办公软件操作技巧

办公软件操作技巧 在工作当中用电子表格来处理数据将会更加迅速、方便，而在各种电子表格处理 软件中，Excel 以其功能强大、操作方便著称，赢得了广大用户的青睐。虽然 E xcel 使用很简单，不过真正能用好 Excel 的用户并不多，很多人一直停留在录 入数据的水平， 办公软件操作技巧 1、 EXCEL 的小技巧 (1)当您要在 EXCEL 中的不同单元格中录入相同的内容时(比如:课程表中的科目) ，您 可以如下操作: 先按住 CTRL 键选中需要录入同一内容的单元格，然后再录入内容，最后 按“CTRL+RNTER”组合键，即可完成所选单元格中的录入。 (2)给 EXCEL 中的某些数据加颜色 假设在用户的 EXCEL 工作表中有一栏数据值(需要小于 5000 的值显示为绿色(大于 5000 的值显示为红色(可以采用的方法是:送中需要进行彩色设置的单元格区域，执行 “”菜单中的”单元格”命令(在弹出的对话框中单击”数字”选项卡。然后选择 “分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中输入“[绿色][<5000]([红色 ][>=5000]”最后单击“确定”按钮即可。 (说明:除了 “红色”“绿色”外(用户还可以使用六种颜色，它们分别是“黑 、 色”“青色”“蓝色”“洋红”“白色”和“黄色” 、 、 ， 、 。另外( “[>=5000]，是条 件设置(用户可用的条件运算符有: “>”“<”“>=”“<=”“=”“<>” 、 、 、 、 、 。 当有多个条件设置时(各条件设置以分号“; ”作为间隔。注意，这些符号都为半角符号 ，不要写成中文全角。 ) (3)在我们使用 EXCEL XP 的过程,常常会遇到这样的问:在有计算公式的单元格中,会 出现#VALUE、#DIV/0～ 、#REF～ 、#NUM～等错误信息，这时打印出来效果很不好。您可以 单击“文件->页面设置”菜单命令，在该对话框中单击“工作表”标签，接着打开“错误 单元格打印为”对应的下拉列表，根据需要选择“空白”或“--”即可，之后再打印，看 看你的表格是不是漂亮多了。 (4) 您知道吗,你可以在 Microsoft Excel 的工具栏上添加一个计算器。操作方法如下 : 点击“视图”菜单的“工具栏” ，然后点击“自定义” 。点击“命令”选项卡。在类 别列表中，点击“工具” ，在命令列表中，点击“自定义” (图标为灰色计算器) 将 。 所选的命令从命令列表中拖至“某工具栏”( 常用或格式 )中， 松开鼠标即可。 点击 关闭。 现在，点击刚刚添加的按钮， Excel 将启动计算器。 2、WORD 的使用技巧 (1)将姓名按姓氏比划排序 首先(将需要排序的姓名录入电脑(每个姓名要占一行，即输入结束后需按“回车 ”换行(选中所有需要排序的姓名(执行“表格”菜单上的“排序”命令。 在 “排序文 字”对话框里( “排序依据”项选择“段落数”“类型”项里根据各自的要求(可以选 ( 择“笔划”“数字”“日期”“拼音”四种排序方式(在其后的二选一框里选择 、 ( 、 “递增”或者“递减”方式(单击“确定” 。这样，杂乱无章的姓氏就被 Word 排列得井井 有条了。 (2)常常可以看到许多办公人员都是采用敲很多次回车键的方法来实现换页的过程(这 实际上是一个非常不好的习惯(因为当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面 。我们可以使用下面的方法解决这个问题。 当编辑到需要换页的位置时(按住 CtrL 键后 再按下回车键(插入一个分页符(这样就完成了换页的工作。 (3)在 Word 中快速绘制水平线 有时，想在 Word 文档中添加一些水平分隔线来美化文档。你只需在 Word 新段落开头 键入三个“—”并按下回车键，此时会发现 Word 已帮你画好了一个水平分隔线了。而键入 三个“__”则生成一个较粗的线。三个等号表示生成“=”分隔线，三个星号表示生成 “*”分隔线，而三个 ~ 表示生成“~”分隔线。 (4)Windows 环境下的 Word 中就可以实现竖选文字块的功能(按下 Alt 键不松开，然后用 鼠标竖选文字(这样可以快速将某列文字快速选中。 (5)转换中文文本简繁体 使用 Word 就可以实现该功能，选择 Word 中的”工具一语言一中文简繁转化”命令( 再顺着向导操作就可以了。 (6)word 字体可以随心所欲缩放 在 Word 中有如下几种方法可以任意改变文字的大小。 逐渐缩放:选中要调整的文字后，按下 Ctr1+]可逐渐放大文字(而按下 Ctrl+[ 则可 逐渐缩小文字。 快速缩放:选中要调整的文 字后(按下 CtrI+ Shift+> 可快速放大文字(而按下 Ctrl+Shift+< 则可快速缩小文字。 任意缩放:选中要调整的文字后(在字号栏内直接输入文字大小即可。 巧用 Word 查陌生字词的读音 如果我们在上网时遇到陌生字该怎么办呢,有些朋友会说我用五笔，打出这些字不在 话下，可是我们如何正确读出这些陌生字呢,这里笔者给大家介绍一个特别简单的方法。 首先， 把陌生字复制到 Word 中,然后选中该陌生字; 然后点击工具栏上的“格式/中文版 式/拼音指南”，在弹出的“拼音指南”对话框中就显示了陌生字的拼音和声调(如图),这时， 我们就可以根据“预览”对话框的拼音读准陌生字了。 插入题注 如果要为文档中的图片、表格、公式等对象添加注释，可以使用 Word 的题注功能， 它最大的一个优点是能够根据对象在文档中的位置自动编号， 而且可以据此编制文档的图表 目录。 一、手动插入题注 步骤: 1.选中一个要进行题注的图片或表格、公式等对象。 2.执行“插入”?“引用”?“题注”，打开“题注”对话框。 3.在“选项”中选择题注“标签”和显示位置;单击“新建标签”按钮可以自定义标签。 4.单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话框，为题注选择编号格式;单击“确定”关闭“题 注编号”对话框。 注意:如果需要显示章节号，可选中“包含章节号”复选框，但前提是必须先为章节标题 应用唯一的标题样式。方法为:执行“格式”?“项目符号和编号”?“多级符号”，为文档的标 题指定或设定一种样式。添加下一个章节标题时，可单击“格式”工具栏上“样式”框旁的下拉 按钮， 在列表中选择正在使用的章节标题样式。 如果不为标题指定样式， 将在题注中出现“错 误!文档中没有指定样式的文字”的提示。 5.单击“确定”按钮，将在指定位置插入选定对象的题注。 二、自动插入题注 打开“题注对话框”，单击“自动插入题注”按钮，在列表中选择插入时能够自动添加题注 的对象，设定题注标签和显示位置等其他选项，单击“确定”。以后，在文档中插入该类型的 项目时，Word 将自动为其添加题注。 提示: 1.Word 是以域的方式插入题注编号，如果题注看起来类似 {SEQ 表格 \* ARABIC}， 则表明所显示的是域代码，而不是域结果。 2.在插入新题注时，Word 会自动更新题注编号。但如果删除或移动标题，则需要手动 更新标题。对某一个题注进行更新，可右键单击编号，再选择快捷菜单中的“更新域”;或先 选中全文，再按 F9 键更新全文的题注。 3.如果要在题注中为对象添加附加的说明，可在题注后单击，再键入所需文字。 解决 Word 页码设置问题 我们通常在装订打印的文件或材料时，要求封面不显示页码，而页码“1”要从第二页开 始显示，也就是正文开始页。很多人的习惯是把封面和正文做成两个文档来解决，但这样毕 竟不太正规， 而且有时显得杂乱， 能不能在一个文档中解决这个问题呢,嘿嘿， 回答是“能”， 现在俺就把这种方法告诉你，大家可要看好了。 第一步，将光标移到封面中最后一行的末尾处(切记必须如此执行，不然封面和正文 会连续显示页码)，执行“插入?分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框，选择“分节符”类型 中 的“连续”一项，单击[确定]按钮。 第二步，删除第二页产生的空行，然后可以把光标移到第二页任意位置，执行“插入?页 码”命令， 在随后出现的“页码”对话框中， 单击[格式]按钮， 在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。 图 2 “页码”对话框 第三步，按两次[确定]按钮后，退出“页码对话框”，这时会看到封面和第二页的页码均为 “1”，把光标返回到首页，再次进入到“页码”对话框中，去掉“首页显示页码”复选即可。 图 3 设置起始页码 如此一来，我们就可以在一个文档中实现从正文页开始显示页码“1”，而不必将封面和正 文做成两个文档那么麻烦了，大家还等什么，快去试试吧。 >>>更多专题请看 Word 技巧专题 更多专题请看 EXCEL 快速操作技巧 1、快速得到合适列宽和行高 、 如果各列中数据宽度一致的话，我们可以选中各列，然后把鼠标移至列标题的右边框， 待鼠标变成双向箭头时拖动至合适的宽度， 这样就可以得到统一列宽的各列了。 如果各列中 数据宽度不一致的话， 我们经常要逐列进行调整， 非常麻烦。 此时可以选中含有数据的各列， 同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框， 当鼠标指针变成双向箭头时双击鼠标左键， 可以 立刻将各列的列宽设置为“最适合的列宽”，即各列宽度为恰好可以完整显示单元格数据，如 图 1 所示。 图1 用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双击行标题的下边框。 2、快速移动活动单元格 、 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端和最右端处来回折腾吗,其实，用不 着多次单击滚动条，也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当前单元格的下边框， 当鼠标指针变为四个箭头的十字形时双击， 就可以使活动单元格迅速定位于当前数据区域中 当前列的最后一行。 双击单元格的上边框可以到达最上一行， 而双击左边框和右边框则可以 分别迅速到达最左端和最右端。 快速输入相同内容 如果需要在不同工作表的同一单元格区域输入相同内容，我们可以先同时选中那些工 作表，然后选择需要输入内容的单元格区域，在区域的左上角单元格输入内容，然后按下 “Ctrl+Shift+Enter”或“Ctrl+Enter”快捷键， 那么所有选中的工作表中的单元格区域都会自动填 充相同的内容。 如果需要在不同工作表的同一单元格输入相同的公式， 也可以采用这个办法， 一、误删资料恢复 一不小心，删错了，还把回收站清空了，咋办啊, 只要三步，你就能找回你删掉并清空回收站的东西 步骤: 1、单击“开始——运行，然后输入 regedit (打开注册表) 2 、 依 次 展 开 : HEKEY——LOCAL——MACHIME/SOFTWARE/microsoft/WINDOWS/ CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE 在左边空白外点击 “新建” ， 选 择 : “ 主 键 ” ， 把 它 命 名 为 “645FFO40——5081——101B——9F08——00AA002F954E” 再把右边的“默认”的主键的键值设为“回收站”，然后退出注册 表。就 OK 啦。 3、要重启计算机。 只要机器没有运行过磁盘整理。 系统完好.任何时候的文件都可以找 回来。 中完成过上百张财务报表， 也许你已经在 Excel 中完成过上百张财务报表， 也许你已利用 Excel 函数实现过上千次的复杂运算， 也许你认为 Excel 也不过如此， 也不过如此， 函数实现过上千次的复杂运算， 甚至 了无新意。 了无新意。 但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 全部技巧的百分之一。 Excel 全部技巧的百分之一。 本专题从 Excel 中的一些鲜为人知的技 巧入手， 的别样风情。 巧入手，领略一下关于 Excel 的别样风情。 一、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色” 在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色” 2000元的工资总额以 显示， 显示， 大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示， 大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示， 低于1000元的工 低于1000元的工 1500元的工资总额以 1000 资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置。 1.打开“工资表”工作簿， 选中“工资总额”所在列， 执行“格 1.打开“工资表”工作簿， 打开 选中“工资总额”所在列， 执行“ 打开“条件格式”对话框。 单击第二个方框右 式?条件格式”命令， 条件格式”命令， 打开“条件格式”对话框。 侧的下拉按钮， 选中“大于或等于”选项， 在后面的方框中输入数值 侧的下拉按钮， 选中“大于或等于”选项， “2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字 “2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框， 体”的“颜色”设置为“红色”。 颜色”设置为 红色” 2.按 添加”按钮， 并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等 2.按“添加”按钮， 并仿照上面的操作设置好其它条件( 于1500，字体设置为“蓝色”;小于1000，字体设置为“棕色”)。 1500，字体设置为“蓝色” 小于1000，字体设置为“棕色”)。 1000 ”) 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 3.设置完成后，按下“确定”按钮。 设置完成后 看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你 的要求以不同颜色 看看工资表吧， 显示出来了。 显示出来了。 二、建立分类下拉列表填充项 我们常常要将企业的名称输入到表格中， 我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致 性，利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。 1.在 Sheet2中 将企业名称按类别( 工业企业” 1.在 Sheet2中，将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业 企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中，建立一个企业名称数 企业” 个体企业” 分别输入不同列中， 据库。 据库。 2.选中 (“工业企业 名称所在列) 工业企业” 名称”栏内， 2.选中 A 列(“工业企业”名称所在列)，在“名称”栏内，输 入“工业企业”字符后，按“回车”键进行确认。 工业企业”字符后， 回车”键进行确认。 仿照上面的操作， 将 C„„列分别命名为“商业企业”、 个 C„„列分别命名为 商业企业” “ 列分别命名为“ 仿照上面的操作， B、 体企业”„„ 体企业”„„ 3.切换到 Sheet1中 选中需要输入“企业类别”的列(如 C 列)， 选中需要输入“企业类别”的列( 3.切换到 Sheet1中， 执行“数据?有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。 执行“数据?有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设 置”标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项，在 标签中，单击“允许”右侧的下拉按钮，选中“序列”选项， 下面的“来源”方框中，输入“工业企业” 下面的“来源”方框中，输入“工业企业”，“商业企业”，“个体 商业企业” 企业”„„序列(各元素之间用英文逗号隔开)，确定退出。 企业”„„序列(各元素之间用英文逗号隔开) 确定退出。 ”„„序列 间用英文逗号隔开 再选中需要输入企业名称的列( 再打开“ 再选中需要输入企业名称的列(如 D 列)，再打开“数据有效 对话框，选中“序列”选项后， 来源”方框中输入公式: 性”对话框，选中“序列”选项后，在“来源”方框中输入公式: =INDIRECT(C1)，确定退出。 =INDIRECT(C1)，确定退出。 4.选中 列任意单元格( C4)，单击右侧下拉按钮， 4.选中 C 列任意单元格(如 C4)，单击右侧下拉按钮，选择相应 的“企业类别”填入单元格中。 企业类别”填入单元格中。 然后选中该单元格对应的 D 列单元格 D4)，单击下拉按钮， (如 D4)，单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需 要的企业名称填入该单元格中。 要的企业名称填入该单元格中。 提示:在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别” 提示:在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列， 可以选中该列，右击鼠标， 可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。 列隐藏起来即可 三、建立“常用文档”新菜单 建立“常用文档” 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单， 在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档 添加到其中，方便随时调用。 添加到其中，方便随时调用。 1.在工具栏空白处右击鼠标， 1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定 在工具栏空白处右击鼠标 自定义”选项，打开“ 义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项， 对话框。 命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单” 再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。 按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一 更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名” 个名称(如“常用文档”)。 个名称( 常用文档”)。 ”) 2.再在“类别”下面任选一项( 2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命 再在 插入”选项) 在右边“ 令”下面任选一项(如“超链接”选项)， 下面任选一项( 超链接”选项) 将它拖到新菜单(常用文档) 将它拖到新菜单( 用文档) 并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等)， 建立第一个 中， 并仿照上面的操作对它进行命名( 工资表” 工作簿文档列表名称。 工作簿文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。 3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项( 3.选中“常用 文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右 选中 工资表” 击鼠标，在弹出的快捷菜单中， 击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接?打开”选项，打开 分配超链接?打开”选项， 通过按“查找范围”右侧的下拉按钮， 定位 “分配超链接”对话框。 分配超链接”对话框。 通过按“查找范围”右侧的下拉按钮， 到相应的工作簿( 到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。 工资.xls”等 文件夹，并选中该工作簿文档。 .xls” 重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起 重复上面的操作， 来。 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只 4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时， 以后需要打开 档时 要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。 要展开“常用文档”菜单，单击其中的相应选项即可。 提示: 尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中， 提示: 尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中， 但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用” 但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上 的“插入超链接”按钮的功能。 插入超链接”按钮的功能。 四、制作“专业符号”工具栏 制作“专业符号” 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号， 在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为了 方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。 1.执行“工具? 1.执行“工具?宏?录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话 执行 录制新宏”命令，打开“录制新宏” 输入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中， 然 框， 输入宏名? “fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿” 并将宏保存在 后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按 确定” 开始录制。 录制宏” 工具栏上的“ 相对引用” 然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中， 再单击“录制宏” 钮， 然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中， 再单击“录制宏” 工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。 工具栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“ 仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。 2.打开“自定义”对话框， 在 工具栏”标签中， 单击“新建” 2.打开“自定义”对话框， “工具栏”标签中， 打开 单击“新建” 按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号”，确 按钮，弹出“新建工具栏”对话框，输入名称——“专业符号” —— 定后，即在工作区中出现一个工具条。 定后，即在工作区中出现一个工具条。 切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“ 切换到“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命 令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊 下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上( 符号就拖多少个按钮) 符号就拖多少个按钮)。 3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它 3.选中其中一个“自定义按钮” 仿照第2个秘技的第1 们进行命名。 们进行命名。 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指 4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中， 右击某个命名后的按钮 定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏( fuhao1等 定宏”选项，打开“指定宏”对话框，选中相应的宏(如 fuhao1等)， 确定退出。 确定退出。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 重复此步操作，将按钮与相应的宏链接起来。 5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样， 5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样， 关闭 使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。 使用“专业符号”工具栏，向单元格中快速输入专业符号了。 五、用“视面管理器”保存多个打印页面 视面管理器” 有的工作表， 经常需要打印其中不同的区域， “视面管理器” 用 视面管理器” 有的工作表， 经常需要打印其中不同的区域， 吧。 1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列) 1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标 打开需要打印的工作表 上拖拉， 上拖拉， 选中它们再右击鼠标， 选中它们再右击鼠标， 在随后 出现的快捷菜单中， “隐藏” 在随后出现的快捷菜单中， 选 隐藏” 选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。 选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。 2.执行“视图?视面管理器”命令，打开“视面管理器” 2.执行“视图?视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话 执行 单击“添加”按钮， 弹出“添加视面”对话框， 输入一个名称(如 框， 单击“添加”按钮， 弹出“添加视面”对话框， 输入一个名称( “上报表”)后，单击“确定”按钮。 上报表”)后 单击“确定”按钮。 ”) 3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好 3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作， 添加” 将隐藏的行 其它的打印视面。 其它的打印视面。 4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器” 4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要 以后需要打印某种表格时 打印的表格名称， 单击“显示”按钮， 工作表即刻按事先设定好的界 打印的表格名称， 单击“显示”按钮， 面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮， 面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏上的“打印”按钮， 出来 一切就 OK 了。 六、让数据按需排序 如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的 如果你要将员工按其所在的部门进行排序， 有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办? 有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定 义序列来排序。 义序列来排序。 1.执行“格式?选项”命令，打开“选项”对话框，进入“ 1.执行“格式?选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自 执行 定义序列”标签中， 在 输入序列” 定义序列”标签中， “输入序列”下面的方框中输入部门排序的序 列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”和 机关, 车队, 一车间, 二车间, 三车间” 单击“ 添加” “确定”按钮退出。 确定”按钮退出。 2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据?排序” 2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据?排序”命 选中 令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对 打开“ 对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项” 话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定” 话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定” 按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。 按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。 七 、把 数据彻底隐藏起来 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅， 工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏 起来了。 起来了。 1.选中需要隐藏内容的单元格(区域) 执行“格式?单元格” 1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式?单元格” 选中需要隐藏内容的单元格 命令， 打开“单元格格式”对话框， “数字”标签的“分类”下面 在 数字”标签的“分类” 命令， 打开“单元格格式”对话框， 选 中 “ 自 定 义 ” 选 项 ， 然 后 在右边 “ 类型 ” 下面的 方 框中 输入 ; ”(三个英文状态下的分号) “;;”(三个英文状态下的分号)。 ;”(三个英文状态下的分号 2.再切换到“保护”标签下， 2.再切换到“保护”标签下， 选中其中的“隐藏”选项， “确 选中其中的“隐藏”选项， 按 再切换到 定”按钮退出。 按钮退出。 3.执行“ 工具?保护?保护工作表”命令，打开“ 3. 执行“工具 ? 保护 ? 保护工作表 ” 命令 ， 打开 “ 保护工作 执行 表”对话框，设置好密码后，“确定”返回。 对话框，设置好密码后， 确定”返回。 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来， 经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就 是使用 Excel 的透明功能也不能让其现形。 的透明功能也不能让其现形。 提示: 提示:在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中 保护”标签下，请不要清除“锁定” 的“?”号，这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。 “?”号 这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。 八、让中、英文输入法智能化地出现 让中、 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文， 在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输 入中文，反复切换输入法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能 入中文，反复切换输入法实 在不方便，何不设置一下， 化地调整呢? 化地调整呢? 选中需要输入中文的单元格区域， 选中需要输入中文的单元格区域， 文的单元格区域 执行“数据?有效性”命令， 执行“数据?有效性”命令， 打开“数据有效性”对话框， 切换到“输入法模式”标签下， “模 按 打开“数据有效性”对话框， 切换到“输入法模式”标签下， 式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。 右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后， 确定”退出。 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时， 以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时， 中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开， 中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开，当选中其 它单元格时，中文输入法自动关闭。 它单元格时，中文输入法自动关闭。 九、让“自动更正”输入统一的文本 自动更正” 你是不是经常为输入某些固定的文本， 你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢? 电脑报》而烦恼呢? 那就往下看吧。 那就往下看吧。 1.执行“工具?自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 1.执行“工具?自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。 执行 2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符， 2.在 下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符， “pcw”(也可以是其他字符 “pcw”用小写) “pcw”用小写)，在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”， 用小写 替换为”下面的方框中输入“ 电脑报》 再单击“添加” 再单击“添加”和“确定”按钮。 确定”按钮。 3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符? 3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时 以后如果需要输入上述文本时 “pcw”字符 可以不考虑“pcw”的大小写? 然后确认一下就成了。 可以不考虑“pcw”的大小写?，然后确认一下就成了。 “pcw”的大小写 十、在 Excel 中自定义函数 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。 Excel 函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可 以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面， 以自定义一个函数，来完成一些特定的运算。下面，我们就来自定义 一个计算梯形面积的函数: 一个计算梯形面积的函数: 1.执行“ 工具? 编辑器” 单命令( 1. 执行“ 工具 ? 宏 ?Visual Basic 编辑器 ” 菜 单命令 ( 或按 执行 “Alt+F11”快捷键)，打开 Visual Basic 编辑窗口。 “Alt+F11”快捷键) 编辑窗口。 快捷键 2.在窗口中，执行“插入?模块”菜单命令， 2.在窗口中，执行“插入?模块”菜单命令，插入一个新的模 在窗口中 块——模块1。 ——模块1 模块 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码: 3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码: 在右边的 Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function 4.关闭窗口，自定义函数完成。 4.关闭窗口，自定义函数完成。 关闭窗口 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。 以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。 提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使 提示: 用。 十一、 十一、表头下面衬张图片 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的， 为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬 在整个工作表下面的 在表头下面呢? 在表头下面呢? 1.执行“格式?工作表?背景”命令，打开“工作表背景”对 1.执行“格式?工作表?背景”命令，打开“工作表背景” 执行 话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮， 话框，选中需要作为背景的图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于 整个工作表下面。 整个工作表下面。 2.在按住 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格( 2.在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格(区 域)中拖拉，同时选中这些单元格(区域)。 中拖拉，同时选中这些单元格(区域) 3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随 3.按 格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮， 后出现的“调色板” 后出现的“调色板”中，选中“白色”。经过这样的设置以后，留下 选中“白色” 经过这样的设置以后， 的单元格下面衬上了图片， 而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬 的单元格下面衬上了图片， 而上述选中的单元格(区域) 图片了(其实，是图片被“白色”遮盖了 图 片了(其实，是图片被“白色”遮盖了)。 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。 十二、用连字符“&”来合并文本 十二、用连字符“&”来合并文本 “&” 如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数， 如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一 个小小的连字符“&”就能将它搞定( 个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将 B、 、 列合并到一 “&”就能将它搞定 C D 列中) 列中)。 1.在 列后面插入两个空列(E F (E、 D1单元格中输入 1.在 D 列后面插入两个空列(E、 列)， 然后在 D1单元格中输入 公式:=B1&C1&D1。 公式:=B1&C1&D1。 2.再次选中 D1单元格 用 填充柄” 单元格， 2.再次选中 D1单元格， “填充柄”将上述公式复制到 D 列下 面的单元格中，B、C、D 列的内容即被合并到 E 列对应的单元格中。 面的单元格中， 列对应的单元格中。 3.选中 执行“复制”操作， 执行“ 3.选中 E 列，执行“复制”操作，然后选中 F 列，执行“编辑 打开“选择性粘贴”对话框， 选中其中的“数 ?选择性粘贴”命令， 选择性粘贴”命令， 打开“选择性粘贴”对话框， 选中其中的“ 值”选项，按下“确定”按钮，E 列的内容(不是公式)即被复制到 F 选项，按下“确定”按钮， 列的内容(不是公式) 列中。 列中。 4.将 B、C、D、E 列删除，完成合并工作。 4.将 列删除，完成合并工作。 提示:完成第1 提示:完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果 步的操作，合并效果已经实现， 公式会出现错误。故须进行第3步操作， 删除 B、C、D 列，公式会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转 换为不变的“ 换为不变的“值”。 生成绩条 常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题， 常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录 的方法来实现， 这对于初学者来说有一定难度。 制宏或 VBA 的方法来实现， 这对于初学者来说有一定难度。 出于此种 考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。 考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。 此处假定学生成绩保存在 Sheet1工作表的 A1至 G64单元格区域 此处假定学生成绩保存在 Sheet1工作表的 A1至 G64单元格区域 中，其中第1行为标题，第2行为学科名称。 其中第1行为标题， 行为学科名称。 A1单元格 1. 切换到 Sheet2 工作表中 ， 选中 A1 单元格 ， 输入公式 : =IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1～Aū， =IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1～Aū， INDEX(sheet1～$A:$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。 INDEX(sheet1～$A:$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。 2.再次选中 A1单元格 单元格， 填充柄” B1至 2.再次选中 A1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到 B1至 G1单元格中;然后， A1至 G1单元格区域 单元格区域， 填充柄” G1单元格中;然后，再同时选中 A1至 G1单元格区域，用“填充柄” 单元格中 A2至 G185单元格中 单元格中。 将上述公式复制到 A2至 G185单元格中。 至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。 至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。 3.调整好行高和列宽后， 3.调整好行高和列宽后， A1至 G2单元格区域( 调整好行高和列宽后 同时选中 A1至 G2单元格区域(第1位学 单元格区域 生的成绩条区域) 生的成绩条区域)，按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在 格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮， 随后出现的边框列表中， 选中“所有框线”选项， 为选中的区域添加 随后出现的边框列表中， 选中“所有框线”选项， 边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作) 边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。 4.同时选中 A1至 G3单元格区域 点击“常用”工具栏上的“格 单元格区域， 点击“常用”工具栏上的“ 4.同时选中 A1至 G3单元格区域， 式刷”按钮，然后按住鼠标左键，自 A4拖拉至 G186单元格区域，为 式刷”按钮，然后按住鼠标左键， A4拖拉至 G186单元格区域， 单元格区域 所有的成绩条添加边框。 所有的成绩条添加边框。 按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。 打印”按钮，即可将成绩条打印出来。 十四、 十四、Excel 帮你选函数 在用函数处理数据 时，常常不知道使用什么函数比较合适。 在用函数处理数据时 ， 常常不知道使用什么函数比较合适 。 Excel 的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。 搜索函数”功能可以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。 执行“插入?函数”命令，打开“插入函数”对话框， 执行“插入?函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜 索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”)， 索函数”下面的方框中输入要求( 计数”)， 然后单击“转到” ”) 然后单击“转到”按 系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来， 并显示在“选择函 钮， 系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来， 并显示在“ 再结合查看相关的帮助文件， 即可快速确定所 数”下面的列表框中。 下面的列表框中。 再结合查看相关的帮助文件， 需要的函数。 需要的函数。 十五、 十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据 有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时，需要查看其它工作表 有时，我们编辑某个工作表(Sheet1)时 (Sheet1) Sheet3„„)某个单元格的内容， 中(Sheet2、 (Sheet2、 Sheet3„„)某个单元格的内容， 某个单元格的内容 可以利用 Excel 的“监 视窗口”功能来实现。 视窗口”功能来实现。 执行“视图?工具栏?监视窗口”命令，打开“监视窗口” 执行“视图?工具栏?监视窗口”命令，打开“监视窗口”， 单击其中的“添加监视”按钮， 展开“添加监视点”对话框， 用鼠标 单击其中的“添加监视”按钮， 展开“添加监视点”对话框， 选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作，添 选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前述操作， 加其它“监视点” 加其它“监视点”。 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口” 以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查 看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。 看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。 十六、 十六、为单元格快速画边框 在 Excel 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比 2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比 以前的版本中 较麻烦， 2002对此功能进行了全新的拓展 对此功能进行了全新的拓展。 较麻烦，Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮， 单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出 的下拉列表中， 选 绘图边框”选项， 或者执行“视图?工具栏?边 的下拉列表中， “绘图边框”选项， 或者执行“视图?工具栏? 框”命令，展开“边框”工具栏。 命令，展开“边框”工具栏。 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需 单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式， 要添加边框的单元格区域中拖拉， 即可为相应的单元格区域快速画上 要添加边框的单元格区域中拖拉， 边框。 边框。 提示: 如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“ 提示:?如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边 然后在错误的边框上拖拉一下， 就可以清除掉错误的边框。 框”按钮， 按钮， 然后在错误的边框上拖拉一下， 就可以清除掉错误的边框。 如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的 具栏右侧的“ ?如果需要画出不同颜色的边框，可以先按工具栏右侧的“线条颜 在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后， 再画边框即可。 色”按钮， 按钮， 在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后， 再画边框即可。 ?这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。 这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。 十七、 十七、控制特定单元格输入文本的长度 你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位 数，或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候，Excel 就 或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候， 能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能， 能自动判断、即时分析并弹出警告，那该多好啊!要实现这一功能， 对 Excel 来说，也并不难。 来说，也并不难。 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中， 例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输 入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位 数来表示。 入的统一和计算的方便，我们希望“年份”都用一个四位数来表示。 表示 所以， 我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。 “设置”卡 在 设置” 所以， 我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。 片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。 有效性条件” 允许”下拉菜单中选择“文本长度” 然后在 “数据”下拉菜单中选择“等于”，且“长度”为“4”。同时，我 数据”下拉菜单中选择“等于” 长度” “4”。同时， 们再来到“出错警告”卡片中， 们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据时显示的出错警 告”设为“停止”， 设为“停止” 并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输 并在“标题” 错误信息”栏中分别填入“ 入文本非法!”和 请输入四位数年份。 字样。 入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。 !” 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时， 很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时， Excel 就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了 就会弹出示的警告对话框，告诉你出错原因， 正确“样式”的数值后方可继续录入。 神奇吧?其实， Excel 的“数 在 正确“样式”的数值后方可继续录入。 神奇吧 其实， 据有效性”判断中， 还有许多特殊类型的数据格式可选， 比如“文本 据有效性”判断中， 还有许多特殊类型的数据格式可选， 比如“ 类型” 类型”啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自 序列大小” 时间远近” 如你有兴趣， 作主张， 自己设计一种检测， 让你的 Excel 展示出与众不同的光 作主张， 自己设计一种检测标准， 彩呢。 彩呢。 十八、 十八、成组填充多张表格的固定单元格 Excel，软件总是默认打开多张工作表。 我们知道每次打开 Excel，软件总是默认打开多张工作表。由 除了拥有强大的单张表格的处理能力， 此就可看出 Excel 除了拥有强大的单张表格的处理能力， 更适合在多 张相互关联的表格中协调工作。 要协调关联， 当然首先就需要同步输 张相互关联的表格中协调工作。 要协调关联， 入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格中 因此，在很多情况下， 输入同样的内容。 入同样的内容。 那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表 那么如何对表格进行成组编辑呢? 的标签名“Sheet1”， 的标签名“Sheet1”， “Sheet1” 然后按住 Shift 键， 单击最后一张表格的标签 名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起， “Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起， 如果我们想关联的表格不在一起 可以按住 Ctrl 键进 行点选) 此时， 我们看到 Excel 的标题栏上的名称出现了“工作组” 的标题栏上的名称出现了“工作组” 行点选)。 此时， 字样， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了。 在需要一次输入多张 字样， 我们就可以进行对工作组的编辑工作了。 表格内容的单元格中随便写点什么， 表格内容的单元格中随便写点什么， 我们发现， 工作组”中所有表 我们发现， 工作组” “ 格的同一位置都显示出相应内容了。 格的同一位置都显示出相应内容了。 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如， 但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表 格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先， 格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第 据统一改变格式该怎么办呢 一张表格的数据格式， 再单击“编辑”菜单的“填充”选项， 然后在 一张表格的数据格式， 再单击“编辑”菜单的“填充”选项， 其子菜单中选择“至同组工作表”。这时，Excel 会弹出“填充成组 其子菜单中选择“至同组工作表” 这时， 会弹出“ 工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项， 工作表”的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后， 确定” 同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。 十九、 十九、改变文本的大小写 在 Excel 中，为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公 式，也不是数据库，而是函数。不要以为 Excel 中的函数只是针对数 也不是数据库，而是函数。 其实只要是写进表格中的内容， Excel 都有对它编辑的特殊函数。 都有对它编辑的特殊函数。 字， 其实只要是写进表格中的内容， 例如改变文本的大小写 例如改变文本的大小写。 2002中 至少提供了三种有关文本大小写转换的 函数。 至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。 在 Excel 2002中， 它们分别是: “=UPPER(源数据格 )”， 将文本全部转换为大写; 源数据格)” 它们分别是 : “=UPPER( 源数据格 )” ， 将文本全部转换为大写 ; “=LOWER(源数据格)”， “=LOWER(源数据格)”， 将文本全部转换成小写; “=PROPER(源数据 “=PROPER(源数据 源数据格)” 将文本全部转换成小写; 格)”，将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为 )”，将文本转换成“适当”的大小写， 大写等。 大写等。 例如， 例如， 我们在一张表格的 A1单元格中输入小写的“excel”， A1单元格中输入小写的“excel”， 单元格中输入小写的“excel” 然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”， 然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”， “=UPPER(A1)” 回车后得到的结果将会是 “EXCEL”。同样， A3单元格中输入“mr.weiwei”， 单元格中输入“mr.weiwei” “EXCEL”。同样，如果我们在 A3单元格中输入“mr.weiwei”，然 后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”， 后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”，那么我们得到的结果 就将是“Mr.Weiwei”了 就将是“Mr.Weiwei”了。 “Mr.Weiwei” 二十、提取字符串中的特定字符 二十、 除了直接输入外， 从已存在的单元格内容中提取特定字符输入， 除了直接输入外， 从已存在的单元格内容中提取特定字符输入， 绝对是一种省时又省事的方法， 特别是对一些样式雷同的信息更是如 绝对是一种省时又省事的方法， 此，比如员工名单、籍贯等信息。 比如员工名单、籍贯等信息。 如 果 我 们 想 快 速 从 A4 单 元 格 中 提 取 称 谓 的 话 ， 最 好 使 用 “=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“从 A4单元格 “=RIGHT(源数据格，提取的字符数)”函数，它表示“ A4单元格 源数据格 )”函数 最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然， 最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如果你想提 取姓名的话， 则要使用“=LEFT(源数据格， 取姓名的话， 则要使用“=LEFT(源数据格， “=LEFT(源数据格 提取的字符数)”函数了。 提取的字符数)”函数了。 )”函数了 还有一种情况， 我们不从左右两端开始， 而是直接从数据中间提取几 还有一种情况， 我们不从左右两端开始， 个字符。 A5单元格中提取 武汉”两个字时， 单元格中提取“ 个字符。比如我们要想从 A5单元格中提取“武汉”两个字时，就只 须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在 A5 须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是: “=MID(A5,4,2)”就可以了 单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。 单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。 二十一、 把基数词转换成序数词 二十一、 将英文的基数词转换成序数词是 一个比较复杂的问题。 因为它没有一个十分固定的模式: 大多数的数 一个比较复杂的问题。 因为它没有一个十分固定的模式: 字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、 字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大凡是以“1”、“2”、 “th”后缀 “1” “3”结尾的数字却分别是以“st”、 “3”结尾的数字却分别是以“st”、 “nd”和“rd”结尾的。 而且， 结尾的数字却分别是以“st” “nd”和“rd”结尾的。 结尾的 而且， “11”、 “12”、 “13”这3个数字又不一样， 它们却仍然是以“th” “11”、 “12”、 “13”这 个数字又不一样， 它们却仍然是以“th” 结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路，找 结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实，只要我们理清思路， 准 函 数 ， 只 须编写 一 个公 式 ， 就可 轻 松转 换 了 。 不 信 ， 请 看 : “=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VA LUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″r d″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确: d″),″th″))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确:?如果 数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀;?如 数字是以“11”、“12”、 “13”结尾的 则加上“th”后缀; “11” 结尾 “th”后缀 果第1原则无效，则检查最后一个数字， “1”结尾使用“st”、 果第1原则无效，则检查最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以 结尾使用“st” “2”结尾使用“nd”、 “3”结尾使用“rd”; 如果第1 “2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;?如果第1、2原则 结尾使用“nd” 结尾使用“rd” 都无效，那么就用“th”。因此， 都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此 “th” 轻松和快捷。 轻松和快捷。 二十二、用特殊符号补齐位数 二十二、 和财务打过交道的人都知道， 和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的 或者在款项数据的前 “安全填写法”， 安全填写法” 那就是将金额中的空位补齐， 那就是将金额中的空位补齐， 面加上“$”之类的符号。其实， 中也有类似的输入方法， 面加上“$”之类的符号。其实，在 Excel 中也有类似的输入方法， “$”之类的符号 那就是“REPT”函数。 那就是“REPT”函数。 “REPT”函数 它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”， 它的基本格式是“=REPT(“特殊符号” 填充 “=REPT(“特殊符号 位数)”。 位数)”。 )” 比如， 我们要在中 A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16 A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至 单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16 比如， 就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可; 位， 就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可; “=(A2&REPT(″#″,16 即可 如 A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位 就要改 单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16 果我们要将 A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位， 另外， 如果我们想用“#”号 为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”; “=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”; 另外， 如果我们想用“#”号 “#” 将 A4 中 的 数 值 从 两 侧 填 充 ， 则 需 要 改 为 “=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”; “=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如 果你还嫌不够专业，要在 A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话， 果你还嫌不够专业， A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话 单元格数字的顶头加上“$”符号的 那 就 改 为 : “=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#, ##0.00″))))”，一定能满足你的要求。 ##0.00″))))”，一定能满足你的要求。 二十三、 二十三、创建文本直方图 除了重复输入之外， 除了重复输入之外， “REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接 “REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接 在工作表中创建由纯文本组成的直方图。 它的原理也很简单， 就是利 在工作表中创建由纯文本组成的直方图。 它的原理也很简单， 用特殊符号的智能重复， 按照指定单元格中的计算结果表现出长短不 用特殊符号的智能重复， 一的比较效果。 一的比较效果。 比如我们首先制作一张年度收支平衡表， 然后将“E 列”作为直 比如我们首先制作一张年度收支平衡表， 然后将“E 方图中“预算内”月份的显示区， “G 列”则作为直方图中“超预 方图中“预算内”月份的显示区， 将 则作为直方图中“ 算 ” 的 显 示 区 。 然 后 根 据 表 中 已 有 结 果 “D 列 ” 的 数 值 ， 用 “Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下: “Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下: 字体的“N”字符表现出来 在 E3 单 元 格 中 写 入 公 式 “=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”， “=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖动填充柄 至 G14。我们看到，一个没有动用 Excel 图表功能的纯文本直方图已 G14。我们看到， 展现眼前，方便直观，简单明了。 展现眼前，方便直观，简单明了。 二十四、 二十四、计算单元格中的总字数 有时候， 我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣， 需要计算 有时候， 我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣， 单元格中的总字数。 要解决这个问题， 除了利用到“SUBSTITUTE”函 单元格中的总字数。 要解决这个问题， 除了利用到“SUBSTITUTE”函 “SUBSTITUTE” 数的虚拟计算 外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在 A1 数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删除空格。 “TRIM”函数来删除空格 单元格中输入有“how words?”字样 字样， 单元格中输入有“how many words?”字样，那么我们就可以用如下 的表达式来帮忙: 的表达式来帮忙: “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)) “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″ ,″,″″))+1)” 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串， 该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串， “SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串 并且 利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格， 利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格， “TRIM”函数删除其中字符间的空格 然后计算此字符串和原字 符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1， 符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后将空格数+1，就得出 +1 单元格中字符的数量了。 单元格中字符的数量了。 二十五、 二十五、关于欧元的转换 2002中的新工具 中的新工具。 2002时选择 这是 Excel 2002中的新工具。如果你在安装 Excel 2002时选择 的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过，我 的是默认方式，那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过， 们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏” 然后在弹出窗口中勾选 们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”， 2002就会自行安装了 就会自行安装了。 “欧元工具”选项，“确定”后 Excel 2002就会自行安装了。 欧元工具”选项， 确定” 完成后我们再次打开“工具”菜单， 单击“欧元转换”， 完成后我们再次打开“工具”菜单， 单击“欧元转换” 一个独 立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。 与 立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。 Excel 的其他函数窗口一样， 的其他函数窗口一样， 我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域” 我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域” 和“目标区域”， 目标区域” 然后再选择转换前后的不同币种即可。 然后再选择转换前后的不同币种即可 所示的就是 “100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然， “100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然， 欧元 为了使欧元的显示更显专业， 我们还可以点击 Excel 工具栏上的“欧 工具栏上的“ 为了使欧元的显示更显专业， 元”按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。 按钮，这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。 给电脑重做系统，自己学学，可少花钱，哈哈[图] 给电脑重做系统，自己学学，可少花钱，哈哈[ 一、准备工作: 准备工作: 如何重装电脑系统 首先， BIOS， 首先，在启动电脑的时候按住 DELETE 键进入 BIOS，选择 Advanced BIOS Features 选项，按 Enter 键进入设置程序。选择 First Boot 选项， 键进入设置程序。 选项， Device 选项，然后按键盘上的 Page Up 或 Page Down 键将该项设置 CD-ROM，这样就可以把系统改为光盘启动。 为 CD-ROM，这样就可以把系统改为光盘启动。 其次，退回到主菜单， 设置。 (保存方法是按下 F10， 其次，退回到主菜单，保存 BIOS 设置。 保存方法是按下 F10，然 ( 键即可) 后再按 Y 键即可) 1.准备好 Windows XP Professional 简体中文版安装光盘,并 1.准备好 简体中文版安装光盘, 检查光驱是否支持自启动。 检查光驱是否支持自启动。 2.可能的情况下， 2.可能的情况下，在运行安装程序前用磁盘扫描程序扫描所有 可能的情况下 硬盘检查硬盘错误并进行修复， 否则安装程序运行时如检查到有硬盘 硬盘检查硬盘错误并进行修复， 错误即会很麻烦。 错误即会很麻烦。 3.用纸张记录安装文件的产品密匙(安装序列号)。 3.用纸张记录安装文件的产品密匙(安装序列号) 用纸张记录安装文件的产品密匙 4.可能的情况下 ， 用驱动程序备份工具 备份工具( 4. 可能的情况下， 用驱动程序 备份工具 ( 如 : 驱动精灵 2004 可能的情况下 Beta.exe)将原 V1.9 Beta.exe) 将原 Windows XP 下的所有驱动程序备份到硬盘上 (如?F:Drive)。最好能记下主板、网卡、显卡等主要硬件的型号及 ? F:Drive)。最好能记下主板、网卡、 生产厂家，预先下载驱动程序备用。 生产厂家，预先下载驱动程序备用。 5.如果你想在安装过程中格式化 C 盘或 D 盘(建议安装过程中格 5.如果你想在安装过程中格式化 盘有用的数据。 式化 C 盘)，请备份 C 盘或 D 盘有用的数据。 二、用光盘启动系统: 用光盘启动系统: 如果你已经知道方法请转到下一步), ),重新启动系统并把光驱 (如果你已经知道方法请转到下一步),重新启动系统并把光驱 设为第一启动盘,保存设置并重启。 安装光盘放入光驱, 设为第一启动盘,保存设置并重启。将 XP 安装光盘放入光驱,重新启 动电脑。刚启动时，当出现如下图所示时快速按下回车键， 动电脑。刚启动时，当出现如下图所示时快速按下回车键，否则不能 下图所示时快速按下回车键 系统光盘安装。 如果你不知道具体做法请参考与这相同的---> 启动 XP 系统光盘安装。 如果你不知道具体做法请参考与这相同的--> 如何进入纯 DOS 系统: 系统: 光盘自启动后, 将出现如下图1 光盘自启动后,如无意外即可见到安装界面 ,将出现如下图1所示 查看原图 全中文提示,“要现在安装 XP,请按 ENTER”，按回车键后, 全中文提示,“要现在安装 Windows XP,请按 ENTER”，按回车键后, ,“ 出现如下图2 出现如下图2所示 查看原图 许可,这里没有选择的余地， “F8”后如下图3 许可协议,这里没有选择的余地，按“F8”后如下图3 后如下图 查看原图 这里用“向下或向上”方向键选择安装系统所用的分区， 如果你已格 这里用“向下或向上”方向键选择安装系统所用的分区， 分区，选择好分区后按“Enter”键回车， “Enter”键回车 式化 C 盘请选择 C 分区，选择好分区后按“Enter”键回车，出现下 图4所示 查看原图 这里对所选分区可以进行格式化,从而转换文件系统格,或保存现有 这里对所选分区可以进行格式化,从而转换文件系统格,或保存现有 文件系统,有多种选择的余地, 文件系统,有多种选择的余地,但要注意的是 NTFS 格式可节约磁盘空 间提高安全性和减小磁盘碎片但同时存在很多问题 MacOS 和98/Me 下 格式的分区,在这里选“ 看不到 NTFS 格式的分区,在这里选“用 FAT 文件系统格式化磁盘分区 (快),按“Enter”键回车，出现下图5所示 ),按“Enter”键回车，出现下图5 键回车 查看原图 盘的警告, 出现下图6 格式化 C 盘的警告,按 F 键将准备格式化 c 盘,出现下图6所示 查看原图 的空间大于2048M( 2048M(即 由于所选分区 C 的空间大于2048M(即2G),FAT 文件系统不支持大于 的磁盘分区, FAT32文件系统格式对 2048M 的磁盘分区,所以安装程序会用 FAT32文件系统格式对 C 盘进行 格式化, “Enter”键回车，出现下图7 格式化,按“Enter”键回车，出现下图7所示 键回车 查看原图图 分区; 查看原图图7中正在格式化 C 分区;只有用光盘启动或安装启动软盘 启动 XP 安装程序,才能在安装过程中提供格式化分区选项;如果用 安装程序,才能在安装过程中提供格式化分区选项; MS386\ MS-DOS 启动盘启动进入 DOS 下,运行 i386\winnt 进行安装 XP 时,安 装 XP 时没有格式化分区选项。格式化 C 分区完成后,出现下图8所示 时没有格式化分区选项。 分区完成后,出现下图8 查看原图 中开始复制文件,文件复制完后， 图8中开始复制文件,文件复制完后，安装程序开始初始化 Windows 配置。 然后系统将会自动在15秒后重新启动。 配置。 然后系统将会自动在15秒后重新启动。 15秒后重新启动 重新启动后,出现下图9 重新启动后,出现下图9 所示 查看原图 9 查看原图 过5分钟后，当提示还需33分钟时将出现如下图10 分钟后，当提示还需33分钟时将出现如下图10 33分钟时将出现如下图 查看原图 区域和语言设置选用默认值就可以了， 直接点“下一步”按钮， 出现 区域和语言设置选用默认值就可以了， 直接点“下一步”按钮， 如下图11 如下图11 查看原图 这里输入你想好的姓名和单位，这里的姓名是你以后注册的用户名， 这里输入你想好的姓名和单位，这里的姓名是你以后注册的用户名， 以后注册的用户名 点“下一步”按钮，出现如下图12 下一步”按钮，出现如下图12 查看原图 如果你没有预先记下产品密钥(安装序列号)就大件事啦～ 如果你没有预先记下产品密钥(安装序列号)就大件事啦～这里输入 安装序列号， 安装序列号，点“下一步”按钮，出现如下图13 下一步”按钮，出现如下图13 查看原图 安装程序自动为你创建又长又难看的计算机名称,自己可任意更改， 安装程序自动为你创建又长又难看的计算机名称,自己可任意更改， 输入两次系统管理员密码，请记住这个密码，Administrator 输入两次系统管理员密码，请记住这个密码，Administrator 系统管 理员在系统中具有最高权限， 平时登陆系统不需要这个帐号。 接着点 理员在系统中具有最高权限， 平时登陆系统不需要这个帐号。 “下一步”出现如下图14 下一步”出现如下图14 查看原图 日期和时间设置不用讲,选北京时间，点“下一步”出现如下图15 日期和时间设置不用讲,选北京时间， 下一步”出现如下图15 查看原图 开始安装,复制系统文件、安装网络系统，很快出现如下图16 开始安装,复制系统文件、安装网络系统，很快出现如下图16 查看原图 让你选择网络安装所用的方式， 选典型设置点“下一步”出现如下图 让你选择网络安装所用的方式， 选典型设置点“下一步” 17 查看原图 点“下一步”出现如下图18 下一步”出现如下图18 查看原图 继续安装，到这里后就不用你参与了，安装程序会自动完成全过程。 继续安装，到这里后就不用你参与了，安装程序会自动完成全过程。 安装完成后自动重新启动，出现启动画面，如下图19 安装完成后自动重新启动，出现启动画面，如下图19 启动 查看原图 第一次启动需要较长时间，请耐心等候，接下来是欢迎使用画面， 第一次启动需要较长时间，请耐心等候，接下来是欢迎使用画面，提 示设置系统，如下图20 示设置系统，如下图20 查看原图 点击右下角的“下一步”按钮，出现设置上网连接画面，如下图21 点击右下角的“下一步”按钮，出现设置上网连接画面，如下图21 所示 查看原图 点击右下角的“下一步”按钮，出现设置上网连接画面，如下图21 点击右下角的“下一步”按钮，出现设置上网连接画面，如下图21 所示 查看原图 这里建立的宽带拨号连接,不会在桌面上建立拨号连接快捷方式, 这里建立的宽带拨号连接,不会在桌面上建立拨号连接快捷方式,且 默认的拨号连接名称为“ ISP”(自定义除外);进入桌面后通过 自定义除外); 默认的拨号连接名称为“我的 ISP”(自定义除外);进入桌面后通过 连接向导建立的宽带拨号连接,在桌面上会建立拨号连接快捷方式, 连接向导建立的宽带拨号连接, 在桌面上会建立拨号连接快捷方式, 且默认的拨号连接名称为“宽带连接”(自定义除外) 如果你不想在 且默认的拨号连接名称为“宽带连接”(自定义除外)。 ”(自定义除外 这里建立宽带拨号连接,请点击“跳过”按钮。 这里建立宽带拨号连接,请点击“跳过”按钮。 在这里我先创建一个宽带连接,选第一项“数字用户线(ADSL) 在这里我先创建一个宽带连接,选第一项“数字用户线 (ADSL) 或电缆调制解调器”,点击“下一步”按钮，如下图22所示 或电缆调制解调器”,点击“下一 步”按钮，如下图22所示 ”,点击 22 查看原图 目前使用的电信或联通(ADSL)住宅用户都有帐号和密码的, 目前使用的电信或联通(ADSL)住宅用户都有帐号和密码的,所以我选 (ADSL)住宅用户都有帐号和密码的 我使用用户名和密码连接”,点击“下一步”按钮，如下图23 ”,点击 “是,我使用用户名和密码连接”,点击“下一步”按钮，如下图23 所示 查看原图 查看原图 输入电信或联通提供的帐号和密码, 的服务名” 输入电信或联通提供的帐号和密码,在“你的 ISP 的服务名”处输入 你喜欢的名称,该名称作为拨号连接快捷菜单的名称, 你喜欢的名称,该名称作为拨号连接快捷菜单的名称,如果留空系统 会自动创建名为“ ISP”作为该连接的名称 点击“下一步” 作为该连接的名称, 会自动创建名为“我的 ISP”作为该连接的名称,点击“下一步”按 钮，如下图24所示 如下图24所示 24 查看原图 已经建立了拨号连接,微软当然想你现在就激活 XP 啦,不过即使不激 已经建立了拨号连接, 活也有30天的试用期,又何必急呢?选择“ 请等候几天提醒我”, 活也有30天的试用期,又何必急呢?选择“否,请等候几天提醒我”, 30天的试用期 点击“下一步”按钮，如下图25所示 点击“下一步”按钮，如下图25所示 25 查看原图 输入一个你平时用来登陆计算机的用户名，点下一步出现如下图26 输入一个你平时用来登陆计算机的用户名，点下一步出现如下图26 查看原图 点击完成，就结束安装。系统将注销并重新以新用户身份登陆。 点击完成，就结束安装。系统将注销并重新以新用户身份登陆。登陆 桌面后如下图27 桌面后如下图27 查看原图 六、找回常见的图标 找回常见的图标 在桌面上点开始-->连接到-->宽带连接，如下图32 在桌面上点开始-->连接到-->宽带连接，如下图32 --- 查看原图 左键点“宽带连接”不放手，将其拖到桌面空白处, 左键点“宽带连接”不放手，将其拖到桌面空白处,可见到桌面上多 了一个“宽带连接”快捷方式。结果如下图33 了一个“宽带连接”快捷方式。结果如下图33 查看原图 然后，右键在桌面空白处点击，在弹出的菜单中选“属性” 然后，右键在桌面空白处点击，在弹出的菜单中选“属性”，即打开 显示“属性窗口”如下图34 显示“属性窗口”如下图34 查看原图 在图中单击“桌面”选项卡，出现如下图35 在图中单击“桌面”选项卡，出现如下图35 查看原图 在图中的左下部点击“自定义桌面”按钮，出现如下图36 在图中的左下部点击“自定义桌面”按钮，出现如下图36 查看原图 在图中的上部， 我的文档” 我的电脑” 网上邻居” 在图中的上部，将“我的文档”、“我的电脑”、“网上邻居”和 Explorer”四个项目前面的空格上打钩 然后点“ 四个项目前面的空格上打钩， “Internet Explorer” 四个项目前面的空格上打钩 ， 然后点 “ 确 定”，再“确定”，你将会看到桌面上多了你想要的图标。如下图37 确定” 你将会看到桌面上多了你想要的图标。如下图37 电脑操作课程大纲 ——WAYNE 2012-5-8 1 4.缩放 5.美化 3.对齐 2.压缩 6.裁剪 1.插入 ——如何处理图片 1 2 2.大小 1.加粗 ——如何处理文字 3.字体 5.色彩 4.换行 2 3 4.格式刷 丨 丨 如 何 处 理 单 元 格 5.格式 3.边框 2.合并拆分 6.增删 1.填充 3 ——如何排版 4 4.合并拆分 2.内容精炼 3.层次分明 1.格式统一 4 ——如何配色 5 2.取色 3.搭配 1.色调 ——如何提速 5 6 2.摸索 1.运用 4.快捷键 3.函数 5.VBA 6 4.分类汇总 2.排序 3.去粗取精 7 丨 丨 如 何 精 简 1.筛选 ——如何打印 7 3.预览 1.排版 8 5.调整边距 4.缩放百分比 2.选取范围