小议中小企业物资采购询价、比价与议价

作者：仝凤环来源：《财经界·学术版》2015年第02期摘要：本文第一部分将阐述中小企业物资采购的询价比价以及议价的意义;第二部分将讨论中小企业物资采购询价比价以及议价的实践情况，以期为相关企业和与有关方面提供一定的参考依据。中小企业的实力与大型企业相比仍存在不小差距，所以，物资采购的询价比价以及议价就显得尤为关键，它能节省中小企业的物资采购成本。关键词：物资;采购;询价;比价;议价询价、比价和议价体现了一个物资采购员的基础素质。而中小公司的物资采购种类众多，牵涉范围较大，所有物品都以招标与投标的形式进行购置显然是不现实的。而这时，采购时的询价、比价与议价就显得尤为关键了。怎样提升询价、比价和议价的质量和效率，力图用最小的成本换取最大的效益。一、中小企业物资采购询价比价以及议价的意义中小公司的物资原料的价值高，采购量大，种类繁多。例如：一个中小制造公司要生产价值5亿元的商品，除去大头的生产原料外，它的协助性化学工业原料的采购量——包含原料等大头物资以及元部件的采购量都多达1亿。假如可以减少2个百分点的物资原料本金，就能获得超过200万的利润。因此，物资采购成本的减少可以提升中小公司的经济收益，成本的减少比营销收入的增长更能获得合理范畴内的利润，并且这部分利润可控性较强。在市场竞争渐趋白热化、市场情况千变万化的背景下，中小公司的价格管控就显得尤为重要;而运用好询价比价以及议价，是一个采购人员应具备的基本素质，也是企业降低各项成本的基本工作，同时也是管控好物资原料价格的前提。二、询价比价以及议价在中小公司的实践为使询价比价以及议价在中小公司的物资采购中发挥应有的功效，减少公司整体成本，获得核心竞争力，下文将探讨询价比价以及议价的具体实践：（一）合理挑选供货商在取得物资采购清单后，通过各种渠道——网络、行业报刊以及平日搜集到的讯息了解供货商，然后进行初步筛选，以选出经营实力、技术实力、规模相当的供货商。最好能有生产商、代理商及中间贸易商，可以在保质的前提下，择优供货。供货商的挑选数量不应太多，3-5家适宜。对重要的物资必须确保有三家以上的供货商。切忌单独跟一个供货商进行交易，就不会被供货商牵着鼻子走。（二）价格取得1、网络询价法通过市场询价掌握不同供应商价格信息。现在网络普及，海量的信息量。最常用的如阿里巴巴，基本上90%的物资都可以查到价格，并且供货商资格有第三方监管，通过第三方认证，可信度较高。再就是各行业的资讯中心等。2、当地专业市场一般城市都有类似的比较集中的专业市场，如设备配件，化验器材，五金交电，阀门管件等，到市场跑上半天，多问几家，价格情况基本就有数了。（三）询价单面报价是咨询价格工作中的基本要素，精准、合理的获得供货商的报价，是采购人员获取市场中商品讯息的最有效手段;而物资采购人员情况把握得越全面，对今后的议价就越有把握。因此，在发布书面价格通报时必须明确商品的规格、种类、品质、数目、提货与交货的方法、交货限期、款项支付模式以及报价限期等等，有特别属性的还应进行批注。（四）价格咨询的过程中全面掌握商品讯息中小公司的物资采购人员并非“万事通”，一部分物资清单开出后采购人员心里会没底，而这样的情况下，通常是透过问询供货商，才对其商品的情况有所掌握。所以，物资采购人员在价格咨询时，要耐心倾听供货商的推荐，必要时应引导供货商指出商品的优势。例如：“该商品好在哪？”或“你推介的商品价格公道吗”等等。这时，供货商会讲出产品的价格优势，而物资采购人员可以依据自身的经验来辨别真伪，进而全面掌握商品的状况，力图以最低的价格获得最好的商品。（五）比价的基础方式比价采购是指中小公司依据供货商的报价，实行比对，进而挑选适合的供货商，它有利于提升中小公司的竞争能力，保障采购的物资的品质。1、价格比较比较首当其冲的就是价格比较：（1）依据供货商指出的价格实施比较。（2）有底价预算的比较底价。（3）成本的比较。（4）与以前的采购价格实行比较。通过价格比较，判断价格是否真实。2、品质比较在价格比较之后，还应对各供货商的商品品质进行比较，判断其是品牌商品还是同质类商品，并参考中小公司的需求进行采购。尤其是对同质类商品的利用必须查验其质量认证是否合格。相同的商品，其质量标准与价格都不尽相同。3、供货商的生产技能与名誉度比较供货商的资历、过往的销售情况和名誉度也是重点考察的对象。尤其是交货时间很多的物资或生产周期长必须批量提供的物资，如果遭遇停工停产，那么中小公司的损失就会很大。因此，在价格对比的过程中，必须权衡供货商的生产技能、名誉度等等，而为减少成本使用质量低劣的商品就是对自身和消费者的不负责任。（六）关于议价询价、比价都是为议价作铺垫，议价是询比价的升级，中小公司的物资采购人员透过询价、比价对商品的品质、价格等讯息有了一个初步的了解，并对市场状况有了一个大致的了解。这时，依靠中小公司的商品采购需求掌握价格波动的情况，再与供货商深入商洽，经过讨论后明确最终的价格。1、议价的预备阶段中小公司的物资采购人员应对询价、比价中的讯息进行解析，并商定好议价的预案和方略。物资采购人员不但应清楚自身的状况，对于供货商的状况也要进行把握。明确自身的状况就是说：对自身的优点以及位置有清醒的认识。对于这点，物资采购人员往往会高估或低估自身。所以，在评价自身实力时必须头脑清醒;而把握供货商的状况就是：对供货商提供的价格与市场价格都要烂熟于心。2、议价的技能运用在议价时，应采用婉转的方式进行，不能直接议价，而应委婉地进入主题，从询问供货商的公司状况着手，从对方的解答中明确供货商的商谈态度。议价的目标是实现双方的共赢，而议价的本质则是两方利益的互换，怎样利用自身的有限的资源获取利益是议价中的又一课题。所以，物资采购人员应利用好自身的优势资源，并且在适当的节点向对方显示己方的优势。在议价时，言语只能获取不到10%的讯息，副语言能获得38%的讯息，而眼色传递出的讯息是最多的，占到50%。例如：采购人员要大量购置物资，然而应在重要的价格讨还的过程中再明确告知，力图用最低的价格获得最好的利益，以节省成本。3、签订书面的合同签订是议价成功的标志，也是保证订单被有效实行的关键根据。合同的执行通常来讲是依靠名誉度，物资采购人员应谨慎对待，看清楚每一个字方能签订。三、关键控制点（一）挑选符合资质条件的供货商应向其发放询价函中小企业应只接受供货商的一次报价，该报价没有授权是不能变更的;只接受询价函中注明的到期时间内的报价;此外，中小企业应公布所有符合标准的报价，集体决定对供货商的挑选，并且要确立少数服从多数的战略方针;在审查、考评供货商时，应依照预先设定的准则、标准、方法进行，保障考评方法相同。（二）不单纯重视供货商提供的价格对中小企业应对成交的供货商采取符合准则、质量与服务对等、报价最低的综合评判原则，不能只看供货商的价格。价格仅是询价中的重要元素，而绝不是唯一的元素。应走出“低价位”的误区，这是由于低价位可能透过以次充好或牺牲售后服务的形式来获得，中下企业应理智地看待价格。（三）做好询价监督企业的纪律检查、监察、审计询价的监督部门，应监督询价采购的各个是否是按操作;在供货商挑选以及供货商的评价等敏感版块，时常会有舞弊行为产生，并可能无法保证最终的成交价格被顺利执行。对于舞弊的情况，应做好事前防治、事中监督、事后查处等相关工作。询价比价以及议价尽管能够减少采购成本、实现快速采购，简单可行，但是如果没有严格的操作流程，询价比价以及议价就失去了依托，会得不偿失。因此，企业必须对这一点引起高度重视。四、结束语物资采购的询价比价以及议价体现了一个采购人员的综合业务能力，也是中小公司管控成本的重要项目。因此，中小公司应注意提升企业的管理水平，健全管理制度，提升物资采购人员的整体素质、业务水平以及道德水平。把物资采购工作做得更好，为企业创造更多的效益。参考文献：[1]胡家书.浅析中小企业物资采购询价比价与议价之实践[J].企业导报，2013，（15）：1-6[2]战勇.基于供应链管理的企业物资采购流程再造——以国内某水电企业设备检修业务为例[J].贵州师范大学学报（社会科学版），2012，（4）：98-101[3]陈锦.浅谈风险导向审计在物资采购事前审计中的应用[J].管理学家，2014，（5）：77-77，78[4]贾延江.阳光、高效、节约的高校物资采购平台--高校网上竞价10周年巡礼[J].实验技术与管理，2013，（12）：6-8