SPV公司档案管理体系的高效构建

PAGE2/NUMPAGES2作者：一气贯长空SPV公司档案管理体系的高效构建证据链视角的项目公司档案管理体系构建与应用PPP项目的特征之一就是全生命周期较长，档案管理工作贯穿全生命周期始终，但不少项目公司并未重视。档案管理是项目公司经营管理要求的核心内容之一，其主要作用，一是规范、二是举证（获得相应权益）、三是溯源（经得起各项审计、监督检查）。对于项目公司来说，档案管理工作应当引起足够重视，但由于尚无权威档案管理办法、示范文本发布，因此，相关研究也就非常迫切和重要。一、当前项目公司档案管理现状1、未建立制度，或未遵照执行。2、未配备档案管理专员，或配备人员专业能力不足。3、无明确档案管理体系，不能确定具体需要存档的文件，也无妥善存档方式。4、未思考如何解决，安于现状。这是最为痛处的要点，也是目前PPP规范管理的实务共性问题之一。二、项目公司档案管理的特性1、相对于传统建设工程档案而言，档案范围更广。2、由于法律责任主体较多，资料归档管理更加复杂。3、项目公司对于档案管理人员的专业素养要求更高。PPP项目全生命周期10年至30年，档案资料必须以有效证据的形式进行确认，且需要以证据链的要求进行存档，以便于全生命周期的准确“溯源”和“举证”，因此，档案管理人员必须具备档案管理知识、专业法律知识，同时还应对PPP、建设、运营等有一定了解，否则可能难以胜任。4、PPP模式属于“新业态”，项目公司档案管理没有成熟范式，需要全新研究，从零构建。这也是本研究的初衷。5、如果不妥善管理，其风险后果严重性更高。三、项目公司档案管理体系构建研究1、档案管理体系的思考和构建。可以从证据链视角来构建项目公司的档案管理体系。基于证据链角度思考，结合《PPP项目执行阶段操作指南：项目公司操作规程》，以及实践测试与反馈优化，我们构建了：“基础档案（基础证据）+专项档案（针对专项主题的证据链）+绩效考核档案（针对绩效考核主题的证据链）=档案管理体系。2、基础档案构建。基础档案，是指项目公司在经营管理过程中，将各项管理行为通过档案“成果化”，这个成果就是基础档案，基础档案是专项档案的基本“素材”，直接决定了专项档案管理的完整性和有效性，因此，项目公司应当确保相关成果为“有效证据”。基础档案在构建时，核心在于关键工作全覆盖。基于项目公司标准操作规程140条关键工作，以关键工作“签订PPP项目投资”为例，存档资料清单请见表1。序号“签订《PPP项目投资协议》”基础档案1招标文件、投标文件2合同谈判备忘录3中标通知书4《PPP项目投资协议》评审会会议纪要及正式评审意见5《PPP项目投资协议》法律意见书6合同谈判/会议纪要7终版《PPP项目投资协议》（授权负责人页签）8社会资本决策书面批准文件（国企、央企应有集团书面批准文件）9本级人民政府书面批准签订本合同的正式文件10正式签字盖章版《PPP项目投资协议》11其他相关文件等以此为例，140条关键工作逐条罗列，忠实记录、保存相关工作成果。相关成果，均要求实时记录、原件存档，以有效证据的标准进行确认保存。3、专项档案构建。专项档案，是指根据不同的应用场景，确定的不同主题档案合集，如进度管理专项档案、采购管理专项档案、HSE管理专项档案等，将该主题工作通过完整的逻辑关系进行全链接，形成基于全周期管理的“一本通”。以“设计变更、工程签证专项档案”为例，详细清单请见表2。序号《PPP项目设计变更、工程签证专项档案》封面目录一首页：关于当前设计变更、工程签证发生情况的说明，每月25日更新，使人一目了然当前现状二管理依据1PPP项目合同（关于设计变更、工程签证相关约定的条款）2SPV公司相关、程序与办法，附：管理制度批准通过的董事会决议文件3地方政府相关政策规定（一般为《地方政府投资项目管理办法》）4公司章程（关于设计变更、工程签证相关约定的条款，本项为或有）三设计变更、工程签证工作目标与任务分解，附完成情况，及奖惩记录四设计变更、工程签证台账五当期设计变更、工程签证文件（第X份）1当期设计变更、工程签证简要说明，使人一目了然本期情况2事件的起因2.1设计变更、工程签证发起的书面通知、书面报告、会议纪要等文件2.2SPV公司书面提醒产生工期、费用的正式报告与签收文件2.3实施机构签批文件（包括按照PPP项目合同约定的其他相关单位签批）2.4其他行政职能部门的签批文件（根据地方政策规定执行，或有）2.5股东会、董事会决议文件（根据公司章程规定执行，或有）2.6其他相关事件起因的文件3事件的经过3.1隐蔽工程旁站记录3.2隐蔽工程验收记录3.3分布分项验收记录3.4单位工程验收记录3.5现场检查的相关文件（会议纪要签到表、会议纪要、其他记录、现场检查照片等）3.6现场测量工程量的原始数据（施工单位、监理单位、跟踪审计单位、SPV公司、实施机构签章）4事件的结果4.1工程量确认单，附签章的原始测量数据，各方签字、盖章确认4.2跟踪审计审定的报告，各方确认对应造价5附件5.1其他相关文件，如协调会会议纪要、专家认证报告等六前期设计变更、工程签证文件1第7份、第6份、第5份、第4份、第3份、第2份、第1份七其他相关文件1工作联系函、往来文件、通知2其他协调会议、论证会决议3相关政策文件4相关设计变更、工程签证工作经验教训的总结与建议等（含对合同条款的建议）封尾说明根据以上清单目录，将相关材料原件或复印件加盖公章后存入，待各项材料均就位后，应胶装成册，妥善存档。存档时，将纸面件扫描成一份PDF电子件同步存档。档案在日常管理中，可以采用打孔活页夹的形式灵活增减，待全部完成时，再行仔细整理，胶装成册，形成正式成果。根据项目公司规范管理的特性和需要，初步梳理《项目公司合规性专项档案》《项目公司投资控制/商务管理专项档案》《PPP项目变更签证专项档案》《项目公司HSE管理专项档案》《项目公司采购管理专项档案》等专项档案39项（仅为主要专项档案，并非全覆盖），各投资人、项目公司可以根据自身管理特性、管理要求，以及项目经营管理所需而增补，从而实现规范管理全覆盖的效果。4、绩效考核档案构建。绩效考核档案，是指专门针对绩效考核细则，逐条准备的专项档案，专门为绩效考核服务，以期提前落实考核所需，提前锁定考核得分。这是“以终为始”的直接体现，核心要求为“提供的证明文件，可以充分证明考核要求已经被实现”。以某项目建设期绩效考核中“建设管理制度考核”条款为例，详细清单请见表3。考核内容项目公司提供证明文件1.1建设管理制度：根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《建设工程安全生产管理条例》等有关法律、法规，结合本项目实际，建立建设管理制度，包括但不限于质量管理、组织管理、成本管理、进度管理、合同管理等。分析说明：本条考核主要关注，一是所列制度是否有？二是是否经过适当程序正式发布？三是有没有遵照执行？四是有没有定期更新修订完善，以适配管理所需？因此，按照以上四点准备对应证明文件即可。同时，站在考核人的角度，应让对方一目了然相关的证据文件，以及其中的逻辑关系，因此，应当在首页放置文件目录，第二页放置本项考核内容，项目公司是如何管理，以及现状情况的说明，可以让考核人一目了然，迅速识别关键信息，迅速锁定得分。1、文件目录2、项目公司关于建设管理制度情况的说明3、项目公司有经过合规程序批准并发布的程序文件3.1 建设管理制度清单，至少包含质量管理、组织管理、成本管理（投资控制）、进度管理、合同管理制度3.2 项目公司正式发布通知（红头文件）3.3 董事会决议通过文件（董事会专项档案）3.4 建设管理制度文本（对应以上清单）4、项目公司严格按照管理制度执行4.1 质量管理制度执行情况说明，附当年度项目公司质量管理专项档案4.2 组织管理制度执行情况说明，附当年度项目公司组织管理专项档案4.3 投资控制管理制度执行情况说明，附当年度项目公司投资控制管理/商务管理专项档案（项目公司应为投资控制，非成本管理；也可以使用商务管理词语，意思一致）4.4 进度管理制度执行情况说明，附当年项目公司进度管理专项档案4.5 合同管理制度执行情况说明，附当年项目公司合同管理专项档案5、项目公司有定期更新相关制度建设管理制度更新、优化、完善记录（附正式发布红头文件，每年更新、修订一次）以上各项证据，共同组成了可以证明本项绩效考核要点已经被适当执行的完整证据链，如果完全按照清单落实举证，可以实现提前锁定得分的效果。因此，针对每一条考核细则，所对应的项目公司举证文件清单的合集，即为绩效考核专项档案。四、档案管理体系的应用与建议通过140项基础档案、39项+专项档案，以及绩效考核专项档案的万能公式，结合企业管理特性，可以迅速高效构建适用于自身的档案管理体系，并可直接运用。建议各项目公司建立适配自身管理的档案管理体系，并匹配相应管理制度，严格遵照执行。执行过程中，可以不断优化完善。这也是规范经营管理的核心内容之一，用之得当，甚至可以是规范管理的“兜底措施”。