50 商务条件*50% 供应链管理部 质量状况 15 质量状况*15% 品质中心 《 年第 季度供 交货及时情况 20 交货及时率*20% 物控部 应商综合评价表》 服务配合情况 15 服务配额度*15% 物控部 四个季度以上分值 综合评分 100 采购资源管理部 之和/4 5.2.3.2 配套厂供应商货源配额考核指标评分参照附表一:《供应商货源配额考核指标一览表》进行评定。 5.2.3.3价格情况指标的考核部门为采购中心供应链管理部或配套厂采购职能部门;质量状 况指标的考核部门为品质中心或配套厂品质管理部门;交货及时情况、服务配合情况指标的考核部门为采购中心物控部或配套厂采购职能部门。 5.2.3.4 各部门按以上要求客观、真实评价，将各供应商的最终综合评分分值，将供应商分为四类: A、总分?98分，为A类供应商; B、98分>总分?85分，为B类供应商; C、85分>总分?60分，为C类供应商; D、60分>总分，为D类供应商。 5.2.3.5供应商年度货源配额考核指标综合评分须在每年元月15日前评出(见《 年度供应商货源配额考核指标综合评价表》)，每年元月二十五日前将年度货源配额审批完成，并于2月1日起开始执行。 5.2.4 当新增具有竞争优势的供应商以及5.2.3考核指标出现重大变化或异常时，由采购责任单位(采购中心供应链管理部或配套厂采购职能部门)提出调整建议并经采购责任单位负责人审核后，报营运绩效管理中心审批。 5.2.5 货源配额的分配遵循以下原则，即:单个A类供应商所获得的份额应比单个B类供应商所获得的份额?20%，单个B类供应商所获得的份额应比单个C类供应商所获得的份额?20%; D类供应商原则上不参与货源分配。 5.2.6 同类不同分值的供应商所得份额不同，若同类供应商之间分值相差在3分以内，则所得份额相同。若同类供应商之间分值相差大于3分且小于5分，则分值较大的供应商所得份额多10%。若同类供应商之间分值相差大于5分，则分值较大的供应商所得份额多20%。 5.2.7 原则上每种物料的供应商不能多于三家;若多于三家，则通过招标方式确定三家供应商，确实需要超过三家以上供货的，则需做详细说明。 5.2.8 根据可能存在的情况，列出以下13种货源配额分配，实际操作中按表中说明进行货源的分配(附表二:《货源配额分配标准表》)。其中，若某种物料只有C类供应商供货时，应立即开发新供应商。 5.2.9 采购中心供应链管理部或配套厂如对审批的年度货源配额提出调整，需填写《供应商货源配额调整申请表》，由采购责任单位负责人初步审核后报营运绩效管理中心审批。 5.2.9.1非招标物料:在无重大质量风险的情况下，采购责任单位综合成本控制、经营合作需要、当前行业状况等多方面因素启动《供应商货源配额调整申请表》，报采购责任单位负责人(采购中心总监或配套厂第一负责人)初步审核后，报营运绩效管理中心审批。 5.2.9.2 招标物料: 1、采购资源管理部指派人员作为招标小组成员参与招标工作; 2、由采购中心供应链管理部或配套厂采购职能部门根据招标情况，启动《供应商货源配额调整申请表》(对于不能立刻按招标配额情况执行的物料，责任部门需要有过渡期配额执行)，经采购责任单位负责人(采购中心总监或配套厂第一负责人)初步审核后，报营运绩效管理中心审批。 5.2.9.3当供应商供应物料出现质量问题，品质中心/配套厂品质部门宣布暂时停止该供应商部分物料或全部物料的供货资格时，采购责任单位根据该物料的货源实际情况重新调整物料 配额。当供应商整改完毕，品质中心/配套厂品质部门恢复其供货资格后(原则上为停用三个月)，采购责任单位(供应链管理部/配套 厂采购职能部门)可重新根据货源情况调整配额，经采购责任单位负责人(采购中心总监、配套厂第一负责人)初步审核后，报营运绩效管理中心审批。 5.3 货源配额执行 5.3.1 总部货源配额执行 5.3.1.1供应链管理部接到最终审批的配额文件及相关数据后，必须在半个工作日内对SAP系统中相应物料的货源清单进行维护。对招标物料供应链管理部需跟进中标供应商的开模情况以及零部件确认情况，将确认结果及时知会采购资源管理部。 5.3.1.2 采购资源管理部在接到经最终审批确认的配额文件及相关数据后，半个工作日内将最终审批的纸介《供应商货源配额调整申请表》及时传递给物控部物料供应科执行。 5.3.1.3 采购资源管理部在新配额执行之前，对调整前的执行周期执行情况进行核查。当发现配额执行的偏差超过允许范围之内时，须在第一时间以面形式知会物控部物料供应科进行修正。 5.3.2 配套厂货源配额执行 5.3.2.1 配套厂接到最终审批的配额文件及相关数据后，按审批意见严格执行配额。并在执行新配额前，配套厂采购职能部门须将调整前的配额执行数据发至采购资源管理部备案、核查，当发现调整前配额执行超出正常允许范围时，采购资源管理部须第一时间知会对应采购员修正。 5.3.3 配额执行时应遵守以下原则: 5.3.3.1根据物料的采购及产品应用特性，在确定供应商货源配额时，部分物料(如连接线、彩箱、蜂窝纸板)可只明确到物料名称类别(不细分到规格)，其他物料需明确到物料编码(即细分到具体规格及特殊要求)。 5.3.3.2根据工艺要求，必须是同一供货厂家才能配套使用的物料，仅对主要部件设定配额，附件不设定配额。 5.3.3.3对于有配额物料的备货式批量采购，应根据该物料的配额执行情况分析确定是否需拆分给多家供应商。 5.3.3.4对于SAP系统按需求产生的采购申请、不可以拆分给多家供应商供货的，配额执行期内第一份订单应分配给最大配额供应商;后期订单按供应商配额大小顺序依次进行分配。总体原则为对大配额供应商优先分配，动态分配额应为0或正偏差，对于小配额供应商的动态分配额应为0或负偏差。 5.3.3.5考虑到各种原因影响，配额执行的允许偏差值为: a、采购总量(件、套、个等)为:X,1万 的物料，须尽量减小偏差，暂不限定偏差要求，但必须严格按第(5.3.4)条原则进行分配; b、采购总量为:1万?X,5万的物料，允许配额偏差值为?5% ; c、采购总量为:5万?X,10万的物料，允许配额偏差值为?3% ; d、采购总量为:10万?X,20万 的物料，允许配额偏差值为?2% ; e、采购总量为:20万?X 的物料，允许配额偏差为?1% 。 5.3.3.6 《供应商货源配额调整申请表》和《配额执行异常反馈表》批准下发前，采购资源管理部须明确配额执行日期;未明确执行日期的物控部物料供应科在每月25日前收到的《供应商货源配额调整申请表》或《配额执行异常反馈表》，从次日开始执行下单;每月25日后收到的，在下月1日执行下单。 5.3.3.7 配额执行数据的统计，统一按采购订单下达日期进行统计(含手工统计、SAP系统统计)。 5.3.4 配额执行方法: 5.3.4.1由采购业务员采用EXCEL表格人工实时记录采购订单下单数据、实际分配额度; 5.3.4.2每份采购订单分配前查看该记录数据，根据偏差情况确定该单应分配的供应商，通过动态调整到达实际分配总量的平衡; 5.3.4.3采购业务员在执行新配额时，先对前期配额执行记录数据备份、存档，并将备份电子表发送给采购资源管理部; 5.3.4.4 采购货源配额执行部门(物料供应科/配套厂采购职能部门)每月3号(遇节假日顺延)前将上一个月的配额执行数据发至采购资源管理部备案、监督; 5.4.4.5 采购资源管理部于每月10号(遇节假日顺延)前对上月配额执行情况进行总结分析，并发至各相关部门。 5.4 总部配额执行异常处理 5.4.1 物控部物料供应科采购员在执行供应商货源配额采购的过程中，根据所发生的现异常情况，启动《配额执行异常反馈表》给供应链管理部处理。供应链管理部正常须在半个工作日内处理完毕后，交采购资源管理部审批、备案;若遇特殊情况，不能在规定时间内处理完毕的，供应链管理部须在第一时间知会采购资源管理部和物控部物料供应科。 5.4.2《配额执行异常反馈表》的审批原则: 5.4.2.1《配额执行异常反馈表》中只对个别订单数量的调整，但不改变原配额管理部审批的配额比例，此情况由采购中心总监审批同时报采购资源管理部备案即可。 5.4.2.2对于原材料检验部发出的《原材料检验记录更改申请表》，由物控部物料供应科视具体情况启动《配额执行异常反馈表》: 1、在品质中心还没有发出正式的停用通知(含停用几个月整改与永久停用)之前，为保证正常下单，若此订单需先调到其他供应商的，由物控部物料供应科启动《配额执行异常反馈表》，最终由采购中心总监审批即可，同时报采购资源管理部备案。 2、品质中心停用通知正式下发后，如果需改变原审批的配额比例,则启动的《配额执行异常反馈表》报采购资源管理部审批。 5.4.2.3由于其他原因(如价格变动、无相关文件说明等情况)要求调整配额，则需报采购资源管理部审批。 5.4.3因供应商自身原因不能接单、或供货延误较多情况，已进行异常反馈并已调整配额的，在供应商接单、供货恢复正常时，由采购业务员凭供应商申请恢复供货的沟通函启动《配额执行异常反馈表》进行审批。 5.4.4异常类型及处理方式: 序号 异常类型 处理方式 配额统计方法 供应商自身问题不能接受某份采 视作已分配给该供 1 作异常记录 购订单 应商，不另补采购量 供应商自身问题造成8天(含) 启动异常反馈表 2 后期不补采购量 以上不能接单 订货次数少的物料，同一份订单 作异常记录 按年度总分配量 3 数量较大且不允许拆分的情况， 计算 将造成配额执行偏差值较大 供应商自身原因造成供货延误较 按新批准配额执 4 启动异常反馈表 多 行 因BOM更改、工艺变更、生产 按累计分配量进 5 作异常记录 计划取消造成配额执行偏差 行平衡 此消化库存的采购量 因我公司责任的供应商库存，消 除此之外的采购 6 不记入配额分配总量， 化库存则造成配额执行偏差大 量才按配额执行 单独记录。 风险采购、新供应商物料小批试 7 该类采购量分开记录 不算入分配总量 用，此类情况无配额 某物料在SAP无维护供应商资 8 料、合同等数据、无送样确认， 启动异常反馈 不执行该配额 已报批配额无法执行 5.5 配套厂配额执行异常处理 5.5.1 配套厂配额执行异常处理由各配套厂内部制定相应的原则及方法。确保配额执行数据科学、合理、准确。 6 货源配额考核管理 6.1 货源配额申请部门须按本管理规定相关要求对符合货源分配条件的物料提交配额申请，若发现符合条件未提交配额申请的物料，按物料编码10元/次考核当事人; 6.2 货源配额申请部门须按本管理规定的分配原则及要求进行配额分配，若发现未按分配原则进行分配的，按物料编码10元/次考核当事人; 6.3 各部门须按本管理规定要求时间及要求及时处理相关异常，如无故拖延按10元/次考核当事人; 6.4 货源配额执行部门须按本管理规定要求严格执行配额，若出现配额执行偏差超出正常偏差范围没有合理的理由和记录，按物料编码10元/次考核当事人; 6.5 各相关部门未按本管理规定要求对出现的异常情况未及时提出及处理，且不能提供有效证明材料的，按10元/次考核当事人; 6.6 连续三个月采购责任单位(采购中心/配套厂)未出现违规现象的，由营运绩效管理中心向公司申请奖励1000元发放给采购责任单位; 6.7 货源配额考核事项由采购资源管理部负责实施，并将考核结果每月通报，考核金额经营运绩效管理中心批准后交财务中心在工资中兑现。 6.2投诉机制: (一)投诉范围:配额调整申请、实施操作、实际采购数量的核对等相关工作; (二)投诉原则:当事人认为处理结果与事实不符，可向管理部门或其上级投诉。当事人认为仍没有得到明确答复或处理措施时，可向其中心总监投诉。中心总监无法解决或没有解决的，可向常务副总裁或总裁投诉。 (三)回复原则:处理部门在接到投诉时，必须在三个工作日内进行调查处理及回复。 7 本规定由营运绩效管理中心负责解释，修订。 8 本管理规定自批准之日起试行三个月，试行期间不作考核，试行期满后正式执行。 9 引用文件 无 10 相关附件 《 年度供应商货源配额考核指标综合评价表》 《 年第 季度供应商综合评价表》 附件(一):《供应商货源配额考核指标一览表》 附件(二): 《货源配额分配标准表》 ZG/JLA008-01《供应商货源配额调整申请表》 ZG/JLA008-02《配额执行异常反馈表》 附表一: 供应商货源配额考核指标一览表 评价项目所序评分细则评价评分细则 定义 评分标准 项目 占权重 号 所占权重 部门 交货及时供应商是否按照我司订单要求适量、适1 60% 得分=及时交货批次?总送货批次×100分 性 时、适地送货，且未造成生产延误 1、此项只要供应商接受了变更的订单，不论完成情况如何，均算交订单变化订单数量、交期等变更时，紧急插入订货接受 20% 2 30% 情接受情况 单时，供应商接受情况 况2、得分=接受变更订单数量?订单变更总数量×100分 物料异常3 供应商不能按时按量送货时的反馈 10% 此项基准分为100分，未提前知会每次扣1分 反馈情况 1、此项基准分为100分 质量问题出现质量问题，需要供应商配合整改服1 40% 2、得分=给定时间内已整改的问题数?需整改完成问题的总数×务整改 时，供应商的整改情况 配100分 15% 合 情1、此项基准分为100分 供应商配在与供应商沟通过程中，需要其反馈和采购况2 60% 合情况 配合解决时，供应商的配合情况 2、视问题的严重程度和造成的影响,每次扣2分至5分 中心 1、此项基准分为100分，供应商供货价格每高于标准价格1%，价格合理在物料符合我司质量标准前提下，价格基准分扣1分 1 40% 性 的合理性。以市场平均价设为标准价格 2、同一供应商供应几种物料，得分按平均计算 1、 此项基准分为100分，与同类厂家相比较，从结算周期、付 款方式、备料周期三方面分别进行扣分。扣分视比较的具体价供应商的结算周期、付款方式、备料周格2 付款条件 40% 情况而定，每项至少扣5分。 50% 期与同类供应商比较情况 情 况 2、同一供应商供应几种物料，得分按平均计算 1、部分价格开放，提供的价格分析不完整，每次扣1分 价格开放供应商的价格透明政策，是否愿意提供2、对价格完全保密，且拒绝提供有关成本信息，每次扣2分 3 20% 程度 完整的成本组成分析和计算方法 3、同一供应商供应几种物料，得分按平均计算 质量针对供应商质保能力、重大质量问题、上线合格率、品质15% 此项以品质中心《供应商质量评价标准》为评分依据 状况 批次合格率、检验合格率、售后不良率做出评价 中心 各评价项目得分=?评分细则得分×项目权重比例 附表二: 货源配额分配标准表 供应评级情况 厂 货源配额说明 商数A B C 量 1 ? 或? 或? 为C级时需开发新供应商，下同。 ?? 或?? 或?? 按5 : 5进行货源配额分配 ? ? 2 按6 : 4进行货源配额分配 ? ? ? ? 按8 : 2进行货源配额分配 ??? 或??? 或??? 按1 : 1 : 1进行货源配额分配 ? ?? 按4 : 3 : 3进行货源配额分配 ? ?? ?? ? 3 按4 : 4 : 2进行货源配额分配 ?? ? ? ?? 按6 : 2 : 2进行货源配额分配 ?? ? 按4.5 : 4.5 : 1进行货源配额分配 ? ? ? 按7: 2: 1进行货源配额分配