秘书基础知识教程 第一章 文书基础

秘书基础知识教程 第一章 文书基础 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 文书基础 目录: 第一节:应用文书的概念与制发程序 一、应用文书的含义与分类 二、通用公文的制发程序 三、事务文书、商务文书的制发程序 第二节:应用文书的格式 通用公文的格式 一、 二、事务文书、商务文书的格式 第三节:应用文书的要素 一、材料 二、主题 三、结构 四、语言 第四节:应用文书的表达方式 一、叙述 二、议论 三、说明 1 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 第一节 应用文书的概念与制发程序 一、 应用文书的含义与分类 1、应用文书:是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。 2、应用文书的分类:行政公文、事务文书、商务文书 公文类别 定义 包含种类 行政公文 是指行政机关在行政管理命令(令)、决定、公告、通告、 过程中形成的具有法定效力和通知、通报、议案、报告、请示、 规范体式的文书，是依法行政批复、意见、函、会议纪要 和进行公务活动的重要工具。 (共13种) 事务文书 是指机关、单位、团体和个 传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺 人为处理日常事务所使用的文信(贺电)、感谢信、启事、简报、会 书。 议记录、、总结、述职报告、讲话 稿等 商务文书 是指机关、单位、团体为处意向书、订货单、商品说明书、市场 理商务业务所使用的文书。 调查报告、招标书、投标书、、可 行性研究报告等。 二、通用公文的制发程序(发文办理) 草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序 (一)草拟 草拟公文的主要要求是 (1)符合国家的法律、法规及其他有关规定; (2)情况确实、观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短; (3)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义; (4)结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(二)”，第三层为“1”，第四层“(1)”; (5)应当使用国家法定计量单位; (6)文内使用简称，应当先用全称，并注明简称; (7)文内中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、 2 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 (二)审核 (审查核定) 审核的重点是:行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。 (三)签发 (予以审定、签字、准予印发) (四)复核 (再一次对公文制发的工作环节进行审查核对) 复核的重点是:审核、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。复核是发文过程的最后一道把关环节。 (五)完成以上工作后，公文就可以进行缮印、用印、登记、分发了。 三、事务文书、商务文书的制发程序 都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。私事文书不具制发程序。 第二节 应用文书的格式 一、通用公文的格式 我国目前学习、运用公文格式的唯一是:国家质量技术监督局于1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》(国家标GB/T9704-1999)。 (一)通用公文用纸和印装规格 1、采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm。 2、公文页边与版心尺寸: ( 上白边)37mm?1mm (左白边)28mm?1mm (版心)156mm×225mm (右白边)26mm?1mm (不含页码) ( 下白边)35mm?1mm 3、公文符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 4、公文左侧骑马订或平订，不掉页，后背平整、不空。 (二)通用公文中各要素标识规则:格式要素可分为眉首、主体、版记3部分 如下表: 3 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 包含要素 定义 样式 字体 书写位置 公文 是将同一文稿印制于若干阿拉伯数码 如印制100份 顶格标识在版心左上角第1行 份数序号 份时每份公文的顺序编号 第一份:0001;第100份:0100 秘密等级和是指划分公文保密的级别， 两字之间空一字，机 密 3号 顶格标识在版心右上角第1行 保密期限 ?分为:绝密、机密、秘密 如要保密期限: 机密?一年 黑体 紧急程度 是指对文件送达和承办的时两字之间空一字，急 件 3号 ?顶格标识在版心右上角第1行 限要求。?分为:特急和急 黑体 ?要求同时标秘密等级的: 件两种;有的文件要求限时顶格标识在版心右上角第2行(秘密等级之 送到，则在文件封套上标注:下) 限×月×日×时前送达。 发文机关 由发文机关全称或规范化(高×宽)应小于22mm×15mm 红色平行文、上边缘至版心上边缘为25mm 标识 简称后面加“文件”组成。 联合行文时，主办机关名称放在小标下行文 眉 ?对一些特定的公文可只前面，“文件”2字置于发文机关宋体上行文 上边缘至版心上边缘为80mm 首 标识发文机关全称或规范名称右侧，上下居中排布;必须字 化简称。 保证公文首页显示正文。 发文字号 由发文机关代字、年份和序如:国办发[2006]5号 3号 平行文、发文机关标识下空2行， 号组成 仿宋 下行文 居中排布 ?联合行文时，只标识文件上行文 发文机关标识下空2行， 主办机关的发文字号 居左空1字 签发人 指最后审定公文文稿签字签发人:张三 3号仿上行文 平行排列于发文字号右侧， 印发的机关领导人。 李四 宋:3居右空1字 发文字号与红色反线相距4mm 号楷联合 主办机关的签发人置于第1行，最后 体 上行文 一个签发人与左侧的发文字号处于 同一行 红色反线 在发文字号之下的4mm处，其长度与版心等宽，即156mm 4 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 包含要素 定义 样式 字体 书写位置 标题中除法规、规章名称加2号小标宋体字 红色反线下空2行，可分为一行或多行居中 书名号以外，一般不使用标公文标题 排布 点符号。 是指公文的主要受理机关，3号仿宋体:(注:同类机关、单位之间在标题下空1行，左侧顶格，回行时仍然顶主送机关 应当使用全称或者规范简用顿号，不同类别机关、单位之间用逗号，格(联合行文时，主送机关名称按党、政、 称、统称 末端标全角冒号) 军、群的性质顺序排列) 3号仿宋体字 位于主送机关下1行 正文 3号小标宋体字或黑体(文中小标题) 每自然段左空2字，回行顶格 数字和年份数目字不能回行 是指附属于公文正件的有3号仿宋体字标识附件 正文下空1行，左空2字 关文件或材料。 附件不能与公文一起装订时，应在附件左 附件 上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在 其后标识“附件)或者“附件”及序号。 主 体 二?一?年十一月五日 成文日期 印章和正文之间不添加任 上距正文2mm~4mm 印章 何内容 成文日期应掌握的原则:?机关领导人或秘书长、办公厅(室)主任签发的，以签发日期为准;?联合行文时，以最后一个机关签字日期为准;?须经会议讨论通过的，以通过日期为准;?须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。 成文日期书写与印章的排布:?单一机关制发公文不署发文机关，成文日期右空4字;印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上;若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。?两个机关联合行文时，不署发文机关名称，将成文日期交接班开，左右各空7字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期，并采用两种加盖印章方式，两章之间不相交或相切，相距不超过3mm。?3个以上机关联合行文时，应将各发文机关名称(可用简称)，排在发文日期和正文之间，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超过版心;最后如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。 就是附带说明，是用来注明(3号仿宋体字) 居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行 附注 文件的阅读、传达范围和行 文有关的事项。 5 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 包含要素 定义 样式 字体 书写位置 是指经过规范处理的用来居左顶格标识 主题词:农业 水土保持 通知 标引公文主题内容的词或 3号黑体字:3号小标宋体字 词组。标引顺序是先标类别说明:?一份文件的主题词标引，除类别词 词，再标类属词，在标类属外，最多不超过5个。?主题词的标引，应主题词 词时，先标反映公文主题内坚持“谁办文，谁标引”的原则。 容的词，最后标反映文种的 词 是指抄送给除主送机关之抄送:××××～×××～×位于主题词下1行，左空1字 版 抄送机关 外还需要执行或知晓公文×××。 记 内容的其他机关。 3号仿宋体字:3号仿宋体字 一般是指发文机关的办公×××× 2010年11月5日 印发机关和印发日期同占一行: 印发机关 厅(室) 印发机关左空1字 3号仿宋体字 阿拉伯数字 印发日期右空1字 是指公文的付印日期 印发日期 版记中的 在版记各要素(即主题词、抄送、印发机关和印发日期)之下，均加一条黑色间隔横线，即反线，其宽度同版心。 反线 (三)通用公文的特定格式 1、信函格式:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，用小标宋体字，字号大小不超过22mm×15mm;发文机关名称后不加“文件”二字。发文机关全称下4mm处为一条横线(称武文线)，线长170mm。距下页边20mm处为一条横线(称文武线)，线长亦为170mm 。发文机关名称及双线均印红色。两线之间其他格式要素的标识方法同于前述公文。 2、会议纪要式格式:会议纪要眉首部分由“××××会议纪要”～用红色小标宋体字。不加盖公章，但注明成文日期。 三、事务文书、商务文书的格式:与通用公文相比，事务文书与商务文书有表格式、文章式、书信式、条款式等多种形式，灵活、多样性。 6 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 第三节 应用文书的要素 应用文书的四要素:材料、主题、结构、语言 四要素之间的关系:材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。 一、材料 材料的四个环节:占有、鉴别、选择和使用。 (一)材料的占有 、材料占有途径:?亲身经历所获;?调查阅读所获。 1 2、占有材料的要求:时间不分古今;地域不分中外;性质不分正反;类别不分点面。 (二)材料的鉴别 是对材料进行、比较的研究过程。 (三)材料的选择 选择材料的4项原则:?围绕主题选择材料 ?选择典型材料 ?选择真实准确的材料 ?选择生动新颖的材料 (四)材料的使用 1、恰当安排材料的先后顺序:或依据时间的先后;或根据材料的重要程度;或照顾事件之间内部的逻辑联系;或依从说理的顺序;或考虑作者行文的方便等。总之是宜于读者的思维习惯所接爱。 2、确定材料的详略程度:?根据主题的需要确定材料的详略;?根据文体的特点确定材料的详略。 二、主题 (一)主题即作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想 (二)确立主题的依据 确立主题，也被称为“立意”，应依据以下两点: 1、以写作目的为立意依据;2、以材料本身的意义为立意依据。 (三)对主题的要求:正确、深刻、新颖、集中 三、结构 (一)结构的内容:标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。 1、标题 种类:公文式标题、一般文章式标题(单标题、双标题) 2、开头 常用方式有: 7 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) ?概述式:报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等。 ?目的式:通告、通知、计划、招标书、投标书等。 ?开门见山式:决定、意向书，有些招标书、投标书也采用此种。 ?引述来文式:函、批复等回复性公文。 3、层次 常用方式有 ?总分(总)式:论文、调查报告、报告、总结、会议纪要等 ?并列式:合同、意向书、招标书、投标书等。 ?递进式: ?因果式:请示 ?时序式:市场调查报告、总结、会议纪要、报告等。 ?三段式(3层次结构形式，即发文缘由、事项与尾语): 通知、通报、报告、请示、计划、总结、述职报告等。 4、段落 常用方式有: ?提行式:指以另起行表示内容转换的方式，如会议纪要常以“会议认为”、“会议指出”、 “会议强调”作为不同段落的区分。 ?条款式:报告、通告、公告、调查报告、总结、合同、可行性研究报告等。 ?篇段合一式:批复、转发、印发通知等。 5、过渡 常用方式有: ?过渡词:因此、总之、由此可见、综上所述、既然、那么、尽管、但是、相反地等。 ?过渡句:现将具体要求通知如下;现就有关问题请示如下等。 ?过渡段:以一个独立的自然段来承转过渡。 6、照应 常用方式有: ?首尾照应:总结、述职报告、市场调查报告等。 ?文题照应:分为文章内容或文章主题或文章开头或文章结尾与标题照应等。 ?行文前后照应: 7、结尾 常用方式有: ?强调式 ?期求式 ?希望式 ?说明式 ?秃尾 (二)对结构的要求:严谨、自然、完整、统一 四、语言 是文章的表现工具 (一)运用语言的标准:准确、简洁、平实 8 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) (二)应用文书专用语言 序号 类型 常用语言 1 开头用语 为、为了;根据、按照、遵照、依照;鉴于、关于、由于;目前、当 前;兹(指现在)、兹有、兹将、兹介绍、兹派、兹聘 2 承启用语 根据„„决定，根据„„特通知如下，依据„„公告如下， 为了„„现决定，为„„通报如下，现就„„问题请示如下; 现将„„(情况)报告如下，现就„„问题提出如下意见， 经„„批准(同意)将有关事项通知如下; 拟采取如下措施;经„„研究，答复如下。 3 引述用语 悉(知道)，收悉，电悉，文悉，敬悉，欣悉。 4 批转用语 批示，阅批，审批，批转，转发，印发。 5 称谓用语 我(部)，贵(局)，你(省)，本(部门)，该(处)。 6 经办用语 经，业经，兹经，未经;拟，拟办，拟定;施行，暂行，试行， 可行，执行，参照执行，贯彻执行，研究执行;审定，审议， 审发，审批;会议听取了，会议讨论了，会议认为，会议指出， 会议强调指出，会议通过了，会议决定，会议希望，会议号召， 会议要求，会议恳切呼吁。 7 表态用语 不同意，原则同意，同意;不可，可办，照办;批准，原则批准。 8 结尾用语 (1)用于请示，如:当否，请批示;如无不妥，请批转各地执行; 妥否，请批复。 (2)用于函，如:请研究函复，盼复;请予复函;不知尊意如何， 盼函告;望协助办理，并尽快见复。 (3)用于报告，如:请指正，请审阅。 (4)用于批复、复函，如:此复，特此专复;特函复。 (5)用于知照性公文，如:特此公告(通告、通知、通报)。 9 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 第四节 应用文书的表达方式 应用文书以实用为目的，以陈述情况、阐述观点或说明问题，表达方式主要有:叙述、说明、议论等。 概念 要素 类型方式 叙述 叙述是把人物的经历、行为或时间、地点、人物、叙述的人称: 叙述的方式: 事物发展变化的过程表述出来的事件、原因、结果 ?第一人称用于:报告、请示、函、?顺序，主要用于:市场调查报告、 方式 计划、总结、、感谢信、述职总结、报告等; 报告等。 ?倒叙，形式有倒在结局上，其二， ?第二人称用于:通报、会议纪要、倒在某个片断上。 会议记录、合同等。 议论 议论是作者通过事实材料和论点、论据、论证 议论的类型: 论证的方法: 逻辑推理，来阐明自己的观点，?立论(证明):应用于可行性研究报 例证法、分析法、引证法、 表明赞成什么或反对什么的表达告、市场调查报告、通报、请示等; 对比法、因果法 方式。 ?反驳(驳论):，常从反驳论据、反 驳论证、反驳论点3种角度进行反驳。 说明 说明是对事物的形状、性质、 说明的方法: 特征、成因、功能，或对人物的定议和表述; 经历、特征、状况等进行客观解分类和比较; 释、介绍的表达方式 数字和图表 10 rainbow 秘书基础知识 国家职业资格培训教程 课本精华(文书基础) 11 rainbow