海关认证企业标准指南（一般认证-外贸综合服务企业）

海关认证企业指南（一般认证—外贸综合服务企业） 认证标准 指南 一、内部控制标准 （一）组织机构控制 1．海关业务培训 建立面向外贸综合服务平台客户的海关法律法规等相关规定的培训制度并有效落实。 1．建立以下书面文件并有效落实：内部培训制度的书面文件。应明确面向平台客户对海关法律法规等相关规定培训的内容。2．海关业务培训情况：（1）企业对平台客户进行海关法律法规等相关规定的培训情况，培训、方式、内容、频次、培训人员范围等。（2）培训内容应涉及如实申报、规范申报、知识产权保护等。（3）针对过往发生较多申报差错、违法记录或其他不规范行为的平台客户进行培训的情况。（4）培训效果评估情况。3．按照海关认证人员要求提供抽查记录：面向平台客户培训的历史记录。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的培训记录。培训记录可以为纸本文档、电子文档、系统记录、照片、视频等，应包括培训老师、日期、地点、参训人员、培训内容以及培训材料。企业面向平台客户的海关业务培训开展情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。 2．内部组织架构 设置专门业务风险管理部门，部门职责分工明确并有效落实。 1．建立以下书面文件并有效落实：风险管理部门职责分工的书面文件。应明确风险管理部门、岗位设置、岗位职责、管理要求、档案材料管理等内容。2．内部组织架构情况：（1）风险管理部门的具体职责及执行情况。（2）风险管理部门主管的姓名、职位等相关信息。3．配合海关认证人员实地查看：（1）企业演示风险控制模块的有关功能。（2）反映风险管理部门实际运行的相关材料。 （二）进出口业务控制 3．单证控制 设置专门部门或岗位人员，对外贸综合服务平台客户订单对应的进出口货物以及生产工厂信息、知识产权授权或合法渠道进货证明和客户提供的监管证件、商业单据、进出口单证等资料的真实性、完整性和有效性进行合理审查。 1．单证控制情况：（1）负责的具体部门（岗位）、人员、人数等。（2）针对平台客户订单对应的进出口货物以及生产工厂信息、知识产权授权或合法渠道进货证明和客户提供的监管证件、商业单据、进出口单证等资料进行合理审查的情况。（3）复核纠错时发现错漏的处理措施，存在争议时的处理措施。（4）保障复核纠错的质量所采取的具体措施。（5）是否发生过因单证错误导致报关差错或被海关处罚的情形，如有，具体情形及提升复核纠错质量所采取的具体措施。2．按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业进出口单证的复核记录。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的单证。企业对单证复核应与企业制度规定相符，管理措施应有效实施。3．配合海关认证人员实地查看：（1）企业演示相关操作流程。（2）平台上的历史审核数据。 4．单证保管 （1）按照及时性、完整性、准确性与安全性等海关要求保存进出口报关单证和装箱单、提单、监装过程照片等物流单据和信息。 1．单证保管情况：（1）负责单证保管的具体部门（岗位）、人员、人数等。（2）保存的进出口单证的范围、保存形式、保存期限。（3）进出口单证归档流程。（4）单证保管的期限。应满足《海关法》、《海关稽查条例》以及其他海关监管规定的要求。（5）监装过程视频的保存期限。2．按照海关认证人员要求提供抽查记录：企业外贸综合服务类进出口单证。企业与平台客户签订的外贸综合服务（）等进出口业务涉及的资料。企业办理出口退税的资料。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的单证。企业对单证保管应与企业制度规定相符，管理措施应有效实施。3．配合海关认证人员实地查看：（1）系统或单证保管情况。（2）监装过程视频的保管情况。 （2）与外贸综合服务平台客户签订的综合服务合同（协议）等进出口业务涉及的资料。 （3）办理退税申报业务的，妥善保管企业办理出口退税的资料。 5．信息系统 （1）具备真实、准确、完整并有效控制企业经营活动的信息系统和外贸综合服务信息平台，特别是财务控制、关务、物流控制、风险控制等功能模块有效运行。 1．信息系统情况：（1）企业外贸综合服务信息平台情况，平台名称、上线使用时间、主要功能模块。（2）企业财务、关务、物流、风险管理等使用信息系统进行管控情况，相关信息系统具体名称。（3）负责维护系统的具体部门。2．配合海关认证人员实地查看：（1）登陆企业信息系统，查看系统功能模块和运行情况，确认符合认证标准要求。（2）平台应当具备为客户提供报关、物流、退税、结算、信保等在内的综合服务业务全流程的线上操作功能。 （2）为外贸综合服务平台客户提供报关、物流、退税、结算、信保等在内的综合服务业务实现平台线上操作。 （三）信息系统控制 6．数据管理 （1）信息系统和外贸综合服务信息平台的数据及时、准确、完整、规范。信息系统和外贸综合服务信息平台数据保存3年以上。 1．建立以下书面文件并有效落实：系统数据录入制度的书面文件。应明确数据管理部门（岗位），数据容灾备份，数据安全管理，数据录入、存储和异常处理，档案资料保管等内容。2．数据管理情况：（1）平台上线运行时间。（2）系统和平台数据的录入或生成。（3）保证数据录入及时、准确、完整、规范所采取的措施。（4）数据录入的监督审核。（5）系统和平台数据种类和范围。（6）系统和平台保存年限。（7）系统和平台录入出现错漏的处理措施。（8）系统和平台异常处理的流程，审批层级。（9）系统和平台备份情况，备份频次。3．按照海关认证人员要求提供抽查记录：外贸综合服务的进出口单证及系统数据比对记录。确认数据的准确性、完整性和规范性，并在平台上验证能够实现外贸综合服务全流程检索、跟踪。重新认证企业，自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的记录。4．配合海关认证人员实地查看：（1）企业通过系统和平台进行生产经营数据以及与进出口活动有关数据的录入等操作。（2）确认信息系统和综合服务信息平台数据保存3年以上（上线使用不足3年的，保存上线至今的全部数据）。 （2）外贸综合服务活动在外贸综合服务平台上能够实现流程检索、跟踪。 二、贸易安全标准 （四）商业伙伴安全控制 7．商业伙伴安全 与外贸综合服务平台客户签订规范的外贸综合服务合同（协议），在合同、协议或者其他书面资料中要求外贸综合服务平台客户和其他商业合作伙伴按照海关认证标准优化和完善贸易安全管理。 1．建立以下书面文件并有效落实：平台客户资质准入制度的书面文件，明确管理部门、工作职责、岗位设置、岗位职责、管理要求、档案材料管理等内容。2．商业伙伴安全情况：（1）负责平台客户资质准入的责任部门（岗位）。（2）平台客户资质准入的条件。3．按照海关认证人员要求提供抽查记录：平台客户的资质准入的相关材料。重新认证企业，抽查自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的记录。企业平台客户资质准入管理情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。 （五）货物安全控制 8．货物、物品安全 （1）建立对订单装运的货物、物品真实性进行核查的制度并有效落实。对单笔交易额度较大的订单进行跟踪验货和现场监装，对交易额度小但交易频繁、总额较大的客户进行抽样查验且派人监督。 1．建立以下书面文件并有效落实：对订单装运的货物真实性进行核查的管理制度的书面文件，明确管理部门、工作职责、岗位设置、岗位职责、管理要求、应急处置、档案材料管理等内容。2．货物、物品安全情况：（1）负责订单装运货物、物品真实性核查的责任部门（岗位）。（2）单笔交易额度较大订单的具体标准，跟踪验货和现场监装的具体执行情况。（3）交易额度小、交易频繁、总额较大的具体标准，抽样查验和派人监督的具体执行情况。（4）过往发生的异常情况和处置（若有）。3．按照海关认证人员要求提供抽查记录：（1）企业对平台客户跟踪验货和现场监装的相关材料。重新认证企业，抽查自成为认证企业或者最近一次重新认证后每一年的记录。企业跟踪验货和现场监装等情况应与企业制度规定相符，并符合本项标准要求。4．配合海关认证人员实地查看：企业对平台客户货物、物品进行跟踪验货、监装的现场照片或视频。 （2）发现有违法嫌疑或者高风险的货物、物品，及时采取合理的处置措施，并向海关报告。 1．建立以下书面文件并有效落实：对有违法嫌疑或者高风险的货物、物品进行处置的制度文件。2．货物、物品安全情况：（1）发现有违法嫌疑或者高风险的货物、物品的处置要求，过往发生的实际处置情况（若有）以及处置结果。（2）发现有违法嫌疑或者高风险的货物、物品向海关报告的情况以及具体报告程序。3．配合海关认证人员实地查看：（1）过往发生的异常情况的处置记录（若有）。（2）过往生的向海关报告的相关资料（若有）。-2-