【doc】医学学术会议的有效宣传策略

【doc】医学学术会议的有效宣传策略 医学学术会议的有效宣传策略 论坛 AFOrUm CHINAMEDICALNEWS中华医学信息导报2007年6月27日第22卷第12期编 辑◎雍伟哲 医学学术会议的有效宣传策略 作为会议组织者,最担心出现的情况之一 就是精心策划的会议无人问津,偌大会场只有 少量听众就座,这等于宣布了会议的失败,既达 不到会议召开的目的,义将造成经济的损失.出 现这种情况,我们应该反省,是否在会议筹备期 没有让更多的人知道会议的存在?是否和目标 受众的沟通出现了问题?近年来,随着我国国 际地位的不断提高,越来越多的有影响力的国 际或地区性医学学术会议我国举行.尤其是 一 些热点学科,如骨科学,眼科学等,我国在同 一 年内同地方召开的国际,国内相关会议或 展览能有多个.如何在众多的同类会议中脱 颖而出,吸引更多人员与会,这是众多医学学术 会议组织者所面临和亟待解决的重要问题.根 据多年米组织管理和承办医学学术会议的经验 和体会,我们认为加强会议的推广与宣传,是解 决这一问题的有效手段和方法.下而我们将这 方面的体会做一介绍. 明确I_lJ标受众 任何的专业会议,其目标受众都应该是非常 明确的.医学学术会议也不例外,它的医学学术 的内容,决定了其目标受众就是相关专业的医务 工作者,包括医生,护十,药剂师,存校研究生 以及操作相关医疗设备的技师等等.存明确目标 受众后,我们需要研究什么是目标受众最感兴趣 的课题,并据此确定会议内容,了解他们的媒体 接触方式,知识结构等. 确定会议内容 一 个医学学术会议的成功与否,取决于其 学术内容的设置及日程的安排.医学领域高学 历人才汇聚,知识更新较快,医疗工作技术含量 高,责任重.医务工作者及相关从业人员参加学 术会议旨在追踪了解临床科学研究和临床实际 工作中热点,难点,问题的最新学术动态,提高 科研技术水平和科研能力,发自己的研究成 果和交流临床技能等.因此,会议的内容应与目 标受众的参会目的挂钩.会议的主题应是本学 科最感兴趣的课题,应尽量邀请本学科最知名 的学者或有最新突破性成果的专家与会,着重 介绍最新课题和最新进展,提供教程,如有 可能,为参会人员提供实际动手操作的机会,并 有参会人员相互交流的平台,如自由发言,讨论 会,座谈会,问答环节,壁报及出版论文汇编等. 丰富的会议内容和交流形式,更可以促进目标 受众与会.此外,由于医务工作者职业的特殊性 (每年必须进行继续教育培训,并需发表文章方 可晋升职称),要求他们必须参加学术会议,如 果会议在保证学术质量的基础上能提供更多的 发表文章的机会或争取恰当的继续教育学分, 将大大增加目标受众对会议的兴趣.如果会议 足行业组织的系列会议,则更应注意选题不能 与之前的会议重复. 中华医学会学术会务部黄莉陈凯孟庆龙马素云 准箭Ji_.i=传材料 按照宣传形式的不同,要为会议准备不同的 宣传材料.一般的医学学术会议应准备如下材 料:会议通知/征文通知(印刷版及电子版),会 议官方网站,杂志上的广告或宣传页,海报,会 址或会议所在城市的视频节目或图片,发给报刊 杂志等媒体的会议新闻稿等. 要做好以卜的工作,会议首先应有明确的标 志和形象,并注意在会议不同的宣传材料中 均采用样的标志图案,以加强目标受众对会议 的印象.其次,会议宣传材料中均需有如下必备 要素:会议的主办者,承办者,有无协办者,主 题,举办日期和地点,费卅,会议秘处的联络 方式和会议网址等.再次,根据宣传材料发放的 时间和场合,宣传材料的长短,突出的重点也应 有所不同. 以会议通知为例,根据际惯例,一般国际 性医学学术会议需要准备二轮会议通知.第一 轮会议通知大约于会议举行前两年一年半散 发,内容麻包括上而提及的必备要素,并着重突 H{会议时间,地点,主题和网址,还要发布征文 信息.最好提供叫执表以便潜在的参会人员可 与会议秘书处联络并提供本人的联络方式.可 以制定卡日应的奖励和激励政策,比如费用折扣 或免费赠品等,促使被通知者尽快作出反馈.第 二轮会议通知应于会前一年至九个月散发,内 容除涌盖必备要素外,也应提供如下信息:会议 的组织结构,特邀嘉宾名单,初步日程,参会人 员可获得的利益(如可以获得会议资料,获得继 续教育学分证书,可以申请奖学金,可以参加旅 游等),去往会址的乘车路线,会议时的气候,如 何获取签证(仅限于国外参会者),参加会议的 注册费用(包括费用的组成,费用折扣和优惠措 施,如不同时段的注册申请享受的不同折扣,团 队注册的优惠措施,边远地区或第三世界国家 的注册费折扣等)和注册方法,注册费支付方式 (注意注明货币种类),会址周边的酒店价格及 预定方法以及如何进行会议投稿等.如果是系 列会议,最好提供往届会议的参会人员概况和 内容,以供参考.如果成本允许,第-二轮会议通 知最好能够图文并茂,并注意图片应该与材料 内容密切相关,而且具有很好的图像质量.如果 会议邀请r知名发言人,并能把他们的照片加 入宣传材料,这将会加强会议信息的传递.一般 来讲,会议的举办地也会成为吸引参会者的一 个重要因素,因此最好能够加入一些景观图片, 比如附近的名胜古迹,主题公园等.第三轮会议 通知火约于会议召开前半年至三个月散发,除 包含第二轮通知的信息之外,还应加入并着重 突出会议具体口程安排,以便相关发言人了解 自己的发言时间,并提醒目标受众进行最后的 参会准备. 与会议通知同是,宣传海报或刊登在杂志 上的宣传页只需包括宣传材料的必备要素即可, 特别应强调突出视觉的冲击力,以便能够使受众 任第一时间注意到会议形象.同时,会议址也 是需要着重突出,不能忽视的要素. 宣传丁.段 在做好宣传材料的准备_丁作后,如何使它们 及时剑达目标受众的手上?我们认为以下几个方 面不失为有效的方法: 1.网站宣传 医务工作者大部分有条件接触网络,因此会 议网站应该是最快与E1标受众建立联络的有效方 式.会议网站应该包含会议的全部信息,其框架 应该非常清楚,内容更新应当非常及时.此外,从 技术层而卜,为保证网站的安全性,将其建立在 一 个稳定的服务器一卜也非常必要.如果有条件,会 议组织者应该在网站上提供任线注册,预订住房 及投稿系统等?站式服务,既可方便参会人员,又 能提高会议组织罟的工作效率.会议网站建后, 要及时在各个搜索引擎上登记,同时,在会议出 版的所有宣传材料上也应特别注明网站的网址. 2.新闻媒体宣传 一 般来讲,在会议举行前半年,三个月和一 周,应分别举行会议新闻发布会,邀请电视,报 纸等大众和专业新闻媒体记者参与,以期进一步 推广和宣传会议.召开新闻发布会前,应注意提 前准备好新闻稿,并能联系当前热点问题.例如, 可在国际防盲日时召开新闻发布会,借宣传防盲 知识之机,适时提及相关专业会议的话题. 3.直接邮寄和电子邮件散发宣传材料 直接邮寄和电子邮件散发宣传材料是会议宣 传最常用的宣传手段. 直接邮寄比较有针对性,而且成本相对较低. 要想做到以高效能,低成本的方式进行直接邮寄, 在做准备工作时,需要巧妙地获得邮寄名单,同 时做好邮寄.邮寄名单往往可以通过以下渠道 获得:(1)以前会议相关数据的积累.举办过多 次同类会议的组织者可能有一些过去参会人员的 名单,以及曾经对宣传材料做过反馈的人员名单. 这些都是进行下一次会议的宝贵财富.(2)主办 和协办机构.主办和协办机构如果是专业组织的 话,一般情况下,都能够提供一定数量的邮寄名 单.(3)专业协会和团体.每一个专业领域,都 会有许多专业组织和团体,很多专业协会是能够 提供免费或付费会员邮寄名单的.为获取有用的 邮寄名单,会议组织者可与相关机构协商,申请 或购买邮寄名单.(4)其他来源.有些有影响的 参会者和发言人也能够提供他们所掌握的名单, 因为他们和会议组织者目标一致,也希望参会者 越多越好.此外有些学科相关企业或公司也可协 助邮寄宣传资料.通常来讲,散发宣传材料时间 开始得越早,效果越好.同时,应注意散发宣传 材料的持续性,以便引发目标受众的持续关注,但 应注意材料的内容应不尽相同.例如邮寄会议通 知,由于成本的限制,一般邮寄三轮.而电子邮 (-F转l8页) 论坛AForum 编辑◎雍伟哲中华医学信息导报2007年6月27日第22卷第12期 CHINAMEDICALNEWS 一方随笔 在大多数病人眼里,医生都是一些怀揣着 丰富的专业知识和技能,且心志强健的"科学强 人","技术超人",大口罩后面藏着一双"镇定 的眼睛",话语间透出倨傲与霸气,随时准备解 病人于"倒悬",怎么也不会与"忧郁"有什么 牵涉. 日常语境中的"忧郁"不仅是一种心理症 状,也蕴藏着一种哲人气质与宗教情怀,折射出 孤独悲悯的心灵,细腻犀敏的情感,它以"忧郁" 的名义表达出一系列心理特质:天性敬畏,自我 追问;关注内心,注重审美;博雅视野,通家气 象;怀古识今,洞察未来;直面苦难,向死而生. 这样一群"忧郁的人"有着丰富,自由,创造的 智力生活与知行合一的伦理生活,以及超脱世 俗的精神境界.在我看来,这份"天才的忧郁" 本是一种人文主义的禀赋与修养,它应该属于 医生一族,成为他们职业精神让人仰慕的那一 部分.有如法国人眼中的"美人",并非"三围" 张狂的"性感娇娃",而是体态优美,举止优雅, 言辞幽默,外加淡淡"忧郁"气质的"淑媛".相 传电影白求恩))遴选演员,"忧郁的眼神"成 为高高的门槛,挡住了众多"酷男"的入围,因 为惟有这样一双"忧郁的眼神",才配得上毛泽 东笔下"一个高尚的人,一个纯粹的人,一个脱 离了低级趣味的人"的评语. "忧郁"是什么?它是"愉悦"的反面.是 摇荡在"痛苦"与"快乐"秋千上的风铃,在心 理治疗的语境中是一种负性情绪,于是,作为治 疗者的医生们避之不及.但是,转换到人类文化 的语境之中,它是上帝的礼物,是人类领悟,消 化与排解肉体痛苦与心灵苦难的外在情绪表达, 是叩问,拷打,锤炼痛苦意义的心理仪式.从这 个意义上看,"忧郁"不仅是医学"研究"的对 象,也是留待医生"体验"的真实感受,回避"忧 医生该不该忧郁? 王一方 郁"无异于心志麻木,或者漠视苦难.因此,大 牌医学家都有一双忧郁的眼睛,我所收集的照 片证实了这一点.托马斯?刘易斯在忧郁中叹 谓:现代医学太年轻!卢里亚在忧郁中抱怨现 代医学是"老虎机与破试管(花费巨大而生命的 图景被肢解)".我曾戏言:忧郁是大师的表情. "忧郁"不仅是一种表情,还是一种人性立 场,一种人文品质的坚持.对医学而言,"忧郁 的眼神"里容不得"科学主义","技术主义"的 沙砾,因为它敬畏自然,倾情生命,敢于质疑技 术的权威,反抗盲目的职业自大与技术狂妄,警 惕诸如"基因决定论","惟机器客观论"之类的 意识,倡导科学精神与人文情怀的互通互切,尊 重地方性医学资源的启迪与借鉴,平衡技术与 艺术的张力. "忧郁"还是一种心灵深处的淡定与乡愁, 一 种对弱者与苦难的深切悲悯与同情.对医生 个体而言,"忧郁的眼神"不接纳"物欲主义", "拜金主义","消费主义"的诱惑与绑架,即使 守贫担苦,也要坚持医疗服务的"人道原则"与 "底线伦理",倡导"适宜技术","最低干预"原 则的应用和推广.施人玫瑰,手有余香,仁厚执 业,利他为乐. "忧郁的季节"是发现和创新的季节,大凡 新理论,新学说,新技术,新突破坚壳,脱 颖而出的前夕,事主总是与忧郁相随,与苦闷相 伴.没有品尝过"呆若木鸡","无限惆怅"的滋 味,就无法感受"蟾宫折桂"的欣喜和狂乱. 朋友,倘若你不曾有"忧郁的眼神",也希 望你有"片刻的忧郁"作为自省的"阁楼",在 这里自省不限于道德的自审,行为的自检,也包 括职业价值的叩问,学理,知识的反思,技术, 经验的反刍.通过省思脱尽尘埃,宁静致远. 忧郁是心灵远航也是职业远航的舟楫. (i接l7页) 件散发则可每月一次,或在会议网站内容更新的 时候,通过电子邮件散发更新过的会议通知. 4.杂志宣传 杂志具有可以选择适当的地区和对象,可靠 且有知名度,时效长,转阅者多等诸多优点.如 果会议组织者本身出版刊物,可以直接刊登会议 通知和广告宣传单页,同时也可尝试与其他的与 会议学科有关的专业杂志联系,交换广告.如果 会议成本可以负担的话,也可在专业杂志上刊登 付费广告. 5.在其他同类会议上宣传 如前文所提,同一年内不同地方举行的内容 相似或专业相关的会议或展览可能有数十个.我 们可以精心挑选预计参会人数较多,与我们组织 的会议时间间隔较长的会议,向他们申请在其会 议上散发我们的会议宣传材料,l;k~H请他们代将 我们的会议材料装入其会议代表资料包内,或允 许放置在其会议资料台上等.此外,也可在其他 会议上购买或申请与其交换展位(如此次为我们 提供免费展位者,下次我们的会议上可为其提供 同等待遇等),在展位中向对我们会议感兴趣的 来访者散发宣传材料,并提供咨询服务.为吸引 与会者的兴趣,还可准备印有会议标识和网址的 小礼品和赠品等. 6.手机短信宣传 如今几乎每个人都在使用手机.如能得到目 标受众的手机号码名单,可通过群发手机短信的 方式不定期地发送会议通知信息. 以上是我们在组织承办医学学术会议时实施 的宣传策略,相信任何医学学术会议的组织承办 者在使用了这些方法后,都会收到很好的效果, 吸引更多的人员参加会议. 眼力健公司召回 全能水润软性隐形眼镜 护理液 5月26日,美国FDA向医务人员及配 戴隐形眼镜的患者发布警告,眼力健有限 公司(AdvancedMedicalOptics)自愿召 回其全能水润多功能护理液. 该公司召回产品是为了防止由寄生虫 引起的严重棘阿米巴角膜炎感染,目前有 极少数关于此类感染的报告.美国CDC的 研究结果确认该护理液与感染有关.配戴 隐形眼镜的消费者应停止使用此溶液,丢 掉未用完或还未开瓶的护理液,并更换隐 形眼镜及其眼镜盒. FDA器械与放射卫生中心主任Daniel Schultz说,该公司作出自愿召回的决定是 勇于负责的表现,FDA支持其主动关心公 共卫生利益的行动.FDA与CDC将与该公 司密切合作收集相关信息,并将继续警告 消费者,一旦有新消息也会发布通知.消费 者应咨询医生,选择合适的替代清洁或消 毒产品,如眼部出现感染症状应立即寻求 治疗,尽早发现有助于有效治疗. 棘阿米巴角膜炎可能会导致失明,必 须进行角膜移植.配戴隐形眼镜的患者容 易接触这类感染.其症状与其他普通眼部 感染症状非常相似,包括眼部疼痛,发红, 视力模糊,对光敏感,眼部有异物感或流泪 等,但该病较普通感染更难治疗.据估计, 美国每年配戴隐形眼镜的消费者出现棘阿 米巴角膜炎感染的几率约百万分之二.不 过在最近对棘阿米巴角膜炎发病率升高的 一 项研究中CDC认为,使用全能水润护理 液的消费者比其他未使用该产品的消费者 发病率至少升高了7倍. 所有配戴隐形眼镜的人应严格坚持下 列操作以防止眼部感染:?在与水接触如 淋浴,洗热水澡或游泳前应取下隐形眼 镜.?配戴隐形眼镜前用肥皂和水洗手并 擦干.?根据生产厂家的说明和眼护理专 业人员的指导清洁隐形眼镜.每次清洁和 保存隐形眼镜时使用新鲜清洁液或消毒 液,不要重复使用清洁液,也不要用盐水 或用过的滴眼液消毒镜片,这些溶液都不 能有效消毒.?定期接受眼部检查.?根 据专业人员的要求配戴和更换隐形眼镜. ?用合适的眼镜盒保存隐形眼镜.眼镜盒 应用无菌隐形眼镜护理液冲洗(不得用自 来水),每次用完应打开晾干,每3个月至 少更换一次眼镜盒. (訾鸭摘译)