高校教学评估促进教研室教学资料归档的规范化

  高校教学评估促进教研室教学资料归档的规范化  许焕春黄元东【Summary】探索高校教学评估促进教学档案归档规范化的有效方法和途径。以高校教学评估为契机，进行高校教学档案的建设，完善教学档案、增强全员档案意识，最终反哺高校教学评估甚至是高校发展。本文分别从高校教学档案的重要性、教学档案的分类与内容和优化档案建设的等方面进行论述。【Key】高校教学；评估；归档；质量高校教学评估成为教育行政部门进行教育质量评估的主要形式之一，教学评估主要目标是促进高校教学教育质量的提升。而高校的教学档案是高校教学工作水平和教学评估的主要依据之一，对教学管理工作有着重要的作用。为此，我们要以高校教学评估为契机，进行高校教学档案的建设，完善教学档案、增强全员档案意识，最终反哺高校教学评估甚至是高校发展。基于高校教学档案的重要性，我们要提升归档质量，从而发挥其价值，促进高校发展。一、高校教学档案的重要性（一）高校教学档案是高校评估的基本依据。对于高校的教学评估主要有两条途径：一是获取按评估指标体系整理和汇编的材料，这些材料主要是教学部门档案。还有一种形式是通过调查访问、现场听课、听取报告和民意测试等方式直接收集评估信息，由于受到各个方面的影响，此途径中的信息只是反映局部和暂时的现象。对于有些内容的评价靠现场的考核、座谈、走访无法了解高校整个面貌，最终还是需要各个院系档案部门提供原始材料依据，由评审专家考察和评估。另外还需要通过审阅其自评报告和查閱各种档案资料去了解高校的实际情况。如果档案不完善、不真实，就很难规范管理和使用，这样就会影响高校教学评估的结果。因此规范化高校档案，再通过调查、走访、民意测试就能正确地对教学管理水平作出合理的评价。（二）高校评估促进教学档案建设。高校评估让很多人意识到档案建设的重要性，让档案管理人员责任感提升。高校教学评估的结果关系到了高校的发展，关系到广大师生的切实利益。而影响高校评估结果的主要因素之一的教学档案显得十分重要。为此，我们认为高校教学评估对高校档案工作规范化、科学性有着促进作用。高校评估中对检阅档案的不足，制定规章制度等方面都有推进作用。另外，高校评估对档案建设的信息化建设也有促进作用。高校在简短的时间内向评估专家提供学习教学方面的材料，而受检阅的高校如果还是使用传统方式就难以高效检索和及时调用材料，进而影响了评估工作。为此只有加强档案信息化建设，才能促进高校评估工作。二、教学档案的分类与内容在进行高校教学评估的过程中，我们发现教学档案的管理放在了首位。为此，要按照评估指标要求，对教学资料建档、归档、保存都进行相应的调整，从形成完整的档案目录，实现卷宗的管理。为此，我们通过梳理和，教学档案大致可以分为五个大类，并规定了相应的内容：首先是教学文件档案。这部分内容主要是指教育主管部门下发的文件；学校规划和实施计划；教学工作的各种记录和简报等；学校规则制度；各个专业的培养、课程设置和教学计划安排等文件；还有学习的各项通知等文件。其次，就是教学管理档案。包含了学院的发展规划，教学工作思路；师资队伍建设规划；教师研修记录；另外还包含了学院制定的教学、管理、惩罚、质量等文件；教学安排；教师任务安排；进度表的归档（按年度校历、课程表和进度表）；课件的归档（按进度表一一收集教师教案，教案必须有教研室同意授课手写签字，教师教学后记也是手写）；评学表（任课教师对学生的评价）和评价表（同行评价表）的归档；论文和课的归档；学生试卷的归档。然后就是教师业务档案。这主要包含了课程、教学团队、人才培养等质量工程规划、总结、课件等材料；各专业教师课程表、教学日志、教案和课件等；考试试卷评价与分析等材料；教师个人业务归档材料。再次就是学生管理档案。这里面包含了学生成绩；教学教案以及录像；实验报告；实现材料总结；论文选题、开题、结题等；学生发表论文发表和统计情况；学生社会实践活动情况和记录；学生毕业率、就业率、毕业生质量跟踪与调查等；最后，就是教科研档案。国家、省、市科研项目各种材料等；各种教科研成果以及证书；教师学术报告和论文、专著等成果统计以及相关的材料等。三、优化教学档案建设的措施（一）加强宣传强化学院全员档案意识。档案意识的强弱直接影响着档案工作的质量。教学档案涉及面广，而且也与高校员工有着很大的关系。首先，要认真宣传档案管理工作的重要性，从而提升广大员工对档案的认识，进而了解档案，争取他们对档案工作的支持，从而调动广大员工积累档案，进而形成保护答案的积极性，让他们的档案归档意识得到提升。搞好宣传是我们进行档案建设的重要一步，特别是在高校教学评估中更要认清档案作用，进而激发档案意识，并提升责任感。（二）建立档案工作责任制。教学档案的建设需要档案管理部门和档案形成部门科室分工负责，通过研究与合作。为此，必须建立档案管理制度，制度中要强调分工、合作与责任。这样建立的制度，就能够让相关部门和人员明确职责，对各种档案管理明确具体的负责人，进行归档、保存、管理等。建立档案工作责任制，把档案管理和建设纳入领导目标责任管理中。比如，院系档案的负责人，不同种类档案的负责人都要明确，然后进行逐层管理，分工与合作，从而促进档案的完善和利用。而在教学评估中，我们需要把教学答案进行细化，特别是责任人的明确以及任务的分工等，这样才能促进档案建设的高效进行。（三）制定明确的教学档案收集目录。根据需要，各个院校要根据教学档案的实际情况，进一步结合教学评估指标体系的要求，制定相应的档案归档制度。这其中就包含了教学档案的归档范围以及归档时间、归档要求和归档手续等。这样就能做到内容明确、具体，然后才能制定出完善的教学档案收率目标。例如，学生试卷的归档就做了内容和要求的具体化，然后形成完善档案。学生试卷的归档包含了八个方面：1.做好命题计划；2.命题与审题情况记录：由教学秘书、负责教学管理方块的教研室副主任、教研室主任一一审题并签字，以示负责；3.组卷并保证试卷干净整洁；4.有关平时成绩的规定：期评成绩=平时成绩占30%+期考成绩占70%，考试后把学生成绩登记在Excel表里，并把补考同学标出来；5.做考试分析（用复旦大学考试分析系统来做）6.考试工作总结；7.试卷和答题卡做好封面：哪个学年上还是下学期、考试时间、试卷名称；考试对象；试卷份数；教研室；所在院系；归档日期和授课教师，一一归档。8.做好补考试卷的组卷工作，并把学生补考成绩一一汇总。然后把做好的档案放在收集目录中，这样便于管理和使用。另外答案管理要实行责任制，让接触档案管理人员和相关科室明确教学材料应该收集保存，甚至是明确整理归档的方法和技巧等。（四）提升档案管理人员的业务素养。由于档案工作属于管理工作，很少涉及到高校的教学和科研的具体任务，也可以说是高校中的一项辅助性工作。很多档案管理人员属于兼职，该专业的人员很少，这样就造成了档案管理人才的缺乏，甚至是档案管理人才专业素质不高的现象。基于高校教学档案工作的重要性，就必须加强档案管理队伍建设，提升他们的专业素养，从而更好地胜任这些任务。为此可以采取这些方法：1.可以对档案管理人员进行档案管理方面知识和技巧的培训，从而促进档案管理人员等的科学管理、形成，懂得收集、整理、编目、装盒等技巧，让高校教学档案的价值得到体现，从而真正发挥教学档案反哺高校发展的作用。2.为高校教学档案管理工作人员提出高的要求，并督促其要践行，把档案管理工作做好，在思想和行动上双手抓。这里就包含了档案管理人员科学的保护档案，并具有一定的保护技术。这些方面除了自己的本身具备的这些思想和能力外，还要不断加强。3.高校教学档案管理人员还要掌握一定的信息技术理论，会进行计算机操作，从而更好的利用信息技术手段去管理和使用教学档案，从而适应现代化档案工作的需求。对于信息技术的掌握是其他工作人员应具有一种素质，更是教学档案管理人员应该具备的，应不断加强学习和提升，这样才能做到与时俱进。（五）加强高校教学档案信息化建设。随着信息社会的发展，信息化的作用也越来越明显，已经影响到各个行业。当然档案建设也是需要信息化，不仅管理人员要提升信息素养，而档案本身也应融入信息化。利用计算机辅助档案技术已经越来越重要了，对档案管理提出了更好的要求。为此，我们要利用好信息技术、网络环境和新的管理模式，进行高校档案建设。首先要加强教学档案的计算机管理，促进档案材料数字化存储，让教学实践中积累的材料利用计算机进行管理，在形成纸质材料的同时，也形成数字化的档案。为此，高校应该研究相关的计算机档案管理软件或者是引进相关方面的技术等，这样才能让高校教學档案管理水平有了质的提升。其次，要加强高校档案高效利用。这同样需要现代化的设备作为支撑。为此应该配备相应的计算机、存储器、甚至是包含物质方面的一切材料。档案的高效利用需要人力、物力和财力的支持，这样才能方便档案采集、录入、输出和查询等。档案的高效利用，也是档案的价值所在。最后，要加强档案管理人员的培养。特别是加强他们对信息知识和能力的提升，还有现代管理理论的学习，让管理人员真正成为使用现代发展的管理编研人才。总之，高校教学评估促进了教学档案的建设，我们应以此为契机，逐步完善教学档案管理，从而发挥教学档案对高校教学甚至是高校发展的反哺作用。我们在迎评促建的过程中，要让高校广大教职工认识到教学档案的重要性，从而提升的档案意识。同时，我们还要认识到教学档案管理存在的不足，并不断改进工作思路，采取有效的措施，让高校教学档案管理规范化、科学化。【Reference】[1]张宇鹏.以本科教学审核评估为契机促进高校教学档案规范化管理[J].科技展望，2017，27（08）：232.[2]师莹.加强教学档案管理促进高校教学评估[J].文学教育（下），2015（09）：158-159.[3]田绍敏.高校评估中教学档案管理的重要性及工作创新[J].黑龙江史志，2015（05）：127. -全文完-