会计档案装订规范

票据粘贴、会计档案装订 为规范会计基础工作,适应会计档案管理工作的需要,为了原始资料保存完好,将来便于查找和翻阅,现将票据粘贴方法及装订规范如下: 一、票据粘贴 1、票据分类。对于集中较多票据按照内容进行分类,如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等,按照类别分别粘贴。其中差旅费应单独填写差旅费报销专用凭证。 2、粘贴。 ①到财务处领取原始凭证粘贴单。粘贴时,在粘贴纸左右留出两公分装订线,将票据按类分别粘贴。 ②将胶水涂抹在票据左侧背面,沿着粘贴纸装订线内侧和粘贴纸的上下、右三个边依次均匀排开横向粘贴,避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据,不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴,以免造成中间厚,四周薄,使凭证装订起来不整齐,达不到装订要求。 ③如果同类票据大小不一样,可以在同一张粘贴纸上按照前大后小的顺序粘贴。 ④票据比较多时可以使用多张粘贴纸。 ⑤对于比粘贴纸大的票据或其他附件,粘贴位置也应在票据左侧背面,沿装订线粘贴,超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。 ⑥如果是板状票证可以将票面票底轻轻撕开,厚纸板弃之不用。 ⑦有的原始凭证不仅面积大,而且数量多,可以单独装订,如工资单,耗料单。但在记账凭证上应注明保管地点。 1 ⑧票据粘贴完整后,再将原始凭证汇总单(或支款凭条)贴在粘贴纸上,汇总(或分类汇总)票据金额。同时,在一旁注明张数和合计金额。 ⑨票据末端交错处要加盖现金收(付)讫章。 二、会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报及其他文字资料的装订。 1、会计凭证的装订。一般每月装订一次,装订好的凭证按年、分月妥善保管归档。 会计凭证装订前的准备工作: ①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全。 ②按凭证汇总日期归集(如按厚度汇总归集)确定装订成册的本数。 ③摘除凭证内的金属物(如订钉、大头针、回形针),对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整。 ④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全。 ⑤记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。 会计凭证装订时的要求: ①用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在左上角部位打上三个针眼,实行三眼一线打结,结扣应是活的,并放在凭证封皮的里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅。 ②凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面略大于所附记账凭证。 ③装订凭证厚度要均匀,保证装订牢固,美观大方。 会计凭证装订后的注意事项: ①每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。 ②在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并要在显露处标明凭证种类编号,以便于调阅。 2、会计账簿的装订。各种会计账簿年度结账后,应按时打印装订整理立卷。基本要求是: ①将财务系统内分类明细账(项目账或总账)按照规范格式调整好账页,分别科目(项目)连续打印,根据实际情况归类整理。 ②账簿装订前,检查账页数是否齐全,序号排列是否连续,然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。 ③装订要求 第一,用质好的牛皮纸做封面、封底,装订成册。 第二,应按同类业务、同类账页装订在一起,不得混装。 第三,在账本的封面上填写好账目的种类,编好卷号,会计主管人员和装订人(经办人)签章。 账簿装订后的其他要求。 第一,会计账簿应牢固、平整,不得有折角、缺角、错页、掉页、加 空白纸的现象。 第二,会计账簿的封口要严密,封口处要加盖有关印章。 第三,封面应齐全、平整,并注明所属年度及账簿名称、编号,编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、材料明细账、收支(费用)明细账、往来明细账等。 第四,会计账簿按保管期限分别编制卷号,如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 3、会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后,留存的报表按月装订成册,谨防丢失。 第一,会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全,整理报表页数,上边和左边对齐压平,防止折角,如有损坏部位修补后,完整无缺地装订。 第二,会计报表装订顺序为:会计报表封面、会计报表目录、会计报表编制说明、各种会计报表(按会计报表的目录顺序排列)、会计报表的封底。 第三,按保管期限编制卷号。