MS-Office办公系列软件是美国Microsoft微软公司开发.doc

MS-Office办公系列软件是美国Microsoft微软公司开发.doc Word2003 MS-Office办公系列软件是美国Microsoft（微软）公司开发的，全面支持简繁体中文的新一代办公套件包。 1. Office Office软件已经经过了多次升级，目前常用的版本有： , Office 97 , Office 2000 , Office XP(2002) , Office 2003 2. Office Office中包含的常用软件如下： , 文字处理软件Word , 电子格处理软件Excel , 电子幻灯片演示软件PowerPoint , 数据库管理软件Access , 日程和邮件管理软件Outlook , 网页制作软件FrontPage Word2002/2003 1. Word2002/2003将用户要做的许多工作归纳到了不同类别的任务中，并将这 些任务以一个“任务窗格”的窗口形式提供给用户，以方便用户操作。 Word2003默认启动时，在窗口的右侧显示如图1所示的任务窗格。可单击“视图”?“任务窗格”菜单项将其打开。 1 图1 任务窗格 单击“任务”窗格的标题栏，将显示如图2所示，可根据需要从中选择任意 1个任务选项。 图2 任务选择菜单 2 2. Office Office剪贴板与操作系统剪贴板功能相同，但它最多可以保留24个项目，允许用户在任意的Office文档中进行复制、粘贴。 (1) 单击“编辑”?“Office剪贴板”菜单项，或在任务窗格中打开“Office剪贴板”将打开如图3所示的窗口。 如果在一个Office程序中的任务窗格中打开剪贴板，在切换到另一个 Office程序时，剪贴板不会自动出现，但仍可继续从其他程序中复制项目。 图3 Office剪贴板 3 在将内容复制到剪贴板时，最新的内容总是添加到顶端，每项都有一个图标 及部分内容或是所复制图形的缩略图。 剪贴板的内容可以逐项粘贴，也可以一次性粘贴全部内容。 (2) OfficeWindows “Office剪贴板”与系统剪贴板有如下联系： , 当向“Office剪贴板”复制内容时，最后一项被复制到系统剪贴板上。 , 当清空“Office剪粘板”时，系统剪贴板也同时被清空。 , 当使用“粘贴”命令时，所粘贴的是系统剪贴板的内。 (3) 为了能记住被选定的文档，可以使用“Office剪贴板”来暂存被选中的内容。有如下方法： , 单击鼠标右键从弹出的快捷菜单中选择“复制” , 单击“常用”工具栏上的“复制”按钮 , 单击“编辑”?“复制”菜单项 , 按“Ctrl”+“C” 1. , 单击“”按钮 , 单击“文件”?“保存” , 单击“文件”?“另存为” , 快捷键：Ctrl+S , 设置自动保存时间：单击“工具”?“选项”?“保存”，设置“自动保存 时间间隔”，如图4所示。 4 图4 设置自动保存时间 2. 单击“文件”?“另存为”菜单项，将打开如图5所示的对话框，可从中选择多种保存，如网页。 5 图5 保存 Word中常用的格式有两种： , 字符格式 , 段落格式 1. 字符格式是指对字符设置字体、字型、字号、颜色等内容。格式信息保存在 字符中。 设置方法： (1) 选中要设置的内容； (2) 单击“格式”?“字体”菜单，将打开如图6所示的对话框，可在其中 进行所有字符格式设置。 图6 字符格式设置 6 2. 在Word中，段落是以回车键结束，其标记为??（回车）或?（Shift+Enter），每强行换行一次，就插入一个段落标识符。因此，在输入文字时，如非必要，不 要强行换行。以上两种换行方式的区别在于：直接回车，上下两行没有连带关系。 而使用Shift+Enter换行，上下两行之间存在一定的连带关系。如：对某一段设 置行距时，如果与下行之间使用的是直接回车，则不影响下行，如果使用 Shift+Enter换行，则会影响下行。 段落格式是以段落为单位，设置对齐方式、缩进方式和行距。 段落格式信息保存最后的“??”符中。 设置方法： (1) 将光标移动到段落内； (2)单击“格式”?“段落”，将打开如图7所示的对话框。 图7 段落格式设置 3. 作用：格式复制。 单击：只能复制一次。 双击：可多次复制。 操作： 7 (1)选中要复制的内容； (2)单击/双击“”按钮； (3)刷目的内容。 1. 首字下沉是指把段落中的第一个字放大数倍以引起读者的注意。 ? 将插入点移到文档中要设置首字下沉的段落中； ? 执行“格式”?“首字下沉”命令，打开如8所示的“首字下沉” 对话框。 图8 首字下沉 ? 在“首字下沉”对话框中的“位置”栏中选择“下沉”方式； ? 在“字体”下拉列表框中设定首字的字体; ? 在“下沉的行数”文本框中输入首字占据的行数，默认值为3， 可进行调节； ? 在“距正文”文本框中设置首字与正文的距离，缺省值为0，可 进行调节； ? 单击“确定”按钮即可。 另外，还可以选择悬挂式下沉方式，设置时只要在“首字下沉”对话框的“位 置”栏中选择“悬挂”方式即可。 2. 在执行分栏命令时，Word将自动在分栏的文本内容上下各插入一个分节符， 8 以便于与其它文本区分。分栏的实际效果只能在页面视图方式或打印预览中才能 看到。 ： ? 选定要进行分栏的内容； ? 执行“格式”?“分栏”，显示如图9所示的对话框； ? 可从“预设”区选择的分栏，也可在“栏数”、“宽度和间距” 中进行定义。 图9 分栏对话框 3. Word将正文顶部的空白区域称为页眉，正文底部的区域称为页脚。 1. 单击“视图”?“页眉和页脚”命令，将自动打开如图10所示的工具栏， 同时正文区域将变成灰色； 图10 页眉与页脚 2. 可插入“自动图文集”； 3. 可插入页码“”； 4. 可插入页数“”； 5. 可设置页码格式“”； 6. 可插入日期“”； 7. 可插入时间“”； 8. 可进行页面设置“”； 9. 显示或隐藏文档正文“”； 10. 在页眉和页脚之间切换“”； 11. 显示上一个“”； 12. 显示下一个“” 9 4. 在使用计算机写文档时，应该先确定文档编辑区的尺寸和规格，这叫页面设 置。 操作步骤： ? 单击“文件”?“页面设置”菜单项，将显示如图11所示的对话框； 图11 页面设置 ? “页边距”标签页用于设置页面上的打印区域（文档编辑区）之外的空白 空间（相当于设置版心尺寸）、装订线、装订位置、页面方向、页码范围 等； ? “纸张”用于选择和更改所用纸张的规格和尺寸； ? “版式”用于设置节的起始位置、奇偶页的页眉和页脚是否不同及页眉和 页脚距离纸张边界的尺寸等； ? “文档网格”用于设置文字排列的方向和栏数、有无网格、每行的跨度和 字符个数等。 5. (1) 在Word中，如果希望从文档的某一特定位置开始，强制将后面的内容移到 10 下一页，可在该位置插入一个“人工（硬）”分页符。在普通视图下，将显示一 条横虚线。 操作步骤如下： ? 将插入点定位到要分页的位置； ? 执行“插入”?“分隔符”，显示如图12所示； 图12 分隔符 ? 选择“分页符”后，单击“确定”按钮即可。 注：Ctrl+Enter也可以在当前光标处插入一个分隔符。 可用Del将分页符删除。 (2) 在Word中，要对一组内容进行特殊格式设置，可将其定义成小节。如果不 定义，从前到后，只有一个小节。 例1：分栏就是一个小节的例子。 例2：设置打开格式，将一个页面横向，其它页面纵向。 6. 通常情况下，文件安全性处理包括两方面的内容：一是授权，二是签名。由 于签名的安全性处理过程相对复杂，这里只介绍授权的文件安全性处理过程。 操作步骤： (1)单击“工具”?“选项”菜单项，选择“安全性”选项卡，将显示如图13 所示的对话框； 11 图13 选项对话框-安全性 (2)在“打开文件时的密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮，将显示如 图14所示的确定提示框。 图14 确认密码提示框 (3)输入确认密码，单击“确定”按钮即可。 7. 文档内容在编辑时的显示方式称为显示模式。不同的显示模式用于不同的编 辑要求。Word2003提供了如下5种显示模式： 是Word的默认视图，通常用在文档输入、编辑中设置文本格式等操作。它 不能完全显示页面的排版布局。如：页眉、页脚、脚注、页号以及页边距等。 是Word2003启动后的默认视图，具有所见即所得的效果，能完整地显示排版效 12 果。 给出文档在浏览器窗口的外观。 能将文档的标题和正文分级显示，可按用户要求显示文档内容。 主要用来组织和管理长文档，能将多个子文档组合成一个长文档，并对各个子文 档进行统一组织和管理。可在大纲视图中查看。 1. (1) 操作步骤如下： ? 将光标置于插入点； ? 单击“插入”?“图片”?“剪贴图”菜单项，右侧将显示如图15所示 的任务窗格； 13 图15 任务窗格 ? 在“搜索文字”框内输入关键词，从“搜索范围”下拉列表中选择范围， 从“结果类型”下拉列表中选择类型，单击“搜索”按钮，下方将列出 相关的剪贴画； ? 单击所需的剪贴画，则相应的内容插入到插入点。 (2) 一般情况下，在页面中添加的图片或剪贴画均在一个“框”对象中，这个框 的作用就是帮助剪贴内容和编辑排版。 “框”对象在屏幕中的基本显示状态为：图框四周显示黑色边框线，且边框 线周围显示八个尺寸控制点（拉框按钮），如图16所示。 14 图16 框对象 根据图形排版的两类要求（参与图文混排及尾随文本），Word在框的定位标志上，通过以下两种形态加以区别： , （实心尺寸控制点）：表示此框为文本格式，可以使图形尾随段落文字 进行排版，此状态为插入剪贴图时的默认状态。 , （空心尺寸控制点）：可使文字内容环绕图片。 设置图片环绕方式操作步骤如下： ? 右击图片，从弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”菜单项，系统将 打开“设置图片格式”对话框，单击“版式”选项卡，显示如图17所 示的对话框； 图17 设置图片格式-版式对话框 ? 从中选择环绕方式，单击“确定”按钮即可。 15 (3) a) 操作步骤如下： 选定图片，用鼠标拖动“旋转控制点”（嵌入型不能旋转）即可旋转。 b) 操作步骤如下： ? 打开“绘图”工具栏，选中要翻转的图片； ? 单击工具栏上的“绘图”?“旋转或翻转”?“水平翻转”菜单项，可 将图片翻转。 c) 改变图框的尺寸有两种方法，一是通过剪裁方式处理，二是按比例缩放图片 的大小。 裁剪图片可以通过“图片”工具栏或“设置图片格式”对话框进行处理。 操作步骤如下： ? 选中图片，系统将显示如图18所示的工具栏，如不显示，可右击工具栏 从弹出的快捷菜单中选中“图片”菜单项； 图18 图片工具栏 ? 选中图片工具栏上的“”（裁剪）按钮，再对图片进行裁剪即可。 通过图框上的尺寸控制点或使用“设置图片格式”对话框可进行处理。 d) 操作步骤如下： ? 右击图片，系统将自动打开“图片”工具栏； ? 单击图片工具栏上的颜色按钮，并从中选择“冲蚀”项即可将图片修饰为 水印效果。 单击图片工具栏上的“增加对比度”按钮或“减少对比度”按钮，可调整对 16 比度。 单击图片工具栏上的“增加亮度”按钮或“减少亮度”按钮，可调整亮度。 2. 艺术字提供了将文字变形、旋转、加阴影和边框等功能，可以形成具有特殊视觉效果的 文本。艺术字常用于标题或栏目名称。由于艺术字是图形对象，可使用“绘图”工具栏上的 按钮来改变其效果。 (1) ： ? 单击“绘图”工具栏中的“”或选择“插入”?“图片”?“艺术字”系统显示 如图19所示； 图19 艺术字库对话框 ? 从中选择要插入艺术字样式后单击确定，显示如图20所示； 17 图20 艺术字编辑框 ? 在编辑框中输入艺术字名称，选择字体、字号等后单击“确定”按钮，将显示插入 的艺术字。 (2) a) 由于艺术字属于图形对象，具有图形框的基本特征，所以其编辑方法与图形框相同。 b) ? 选定艺术字，系统将打开如图21所示的艺术字工具栏； 图21 艺术字工具栏 ? 单击“艺术字对齐方式”工具栏按钮，可设置艺术字的对齐方式。 c) ? 选中艺术字，单击“艺术字”工具栏上的“设置艺术字格式”按钮，从弹出的“设 置艺术字格式”对话框中选择“颜色与线条”选项卡，显示如图22 所示； 18 图22 设置艺术字-颜色与线条 ? 从中选择颜色及线条，最后单击“确定”按钮即可。 d) ? 选定艺术字，单击艺术字工具栏上的“艺术字形状“按钮，显示如图23所示对话 框； 图23 改变艺术字形状 ? 从中选择一个艺术字的形状即可。 e) ? 选中艺术字，单击“绘图”工具栏上的“”（三维效果样式）按钮，将显示如图 24所示； 19 图24 三维效果 ? 选择一种效果即可。 f) 如图4-7所示的艺术字工具栏，其中有如下选项： , ：单击该按钮可以插入新的艺术字； , ：单击该按钮进入“编辑”艺术字对话框，可以重新输入、修改或编辑文 字； , ：单击该按钮将弹出艺术字库对话框，可以重新为艺术字选择不同 的样式； , ()：单击该按钮，将弹出“设置艺术字格式”对话框，可在该 对话框中对艺术字的颜色、线条、大小、位置以及环绕方式等进行设置； , ：单击该按钮，会弹出一个艺术字形状列表供用户选择更改艺术 字的形状； , ：单击该按钮，将弹出一个文字环绕方式列表，供用户选择文字相 对与艺术字的环绕方式。 3. 如同绘图前必须首先准备一张画纸一样，画布在屏幕上提供了一个灵活的绘 图空间。在此空间内可以将相关的一组对象，如文本框、图片及绘制的图形等合 成为一个独立的编辑对象，并可参与排版。 画布是Word 2003所特有的功能，其定位标志与以往的“框”对象是有区别 的。 当在页面上插入“文本框”时，画布将自动出现在新增页面的起始位置，且 在屏幕中显示斜线框，框中显示可用于绘图的十字光标，并显示提示文字“在此 处创建图形”，如图25所示，同时显示一个与画布编辑相关的“绘图画布”工具 栏。 20 图25 绘图画布 画布是一个绘图工具，但并不是“文本框”，所以画布本身不能直接输入文 字内容，也不能建立表格。如果希望在画布中添加文字或表格等内容，应该在画 布中先添加“文本框”，然后在“文本框”中输入相应内容。 4. 利用文本框可以实现任意对象（如文字、图片表格等）的随意定位、移动或缩放。 (1) ? 单击“插入”?“文本框”?“横排”“竖排”菜单项或单击绘图工具栏上的“/”， 页面中将显示一个画布，鼠标将变成一个十字形； ? 在画布中拖动鼠标形成一个矩形文本框，在文本框内输入相应的内容即可。 (2) 单击文本框，移动鼠标到框线上任意尺寸控制点并拖动鼠标即可。 (3) ? 单击文本框，单击“绘图”工具栏上的“”（填充颜色）按钮右侧的向下箭头， 打开调色板，从中选择相应的颜色； ? 右击文本框，从弹出的快捷菜单中选择“设置文本格式”菜单项，从中选择“颜色 与线条”选项卡，如图26所示； 21 图26 设置文本格式-颜色与线条 ? 可从中选择填充色、线条等，最后单击“确定”按钮即可。 (4) 在Word2000中，可以利用文本框的链接功能，使一段连续的文字在第一个文本框装不 下时，将其余的文字移至与之相链接的另一个文本框。当某个文本框内容改变时，其后的文 本框内容相应发生变化。链接的文本框可以不相邻，也可以相邻。 ： ? 选择对象； ? 创建第一个文本框； ? 创建第二个文本框； ? 用鼠标右击第一个文本框，从弹出的快捷菜单中选择“创建文本框链接”命令，鼠 标指针变成一个直立的杯子； ? 将鼠标指针移到要建立链接的文本框中，单击要链接的文本框，则两个文本框之间 便建立了链接关系。 5. 22 1. (1) ? 将光标定位于要插入表格的位置； ? 单击“表格”?“插入”?“表格”菜单项，将显示如图27所示的对话 框； 图27 插入表格 ? 输入行、列数，如果需要选择其它选项，单击“确定”按钮即可。 (2) ? 将光标定位于要插入表格的位置； ? 单击“工具”栏上的“”图标，将显示如图27所示； 图27 插入表格 ? 用鼠标拖动选择合适的行、列数并释放鼠标即可。 23 2. (1) 表格的拆分是指将一行、列、单元格分成多个单元格。 选定单元格，单击“表格”?“拆分单元格”菜单项，将打开如图28所示的对话框，从中进行选择即可。 图28 拆分单元格 (2) 单元格的合并是指将多个相邻的单元格合并成一个单元格。 选择要合并的单元格，单击“表格”?“合并单元格”菜单项即可。 (3) ? 选择要添加斜线的单元格，单击“表格”?“绘制斜线表头”菜单项， 将打开如图29所示的对话框； 图29 插入斜线对话框 ? 从“表头样式”下拉列表框中选择样式，再输入行标题及列标题等，单 24 击“确定”按钮即可。 (4) Word2003事先提供了一组预先定义好的表格格式供用户选择，套用这些格 式可简化表格。 操作步骤如下： ? 选择表格或将光标移动表格内； ? 单击“表格”?“表格自动套用格式”菜单项，系统将显示如图30所示 的对话框； 图30 表格自动套用格式 ? 从中选择“表格样式”，根据需要选择“特殊格式应用于”复选框，最后 单“应用”按钮即可。 3. ? 单击表格中的任意位置，单击“表格”?“转换”?“表格转换成文本” 菜单项，将显示如图31所示的对话框； 25 图31 表格转换成文本对话框 ? 选择相应的分隔符，单击“确定”按钮即可。 4. 1. Word将一组排版命令（如字体、字号、段落缩进、段间距和对齐方式等）用一个样式 名来定义，如果将该样式用到文本中，文本将按该样式的格式进行设置。 样式分为： ：只包含字符格式，它只对选定的字符起作用。 ：除了包含字符格式外，还包含段落格式，可以对当前光标所在的段落或选定 的文本所在段落起作用。 2. , 简化格式设计 , 便于格式统一 , 便于生成目录 26 3. (1) 操作步骤如下： ? 单击要应用样式段落中的任意位置，如果要设置字符样式，应先选中字 符； ? 单击“样式”下拉列表，从中选择所需样式即可。 (2) 操作步骤如下： ? 单击要应用样式段落中的任意位置，如果要设置字符样式，应先选中字 符； ? 单击“格式”?“样式和格式”菜单项或“”按钮，将在窗口右侧显 示如图32所示的“样式和格式”任务窗格； 27 图32 样式和格式窗格 ? 从中选取所需样式即可。 1. 模板是一种用于建立文档的框架，它包含了特定的页面和样式组。利用模板 可以快速生成所需类型文档的大致框架，以保持文档风格的统一和规范。每一个 文档都是在模板的基础上建立的。Word提供了很多内置的模板，前面提到的空 文档模板就是一种内置的模板，它也是系统默认的设置。用户还可以通过创建新 的模板或修改内置的模板以适应自己的需求。 2. (1) 操作步骤如下： ? 单击“文件”?“新建”菜单项，将显示“新建文档”任务窗格； ? 选择“本机上的模板”项，将打开如图6-3所示的模板对话框； ? 选择“文档”按钮，并从中选择所需模板，单击“确定”按钮即可。 (2) 操作步骤如下： ? 单击“文件”?“新建”菜单项，将显示“新建文档”任务窗格； ? 选择“本机上的模板”项，将打开模板对话框； ? 单击“文档”按钮，选择“备忘录”选项卡，从中选择备忘录向导，单 击“确定”按钮，显示如图33所示的对话框； 28 图33 备忘录对话框 ? 单击“下一步”按钮，将显示如图34所示的对话框； 图34 备忘录向导-选择式样 ? 选择一种样式，如“专业型”后单击“下一步”按钮，显示如图35所示； 29 图35 备忘录向导-选择主题 ? 为备忘录输入一个向导后，单击“下一步”按钮，显示如图36所示的对 话框； 图36 备忘录向导-标题域 ? 选择并输入相应的内容后，单击“下一步”按钮，显示如图37所示的对 话框； 30 图37 备忘向导-收件人 ? 输入收件人和抄送后，单击“下一步”按钮，显示如图38所示； 图38 备忘录向导-结尾 ? 输入结尾内容后，单击“下一步”按钮，显示如图39所示； 31 图39 备忘录向导-页眉/页脚 ? 输入页眉/页脚内容后，单击“下一步”按钮，显示如图40所示的对话 框； 图40 备忘录向导-完成 ? 单击“完成”按钮即可。 32 3. (1) 操作步骤如下： ? 打开要保存为模板的文档； ? 清除其中无用的内容，保留有用的格式； ? 单击“文件”?“另存为”菜单项，系统将打开如图41所示的对话框； 图41 另存为对话框 ? 在“保存位置”下拉列表框中选择存放位置，在“保存类型”下拉列表 框中选择“文档模板”，在“文件名”框中输入文件名，单击“保存” 按钮即可。 4. 操作步骤如下： ? 在Word窗口中打开“任务窗格”，从中单击“Office 网上工具”，将显 示如图42所示的窗口； 33 图42 选择模板库 ? 单击左侧的“模板”项，从中进行选择即可。 34