电子考勤管理

电子考勤管理 光泰人力资源管理系统 电子考勤管理子系统 长沙光泰软件有限公司 2011年12月 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 1 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 光泰人力资源管理软件(电子考勤)说明书 光泰人力资源管理软件(电子考勤)说明书 ............................................................................... 2 一、电子考勤 ................................................................................................................................... 3 1.1 工资期间定义 ...................................................................................................................... 3 1.2 工作日历定义 ...................................................................................................................... 5 1.3 班次设置 .............................................................................................................................. 6 1.4 班包设置 .............................................................................................................................. 9 1.3 排班管理 .............................................................................................................................. 9 1.3.1 排班准备:设置默认班次或班包 ......................................................................... 10 1.3.2 生成排班数据 ......................................................................................................... 12 1.3.3排班结果查询 .......................................................................................................... 16 1.4 排班调整管理 .................................................................................................................... 18 1.5 加班管理 ............................................................................................................................ 23 1.6 出差管理 ............................................................................................................................ 28 1.7 请假管理 ............................................................................................................................ 30 1.8 考勤设备管理 .................................................................................................................... 30 1.9 考勤人员管理 .................................................................................................................... 32 1.10 刷卡记录管理 .................................................................................................................. 33 1.11 刷卡补签管理 .................................................................................................................. 36 1.12 刷卡记录分析 .................................................................................................................. 40 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 2 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.13 考勤日报 .......................................................................................................................... 45 1.14 考勤数据管理 .................................................................................................................. 46 1.4.1 电子考勤:导入刷卡分析结果 ............................................................................. 47 1.4.2 员工考勤数据的特别处理说明 ............................................................................. 48 1.4.3手工考勤:根据纸质考勤卡逐个输入员工考勤数据 .......................................... 50 1.4.4从电子档Excel考勤表批量导入员工考勤数据 ................................................... 51 1.4.5通过导入上期名单输入当月考勤数据 .................................................................. 51 1.15 考勤明细查询 .................................................................................................................. 51 1.16 考勤月报 .......................................................................................................................... 52 1.17考勤统计分析 ................................................................................................................... 53 1.17.1 考勤数据的统计与分析 ....................................................................................... 53 1.17.2 考勤统计数据报表生成与打印 ........................................................................... 55 1.18 考勤符号定义 .................................................................................................................. 56 1.19 迟到早退旷工规则 .......................................................................................................... 57 1.20 补签卡原因设置 .............................................................................................................. 58 一、电子考勤 电子考勤模块主要实现:根据员工的刷卡时间自动分析员工指定月份的考勤情况。比如说:迟 到、早退、旷工、加班、出差、请假等，方便考勤专员对考勤月报、考勤日报的统计。 1.1 工资期间定义 本模块主要实现工资期间的定义。工资期间是一个时间范围，一般以一个月定义为一个工 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 3 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 资期间。 双击菜单目录【考勤管理】下的【工资期间定义】，弹出如下图(1)所示窗口: 图(1) 操作方法: 1、点击按钮，插入一条记录。以“2011年”为列。在工资期间列编号输入“2011”，工资期间名称列输入“2011年”，系统默认在期间开始日期列输入“2011-01-01”，期间结束日期输入“2011-12-31”，用户可以根据自己公司的薪资计算范围调整工资期间开始日期、工资期间结束日期。 2、点击按钮，插入一条记录。以“2011-05”月为列，系统默认生成的工资期间是“2011-01”，若用户希望从5月份开始使用该软件的计算薪资，只需将“2011-01”改成“2011-05”，然后根据薪资计算时间范围调整工资期间开始日期、工资期间结束日期。 3、点击按钮，保存当前设置的数据 说明: , 工资期间的命名一般设置为:“年-月”的形式，例如2009-08。 , 期间的开始、结束日期为系统自动给出，若定义的工资期间名称是某年，那么期间结束 日期与设置的期间开始日期相差一年;若定义的工资期间名称是某年-某月，那么期间结 束日期与设置的期间开始日期相差一个月。 , 在删除某工资期间时，如果该工资期间被引用，将不能保存成功，即删除失败。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 4 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 , 将某工资期间的“有效状态”设置为“历史”后，能够保护该期间的考勤和工资数据不 被修改。 (5)其他相关操作请参照【部门机构设置】模块。 1.2 工作日历定义 该模块主要实现了设置某一工资期间内正常工作日、每周休息日、法定节假日、特殊工 作日的情况。 双击菜单目录【考勤管理】下的【工作日历定义】，弹出如下图(1)示窗口: 图(1) 操作说明: (1)在左边的“工资期间”目录树中选择某具体的工资期间。 (2)点击按钮，插入一条记录。 (3)在左下方的数据窗口中设置日历ID、日历名称、日历英文名称。(日历ID限制为一位数字或 一个字母)，日历名称一般默认。 (4)设置每日工时、加班工资系数:在右边数据窗口的左下角的“每日工时”输入要设置的某类 员工每日的工作小时数;在“工作日加班系数”、“周修日加班系数”、“节假日加班系数”字 段 输入相应的加班工资系数。 (5)工作日、周休日、节假日、特殊工作日设置:在最右下角的日历表中用不同颜色标识，“正常 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 5 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 工作日”为白色，“每周休息日”为深绿色，“法定节假日”为淡红色，“特殊工作日”为浅蓝 色。具体设置方法如下: , 设置每周休息日:选择某个日期，然后点击【每周休息日】的深绿色按钮即可，此时该 日期就变为深绿色;若固定每周的星期几(例如:星期日)为休息日，只需点击星期几(如 “日”)，然后点击【每周休息日】按钮，此时该月的每个星期日显示为深绿色。若设置错误， 选择该设置错误的日期，点击【正常工作日】即可。 , 设置法定节假日:若此月有法定节假日，点击该节假日的日期，然后点击【法定节假日】 淡红色按钮，此时该日期显示为淡红色。若设置错误，选择该设置错误的日期，点击【正常 工作日】即可。 (6)保存当前设置。如下图(2)是设置工资期间为“2011-09”的某工作日历: 图(2) 说明: 1、一个工资期间可以定义多个工作日历，以适应单位的不同情况。 2、输入考勤数据时要确定是哪种工作日历，这将影响考勤汇总数据和薪资数据的计算结果。 3、如果一个单位某些部门或员工的工作日、法定节假日、周休日、工作时长、加班工资系数不同，可以在为某个工资期间设立一个或几个工作日历。 1.3 班次设置 班次即员工上班时间的描述。如正常班夏、正常班秋、休息班等。设置班次信息，方便在排班管理对员工进行正确的排班。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 6 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 进入【电子考勤】模块，打开【班次设置】窗口。如下图(1)示: 图(1) 操作说明: 1、点击按钮，弹出班次及津贴设置窗口，如下图示: 2、输入班次编号、班次名称、班段个数、班段时间范围明细、隔夜考勤方式、津贴、津贴发放方式、启用日期等内容的设置。 3、系统根据用户设置的班段个数、班段时间范围明细，在右下方的数据窗口中显示相应的班段， 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 7 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 用户可设置每个班段的上班时间、下班时间、是否要签到、是否要签退、签到提前时间、签退延迟时间、扣休息时间、加班标志、上班考勤判断方式、下班考勤判断方式。 4、点击保存按钮保存该设置。 注意:如果下班时间小于上班时间，则下班时间为隔天，此时选框会自动勾选。 (1)隔夜考勤方式有:隔夜计入前一天、隔夜计入后一天。 (2)津贴计发方式有:未满不计发、出勤即计发、按比例计发。 (3)上下班考勤判断方式有: 提前不记工作时间，记迟到、记旷工; 提前不记工作时间，记迟到，不记旷工; 提前不记工作时间，不记迟到，不记旷工; 提前记工作时间，记迟到，记旷工; 提前记工作时间，记迟到，不记旷工; 提前记工作时间，不记迟到，不记旷工; 意思是:提早来上班，记或不记工作时间，上班晚了记或不记迟到、旷工。 推迟不记工作时间，记早退、记旷工; 推迟不记工作时间，记早退，不记旷工; 推迟不记工作时间，不记早退，不记旷工; 推迟记工作时间，记早退，记旷工; 推迟记工作时间，记早退，不记旷工; 推迟记工作时间，不记早退，不记旷工; 意思是:推迟了下班，记或不记工作时间，提前下班记或不记早退、旷工。 (4)扣休息时间:中途休息的时间。工作小时为班段时长减去扣休息时间。如果员工工时是8小时，但实际工作小时是7.5小时，则中途休息时间需填写“-30”员工工时才会为8小时。 (5)加班标志:若加班标志选中，则分析员工原始刷卡记录时，该班段的时间会记为加班时间，否则计为工作时间。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 8 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.4 班包设置 如果有的员工班次是随机的、不确定的，即有时候上早班、有时候上晚班，可设置班包及该班包关联的班次信息。班包可以增加适用性，减少不必要的排班调整。软件根据员工的刷卡时间来匹配班包里最合适的班次。 进入【电子考勤】模块，打开【班包设置】模块，弹出如下图(1)所示窗口: 图(1) 操作说明: 1、点击按钮，新插入一行记录，在班包名称列输入班包名称。 2、在窗口下方点击按钮，添加该班包关联的班次。点击按钮，可移除当前班次。 3、在工具栏点击按钮，保存该班包信息。 1.3 排班管理 主要实现两大功能:一是对员工排班数据的查询功能。二是在设置了工作日历、班次等内容后，智能的对公司员工进行排班管理，可以为指定的部门排班，也可以直接指定人员排班。 进入【电子考勤】模块，打开【排班管理】设置窗口。如下图(1)示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 9 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(1) 操作说明 1.3.1 排班准备:设置默认班次或班包 (1)设置各个部门的默认班次或班包(班包在下拉选项中以粗体显示)，该部门下的所有员工则自动设为该班次或班包。设置好后点击保存按钮。如设置财务部门的默认班次为“财务早班”，则该部门下所有的员工默认班次自动设为“财务早班”。如下图(1)示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 10 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(1) (2)若财务早班中有几个人上财务早班，有几个人因特殊原因上财务特殊班，则需逐个修改员工 默认班次。具体操作如下: 进入【电子考勤】模块，打开【考勤人员管理】窗口，双击员工的默认班次，如:白云燕的 默认班次:“财务早班”，弹出默认班次窗口，选择白云燕的特殊班次，点击确定按钮即可。 如下图示: 图(2) 也可以在【员工信息管理】模块的“编辑员工信息”窗口选择员工的班次或班包，如下图(3)示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 11 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(3) (3)若作息时间改了，如财务部门夏季上夏季正常班、秋季上秋季正常班，则在组织机构模块重新设置部门的默认班次，则该部门下原来与部门默认班次相同的人员会自动更新新的默认班次，该部门下原来与部门默认班次不相同的人员仍保持原来的特殊班次不变(需要在【员工信息编辑】或者【考勤人员管理】窗口中进行个别修改)。 1.3.2 生成排班数据 (1)进入【电子考勤】模块，打开【排班管理】，如下图(1)示 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 12 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(1) (2)点击 按钮，弹出生成排班数据窗口。 (3)选择工资期间、工作日历以及排班的方式。 A 一般每月底根据部门排班生成下个月的排班数据。即排班。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 13 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(2) B 若月中新来了员工，须排班。如下图(3)示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 14 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(3) (4) 选中表示:周休日(在【工作日历设置】窗口中指定)不排班(即排【休息】班次)。 未选中表示:一般情况下，保安在周休日也要上班，排班时周休日不应该自动排【休息】班次，因此不要选中此标志。 (5)点击按钮生成排班数据，员工的班次为排班前的准备工作(设置员工默认班次或班包)。如下图(4)示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 15 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(4) (6)点击按钮，删除当前工资期间的那些选中的部门或直接指定的人员的排班数据。 特别说明:员工信息的入职日期、离职日期很重要，排班时只对入职日期之后(包括入职当天)离职日期之前(不包括离职当天)的日子进行排班，如果是已经排了班再离职的，系统会自动删除离职日期之后的排班数据。 1.3.3排班结果查询 根据左边的查询树刷选符合条件的排班结果数据， 以“TZ”开头的是排班调整单，以“QJ”开头是请假单据，以“CC”开头的是出差单据。双击单据号可以弹出单据制单窗口。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 16 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 4(查询本月未排班名单 点击按钮，弹出未排班名单窗口，选择工资期间，如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 17 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 勾选为排班的员工名单，点击按钮，生成排班数据。 1.4 排班调整管理 若员工临时有调休等跟已经生成的排班数据有出入的情况，需在【排班调整管理】模块中调整员工的排班情况。 进入【电子考勤】模块，打开【排班调整管理】，出现如下图示窗口: 操作说明: 1、 点击新建排班调整单 按钮，位置如下图示: 弹出 排班调整单 制单窗口，如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 18 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 2、选择排班调整方式(随机排班或规律排班)。 A 随机排班:点击按钮，插入一条记录。在工号处输入员工助记码/姓名/工号其中一项，比如说输入员工杨慧的助记码:YH，如下图示: 修改员工班日、班次信息。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 19 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 点击按钮，生效当前排班调整单。注:保存按钮只保存该单据，并不会生效该单据。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 20 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 B规律调整排班:窗口如下图示，左边是人员列表，右边是针对左边的人员统一调整的班次。 (1)输入调整原因如:轮休，在左边的数据窗口选择人员列表，如下图: (2)单击按钮，添加一条记录，修改调整的班日、班次信息。 也可单击连续添加多个班日信息。如下图示: 单击按钮可删除当前班日。 单击按钮可按N天规律排班，如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 21 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 点击按钮，生效当前排班调整单。注:保存按钮只保存该单据，并不会生效该单据。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 22 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.5 加班管理 实现员工加班申请单的新建、查看、修改、删除、生效\反生效等操作。根据员工填写的加班申请单及员工刷卡时间判断员工有没有加班(因为企业计发加班工资一般要有领导批准的加班单，不能只根据刷卡记录)。 进入【电子考勤】模块，打开【加班管理】模块，出现如下图示窗口: 操作说明: 1、新建加班申请单 1、点击上方工具栏按钮，弹出加班申请单制单窗口。 2、输入加班日期(系统默认为当天)，选择加班类型(平时加班、休息日加班) (1) 选择。输入加班开始、加班结束、要签到、要签退、有效刷卡提前、有效刷卡推迟、等信息后生效该单据即可。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 23 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 注意: A. 加班日期与加班开始、加班结束可以不在同一天，算到哪一天以加班日期为准。 B. 要签到、要签退:如果加班时间是在正常班之后，此处设置不要签到，那么在分析刷卡记录时自动按直落加班的方式进行分析(即正常班的下班不要签退)。如果此处设置要签到，则会根据员工原始刷卡记录分析，若没签到，则会提示“上班未签到”，且加班时间为0。 (2)。输入采用的班次，如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 24 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (4)添加员工 按钮，插入一条记录。在工号处输入员工助记码/姓名/a. 可逐个添加新员工:点击 工号其中一项，比如说输入员工杨慧的助记码:YH，如下图示: 也可双击“工号”栏，在弹出的【选择单个员工】窗口中查询选择某个员工。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 25 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 26 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 b.添加多个员工 点击按钮，弹出【选择多个员工】窗口，点击要选择的员工，蓝色背景表示该员工已选中，点击【确定】按钮，将选择的员工加入到单据中。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 27 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (4)点击右边的按钮，生效该加班申请单，在单据的下方系统会自动生成该单据的制单人、制单时间、生效人、生效时间。单据生效后在右上方则会出现黄色字样。注:保存按钮 只保存该单据，并不会生效该单据，未生效的单据的ID呈现灰色。 2、查看、修改加班申请单 根据左边的查询树筛选出要查看的单据，在右边的数据窗口中，双击某单据的“单据ID”即可打开当前单据窗口，此时即可对单据进行修改。注意:已审核的单据需先反生效后才能修改。 3、反生效出差申请单 选择单据，点击上方工具栏中反生效按钮，或选择右键菜单中的“反生效出差申请单”，或按快捷键F6反生效该单据，此时该单据ID则呈灰色。 4、删除单据 选择单据后，先反生效该单据，然后点击上方工具栏中的删除出差申请单按钮，或选择右键菜单中的“删除出差申请单”，或按快捷键F7。 注意:生效的单据不能删除，必须先反生效当前单据，然后才能删除。 1.6 出差管理 实现员工出差申请单的新建、查看、修改、删除、生效\反生效等操作。若员工没有填写出差申请单，又因外出没有刷卡记录，则分析员工考勤时会出现旷工、缺勤等异常情况。 进入【电子考勤】模块，打开【出差管理】模块，出现如下图示窗口: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 28 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 操作说明: 1、点击按钮，弹出出差申请单制单窗口。 2、填写出差开始时间(系统默认为当天)、结束时间(系统默认为第二天)、目的地、接洽单位、 出差事由、人员列表等信息。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 29 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 3、点击右边的按钮，生效该出差申请单，在单据的下方系统会自动生成该单据的制单人、制单时间、生效人、生效时间。单据生效后在右上方则会出现黄色字样。注:保存按钮只保存该单据，并不会生效该单据。 注意: 1、在右边的数据窗口中，可以通过结合【shift】或【ctrl】键同时选择多个单据进行某操作(如: 生效、反生效、删除) 2、单据的内容将智能的反应到考勤数据里。 1.7 请假管理 此模块主要实现员工请假申请单的新建、查看、修改、删除、生效\反生效等操作。 进入【电子考勤】模块，打开【请假申请单】模块，出现如下图所示窗口: 输入请假开始、请假结束、假别、人员信息后生效该单据即可。 补休:若员工加班没有加班工资，而是通过补休来实现，需要在该模块为员工添加请假申请单，假别为“补休”。补休计出勤天数。 1.8 考勤设备管理 添加考勤设备，输入设备相关参数，以便系统对考勤设备进行识别。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 30 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 进入【电子考勤】模块，打开【考勤设备管理】模块，出现如下图示所示窗口: 操作说明: 1、点击按钮，弹出考勤设备管理窗口。 2、输入考勤机编号、考勤机名称、驱动类型、通讯方式(以太网、RS232/485)、安装地点、备注等信息。 当通讯方式是以太网时，必须输入IP地址、TCP端口。 当通讯方式是RS232/485时，必须输入串口号、波特率。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 31 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 3、点击测试连接按钮可测试是否与考勤设备连接成功。最后点击“保存并关闭”按钮即可。 4、实现系统与考勤机通信后，就可以操作右下角的按钮: 读取信息:即从考勤机读取用户总数、用户容量、记录总数、记录容量等信息。 同步时间:即设置用户系统时间与考勤机时间一致。 重新启动:即重新启动考勤设备。 清除考勤记录:即清除考勤机里面的所有考勤刷卡数据，请用户谨慎操作。 清除所有数据:将清除考勤机里的所有数据，包括人员信息、考勤信息，请用户谨慎操作 清除管理员权限:将考勤机里所有是管理员权限的用户设为普通用户。 1.9 考勤人员管理 当员工工号与考勤机里的考勤编号不一致时，需要设置工号与考勤编号的映射关系，使得从考勤机里读出(或导入)的刷卡记录能够正确地匹配到相应员工的身上。 考勤编号是考勤机里唯一识别员工的编号，又叫考勤登记号。一般建议考勤编号即为工号，那样就不再需要此模块来进行考勤编号的映射管理，可以通过【系统参数维护】模块将“考勤编号(个人在考勤机里的识别号)就是工号吗”修改成“YES”。 进入【电子考勤】模块，打开【考勤人员管理】模块，出现如下图示窗口: 修改员工的考勤编号，点击保存按钮即可。该模块也可修改个人默认班次信息。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 32 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.10 刷卡记录管理 该模块实现对刷卡原始记录的管理和查询，具有从考勤机直接读取刷卡记录，或从文本文件、Excel导入刷卡记录，检查并删除重复记录的功能。刷卡原始记录是【刷卡记录分析】的基础。 进入【电子考勤】模块，打开【刷卡记录管理】模块，出现如下图示窗口: 操作说明: 1、点击按钮，弹出“请选择一台考勤机”窗口，选择要读取数据的考勤机，点击确定按钮，稍后几秒钟，就可以看到考勤设备的刷卡数据显示在数据窗口中。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 33 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 2、 或点击按钮，弹出选择“源文件窗口”，如下图示: 选择文件后，点击打开按钮，弹出确定列的对应关系窗口，如下图示:点击确定按钮即可。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 34 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 3、或点击按钮，步骤同2. 4、因为重复的刷卡记录将会影响到考勤数据分析处理的准确性，点击按钮，弹出提示窗口:“如果时间间隔小于180秒则判断为重复的刷卡记录，继续吗,”选择是。如下图示: 检查完成后会提示如下: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 35 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (6)点击按钮，删除背景为黄色的重复记录。 说明: 1、在这个数据窗口中可以查看某个员工某天是否有补卡的情况，补卡原因，以及双击补签卡单据号则可查看其单据内容。 2、可以根据多种条件:工资期间、部门、考勤机号、刷卡日期、是否补签卡、补签卡原因等及其组合进行刷卡记录查询。 1.11 刷卡补签管理 员工由于某些原因没有打卡或漏刷卡，需要进行刷卡补签管理。 进入【电子考勤】模块，打开【刷卡补签管理】模块，出现如下图所示窗口: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 36 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 操作说明 1、点击按钮，弹出刷卡补签单制单窗口。 2、输入补签原因，补签方式。 (1)当各个员工补签时间无规律时，选择 ，点击“添加”或“添加多人”按钮添加 需要补卡的员工，修改补签卡时间，生效单据即可。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 37 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (2)当员工补签卡时间有规律时，如因停电造成当天上班时段批量员工无刷卡时，须选择 。在窗口左边添加员工，右边点击按钮，输入需要补签卡的时间和补签原因保存单据。或点击按钮，在弹出的窗口中输入补签卡的日期范围，点击确定后会自动根据员工的排班生成员工的补卡时间。如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 38 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (4)点击右边的按钮，生效该刷卡补签申请单。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 39 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.12 刷卡记录分析 对排了班的员工，在有了刷卡记录后，便可通过刷卡记录分析来判断每天出勤的情况(迟到、早退、旷工、出差、请假、平时加班、周休加班、法定节假日加班等)，从而产生考勤日报。 对于漏刷卡或停电等情况要及时通过刷卡补签单进行补签卡。如果员工某些天没有刷卡记录，那么要有相应的出差单、请假单，否则会记为旷工，出差、请假可以不是整天，系统会自动进行正确处理。如果员工有加班，那么要先录入加班单，系统根据加班单的时间范围结合刷卡记录分析出加班时间。 如果分析出的结果在某天有缺勤情况，系统提供补签卡、补出差、补请假功能，自动生成相应的补签单、出差单、请假单，大大减少数据录入的时间。如果有推迟下班或提前上班超过30分钟的情况，也可以进行补加班单的操作。 刷卡分析的重要依据是班次的班段信息:上班时间、要签到否、签到有效前置时间、下班时间、、要签退否、签退有后前置时间、扣中间休息时长、该班段是否计为平时加班、上班考勤判断方式(提早来上班，记或不记工作时间，上班晚了记或不记迟到、旷工)、下班考勤判断方式(推迟了下班，记或不记工作时间，提前下班记或不记早退、旷工)。 该模块具有多种查询方式:按考勤日期、工资期间、班次\班包、当时部门、当前部门、工号、姓名等内容及其组合进行查询。同时可以关联查看到某天的出差单、请假单、加班单。 进入【电子考勤】模块，打开【刷卡数据分析与计算处理】窗口，系统出现如下图示所示界面: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 40 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 操作说明: 1、点击左边查询树筛选出符合条件的数据，如查询考勤期间为“2011年07月”，当时部门为“(01)财务”，点击右边的数据窗口出现如下图示数据: 2、点击按钮，分析刷卡记录(可以一次分析界面上显示的全部记录，也可以只分析选中的那些记录)，分析后的结果如下图所示，中间表格显示的是分析出来的整天出勤情况，底部表格显示某天各班段(含加班单的时段)的具体分析结果: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 41 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 3、若有漏刷卡等要补卡情况，点击在下方的“补签卡”按钮，如下图: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 42 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 4、刷卡补签单生效后，然后点击左下角的【重新分析】按钮进行分析该天的出勤情况，可以看到出勤异常消失了，如图所示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 43 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 5、选择右下方单选按钮可以查看员工当天的刷卡情况，也可以在刷卡日期时间处适当修改员工刷卡时间。 点击可以查看员工3天内刷卡情况。 可以查看出差、请假、加班单，双击单据编号可以打开该单据。 点击 右下方的刷卡记录数据窗口中几个字段的含义: 有效标志:表示该条刷卡记录是否有效(参加考勤分析)，此标志用来排除多余的无效刷卡。 计算到班日:表示该条刷卡记录计算到哪一天，以免该条刷卡记录多次参与考勤数据分析。由于某些人是根据班包进行排班的，有可能出现前后两个班日的班段时间重叠(例如昨天晚班的下班时间加上后置时间后就与今天早班的上班时间减去前置时间后产生重叠)，如果分析不对，因此有可能要通过此字段干预一下，当然不要每天都要干预，一般情况下只要干预第一天，后续的天数会自动正确处理。 补签标志:表示该条记录是否通过补签单生成的，可以打开单据看到补签原因等信息。 6、若因特殊原因，员工某一天的上下班时间要整体提前或推迟，则需要单独修改员工这一天的班次信息，否则这一天的分析结果会出现考勤异常。 (1)点击右下方数据窗口【修改班次明细】按钮，如下图示: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 44 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (3)在弹出的“调整某人某天班次明细”窗口修改员工上班、下班时间等信息。如下图示: (4)点击“确定”按钮，重新分析即可。 7、若在某个月的排班数据已经生成后，再去【班次设置】里面修改了班段的信息，需点击 按钮，刷新班段信息(可以一次刷新界面上显示的全部记录，也可以只刷新选中的那些记录)，否则系统按照原来排班时的班段信息进行刷卡分析，刷新了班段信息后需要再重新进行分析。 1.13 考勤日报 查询员工的刷卡分析情况，精确到每一天。 进入【电子考勤】模块，打开【考勤日报】，出现如下图所示窗口: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 45 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 操作说明: 1、点击左边的查询树筛选符合条件的数据。 2、在右边数据窗口中，点击右键，在弹出的右键菜单点击“导出数据到Excel…”可将考勤日 报导出到Excel. 3、通过快捷键可设置列的显示隐藏、设置主副标题等。 1.14 考勤数据管理 此模块主要实现对各部门员工在某工资期间的考勤数据进行维护管理，包括考勤数据的录入、修改、考勤数据的重新计算等。考勤数据的输入分4种方式:手工逐个录入员工考勤数据、导入刷卡分析结果、导入上期考勤名单、导入Excel考勤数据。 双击菜单目录【考勤管理】下的【考勤数据管理】，弹出如下图(1)示窗口 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 46 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(1) 操作说明:这里重点介绍考勤数据录入的几种方式: 1.4.1 电子考勤:导入刷卡分析结果 在【刷卡数据计算处理】模块中对从考勤设备读取的刷卡数据进行分析处理后，就可以直接可以作为考勤数据引入到此模块中。具体操作如下: (1)在右边数据窗口上方的“工资期间”下拉列表中选择某工资期间。 (2)点击按钮即可，弹出如下图(1)所示窗口: 图(1) 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 47 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 (2)系统提供三种要导入的人员范围:1、所有人员 2、指定部门 3、 直接指定人员，选择人员范围后点击确定按钮弹出如下图(2)所示窗口: 2) 图( 点击【是】，表示仅更新当前选中期间中已存在员工的考勤数据。 点击【否】，表示不仅更新当前选中期间中已存在的员工考勤数据，并且新增加原来不存在的员工考勤数据。点击【是】或【否】后，系统弹出如下图(3)所示窗口: 图(3) 点击确定，保存数据，根据当前的刷卡数据就已经得出了工资数据。 1.4.2 员工考勤数据的特别处理说明 1、 为了考勤数据的管理，操作员处理完考勤数据后，可以在右下方输入考勤审核者的姓名，以便管理和维护。 2、 用户在帐套下拉选框中可以选择不同帐套，并查看该帐套下员工的考勤数据。如下图: 3、 点击按钮，选择，可以查看本月与上月相比有哪些员工本月没有考勤数据。 4、 点击按钮，选择，可以查看本月与上月相比有哪些员工本月有考勤数据而上个月没有考勤数据。 5、 薪资专员核算完某工资期间薪资后，必须冻结该工资期间，保护薪资数据不被修改。所有在 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 48 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 【考勤数据管理】模块冻结的工资期间处于隐藏状态，若要查看隐藏的考勤数据，需点击 按钮，选择，弹出【考勤数据管理(查询模式)】窗口，如下图(4)所示: 图(4) 6、点击按钮，可以弹出【刷卡记录分析】窗口，查看员工具体刷卡事件记录。 7、点击按钮，可以查看相关字段的说明。如下图(5) 图(5) 7、对于输入的考勤数据，系统会进行自动查错，例如:系统用黄色表示遗漏输入数据;红色表示错误数据。注意:如果员工该天的工时大于24小时，将被系统自动识别为错误数据，用红色标识。 8、当某工资期间的考勤数据已经输入系统，再去修改该工资期间的工作日历(每天工时或周休节假日设置)，此时需要在该模块中先查询出可能影响到的员工，然后点击【重新计算考勤数据】，否则影响到的员工的考勤汇总数据不会自动更新(本软件仅在此种情况下为了性能的考虑不自动处 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 49 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 理)。 1.4.3手工考勤:根据纸质考勤卡逐个输入员工考勤数据 (1)在右边数据窗口上方的“工资期间”下拉列表中选择某工资期间。 (2)在左边的“部门”目录树中选择某部门。 (3)点击按钮或者在右键菜单中选择“”，添加一条空白数据行。 (4)在右下方窗口 “工号”字段输入某员工的工号或点击选择某个员工，系统自动关联该员工的“部门”、“岗位”等信息。 (5)为了方便快速输入考勤数据，可以在右边数据窗口的左下方点击按钮，然后对个别日期的考勤数据进行修改。 (6)找到员工要修改的个别日期，在中间窗口同步显示该天的考勤情况。如下图(2): 图(2) , 如果员工有迟到、早退现象，可在迟到、早退输入框输入迟到、早退分钟。 , 如果员工有旷工现象，可在旷工输入框输入旷工小时数。 , 如果员工有请假现象，可选择请假类别(事假、病假、工伤、年休、婚丧产、停电、补休)， 并输入请假小时数。点击按钮，保存员工考勤数据。 , 如果员工有加班，根据考勤情况可在平时加班或周末加班、节假日加班处输入加班小时数。 , 若员工工时不足满勤小时，则在处可看到不足满勤小时数。 , 员工当天的考勤情况是以系统定义的考勤符号显示的。如:表示员工工时是4小时，第一次请事假4小时。如下图(3)示: 图(3) 说明: , 点击按钮，则员工该天正常出勤。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 50 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 , 若当前员工某一天的考勤数据与某一指定的区间相同，可以点击按钮复制今天 的考勤到指定日期区间。 , 输入员工考勤数据并保存后，系统会自动计算考勤汇总数据。 1.4.4从电子档Excel考勤表批量导入员工考勤数据 各个部门在下发的“电子档空白考勤表”中记录各员工的考勤数据，记录完后通过网络等各种方式发送到考勤管理员，考勤管理员利用“从EXCEL导入数据”方法将员工考勤数据批量导入到本系统。具体的方法如下: (1)在右边数据窗口上方的“工资期间”下拉列表中选择某具体的工资期间。 (2)点击按钮，选择，对目标文件进行导入(或通过鼠标右键菜单中的“”)，具体的操作请参照【从EXCEL导入数据】操作。 (3)对于导入后的数据，如果有误，可以找到该天进行修改。 (4)导入或修改考勤数据并保存后，系统会自动计算考勤汇总数据及生成薪资数据。 1.4.5通过导入上期名单输入当月考勤数据 对于上期已经进行考勤数据汇总的员工，可以通过点击按钮，选择 ，将上个期间的考勤员工名单导入(也可在左边的查询树选择部门按部门导入)，用户可以选择是否对员工进行全勤处理，若是，只需对某些员工考勤的特别情况进行处理。 1.15 考勤明细查询 该模块主要查看员工考勤明细情况。 双击菜单目录【考勤管理】下的【考勤明细查询】，弹出如下图(1)示窗口: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 51 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图 图(1) 具体操作详见【常用功能】模块，此处不再累赘。 1.16 考勤月报 该模块主要是方便用户查看考勤月报，并可打印或导出到Excel。 双击菜单目录【考勤管理】下的【考勤月报】，弹出如下图(1)示窗口: 图(1) 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 52 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 具体操作详见【常用功能】模块，此处不再累赘。 1.17考勤统计分析 主要实现对某工资期间范围的考勤数据(正常工时、周末加班工时、法定假日加班工时、迟到、早退、旷工、病假、事假、工伤、年休假、其他假等)进行多种形式(包括公司汇总、各部门对比、某个部门的)的统计分析，同时以多种图形形式(饼图、折线图、柱形图等)直观地显示统计数据，同时能够直接打印。 双击菜单目录【考勤管理】下的【考勤统计分析】，弹出如下图(1)所示窗口: 图(1) 操作方法: 1.17.1 考勤数据的统计与分析 (1)在左边的“部门”目录树中选择要进行统计分析的部门。 (2)在右边数据窗口上方选择工资期间范围(并可通过 “显示工资期间”选择框控制统计结果中是显示工资期间范围内各工资期间的汇总数据，还是逐个显示各工资期间的数据)，此时在右上方的数据窗口中就用表格的方式显示了该部门在该工资期间范围内的员工考勤数据，右下方为对应数据的图形表示(通过两数据窗口中间的下拉列表可以选择不同的图形表示形式)。 如下图(2)是所有部门的、工资期间范围为“2009年01月”至“2009年06月”的考勤数据统计分析表及工时分布饼图(所有部门汇总形式): 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 53 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(2) 如下图(3)是所有部门、工资期间范围为“2009年01月”至“2009年06月”的考勤数据统计分析表及的工时分布柱形图(各部门对比): 图(3) 如下图(4)是所有部门、工资期间范围为“2009年02月”至“2009年03月”的考勤数据统计分析表及的工时分布折线图(所有部门汇总): 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 54 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(4) 1.17.2 考勤统计数据报表生成与打印 在右上方数据窗口中得出考勤数据统计分析表后，选择右键菜单中的“预览打印”，此时可以看到生成的统计报表，选择工具栏中的【立即打印】图标按钮，按提示操作打印即可。 如下图(5)是事务部2008年11月至2009年06月考勤统计分析报表: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 55 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 图(5) 1.18 考勤符号定义 此模块主要实现对考勤符号进行自定义，比如迟到、早退、旷工、病假、事假等用定义好的符号表示，有利于简便地记录考勤信息。 双击菜单目录【考勤管理】下的【考勤符号定义】，弹出如下图(1)所示窗口: 图(1) 操作说明:考勤符号中有如下几种默认情况但没有在这个模块中定义: (1)迟到、早退:用“-”表示，例如规定某员工每天工作时长8小时，迟到1小时，表示为“-7”;若是早退1小时，表示为“7-”;若既迟到又早退表示为“-7-”，若当天迟到(早退)两次表示为“=7”(“7=”)。即负号在前表示迟到，负号在后为早退;迟到或早退两次用等号，数字表示上班时长。 (2)旷工:用“*”表示，例如“*5”，表示该员工上班迟到3小时，该天工作了5小时(当作旷工处理);又如“5*”，表示该员工上班5小时早退3小时(当作旷工处理);单纯的“*”，表示全天旷工。 (3)轮班:用“/”或“\”表示，比如单位规定星期日为休息日，由于某些原因某员工休息日调整为星期一，星期日按工作日正常上班，表示为“8/”或“8\”，数字表示当天工作时长，这样处理的目的是将周休日的上班不算加班(否则要算加班工资)。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 56 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.19 迟到早退旷工规则 本模块实现在不同单位不同考勤规则下，对迟到早退进行不同处罚规则进行设置。 双击菜单目录【考勤管理】下的【迟到早退处罚规则】，系统将出现如下图(1)所示界面: 图(1) 操作说明: 1、点击新增按钮，添加处罚规则。如下图所示处罚规则: 2、如果是考勤机刷卡，在【刷卡记录分析】模块迟到或早退大于第一行的分钟数计为【迟到 或早退】，否则不计迟到或早退。 迟到或早退大于最后一行的分钟数自动记为【旷工】，否则不计旷工。 3、此模块中设置的罚款金额会根据员工的考勤数据反映在薪资数据中。如下图所示 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 57 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1.20 补签卡原因设置 在该模块设置了补签卡原因后，可在【刷卡补签】制单窗口选择补签卡原因。 进入【电子考勤】模块，打开【补签卡原因设置】，弹出如下图示所示窗口: 操作说明: 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 58 页 共 59 页 光润管理 泰然使之 【光泰人力资源管理系统 V4.5】用户手册 - 考勤管理 1、点击按钮，插入一条记录。 2、在补签卡原因名称列输入补签卡原因名称，其它信息按默认，点击保存即可。 长沙光泰软件有限公司 www.csgts.com 第 59 页 共 59 页 光润管理 泰然使之