自动转账凭证的设置原理与应用技巧 学术资料-中国管理信息化

自动转账凭证的设置原理与应用技巧 学术资料-中国管理信息化 自动转账凭证的设置原理与应用技巧 自动转账凭证的设置原理与应用技巧 [摘要]会计技术既具有体现软件基本功能的一般性应用特性,又兼有可据以挖掘深入应用功效的专业化技术特质。全面理解自动转账的种类、内容与应用,将促进会计信息化在立足基本功能应用的基础上,积极地走向深入与成熟,进而从本质上提高会计信息化应用水平。 [关键词]自动转账;设置;原理;技巧 自动转账是指会计信息化系统中,通过对记账凭证生成要素的设置,由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能。为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先予以设定,即建立一项业务的转账模型的过程,称为自动转账凭证的设置(或称为定义)。依据自动转账凭证模型来生成特定业务的记账凭证的过程称为自动转账。由自动转账产生的凭证通常称为机制记账凭证,有时简称为机制凭证。 一、自动转账的种类 通用财务软件提供两类自动转账功能,第一类是在账务处理模块中,以辅助核算或期末业务处理的形式提供的转账设置与凭证生成功能,由于这种转账一般是在账务系统内进行,有时也被称作内部转账或内部结转。按照内部转账所适用的业务内容,又可区分为内部专项业务结转和内部通用业务结转两种类型。第二类是在工资薪酬、固定资产等专项管理模块中提供的费用分摊与结转功能,因为涉及账务系统外的专项核算系统,所以亦称之为外部转账或外部结转。 1.内部专项业务结转种类 通用软件的账务系统中,针对确定的转账业务内容所提供的转账功能,一般有以下几项: (1)销售成本结转。由系统自动完成销售成本计算并生成销售成本结转凭证。通常,系统支持计划价法(或售价法)、先进先出法、全月加权平均法、移动加权平均法等计价方法来计算销售成本。 (2)制造费用结转。由系统自动将制造费用余额按设定要求或比例分配至各受益产品,并生成相应的记账凭证。通用软件一般只能完成单一步骤或单一层次的费用分配任务,对于需要多层次分配制造费用的情况,需要用户按各项费用与分配对象的关系逐一设置并分次运行。 (3)汇兑损益结转。对于外币资产或外币负债项目,按设定的方式与录入的汇率自动计算汇兑损益并生成结转凭证。汇兑损益的计算与汇率变化紧密联系在一起,通常需要在自动转账前录入期末汇率(或当前汇率)。 (4)期间损益结转。自动将损益类科目期末余额结转至本年利润科目,并按要求生成相应的转账凭证。期间捐益结转凭证通常是整个系统的最后一张记账凭证。 2.内部通用业务结转种类 无论是被标注为自动转账凭证,还是被命名为自动转账分录,通用软件提供以下两种通用转账业务处理功能。 (1)对应结转。是指将一个科目的当前(期末)余额按设定比例转入一个或多个对应科目的转账方式。需要用户设置的参数主要有两项:一是需结转的科目余额的方向;二是转入科目的转账比例。使用对应结转功能时,不需要由用户自己定义分录内容和金额计算公式。凡是余额对转的业务,如将制造费用结转至生产成本、将所得税费用结转至本年利润等,都可以通过对应结转方式生成机制凭证。 (2)自定义转账。这是由用户对凭证的全部要素项目进行定义,并保存为转账模板,由系统根据模板自动生成记账凭证的转账方式。自定义转账凭证中的凭证类型、摘要、会计科目、借贷方向、金额来源公式等都必须由用户自己来定义,其中金额来源公式的设置涉及到对各种账簿与凭证的金额关系的理解,以及需要掌握软件所约定的语法规范,所以,这一转账形式对用户的专业知识要求比较高,应用过程也较为复杂,一般在前述各种类型的转账方式均无法满足用户的要求时,才利用自定义转账方式来处理自动转账凭证。 3.外部转账的种类 外部转账是指账务处理子系统以外的各专项核算子系统,按照用户设置,自动生成与本系统业务相关的记账凭证并传递到账务处理子系统的转账方式。外部转账方式生成的自动转账凭证常被称作外部凭证。外部转账也是财务业务一体化处理的数据桥梁。常见的外部转账有以下几类: (1)工资费用分摊结转。工资薪酬管理系统可以根据工资汇总表自动生成有关分配工资费用、计提福利费、计提工会经费、计提职工教育经费等业务的记账凭证。 (2)固定资产折旧计提。固定资产管理系统可以根据有关固定资产增减变动资料生成固定资产增减的记账凭证,根据设置的折旧方法及计提周期自动生成计提固定资产折旧的记账凭证。 (3)往来业务及坏账准备计提。应收应付款管理系统可以生成有关应收账款、应付账款的发生及偿还等业务的记账凭证,并能根据应收账款余额自动计提坏账准备,生成计提坏账准备的记账凭证。 (4)差异结转与成本结转。在财务业务一体化应用中,存货管理系统可以根据材料出入库记录,生成有关存货出入库业务的记账凭证,并能自动生成材料成本差异结转凭证。 二、自动转账适用的经济业务类型 自动转账是在用户定义的基础上,由系统根据设置的参数自动运算并生成记账凭证。适合设置为自动转账凭证的经济业务,通常需要满足以下几个条件: 1.需定期重复处理的稳定业务 完成初始转账设置后,使得本应每次都需完整录入的凭证,简化为只需点击几个简单命令即可生成。但是,凭证模板的初始设置需要有一定精力投入,在此,自动转账的意义在于多次重复应用,只有对于不同会计期间须重复多次处理的业务,才能在反复应用中体现出简便、快捷的优势。税金计提、成本结转、损益结转等业务都具有一定的时间性,也有一定的规律性,这类在不同会计期间重复发生有基本稳定的业务,最能体现软件自动处理的优势。 2.会计科目能够事先确定 自动转账本身是智能的,但这种智能体现在用户的应用过程中,自动凭证一旦被设定,就只能按照事先的定义来生成实际业务的记账凭证。凡不能确定最终会计科目的业务,是无法以自动转账的方式来处理的。比如,销售入账业务不宜设置成自动转账凭证,因为事先不能确定销售对象,也就无法预先设定入账的明细科目或辅助项目;而固定资产改良支出的摊销则适宜自动转账处理,因为分摊结转的入账科目,不管是销售费用还是管理费用,一旦确定就不会再改变。 3.金额可以事先预知或可以被描述 通常,转账业务的发生金额具有一定的规律性,如折旧额可按折旧公式计算,无形资产可按某一确定的数额或比例摊销,而费用或成本则可按各该科目的当前余额结转,等等。只有确定的金额来源,或者体现着某种规律性的金额取得渠道,才能够事先以某种规范的方式将其描述和表达出来。反之,发生金额不能被事先预知,或不能被准确描述的经济业务,都无法交由系统进行自动处理。 三、自动转账的应用优势 自动转账凭证设置是一项一次定义、多次反复应用的一劳永逸的初始化工作,凭证模板建立以后,相关参数可不再调整,或只在业务变化以及会计核算方法变更时作少量修改即可。如果会计人员能巧用自动转账功能,烦琐的凭证输入环节的瓶颈现象将大大缓解。在会计业务处理中,通过自动转账生成记账凭证具有明显的优势。 1.加快期末业务处理速度 自动转账凭证由系统自动生成,省去了处理过程中逐项输入凭证要素内容的手续,大大提高了生成凭证的速度,使期末转账与结账有机会赶在业务结束的当时快速地完成。虽然少数凭证在生成过程中需要用户的干预,如输入期末汇率、分配结转比率等等,但这些参数一般由软件即时提示,其录入方式也比较单一,通常不影响期末转账业务的处理速度。 2.提高记账凭证的正确率 在信息化系统中,由手工录入的凭证,可能因为工作疏漏、疲劳、判断失误等原因而出错,而由系统根据事先定义的自动转账模板所生成的凭证,其中多数要素内容已事先确定而不再有出错机会,唯一可能出错的是根据用户描述临时生成的凭证金额。由于金额来源于软件系统内部的数据库,因为软件本身是不会出错的,只要定义的凭证模板中的参数是正确的,则所生成的记账凭证就必定正确。所以,自动转账凭证具有较高的正确性保障。 3.保障会计业务的完整性 需要在期末进行处理的业务比较多,而且比较杂,若用户对企业业务整体不熟悉,则很容易出现遗漏、错转等情况,其中任意一笔业务的疏漏都将影响最终业务核算的准确性。而自动转账功能的应用,将业务交由系统内部程序来控制,期末业务处理可以严格按顺序逐笔进行,不再存在因操作疏忽而遗漏业务处理项目的可能性。 四、转账金额的来源渠道及其表示方式 自动转账的重点与难点均体现于转账金额的设置。通常,专项业务转账凭证(如汇兑损益结转、材料成本差异结转等)的金额由程序内置算法确定,用户不能阅读更无法更改其金额来源方式。而更多的转账凭证是以自定义的方式由用户设置的,金额来源公式也由用户来设定。常见的几种转账方式中,金额来源主要有以下种类: 1.来源于账户余额 按余额结转是最为常见也是最易理解的一种结转方式,一般情况下,制造费用结转、期间损益结转等都是直接按照各该科目的当前余额来转账的,结转后转出科目的余额都被清零。在实际应用中,所谓的对应结转实际上就是一种直接把一个科目的余额结转至另一个(或一组)科目的结转方式。在自定义转账结转中,通常也在公式设置中用到提取科目余额的函数。 科目余额在不同时期有不同的含义,在自动转账以及报表指标取数公式设置中,余额是指业务处理到这一步骤时的即时余额,有时也称为当前余额。比如,通常所言期末应将制造费用余额结转至生产成本,这里所称的余额就是指结转前余额。为此,在转账设置中所称的余额,不能与通常所说的期末余额相混淆。 图1是用友软件对应结转凭证设置界面,系统将转入科目与转出科目分布在不同区域来进行定义,其中转出科目只有一个,且按当前余额全额转出,而转入科目允许有多个,可以由用户设置各转入科目的转入金额比例。 2.预先确定的常数 少数转账凭证在每一会计期间的发生额都是相等的,如按平均分摊的固定资产改良支出费用、个别认定的无形资产摊销费用等,这些转账业务每一期所需编制的结转凭证,不仅科目完全相同,金额也完全一样。所以,在定义转账凭证模板时,只要在金额栏输入一个常数即可。个别软件(如用友)允许在自定义转账凭证金额公式向导设置过程中,在金额公式栏输入一个常数,并可将这一常数与继续录入的其他函数共同构成更为复杂的金额来源公式。 3.通过键盘输入 有些凭证的金额或用以计算金额的各运算项的数额,或来源于系统外部,或客观上无法通过自动计算的方式获得,比如期末汇率、按面积分摊租赁费等,用户在定义自动转账凭证时,往往将金额来源定义为键盘输入,系统在生成凭证的过程中,遇有需要键盘输入的数据时,会自动暂停,提示并等待用户输入数据。目前许多通用软件还采用另外一种常数输入模式,即由用户直接在生成的凭证中修改输入手工计算得出的金额。用友、金蝶等软件均默认了对常数进行任意修改的键盘输入方式。 4.取自专项核算系统的运算结果 大多数外部结转凭证的金额都是由相关子系统自动计算得出的。比如在工资薪酬管理系统中,软件根据用户输入的工资项目数据计算出应付工资额和实发工资额,按指定项目合计数(或扣除指定项目数额后的计提基数)以及设定的计提比例计算出福利费、工会经费等计提费用额。在此需要用户操作的主要是指定运算基数(含盖项目或扣除项目)、计提比例、触发条件等参数,而计算公式与运算过程则由系统内置功能来完成。 图3是用友软件工资薪酬模块的费用分摊设置界面,在完成分摊类型、分摊比例的设置后,系统将打开凭证主体内容设置窗口,由用户定义摘要、科目、借贷方向等要素,而金额则由分摊比例与之前设置的分摊依据两个参数运算得出。 5.生成于用户公式计算结果 在自定义转账凭证的设置中,一般由用户根据软件提供的公式设置功能,直接编辑并录入金额来源公式。在所有金额录入方式中,这种金额来源方式的表达功能最强,应用也最为灵活。 金额公式有严格的语法,这些规则由软件内置规范来约定,不同软件的语法规则所表现的灵活性以及掌控的复杂性也各不相同。例如,企业购入的某项 为方便用户正确设置自定义转账凭证,几乎所有通用软件都支持引导输入方式生成金额公式。例如在金蝶软件自定义转账设置中,当选择转账方式为按公式转出并通过获取命令调用的引导输入编辑界面时,能够由用户自由运用的有账上取数、表间取数、运算函数、日期段取数和通配符取数等多种取数设置功能。 五、自动转账功能应用的一般技巧 自动转账的正确运用,建立在用户对这一功能的正确理解基础之上。所以,用户在利用自动转账处理会计业务时,应用特别注意以下问: 1.自动转账凭证需进行与手工凭证相同的后续处理 自动转账凭证与手工填制凭证的区别,只在于凭证产生方式的不同,这些凭证后续审核、过账等操作的步骤与规则,与手工填制凭证是完全一样的。在账簿输出与内部表单处理环节,除了个别软件采用专用类别名称外,机制凭证并不在其中留下其他特别的痕迹。 2.转账前须将所有业务登记入账 多数账务函数是从基本账表文件中提取数据的,而账表文件只针对已记账的凭证进行更新,所以未记账凭证的数据不会出现在账表文件中,因此账务函数无法提取未入账凭证的相关数据。所以,当自动取数公式所指向的内容中包含有未入账凭证时,所生成的自动凭证很可能是错误的。因此,当月末集中利用自动转账功能生成凭证时,一定要逐张生成并立即审核登账。 由于凭证制单人和审核人不能为同一用户,在单机操作环境下,可能需要频繁更换操作员以便完成生成凭证、审核凭证、记账等操作。对此,少数软件采取了变通处理方法,如金蝶软件在自动转凭证定义页面安置了一个包含本期未过账凭证的选项,用户可以将其设置为包含,则系统在生成这一凭证时会自动将未入账的相关数据加计在内。这一处理避免了频繁更换操作员的麻烦,使自动记账凭证能连续编制,一气呵成。 3.注意期末业务的处理顺序 期末业务是相互关联、互相衔接的,业务处理有严格的顺序,用户必须保证让系统按顺序生成转账凭证。例如,用户定义了结转销售成本、计算汇兑损益、结转期间损益、计提所得税费用、结转所得税费用五张自动转账凭证,那么因为销售成本、汇兑损益是期间损益的一部分,所以一定要先生成这两张凭证并记账后,才能生成结转期间损益的凭证;又因为要依据本期利润计提所得税费用,所以一定要先生成结转期间损益的凭证并记账后,才能生成计提所得税费用的凭证;而因为有了所得税费用后才能将其结转至本年利润,所以一定要先生成计提所得税费用的凭证并记账后,才能生成结转所得税费用的凭证。故此,这五张凭证的生成顺序应该是结转销 售成本、计算汇兑损益(此二者无先后顺序)、结转期间损益、计提所得税费用、结转所得税费用。并且,应在前一张凭证审核记账后才生成后一张凭证。 4.掌握系统的自动明细匹配规则 有些软件允许用户在自动转账定义中使用非末级科目,而由系统来自动处理凭证的明细数据,这类处理很可能有其独特的规则。通常,系统将未指定末级科目或辅助项目的科目所拥有的下级科目或辅助项目数据,逐一结转至凭证中的对应科目;或者,在借贷双方均为非末级科目情况下,自动匹配下级科目或辅助项目并结转相应数额。例如,在用友软件中,进行销售成本结转时,可只指定库存商品、主营业务收入、主营业务成本这三个一级科目,而忽略其下级科目结构,但要求这三个科目的下级科目结构必须相同,软件会自动匹配明细科目并按对应关系一一予以结转。 5.控制自动转账运行的次数 自动转账凭证中,专项设置功能(如汇兑损益结转)通常能自动控制一个会计期内被调用的次数,一般不会出现多次重复制证的情况。但大多数自动转账模板是可以在一个会计期间内被重复使用的。用户必须留意期末结转业务处理的次序,防止跳跃进程或重复进程而出现漏记、重记等错误。 六、提高自动转账功效的若干策略 财务软件的应用过程,始终伴随着对软件功能的深入理解与创造性发挥,而对于初次应用软件的自动转账功能的用户,更应注意做好以下几方面的工作: 1.加深自动转账属性研究,选择使用最佳转账类型 自动转账的类型多,适用性也比较广,有的转账方式能够处理多种类型的经济业务,也有的转账业务适合于多种转账方式来处理。为此,用户在选择转账类型时,一定要对转账业务与转账类型进行认真的与比对,既使设置的转账凭证模板保持简捷、正确,又要使其有一定的可调整性。例如,对于制造费用的结转业务,既可以选择自定义结转方式,也可以应用对应结转方式,两者相比,对应结转的初始设置更简单一些,但对应结转的转出科目只能是一个,随着明细科目(费用项目)的增加,需设置的转账凭证数量也将动态递增,而自定义结转尽管在初始设置时比对应结转稍烦琐些,但它将业务归集在一张凭证中进行处理,这比分散处理更规范,更便于查询和分析。究竟选择简洁还是取舍方便,就要看用户的经验了。 2.熟练使用两种金额公式设置方式 金额公式的定义有两种方式,一种是直接输入,这需要用户熟练掌握公式编辑的详细的语法规则。另一种是引导输入,用户只需知道金额来源的渠道,在引导界面选择或输入相关参数后,由系统自动生成金额来源(函数)公式。日常应用中,一般以引导方式由系统生成主要函数,以手工补充方式修正其中的运算项和常数项。 3.科学设置科目体系,合理利用辅助功能 高效使用自动转账功能的前提是建立科学、合理的会计科目体系。会计科目一般包括一级科目(总账科目)和明细科目,在会计信息化系统中,应尽可能减少明细科目,而通过使用辅助核算功能来解决多层次核算问题。比如对于应收账款、应收票据、预收账款等往来科目,应尽量采用往来辅助核算模式,而对于管理费用、销售费用、在建等成本费用科目,则宜使用通用项目辅助核算模式。辅助核算不仅能减少业务处理工作量,增加辅助数据处理与报告功能,而且,在对科目进行一次 性定义后,不必进行后续修改即能适应辅助项目的动态变化,从而减轻自动转账设置工作负担,提高转账业务处理的工作效率。 4.加强学习,提高会计人员业务素质 自动转账定义有一定的技术含量,其中可能出现的问题有一定的隐蔽性,会计人员往往不容易发现转账设置中的一些隐含的错误。所以,自动转账对会计人员的业务素质有较高的要求。会计人员不仅要熟悉本单位的经济业务,还必须能够熟练运用软件系统的函数,能正确解析业务指标,并能灵活定义转账公式。只有对业务与软件规则两方面都熟悉的操作员,才能在企业经济业务变化时正确进行转账设置的调整,也才能保证自动转账生成的凭证的准确无误。否则,因为转账定义偏差导致的错误,很可能将长时间影响所生成凭证及其相关账表的真实性与正确性。 主要参考文献 [1]谷茂春.浅议会计电算化的期末业务处理.甘肃广播学报.2006.12.68 [2]吕志明.会计软件自动转账功能分析.财会月刊.2008.12.58 [3]张凤新.期末自动转账功能应增加临时输入取数来源.中国管理信息化.2007.9.17 [4]付得一.会计信息系统.北京.清华大学出版社.2006.51 重要提示: 文档由 文档精灵 上传，但版权归原作者所有。涉及版权问题请联系原作者。