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石化股份豫零„20012‟54号
关于印发《中国石化河南石油分公司
加油卡卡片业务管理
》的通知
各市分公司、合资公司:
现将《中国石化河南石油分公司加油卡卡片业务管理流程》
印发给你们,请遵照执行。
二〇一二年七月九日
中国石油化工股份有限公司河南石油分公司文件
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板块业务制度-实施类
制度
名称
中国石化河南石油分公司
加油卡卡片业务管理流程
制度
编号
/
制度
文号
石化股份豫零„2012‟
54号
制度
版本
/
主办
部门
零售中心
所属业务类别 业务管理/加油卡管理
会签
部门
信息处、财务资产处
下位制度制定者
分(子)公司制定执行类
制度
审核
部门 企业管理处
解释权归属 省分公司零售中心 签发
日期
2012年 7月 9日
废止说明 / 生效
日期
自印发之日起生效
制定目的
为加强加油卡卡片业务管理,规范各级操作行为,规避
加油卡经营风险,特制订本流程。
制定依据
依据《中国石化加油卡系统运营
汇编》(石化股
份销办[2005]143号)、《中国石化加油卡业务流程应用手
册》(石化股份销信[2008] 3号)相关规定。
适用范围 适用于中国石化河南分公司所属的各市分公司、合资企
业。
约束对象
适用于中国石化河南分公司所属的各市分公司、合资企
业
涉及的相关制度 /
业务
类别 /业务管理/加油卡管理
所属
层级
/
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加油卡卡片业务管理流程
一、加油卡卡片类别
(一)按照用途和种类划分,目前我省系统的加油卡可分为
用户卡和内部卡两大类。用户卡用于发卡网点发售给客户持卡消
费(加油和便利店消费),内部卡用于加油卡联网站内部管理使用。
(二)按照管理功用细分,目前我省系统的内部卡分为员工
卡、PSAM卡(APSAM卡)、ACT卡、维修卡及验泵卡等五种。各类
卡片情况如下:
1.员工卡主要作为加油站员工为现金(记账)客户加油,交
接班签到、签退及结账时使用。
2.PSAM卡(APSAM卡)属于加油卡系统重要的设备,每条油
枪均需安装一张 PSAM 卡(2011 年 9 月份以后出厂的安全提升加
油机则需安装 APSAM卡),起到认证中石化加油卡的作用。
3.ACT卡是用于监督授权实施安装加油机(2011年 9月份以
后出厂的加油机,必须与油机厂商持有的 RID卡配套使用)和维
修加油机(仅指更换主板级别维修)的专用卡。
4.维修卡是维修加油机(含排空)时使用的专用卡片。
5.验泵卡是用于强检和自检加油机的专用卡片。
(三)按照中国石化制卡卡片技术指标设定,用户卡使用有
效期一般为 6年,有效期可自动延期升级;内部卡的使用期限一
般为 5年,到期后的内部卡纳入坏卡回收上交流程。
二、卡片领用存管理流程
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我省以“总部制卡中心-省分公司-市分公司-县公司(片区)
-加油站/发卡网点”五级卡片管理为框架,按照“下级单位提出
申请,上级单位审核批准”的卡片物流管理模式开展业务运营工
作,同时在每一级卡片管理部门均设臵加油卡管理员(简称“卡
管员”)和加油卡库存管理员(简称“库管员”)两个岗位,并实
行“双签字”制度,严把卡片库存关,实行日清、月结、年转管
理,确保加油卡卡片帐实、账帐相符。
(一)制卡管理流程
1.我省系统加油卡卡片由中国石化与北京华大智宝电子系
统有限公司联合成立的中国石化加油卡制卡中心印制,每年分上
半年、下半年两次上报各类卡片制卡
,每月电话与销售公司
零管处对接制卡需求后,由总部安排制卡时间和计划。
2.按照销售公司零管处确定的制卡时间,省分公司卡片管理
部门安排专人前往总部制卡中心输制卡密钥,制卡完成后,采用
专用渠道领回加油卡卡片。
3.销售公司定期(每两年)定制加油卡系统加密机密钥,省
分公司信息处、零售中心加油卡管理人员前往总部输相关控制密
钥后方可制卡。
责任部门:省分公司零售中心、信息处
责任人:省级卡管员、信息处加油卡密钥管理员
(二)入库管理流程
1.从总部制卡中心制领卡片后,省级“卡管员”应在《中国
石化加油 IC卡成品卡领用单》或系统中予以确认,并对领用卡片
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进行“入库”操作,并由库存管理员签字确认。
2.省级卡管员根据《中国石化加油 IC 卡成品卡领用单》和
卡片结算价格,须在 ERP-MM模块中对加油卡卡片进货进行账务处
理;省分公司财务资产处核对无误后支付制卡费用。
责任部门:省分公司零售中心、财务资产处
责任人:省级卡管员、库管员,财务资产处核算人员
(三)领用管理流程
1.本流程均适应于省分公司、各市分公司、合资企业、县公
司(片区)、发卡网点、加油卡联网站。
2.下级卡片管理部门根据业务实际需要,安排卡管员登录系
统(查询系统)并填制“卡片领用申请单”,向上级卡片管理部门
提出领取“卡片申请”;上级卡片管理部门审核(或系统审核)无
误后,安排人员前往上级卡片管理部门领取加油卡卡片。
3.上级卡片管理部门卡管员或库管员登陆系统(卡管或查询
系统)后审核(或系统审核)其领取数量和号段,打印相关“出库
单据”并经下级领用人签字确认后领取加油卡卡片。
4.领回卡片后,下级卡片管理部门库管员应及时确认“入库”
情况,并登统相关台账。
责任部门:各级卡片管理部门
责任人:各级卡管员、库管员
(四)内部卡充值管理流程
市分公司在初次领取员工卡、维修卡、验泵卡等 3种内部卡
卡片后,市级卡管员必须在加油卡卡管系统中逐张对其进行一次
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性(系统自动)充值方可在加油站使用;而 PSAM卡(APSAM卡)
和 ACT卡属于管理授权卡,不需要在卡管系统进行充值操作。
责任部门:市分公司零售部
责任人:市级卡管员、库管员
(五)用户卡发放管理流程
1.按照发卡网点业务操作流程的要求,发卡员在加油卡卡管
系统中办理用户卡发卡、挂失、补卡等业务,用户卡的发放(销
售)数量自动进入日结后的业务报表中。
2.发卡员每日按照日结报表数量和号段对卡片登统相关台
账,发卡网点负责人要签字确认。
责任部门:发卡网点
责任人:发卡网点负责人、发卡员
(六)内部卡分配和管理流程
1.员工卡
(1)员工卡必须设臵为实名制,且必须设定 4位数字密码,
密码至少每月更换一次,严禁使用简易密码或不设定密码。
(2)员工卡必须分配到个人,管控系统中的“内部卡分配
信息”为员工姓名,以便加油站做好员工绩效考核工作。
(3)加油站员工应妥善保管员工卡及其密码,卡片丢失或
密码被盗由持卡人员承担全部责任。
(4)当加油站员工变动时,站长应负责员工卡移交过程监
督,核算员做好卡片在有关台账上交接登记均要做好交接手续,
同时对管控系统内的员工信息、卡分配信息进行维护和更新。
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责任部门:加油卡联网站
责任人:站长、核算员、加油站员工
2.PSAM卡(APSAM卡)
(1)每条加油卡联网站的加油枪及便利店的 POS 机上均安
装了一张 PSAM 卡(APSAM 卡),用于对中石化加油卡的认证。加
油站负责人必须将 PSAM卡信息在相关台账上详细记录。
(2)PSAM 卡(APSAM 卡)由加油卡运维人员在加油卡联调
时安装,运维人员和加油站站长要双方签字确认;联调完毕,运
维人员要及时将 PSAM卡(APSAM卡)及联调明细交市分公司零售
部备案。严禁加油站私自拆装 PSAM卡(APSAM卡)。
(3)若 PSAM卡一旦丢失被盗,站长必须立即逐级上报省分
公司零售、信息部门备案。
(4)若加油机毁损、报废或到期更换,运维人员负责将 PSAM
卡(APSAM 卡)拆卸下来交站长妥善保管,由加油站负责登记并
逐级上交市分公司零售部。
(5)在 2011 年 9 月份以后出厂的加油机上新安装和更换
APSAM 卡,以及加油机更换主板的过程中,都需要在有厂商安装
人员持有厂商卡(RID 卡)和县公司(片区)持有 ACT 卡同时在
场的情况下,共同完成此操作过程,实现对加油机的安全管理。
责任部门:县公司(片区)
责任人:县公司(片区)经理及其库管员
3.ACT卡
(1)ACT卡是由销售公司统一印制授权管理卡,市分公司要
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单独建账,制作县公司(片区)ACT 卡使用分配表,每个县公司
(片区)仅限一张,由县公司(片区)经理签字确认后领取。
(2)ACT卡由县公司(片区)专人保管,严禁安排给加油站
或其他人员使用。
(3)县公司(片区)要建立规范的 ACT 卡使用台账,每次
使用 ACT卡均要在该台账上详细记录,重点说明 ACT卡使用的时
间、加油站名称、加油机及其枪号以及使用用途等,并要求加油
站站长、厂家运维人员、维修人员及加油站当班带班长、员工签
字确认。
(4)若 ACT 卡存在丢失的,县公司(片区)必须逐级报省
分公司零售中心备案;若保管不当存在管理责任的,要追究片区
经理的管理责任。若县公司(片区)出现调整时,市分公司零售
部要及时做好交接和调整工作。
责任部门:市分公司零售部、县公司(片区)
责任人:市级卡管员、库管员,县公司(片区)经理及其库
管员
4.维修卡和验泵卡
(1)原则上,维修卡和验泵卡每站各仅限一张,不得挪作
他用;若维修卡和验泵卡丢失造成的损失和责任,除对(县公司)
片区经理予以经济处罚外,还要追究其管理责任。
(2)卡片领取后,由县公司(片区)专人保管、使用,卡
片的分配和使用必须在相关台账上登记。
(3)加油站维修和验泵用油必须做回罐处理,填制《回罐
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记录单》或《加油机校验记录》,由当班加油员、站长、维修或计
量人员、县公司(片区)经理或管理人员签字确认,并从加油站
管控系统中打印出维修卡、验泵卡交易记录后存档备案。
(4)各级零售管理部门要定期(至少每月一次)监控和核
查维修卡、验泵卡使用情况,确保验泵卡和维修卡使用的合规性,
杜绝违规操作行为的发生。
责任部门:县公司(片区)
责任人:县公司(片区)经理及卡片管理员
(七)上交回收管理流程
加油卡卡片回收流程根据“自下而上,逐级回收”的原则,
按照“发卡网点/加油卡联网站-县级(片区)-市级-省级-总部”
五级回收的模式进行回收上交坏卡卡片。具体如下:
1.发卡网点
发卡员应对每张客户挂失卡、坏卡、时效卡及清户后的用户
卡等坏卡进行回收,详细在有关台账和《发卡网点用户卡坏卡上
交明细表》上详细记录,并在坏卡卡片后面加贴标签,注明回收
网点名称、原因、卡号、时间等;发卡网点负责人要签字确认,
定期将坏卡明细单及用户卡坏卡实物上交至县公司(片区)。
责任人:发卡网点负责人、核算员及其发卡员
2.加油卡联网站
(1)加油站若丢失内部卡,须在管控系统中做”挂失“操作,
持卡员工赔偿后要在相关台账上签字确认;若内部卡损坏、过期
失效,须在管控系统中做“取消卡分配操作”,在系统中“挂失”
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和“取消卡分配”操作后,要立即下发油机数据,确保丢失的内
部卡无法正常使用,规避经营风险。
(2)加油站核算员要对丢失、损坏及过期失效的内部卡进
行登记,并在坏卡卡片后面加贴标签,注明回收网点名称、原因、
卡号、时间等;站长要填报《加油站内部卡坏卡上交明细单》,定
期将明细单及内部卡坏卡实物上交至县公司(片区)。
责任人:加油卡联网站站长、核算员及持卡员工
3.县公司(片区)
(1)县公司(片区)登录系统后对加油站、发卡网点的回
收情况审核无误后,打印有关单据并经上交人员签字确认,一联
由发卡网点或加油站留存,一联由县公司(片区)存档。
(2)县公司(片区)库管员逐一检查卡片并确保核实卡片
标签和卡片数量无误后,进入系统进行卡片“回收”操作。
(3)回收完毕后,县公司(片区)要及时将各个网点所报
的明细单汇总成为《发卡网点用户卡坏卡上交明细表》、《加油站
内部卡坏卡上交明细单》,于每月 28号将以上两类坏卡明细表以
电子表格方式上报至市分公司零售部。
(4)县公司(片区)定期委派专人将坏卡实物及手工签字
确认的坏卡回收明细表送到市分公司零售部。
责任人:县公司(片区)经理及其库管员
4.市分公司零售部
(1)市级卡管员登录系统对各县公司(片区)回收情况审
核无误后,打印有关单据并经上交人员签字确认,一联由县公司
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(片区)留存,一联由零售部留存。
(2)每月月末,市级卡管员要及时对县公司(片区)进行
统计汇总,于每月 2号中午 12:00点前在 ERP-MM模块中将内部卡
坏卡数量和用户卡销售数量分别做加油卡报废和消耗处理。
(3)市分公司定期委派专人将坏卡实物、系统回收报表及
手工汇总的坏卡回收明细表送到省分公司零售中心备案。
责任人:市分公司零售部主任及其卡管员、库管员
5.省分公司零售中心
(1)省分公司零售中心登录系统对市分公司回收情况审核
无误后,打印有关单据并经上交人员签字确认,一联由县公司(片
区)留存,一联由零售部留存。
(2)省分公司零售中心根据各市分公司坏卡上交情况,安
排专人将坏卡实物和明细上报中国石化制卡中心,在销售公司零
管处和信息处有关人员监督下,三方交接坏卡数量和号段,由销
售公司统一安排中国石化制卡中心对坏卡进行集中销毁处理。
责任人:省分公司零售中心主任及其卡管员、库管员
(八)卡片库存管理流程
1.各级卡片管理部门要规范建立加油卡卡片管理台账,详细
登记用户卡、内部卡的领用、分配(发售)的库存变化情况。
2.每月加油卡卡管员、库管员及本级卡片部门负责人要对卡
片实物库存进行盘点,核对手工账、系统账及实物库存三方的一
致性,并在月末盘点表上签字确认。
3.若每月库存盘点出现差异时,卡片管理部门要核查差异原
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因,提交财务部门确认后进行损益核销处理。
责任人:各级卡片部门负责人及其卡管员、库存员
三、卡片监控管理流程
各级零售部门、财务、信息等部门定期开展加油卡卡片检查,
将卡片检查列入日常检查和监控工作范围,主要监管内容是各级
卡片管理部门及其责任人是否履行
,各项卡片台账和单
据是否健全,是否执行双人签字制度,免收卡工本费的手续与账
务处理是否按规范执行,是否每月定期盘点(核销)卡片实物库
存,ERP-MM模块、卡管系统与卡片实物三者是否一致,异常用户
卡是否按规定审批备案,员工卡是否按要求实行实名制并设定有
效密码,验泵卡(维修卡、ACT卡)使用记录是否符合
,
PSAM卡(PSAM卡)是否按规定分配,卡片回收监管的重点是做坏
卡处理、清户退款及小额退款的加油卡等卡片回收上交是否与系
统、实物一致。
主题词:印发 加油卡 卡片 管理 通知
中石化股份河南石油分公司 20012年 7月 10日印发