Word中的电子表格

Word中的电子表格——学会使用Word中的 Word中的电子表格——学会使用Word中的计算公式 Word中的电子表格——学会使用Word中的计算公式 　　发表时间：2005年9月21日21:58来源：龙胜县民族中学余匡胤 现在很多老师已经能熟练的使用Excel中的一些常用计算、排序等公式，于是在用Word写论文、质量分析时，遇到表格需要计算，就把整个表格Copy到Excel当中求和排序，然后再Copy回来。这样做不仅麻烦，而且浪费时间。有没有更方便的方法呢？答案是肯定的。就我在使用Word时这方面的一些经验和广大老师朋友们交流。 其实Word中的计算机公式也不比Excel差多少，下面给老师们介绍两个我们常用的公式，抛砖引玉。 一、求和公式 打开Word文件，把光标移动到要计算结果的表格中，选择主菜单中的“表格－公式”。 会出现一个对话框（如下图）： 在“粘贴函数”的下拉菜单中找到SUM选项，“公式”选项中就会出现“＝SUM(LEFT)”，点击确定就OK了。如果把括号中的LEFT改为ABOVE，将会是从上到下求和。然后把各个单元格按照以上的方法求和就可以了。 如果改动了原始数据，在改变数据以后，直接选择求和的那个选项，按F9键，计算结果会自动刷新。遗憾的是，在Word里没有类似Excel中的自动填充功能。不过我们可以通过“录制宏”的功能进行弥补，在这里就不在叙述了。 二、排序功能 我们可以把上面的表格按自己的需要排序 选中我们要排序的几个人，连标题一起选中。 选择主菜单中“表格－排序”。 会弹出如下的对话框： 我们可以在下拉菜单中把“主要关键字”改为“总分”，“类型”改为“数字”，按“降序”排列，点击“确定”，这样，就可以把表格中的选项按总分从高到的排列了。 在word表格中平均成绩，最高分，最低分的计算公式 word菜单栏中/表格/公式 =AVERAGE(LEFT) 将左边求平均    =AVERAGE(ABOVE) 将上边数求平均 =MAX( )    最高分(大) =MIN( )    最小 设置Word表格公式自动重新计算的方法 在编辑Word表格时，有时或许需要进行一些简单的计算。这项工作，你可以使用“表格”菜单中的“公式”命令(Word2003)或者“表格工具”的“布局”选项卡“数据”组中的“公式”(Word2007)来完成。 　　随时手动更新域　　 　　与Excel能够在更改了单元格数据后自动重新计算结果不同，在更改了Word表格中的数据后，相关单元格中的数据并不会自动计算并更新。这是因为Word中的“公式”是以域的形式存在于文档之中的，而Word并不会自动更新域。　　 　　要更新域，需要选中域，然后用右键单击选中的域，从弹出的快捷菜单中，单击“更新域”。或者，也可以选中域后，按下F9键更新域结果。而且，我们可以选中整篇Word的简历表格后，按下F9键一次性地更新所有的域。　　 　　打印前自动更新域　　 　　有时，因为忘记了更新域结果，所以你将计算有误的Word表格打印出来呈送给了上司，后果很严重吧?避免这种严重后果的发生，你只要进行简单设置，即可以让Word表格公式也能自动重新计算并更新域结果。以下我们分别说一说Word 2003和Word 2007的具体设置过程。　　 　　1.Word 2003设置过程 　　①在“工具”菜单中，单击“选项”命令。　　 　　②单击“打印”选项卡，然后在“打印选项”标题下，选中“更新域”复选框。 　　③单击“确定”按钮。　　　 　　2.Word 2007设置过程　　 　　①单击“Microsoft Office按钮”，然后单击“Word选项”。　　 　　②单击“显示”，然后选中“打印前更新域”复选框。　　 　　③单击“确定”按钮。　 　　经过以上设置，在打印文档前，Word将会自动更新文档中所有的域，从而保证打印出最新的正确计算结果。 快速处理Word表格的实用技巧 1 文字巧妙转换成表格 　　通常大家制作表格时，都是采用表格和边框工具来绘制表格，或者利用“表格→插入→表格”命令来定制表格，请问如已输入了文字，则有没有办法让文字快速产生表格呢？ 　　答：有，可以用Word提供的表格与文字之间的相互转换功能完成。具体方法是这样： 按照自己的先将表格中的各项内容输入Word文件中，在这需注意的是，一定要利用一种特别的分隔符隔开准备产生表格列线的文字内容，该分隔符可以是逗号、制表符、空格或其他字符。 　　（2）选中需产生表格的文字内容，在菜单栏单击“表格→转换→文本转换成表格”命令，在弹出的对话框中的“文字分隔符位置”选项中选逗号（一定要和输入表格内容时的分隔符一致），同时按所要的表格形式对其他选项做适当的调整。 　　2 用“+”、“-”号巧制表格 　　资产负债表格制作一般的Word用户都会，但如果只利用键盘上的“+”号和“-”号来快速完成表格制作，可能很多朋友都不会，它的具体操作方法又是如何进行？ 　　答：利用键盘上的“+”与“-”号制作表格，有时会给我们带来更高的效率。在制作前首先得明白“+”号表示下面将产生一列线条，而“-”号起到连线的作用，其具体制作方法是：首先在要插入表格的地方输入“+”号，用来制作表格顶端线条，然后再输入“-”号，用来制作横线（也可以连续输入多个“-”号，“-”号越多表格越宽），接着再输入一些“+”号（“+”号越多，列越多）。完成后再按回车键，便可马上得到一个表格。 　　小提示：用此方法制作出的表格只有一行，若需制作出多行的表格，则可将光标移到表格内最后一个回车符号前，按“Tab”键或回车键（Enter），即可在表格后插入行。 　　3 轻松微调行列宽度 　　个人简历表格下载之后，有时需要对行列宽度进行一些微调，请问除了进行表格属性外，有没有其他更方便的方法呢？ 　　答：在进行Word表格编辑时，如果要知道行或列的宽度，只需在按住鼠标左键调行的同时按下右键，标尺上（调整行时会在垂直标尺上显示，而在调整列时会在水平标尺上显示）就会显示出行或列的尺度。提醒大家此时表格标尺的精确度为0.01字符。 　　4 表格行列宽度调整技巧 　　表格在制作完成后常需进行一些调整，而在调整中有没有技巧呢？ 　　答：技巧当然有，下面就给大家介绍一下如何对表格行列宽度进行调整的技巧。 　　首先选中要调整的行或列，并在选择区域上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“表格属性”选项，然后再根据实际情况选择“行”或“列”选项卡（若要调整行高度则选择“行”选项卡，要调整列宽度则选择“列”选项卡），再选择“指定高度”复选框，然后在其后输入具体数值，完成后单击“确定”按钮便可设置完成。当然若不需达到如此精确度，也可利用鼠标拖动表格线的方式进行调整，在调整的过程中，如不想影响其他列宽度的变化，可在拖动时按住键盘上的“Shift”键；而若不想影响整个表格的宽度，可在拖动时按住“Ctrl”键。 要在word表格的最后增加一列怎么操作？ 把鼠标放在最后，表格——插入——列（在右侧） （1）​ word中按表格中的公式进行计算 在平常应用中，经常要对表格的数据进行计算，如求和、平均等。 Word 2000 带了一些基本的计算功能。这些功能是通过【域】处理功能实现的，我们只需利用它即可方便地对表 格中的数据进行各种运算。      Word 的表格计算功能在表格项的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel 基本一致，任何一个用过Excel 的用户都可以很方便地利用“域”功能在 Word 中进行必要的表格运算。     下面通过一个成绩统计的例子学习Word 的表格计算功能。 4.4.1 表格中单元格的引用     表格中的单元格可用诸如 A1、A2、B1、B2 之类的形式进行引用，表格的列用英文字母表示，表格的行用数字表示，如图4-28 所示。 图4-28 表格引用     在公式中引用单元格时，用逗号分隔，而选定区域的首尾单元之间用冒号分隔。有两种方法可表示一整行或一整列。如果用1:1 表示一行，当表格中添加一列后，计算将包括表格中所有的行；如果用 a1:c1 表示一行，当表格中添加一列后，计算内容只包括a、b、c 行。     可以用书签定义表格，来引用表格外或其他表格中的单元格。例如，域{=average（Table2 b:b）}是对由书签标记为 Table 2 的表格中的 B 列求平均值。      Word 与Excel 不同，不能使用相对引用，Word 中的单元格引用始终是完全引用并且不带美元符号。 4.4.2 对一行或一列求和     如果想对一行或一列求和，可以使用【表格和边框】工具栏上的【自动求和】 按钮，按照下述步骤进行：     （1）单击要放置计算结果的单元格。     （2）单击【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，Word 就会自己判断进行求和，如图4-29 所示。     在上述计算中，Word 2000 将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，则它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一行的左端，则它对该单元格右侧的数据进行求和。 4.4.3 在表格中进行其他计算     除了可以对行和列进行数字求和计算外，Word 2000 还可以进行其他一些较复杂的计算，如求平均值，四则运算等。比如要对上面表格中的每个科目求平均分，方法如下：     （1）选定要放置计算结果的单元格，先选定B5。      （2）选择【表格】菜单的【公式】命令，将出现【公式】对话框，如图4-30 所示。     （3）在【公式】文本框内可能会显示Word 2000 建议使用的公式。如果所选单元格位于数字列底部，Word 2000 会建议使用“=SUM （ABOVE）”公式，对该单元格上面的各单元格求和；如果所选单元格位于数字行右边，Word 2000 会建议使用“=SUM（LEFT）”公式，对该单元格左边的各单元格求和；如果不想用Word 2000 建议的公式，则从【公式】文本框中将其删除。     （4）可以在【公式】文本框中输入公式，本例子输入“=AVERAGE （B2：B4）”，求单元格B2:B4 的平均值。再单击【粘贴函数】下拉框，从中选择所需要的函数。Word 为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel 的计算函数基本一致，用户可根据需要从中加以选择。此时【公式】文本框中将显示出该函数名，用户应在单括号内指定公式计算引用的单元格。     （5）从【数字格式】下拉框中选择或输入合适的数字格式，本例子选择【0.00】。【数字格式】下拉框主要用于定义Word 自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如我们在上面所选择的【0.00】即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。     （6）单击【确定】按钮，关闭【公式】对话框。     此时，Word 就会在B5 单元格中插入一个{=AVERAGE（B2:B4）} ‘0.00’}的域，并显示结果“77.00”。通常情况下，Word 并不直接显示域代码，而只是显示最后的计算结果。若打算查看域代码，可现行选定该域，然后按下Alt＋F9 键。再次按下Alt＋F9 将切换回计算结果，如图4-31 所示     采用同样的方法为F3、F4、F5 等单元格定义所需的计算公式。     需要注意的是，Word 是通过【域】来完成数据计算功能的，它并不是真正地像Excel 那样进行计算，因此当我们在表格中修改了有关数据之后，Word 将不会自动进行刷新。为解决这一问题，可先行选定需更改的域，然后再按下F9 键，Word 即会更改计算结果。如我们在计算上表中的数据之后，发现张三的语文成绩为80（即需要将 B2 单元格的值修改为80），当我们进行修改之后，B5 单元格的值不会自动发生变化，此时可将光标移至B5 单元格中，然后按下F9 键，让Word 自动将单元格中的数据更新为82.67，从而满足了用户的要求。另外，用户在执行打印操作时，只需单击【打印】对话框中的【选项】按钮，然后复选【更新域】选项，此后Word 在打印前会自动更新所有的【域】，这就免去了用户逐一对表格中的数据进行更新的步骤。      总之，尽管Word 不具备真正的数据计算功能，但通过它的“域” 处理功能却可满足我们绝大多数表格数据计算的要求，广大用户可充分加以利用。 Word 表格中的计算方法 在许多用户眼中，中文Word 2000虽然可以非常方便地进行表格的编辑、排序等操作，但是不能进行计算。一旦遇到需要计算的情况，往往是利用“计算器”等程序来完成表格间各个单元格之间的数据计算问题，或者在中文Excel 2000中进行操作。实际上，虽然中文Word 2000没有像中文Excel 2000处理表格中数据那样强大的计算功能，但有机地结合其自身提供的一些表格数据计算功能(尤其是通过使用域所提供的处理功能)，完全能够对表格中的数据进行计算。 　　值得提出的是，尽管中文Word 2000的域处理功能较多，操作也比较复杂，但是在表格计算功能方面，对于表格单元格的定义方式、公式的定义方法、有关函数的格式及参数、表格的运算方式等方面都与Excel基本一致。对于熟悉Excel的用户，可以很方便地利用域功能在Word中进行必要的表格运算。对于没有使用过Excel的用户，可以按照本文介绍的方法来掌握有关的基本用法。 首先在中文Word 2000的表格中按照正常的操作方式绘制出所需的表格，接着输入有关原始数据，然后移动鼠标将光标置于需要放置数据计算结果的单元格中，再使用鼠标左键依次单击“表格”中的“公式”项，即可进入“公式”界面。 　　2、在“公式”界面中，中文Word 2000自动建立了一个公式。根据光标当前置于单元格的情况，系统提供的公式相应地分为以下几种情况： 　　(1)如果光标所处的单元格位于数字列底部，中文Word 2000自动建议使用“=SUM(Above)”公式，表示自动将该列进行求和。 　　(2)如果光标所处的单元格位于数字行右边，中文Word 2000自动建议用“=SUM(Left)”公式，表示自动将左边一行进行求和。 　　在通常情况下，中文Word 2000并不直接显示域代码，而只是显示最后的计算结果。 　　如果需要查看域代码，则可选定该域，然后按下Alt+F9键，再次按下Alt+F9将切换回计算结果。在使用中文Word 2000自动建立的公式过程中，如结果是带有大括号的代码(如{=SUM(Left)})，而不是实际的求和结果数字，表明中文Word 2000当前显示的是域代码。为了隐藏这些域代码，可以使用鼠标左键依次单击“工具”中的“选项”，然后在“选项”界面中选择“视图”卡，接着清除“域代码”的复选框和设置“域底纹”为“选取时显示”。 　　3、如果不使用中文Word 2000自动建立的公式，可以在“公式”栏中的“=”后输入需要的函数形式及其相应的参数，或者先在“粘贴函数”下拉列表框中选择所需要的函数形式，然后在函数形式后的括号中填入相应的参数。即公式的计算格式为：=函数形式(参数)。函数形式后的括号中可以包括由逗号或者冒号分隔而组合成的参数。这些参数可以是单元格域、数字以及公式等。 　　4、在公式中引用单元格域作为函数的参数的方法：与中文Excel 2000类似，为了方便对表格数据进行计算，中文Word 2000中同样需要在计算过程中引用单元格概念。引用的表格中单元格的形式为A1、A2、B1、B2……，其中字母A、B……代表列号，数字1、2……代表行号。 　　5、公式输入完毕之后，接着可以在“数字格式”下拉列表框中选择一种数字格式。例如为了使数字显示为带小数的形式，可以选择“0.00”格式。 　　6、完成上述设置之后，使用鼠标左键单击“确定”按钮，中文Word 2000即可自动将计算结果作为域而插入光标当前置于的单元格内。 　　在以后的使用过程中，与Excel不同的是，当在表格中修改了有关数据之后，中文Word 2000将不会自动进行刷新。为解决这一问题，可以先行选定需更改的域，然后再按下F9键，中文Word 2000即会更改计算结果。如果需要对输入的公式进行修改，可以在计算得到的公式域上单击鼠标右键，然后选择快捷菜单中的“切换域代码”项，使得公式以域代码形式显示出来，随后就可以进行修改。 1、​ 　　修改完毕之后，再在公式域上单击鼠标右键，并选择快捷菜单中的“切换域代码”项，使得公式的计算结果以数字形式显示出来。另外，如果多处数据都进行了更新的话，为了避免逐一对表格中的计算数据都进行更新的繁琐操作，可以在执行打印操作时，首先单击“打印”对话框中的“选项”按钮，然后设置“更新域”复选项有效，则中文Word 2000在打印前会自动更新所有的域，以确保打印出正确的计算数据。