对提升办公室综合协调服务能力的几点思考

对提升办公室综合协调服务能力的几点思考办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，肩负着保证机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。因此，办公室一个很重要的职能就是综合协调服务。县委办公室综合协调服务涉及沟通联系上级部门和县级各部门、各乡镇，以及协调服务机关内部各室局股，对确保政令畅通，推动工作有序开展起着重要的作用。如何发挥好综合协调服务职能，为领导、基层、群众及办公室内部提供优质、高效的服务，结合工作实际，作出一些思考，以期对工作有所裨益。当前存在的一些问：一是文件传阅慢。一份文件由于常常需要多位领导、多个室局股阅知，往往就造成了文件传递时间长，文件传阅慢的问题。有时一份文件传阅结束时时间长达一个月，文件传阅效率严重低下；有时文件传到后面领导阅知时，事情都已经过去了，对工作的开展带来了不利影响。二是工作超前性不足。工作中存在主动思谋不多、主动了解情况不多，习惯于按部就班开展工作，有时就造成了为领导提供信息、提高服务方面存在滞后的一面。一些工作因为前瞻性不够，往往造成了被动、仓促应付的局面，没能够按要求和去完成，给工作打了折扣，影响了服务的质量和效率。三是服务协调不够有力。办公室很多工作都需要对内与对外的协调服务，工作中由于种种原因，造成了工作协调服务不够有力的情况。有时是服务协调不到位，造成服务协调对象工作信息了解掌握不全面，造成了工作开展出现偏差；有时是协调力度不够，造成了一些工作的推诿扯皮，给工作的开展带来了不良影响。四是督办工作缺失。工作中对有领导批示需要办理的文件，往往只注重交办，交办责任部门或责任领导以后就没下文了。也不主动去了解这项工作到底干得怎么样，有没有干，有没有按领导的批示去完成。督办工作的缺失，造成了一些工作不能及时完成、甚至没有完成的情况存在。五是了解掌握工作不全面。工作中主动学习少，即使学习也是一知半解，对工作了解单一，没有全面了解掌握好全县的各项工作信息，造成了服务领导、服务基层、服务群众水平不高、能力不强。六是对外沟通协调艺术欠佳。有时因工作紧急，对各单位、各部门协调工作时带有命令和催促的的口气，给对方造成了不快；有时因沟通协调艺术欠佳，没有掌握好有礼、有节的标准，或造成了对方的不理解和误会，或让对方感觉到这件事做不做都无所谓，这些情况或多或少都会影响到工作的顺利开展。七是信访接待软弱无力。工作中信访接待存在怕和难的思想。怕来访群众缠访，一些群众反映的问题无政策、无法律依据，但其不断的缠访，甚至闹访，严重影响了正常的办公秩序，但工作中没有很好的处理好这些问题，没有采取有力措施维护好正常的上访秩序。接待来访群众还存在“难”的思想，群众来访都要求解决问题，来访的问题一般都比较复杂，从心理上存在了“难”的阴影。办公室综合协调服务是一项系统的工作，涉及到的事项多，内容复杂。针对当前存在的几个方面主要问题，我一对一作了一些思考，希望能解决部分问题，进一步提升办公室综合协调服务能力。一、健全完善文件传阅运行机制，确保文件传阅效率安全、高效、及时的做好文件传阅工作，需要健全完善文件传阅运行机制，让文件传阅工作遵循一些基本的原则。一是要遵循急件急办的原则。对于紧急文件，要第一时间送分管领导阅示，并按领导批示进行紧急处理，不得耽搁延误。对需要有关室局股办理的紧急文件，在呈送有关领导阅知的同时，也需复印有关部门阅知办理，提高文件处理效率。二是传阅文件要按紧急程度有序摆放。给领导送文件，不是简单的将文件摆放领导桌子上就完了，还要注意文件的摆放顺序，按重要、紧急程度摆放文件，对重要紧急的文件还需摆放到文件夹的上面，以便让领导一眼就能看到。三是文件传阅顺序要灵活掌握。如果遇某位领导外出，一时无法阅知文件时，要及时将文件取出送下一位领导阅，待领导回来时，再及时将文件呈送领导。四是时效性强的文件要注意多头分送。一些文件时效性很强，需要多位领导阅知，这就需要根据文件涉及到的领导进行多头分送。五是根据领导日程安排呈送文件。有时领导需要临时外出，有时领导有紧急工作需要处理，这时就需要科学合理安排文件传阅，尽量减少传阅文件的闲置时间，进而提高文件传阅的效率。六是要勤分勤送文件。不同的文件需要不同的领导阅知，这时我们就要对文件进行快速分类处理，并在最短的时间内分送相关领导。二、提前思谋了解各项工作情况，增强参谋服务水平高标准、高质量做好参谋服务工作，需要增强工作的预见性，未雨绸缪，才能不慌不乱、有条不紊，切实提高参谋服务的水平。一是提前思谋近期各项重点工作。对近期各项要开展的重点工作进行事先理一理，看看那些工作需要事先准备，那些工作需要事先提醒领导，做到把准备工作做到前面。二是主动了解工作情况。对近期要开展的各项工作，要做到主动了解工作情况，加强与几大办和部门的对接联系，对工作开展的进度、情况、存在的问题等方面进行了解掌握，切实增强做好办公室参谋服务工作的主动性。三是加强工作统筹。明确工作的轻重缓急，对紧急程度不同的工作进行分类处理，同时做好工作的计划统筹安排，将要做的工作明确到天、计划到小时，做到忙而有序、忙而不乱，扎扎实实把各项工作做到位、做及时，为做好参谋服务工作打下坚实基础。三、提升综合协调服务的执行力，促进工作有序开展办公室一个很重要的职能就是沟通联系各级各部门，协调办公室内部各室局股，确保政令统一，形成工作合力。发挥好综合协调职能的关键在于要有全局观念和执行意识，通过综合协调全面推进办公室的各项工作。一是协调要周密到位。工作中要把握好协调工作的原则性、系统性、艺术性，沟通各方面的信息，理顺各方面的关系，化解各方面的矛盾，处理好各方面的问题，力求做到上下左右都满意。在处理涉及多个方面和单位的工作时，要充分发挥办公室的牵头作用，调动机关内部各室局股和各级各部门的工作积极。同时要做到信息传递的及时、准确，让协调对象明确自己要做什么、该做什么。二是协调要有全局观念。协调工作中要注重把大家拧成一股绳，事往一处想，劲往一处使，努力形成“相互帮助、相互配合、精诚合作”的良好工作局面，避免一个办公室内各室局股工作“各吹各的号，各弹各的调”，形不成工作合力的现象。三是协调要有力。办公室总协调、总调度一定要有力，不但要协调好各项日常工作，对一些大事和难度较大的工作也要敢于协调、善于协调，当好总调度、总调节，做到不让领导布置的事情在这里拖延，不让安排布置的工作出现推诿扯皮，做到协调调度有力，保证领导安排布置各级各部门、办公室各室局股的各项工作按时按质开展。四、树立交办工作跟踪督办意识，确保工作有效落实为确保政令畅通以及各项工作的有效落实，在办公室工作中树立督办意识显得尤为重要，其是完善办公室工作秩序和改进工作作风的一项重要抓手。一是要建立交办登记。对领导的工作部署、重要批示以及各级各单位来电来文等需要办理的事项，要逐个进行登记，并根据领导批示及时转交承办部门办理。对转交办公室内部各室局股办理的事项，要登记好承办责任部门和经手人；对转交外单位办理的文件或信件，要请对方清楚填写签收时间、签收部门和签收人，对有时限要求的办理事项，还需提醒对方及时处理。二是要树立跟踪督办意识。对已经交办的事项，要根据交办事项的轻重缓急，根据情况适时进行跟踪催办，并将催办过程及情况进行。对催办过程中出现的新情况、新问题，要及时向分管领导报告；对办事不力，推诿扯皮，顶着不办的，在查清楚情况时要向领导报告情况。三是要将领导重要批示的办理情况及时反馈报告。对县委领导的重要批示，在交办和跟踪督办的基础上，要注意收集整理交办事项的办理情况，并适时将办理情况反馈报告县委领导。五、学习掌握全县工作开展情况，努力提升服务水平对全县各项工作开展情况进行大概的了解认知，熟悉各方面的情况，将大大提升办公室的综合协调服务水平。一是注重学习了解全县的重点工作。工作中注重加强对一些全县性的重点工作、重点项目进行学习了解，做到了解工作情况，能及时准确在信息、材料中为领导提供好参谋服务。二是注重学习了解当前开展的各项工作。加强对当前各项开展的工作进行学习了解，掌握好一些基本的工作信息，对涉及办公室的工作要及早分析研判，需要报告的要及时报告。三是注重学习掌握一些工作基本知识。这类知识一般属于全县工作的基本知识，在办公室服务工作中经常会用到，如全县的总人口、村（居）委会数、六大重点产业、工业园区规模等，这些知识属于基础性的，工作中要有意识的进行学习记忆，其是做好综合协调服务工作不可或缺的重要知识。六、提高对外沟通协调艺术技巧，推进工作顺利开展办公室综合协调服务工作一个很重要的职能就是上下联系、左右沟通，为把办公室综合协调服务工作做好，这就需要掌握一定的沟通协调艺术技巧，以确保工作的顺利开展。一是要做到有礼有节、不卑不亢。对外沟通协调和安排部署工作时，需要掌握一个基本原则就是要有礼有节、不卑不亢。不管是传达领导指示，还是需要对方配合做什么事，都要做到礼貌、热情，同时也要有分寸、识大体，让对方感受到你的礼貌、谦逊，同时又明确工作的严肃性，不卑不亢的把工作协调布置好。二是要做到信息传达及时准确。对外沟通协调，办公室采用的方式大多是用电话协调沟通，这就要注意将信息及时准确传达到位，对涉及时间、事项等类的信息，要注意提醒对方做好记录，并与对方核对信息是否记录准确。三是要做到耐心、细致。办公室工作纷繁复杂，有时工作繁忙，对外面打来询问情况的电话，要注意说话的语气，尽量不给对方压迫感，保持耐心，细致周到的解答对方的问题，树立和维护好办公室的窗口形象。七、严格落实群众信访接待制度，维护信访正常秩序接待来访群众是办公室的职能之一，如何做好日益复杂的群众来访工作，有几点是我们办公室工作人员需要注意的。一是要消除怕和难的思想。对群众来访，首先要消除怕和难的思想，做到用一个“热心”来问候，一杯茶，一句问候，减轻上访者到陌生环境里的不适感。对重复上访者更是应如此，重复访的人，因心存“怨愤”而心里压抑，情绪容易激动，如果态度不好，极易激化矛盾，不利于工作的开展。同时用真心和诚心来倾听上访者的诉求，让其感觉到你是为他着想，是想帮助他解决问题的，让其产生信任感。二是落实记录、报告、转交办制度。信访接待过程中要详细记录来访时间、来访者姓名、住址、联系方式以及反映事项、诉求，并及时向分管领导报告信访接待情况。对领导批示需要转交办的，要及时转交相关部门办理，并做好登记以及反馈报告工作。三是坚决维护信访接待正常秩序。对缠访、闹访以及严重影响办公秩序的非访行为，要及时疏导制止，并及时联系县信访部门和所在地政府；对不听劝阻，继续严重扰乱办公秩序的，要及时请求公安出警处理，坚决维护正常上访秩序和办公秩序。PAGE8