某集团公司办公室机构设置和人员配备标准

某集团公司办公室机构设置和人员配备某集团公司办公室机构设置和人员配备标准某集团公司办公室机构设置和人员配备标准tc"第一篇"办公室基础工作管理标准tc"制度与表格"●办公室机构设置和人员配备标准●办公环境设计与管理标准●办公自动化建设与管理标准●办公用品配备与管理标准●办公室工作目标管理标准第一章办公室机构设置和人员配备标准办公室的组织与管理一、现代办公室的组织1.办公室的组织原则所谓组织，是指一个有共同目标和肯定边界的社会实体和活动过程及活动系统。通过既定的社会实体及其活动，组织自身才得到连续和进展。现代组织理论认为，任何组织都是一个整体、一个系统，它的功能是由其结构打算的。现代办公室也是一种社会实体，一种组织形式，它通过行政、事业或企业本身形成的结构，将各活动指派给肯定的为其工作的人员。因此，办公室组织涉及的是人与人、人与事之间构成的活动，在特定的结构中，每个人都与其他人形成特定的关系诸如上下级关系、同级关系、询问关系，并由这种关系来确定相应的责任。由此可见，组织一个办公室就是正确支配布置好它的各个部分及每一个人，使各个部门、各个人之间形成关系明确的有机的整体，使彼此协调有效地运转。一个良好的办公室组织必需符合下列原则：(1)明确性明确性是指各部门、各个工作人员之间的关系是明确的，不存在职责不分、责权混乱的状况。(2)动态性任何一个办公室都没有一个统一的组织模式，要依据需要“因事设置”，要随着工作结构的变化而变化。(3)适当性适当性是指每一个办公室工作人员都要有适当的管理下属人员的幅度。依据现代组织原理，一位办公室工作人员涉及到的人际关系总数可用下面表示：C=(N/2-N/2+N-1)式中：Ｃ——可能涉及到的人际关系数；Ｎ——管理幅度。可见，若管理下属人员的幅度过大，势必增加人际关系数，这就打算了任何管理者都应当有一个适当的幅度。2.办公室的组织方式依据现代组织理论，现代办公室的组织方式主要有以下五种：(1)集权组织方式集权组织方式是指由一个中心(可以是某一个人)来行使指挥权的组织方式。例如，一个总部给各分部发指示，分部必需执行且必需把执行状况向总部反馈。利用集权组织方式，可以由总部包办分部的财务，也可以由分部实行独立核算，自己管理财务。①集权组织方式的优点a.效率高，它避开了各部门相互摩擦而造成的力气分散和能量损耗，可以使各部门更加步调全都，共同为达到组织的总目标而努力。b.这种组织方式可以充分调动各部门的闲置力气投向某项重点工作，以保证重点工作的优先完成。c.可以制定一个统一的组织标准，便于统一协调。d.可以更有效、更充分地利用办公设备。e.可以节省经济开支。②集权组织方式的缺点a.由于过分强调统一性，从而不行避开地带来僵死的弊端。b.由于最高组织者远离基层，在信息不行能完全把握的状况下简洁产生官僚主义。c.简洁压抑部门和个人的乐观性和独创性。d.简洁造成信息反馈的滞后现象。③集权组织方式的适用范围作为一种组织方式，集权组织方式并非适用于每一个办公室部门，这要视其具体工作结构。一般说来，只要是能把办公室工作人员集中在一起的那些工作,都可以实行集权组织方式。具体说来主要有：处理往来邮件、接待来访者、复印、打印、文件档案管理、办公用品管理、人员聘请和培训、文件印刷、办公室卫生、食堂卫生、应急工作等一般杂务。(2)线性组织方式线性组织方式是指依据纵向关系逐级支配责、权的组织方式。其特点是上一层的责、权大于下一层，逐级降低，构成一个金字塔状的责权管理系统。在这样的系统中，每个人只对一个上级负责。线性组织方式的优点是：责权清楚，相对稳定性较大，易于保持良好的纪律，不易发生责权混乱的现象。线性组织方式的缺点是：可能导致管理方式死板僵化，工作作风武断甚至独裁；某一位领导人负担过重，而其他人员又闲着无事；可能有的部门会强调局部目标和局部利益而忽视整体目标与整体利益；可能因某位领导离职或调离工作岗位而影响整个工作。(3)职能组织方式职能组织方式是指任命一些专家负责办公室内部某一部门的工作，从而减轻行政首长负担的组织方式。这种组织方式能够充分利用专家的特长，发挥业务和技术特地人才的作用，但由于基层单位或工作者个人的领导者不止一个，简洁造成无所适从的现象，有时反而会降低整个办公室工作的效率。(4)线性—职能组织方式这种组织方式综合了上述两种方式的优点，是我国办公室组织中常用的方式。接受这种方式应留意的问题是：应当明确的职责肯定要有特地的说明，以免相互推诿。(5)委员会组织方式这是一种集体领导型的组织方式。其特点是主席是由委员们推选出来的，在重大决策上没有打算权，必需经委员们争辩或投票打算。主席负责收集委员们的意见，依据大多数人的意志办事。一般状况下，委员会可设置常务委员会，负责处理日常事务，除重大决策问题交全体委员们争辩打算外，一般性决策只要常务委员们争辩打算就可以了。委员会组织方式的优点有：避开了独断专行和不民主，能够充分听取各方面的意见，充分了解各种看法和意见，避开决策失误。委员会组织方式的缺点有：由于事事都要经过争辩，往往延误了决策时机，不适合那些需要当机立断问题的决策；由于委员们来自各个层次，不肯定生疏和关怀争辩的议题，可能说外行话或者根本漠不关怀；由于每个人都可能坚持自己的看法，对某项议题可能久议不决，或者最终只能达成一种妥协的协议。利用这种方式需要留意的是肯定要有一个比较精明强干的主席，否则往往易受委员们的左右或支配。从上面几种组织方式我们可以看出，任何一种方式都不是十全十美的。单纯接受任何一种方式都可能消灭某些失误或偏差。因而，在具体的办公室组织中，应针对自己的特点和工作结构，综合考虑各种组织方式的优点，博采众长，查找一种最佳的组织方式，以避开办公室工作的失误，提高工作效率。3.办公室工作的简化在我国，由于长期以来形成的人浮于事、因人设事的现象格外突出，因而，办公室工作的简化就成为组织工作的重要内容。(1)办公室工作简化的目标办公室工作简化的目标是提高办公室的工作效率。具体有：①建立明确的责任制，实行责、权全都的原则，削减相互推诿，相互扯皮。②通过简化工作，将办公费用降到最低。③建立最有效的文件批阅传送程序。④缩减行政人员、办公室空间和资金，并将缩减的人、财、物用于其他更重要的工作。⑤用精确     的时间传递和反馈各种信息。(2)办公室工作简化的程序①确定调查对象并拟定有关文件。②规划调查测定范围及测定方法。③通过个人观看、与工作人员面谈或发问卷等多种形式，收集各种必需的资料。④对各种资料进行深化而细致地分析，重点是工作的内容、目标、时间、地点及人员素养等，通过分析，提出改进意见，拟定改进。⑤将改进方案上报，待批准后即可付诸实施，在实施过程中，尤其应留意信息的反馈及方案的修正。在办公室简化工作中，很重要的一条就是文件报表和工作程序的简化。一般说来，办公室所使用的文件报表总是由肯定的工作人员来填写、处理及归档保存，文件报表越少，所需要的工作人员就越少，简化工作就做得越彻底。同时，简化文件报表，清除一些不必要的文件，把长文件变成短文件，有利于解放办公室工作人员，使事务型办公室变成思考型办公室，提高办公室决策水平。而精简、合并工作程序，去掉不必要的中间环节，更是提高办公效率的重要前提。因此，我们肯定要把办公室简化工作当作一件长期性的任务来完成。(3)办公室简化工作需留意的问题在办公室简化工作中需要留意的一个重要问题是，由于办公室自动化程度的不同，办公室工作的性质和对工作人员的要求也会产生很大的差别，有时会发生根本性的变化，这对工作简化的形式和内容都提出了新的要求。因而，工作简化还必需结合办公自动化程度来进行，必需考虑如何引入办公室自动化设备来达到简化效果。而这样，传统的办公室工作简化的很多概念都会发生根本性的变化。二、办公室管理的任务一个单位内有各个部门，如方案部门、供销部门、财务部门和后勤部门等，这些部门都具有各自的办公地点，配备了相应的物质条件及环境，并在肯定人员的组织下达到各自的办公目的。此外，任何单位都设总办，它是整个单位的指挥部和神经中枢，大量的信息流入这里(办公地点)，经过领导和文职人员的处理后(文职工作)，又从这里流出，从而，促使各个部门协调全都，使整个单位正常运转(办公目的)。1.办公室管理的概念所谓办公室管理，就是对办公室的构成条件及其信息服务活动进行方案、组织、指挥和把握的活动。管理的核心内容是实行一系列有效的手段、技术、方法、制度，从而最大限度地调动办公室工作人员的乐观性与主动性；管理的目的在于实现包括制定方案、组织实施、指挥协调、监督把握诸环节在内的整个过程的总体目标优化，从而尽可能提高办公室的运行效率，最大限度地实现办公室的工作目的。2.办公室管理的内容假如撇开各类办公室处理的具体事务，就会发觉它们都有一个共同点，即接收和处理信息。从根本上说，办公室工作就是供应信息沟通和记录的某种服务的机构，办公室管理就是围围着这些信息服务工作来开展的。若从信息角度看，办公室的管理工作可以归纳为以下几方面：(1)接收信息例如，在企业，主要是接收生产、技术、设计、设备、劳动定额、工资、人事、市场、价格、存货增减等信息；在事业单位，主要是接收下级单位的报文或上级单位的政策性文件等信息。(2)记录信息记录信息是指将接收的信息记录下来，分类存储，包括立卷存档，以备查询。(3)处理信息依据接收到的信息的性质和内容，进行分析、综合、推断、猜测，并依据先后次序或轻重缓急，作出各种具体的支配打算，或报送领导人打算，或责成相应的人员去办理。(4)传递信息传递信息有两重含义，一是将接收信息的处理结果发出；二是自身也是信息源，其自身的信息也在不断发出。例如高校的校级办公室，一方面传递上级的各种文件；另一方面自身也在制定一些规章制度、发布有关文件。3.办公室管理的职能和任何社会管理一样，办公室管理也具有二重性，即维护生产关系和组织生产力，提高工作效率。在这里，我们着重从后者动身谈谈办公室管理的职能。从组织生产力(办公室所拥有的人、财、物)角度看，办公室管理总是以制定切实可行的方案为起点，通过对办公室诸要素的组织和对人们的各项活动的指挥与把握，使整个办公室的活动协调进展，最终以实现办公目的(方案目标)为终点，构成一次循环；然后，在此基础上再提出新的目标，开头新的循环。这种周而复始的循环过程就是办公室的管理过程。这个过程的挨次是既定的，但每一次循环的目标和具体内容却不是简洁地重复，而是依据不同的时间、地点和条件加以变化。正是由于管理过程的不断重复和各环节在时间、空间上的并存和继起，才使得办公室管理的任务和办公目的得以顺当实现。办公室管理过程的每一次循环，都包含着相同的环节，都是各环节在较高层次上的重复。各环节在每一次循环中处于不同的地位，担负着不同的职能，这些职能的总和就是现实的办公室管理过程。对于管理职能的分类，国内外的说法不同。我们把办公室管理的职能归纳为方案、组织、指挥、把握四项内容。其中，方案职能属于决策性职能，居于各项职能的起点和首位，为办公室的管理过程提出目标和达到目标的途径；组织和指挥属于执行性职能，是把方案内容付诸实施的环节；把握属于保证性职能，其作用在于对办公室管理活动的进程和结果进行监督和调整，以防止组织和指挥环节偏离方案目标，使管理过程的循环得以顺当进行。其次节办公室的机构设置一、办公室机构设置的要求办公室是一种管理组织形式，具有组织的基本特征。所谓组织就是依据肯定的任务或目标由很多相互联系、相互依靠、相互作用的部分组成并具有肯定功能的整体。或者说是为完成肯定的任务组织起来的有统属关系和办事程序的机构。一个良好的系统或组织机构必需具备三个条件：一是必需明确规定各成员的职务分工及其范围；二是依据职务规定责任与权限的安排，明确各职务间的相互关系；三是必需与母系统的性质、规模相适应。从而使全部成员在这组织中有一个很协调的工作环境，每个成员都能为完成系统的目标很好地作出自己的努力。作为综合管理机构的办公室，除了必需设立一个处理日常事务工作的机构外，更重要的还在于设立一个与决策中心相适应的“参与政务”的组织机构。但一般基层机关以及企、事业单位的办公室，多是停留在事务的管理上，成天忙劳碌碌，很难发挥办公室参与政务的作用。这与单位领导对办公室工作支配、人员使用有关，也与机构设置、人员素养有关。假如办公室人员太少，素养不高，而工作任务又繁重，甚至超负荷的状况下，办公室领导不行能摆脱事务性工作，真正帮忙领导抓大事和出谋献策。当然，其他业务性职能部门也可以当领导参谋，反映状况，参与职权范围内决策争辩，但业务部门往往局限于从本部门利益动身考虑问题，而办公室的性质和地位打算其必需从全局动身帮忙领导去解决问题。这是由于办公室是直接为领导工作服务的一个部门，办公室工作好坏直接影响领导决策的正确程度与贯彻执行决策的全部过程。这是办公室与其他业务职能部门不同之处。办公室还具有由领导授予的对外处理问题的肯定职权。因此，在机构设置时必需按“参与政务”的规定要求适当设置某些机构和协作相应的人员，并明确规定任务。建立合理的组织机构，充分地调动办公室全体人员的乐观性，发挥每个成员的聪慧才智，使办公室有条不紊地有规范地进行工作，使全部工作达到高效率化。机构设置与工作手段的自动化有很大关系。电子信息技术减轻了办公室的工作量，提高了工作效率。所以，设计办公室组织机构时既要从现状动身，又要考虑到将来，才能不脱离实际而又能适应事业进展的需要。二、办公室机构设置的基本原则1.目标全都原则一个单位或系统首要关键是确定目标。目标的明确性与管理工作的有效性是紧密相联的。它是提高效能的前提条件，也是团结和鼓舞全体人员同心协力地完成预定目标的动力。领导者的主要职责首先是正确地确定目标，然后科学地组织人力、物力、财力去实施目标。使个人工作与组织目标协调全都，才能达到结果最佳化。可见，目标全都原则要求从整个系统来权衡利弊得失，小局听从大局，具有目的性、全面性，整合程度愈高，目标成果就越大；否则反之。为此，办公室机构设置要考虑如何有利于实现组织目标。2.职、责、权全都原则职是职务，责是责任，权是指依据任务所赐予的权力。职、责、权全都是指机构设置以任务为依据，因事设职，一个萝卜一个坑，贪多增设，盲目缩小都不利于任务的完成。每个人职责都要明确，在其职责范围内有权处理各种问题，不要设置有职无权的岗位。同时，每个人之间的分工也要清楚，不要有事无人干。任何状况下都能按分工标准找到经办的人员，还要考虑在特殊状况下也能做到有人办理，以免产生无人过问现象。以上所说的就是职、责、权全都，切忌设置虚职，权与责是相称的。当然，有时权力是可以授予的，如办公室代表单位处理全局性问题。在这种状况下，其责任不是全部由被授权人员担当，领导者即授权人也担当肯定的责任。3.效率原则机构的设置目的在于实现既定目标。要实现目标必需讲究效率，特殊是高科技快速进展的信息化时代，企业不讲效率，就无法竞争，就有吃亏和倒闭的危急。行政和事业单位不讲效率就不能使事业进展，甚至造成重大损害。如发生火警，消防车不能准时赶到，便会造成生命财产的损失，其缘由在于效率不高。过去不少部门最薄弱的环节就在于信息反馈系统，几乎等于空白，虽然强调调查争辩，深化基层把握第一手资料，但往往是走马观花或等待下属部门送材料，层层上报。由于浮夸等不正之风，材料不真实和失时效状况时有消灭。因此，在机构设置时就必需考虑如何有利于提高效率。机构臃肿，人浮于事是与效率原则相违反的。为了抬高自己身份，用各种手段将下属机构任意扩大与升格，也会造成人浮于事的不良现象。为了避开这些现象的消灭，在机构设置时切忌因人设事，而要依据任务繁重程度，并要考虑现代科学管理的要求。对办公室来说，必需克服过去那种信息传递缓慢的状况，建立一个健全的信息反馈系统，以保证信息反馈快，办事的线路与过程短，处理公文快速、精确     、保密。4.依法设置原则对于国家各级行政机关来说，机构设置必需依照国家组织法规定并经过正式手续报上级批准。企、事业单位的机构设立也应经过正式的程序报上级批准，才能有合法的地位，受法律爱护和社会的承认。5.精简原则办公室是依据单位体制、规模、业务范围大小，以及工作特点而设立的。也就是说要因事制宜。有时还要依据决策中心在不同时期的工作需要，合理地设置相应的机构，在一般状况下，单位大、职工多、业务广的部门，办公室工作机构应有严密的分工，使工作规范化、系统化，才有利于提高工作效率。假如是专业性较强的单位，办公室内还应设立专业性的秘书机构，才有利于帮忙领导开展工作。总的说来，机构设立要贯彻精简的原则，要重质不要图人多，人多不肯定能办好事。6.层次管理原则层次管理原则要求，依据办公室性质任务、工作量分设若干个部门和层次，做到层层负责、分级管理、上下协作、左右协调。下一层次听从上一层次，受上一层次的直接领导和指挥。办公室领导不应越过所属部门负责人直接指令基层工作人员办事。层次管理原则还要求在分工负责的状况下，强调组织与协调的作用，在上下层次任务有冲突时，听从上一层次总任务的要求，才能形成一个完整的有机的系统。层次结构在一个单位里一般分为三层：高层是决策中心；中层主要是贯彻执行高层的决策与规定的任务；基层指一般工作人员。层次设置还要考虑到领导有效管理幅度，这与办公室领导的力量与素养有关，与业务性质的难易有关。要从实际动身，不能一样看待。第三节办公室人员配备一、人员配备标准单位或组织犹如一架机器，要使其正常运行就要有一个“机关”。这个“机关”从广义上理解，可以把全部的办事机构都包括在其中。比如通常所说的“行政机关”，就是指政府为推行政务而组成的各种机构，这就不仅包括办公室(或厅)，还要包括政府所属的各种部、委、办、局等职能机构。从行政管理学的角度来看，主要是从狭义上来理解“机关”，这就是指办公室，也就是说仅仅限于对办公室管理工作的方法和原则进行争辩。因此，办公室就是一个系统得以正常运行的“机关”，其人员的组成和要求，就有很多问题值得具体了解和认真的争辩。1.配备原则由于办公室是为领导开展工作而设置的帮助性机构，因此，在选择和配备人员时，必需突出精兵简政、优化组合、健全制度、优质服务等原则。(1)精兵简政原则从现代行政管理来看，一个办公室的人员过多，势必造成工作相互推诿、扯皮的现象，不行避开带来官僚主义的弊病。只有精干的人员组合，才能有效地提高办公室工作效率，使上情下达和下情上达，以及前后左右的联系渠道畅通无阻。通常一个较小的组织和单位，办公室人员应当限制在5人以内，稍大一点的单位也不宜超过10人。否则，就要在办公室内设若干处、科，加以分解。当然，这就要求这些人属于精兵强将，一般说来，办公室工作不适宜老弱病残者担当。优化组合原则。现代化的生产、管理和服务的基本特点就是分工协作。这就要求办公室人员配备要强调科学合理，从年龄、学问、技能、性格、特长甚至性别等多方面综合考虑。(2)优化组合原则表现在工作支配中，是依据各人的特长和优势，进行合理分工，要求相互协作，强调从全局着眼通力合作。(3)健全制度原则办公室工作承办各种行政事务，涉及面格外广泛，包括很多有关组织和个人的利益及荣誉的具体问题。应当建立健全严格、细致、明确的规章和制度，使办公室人员工作有章可循。即便规章中有不尽合情合理的内容，也应当在执行中发觉问题，准时向领导供应合理化建议。而不应借口拖延甚至放弃工作，更不能凭主观心情和旧有阅历对制度和规章视若无睹。(4)优质服务原则在我们国家，各种机构的设立根本目标都是为人民服务。办公室作为领导工作的帮助机构，主要也是服务，即为领导、为机关、为基层供应服务。怎样供应优质服务应当是办公室人员明确的指导思想和信念，不能做到这一点者坚决不应让其进入办公室人员队伍。优质服务应主要把握三点：①公平。要求办公室人员对领导和基层员工一视同仁，确立对上负责和对下负责实质是全都的观念。②准时。办公室承办的行政事务大都具有时效性、临时性等特点，要求办公室人员具有时效意识，努力提高工作效率，使办公室工作正常运转并取得成效。③严格。办公室工作头绪很多，事务庞杂，简洁导致“跟着感觉走”的倾向，应当严格依据规章办事，防止发生不讲原则、亲疏有别的现象。遇到问题多请示汇报，主动向其他部门请教和协调。2.基本要求办公室的特殊地位，打算了对办公室人员的素养要求，主要是忠诚牢靠、虚心好学、工作勤奋、廉洁奉公。(1)忠诚牢靠办公室人员为领导工作供应帮助，是领导的助手和参谋，岗位的重要性不言而喻。办公室人员在工作中经常接触领导、组织会议、处理公文、保管文件、对外联络及处理内部事务等等，耳闻目睹大量的机密信息，必需自觉防范失密、泄密的发生。(2)虚心好学办公室是公司的窗口和门面，其人员则是领导身边的“近臣”，被人视为领导的代表或代言人，直接关系领导的形象和威信。办公室人员应充分生疏自己所处的特殊位置，尤其留意虚心谨慎，公平待人，敬重他人，不能前倨后恭，傲气临人，以势压人。不因认为自己把握状况多、接触事物早而沾沾自喜，而要自觉地向群众学习，向实际工作者学习，不断提高自身的学问素养和工作技能。(3)工作勤奋办公室人员工作点多面广，很多工作只能埋头苦干。好出风头、信口开河是大忌。不论组织会议，支配会场，还是接待来宾，管理文件，人们能看到的只是隆重的会场，印制精致的文件和资料，舒适的食宿和交通等等，而很少了解办公室人员为此所进行的紧急繁忙的工作，甚至加班加点，通宵达旦的努力。很多细小甚至琐碎的具体事务要办公室人员担当，所以办公室人员应当发挥兢兢业业、悄悄无闻、埋头苦干、不计名利的优良传统。(4)廉洁奉公办公室人员的工作特点，经常是对上靠近领导，对下管理很多的人、财、物，假如没有廉洁奉公的基本素养和要求，不仅简洁发生“近水楼台先得月”的行为，而且将严峻影响领导及整个组织的对内对外形象。二、办公室人员个体素养结构1.学问结构办公室工作头绪繁多，涉及面广，要求工作人员有尽可能广博的学问，做一个“通才”和“杂家”。但是现代社会科学技术突飞猛进，学问更新速度加快，一个人终其毕生，所学也极为有限。因此，怎样的学问结构，或者说怎样的学问层次和内容的构成，才能适应实际工作的需要，就成为重要的问题。(1)基础学问这是办公室人员学问结构中最基本的，内容也最广泛。具体可以分为三大部分。①科学文化基础学问。包括语文、数学、物理、化学、历史、地理、生物及外语等各方面的常识，有了这样的文化基础，才能谈得上学习和把握其他的学问。②政策法规基础学问。主要指党现行的路线、方针、政策，国家的宪法和法律，各种行政法规和部门的规章制度等等。只有娴熟把握这些学问，办公室人员才能在工作中有章可循，而不至于在庞杂的事务堆中迷失方向。(2)专业学问这是办公室人员学问结构的核心内容，也是有别于其他人才学问结构的主要方面。其中又具体分为两个部分。①秘书专业学问。秘书学、文书学、规律学、应用写作、档案管理、行政管理学、领导学、信息学、信访学、调研学、速记学等，只有把握了这些学问，才能胜任办公室为领导服务、承办行政事务的工作。②办公特地学问。主要是指除办公室工作外的针对行业和部门不同的其他事务管理学问和技能，如方案学、运筹学、统计学、财务管理、物业管理、办公物品管理等，新的形势还要求把握计算机学问、与口才，以适应无纸化办公和推广一般话的要求。此外，针对不同的行业和部门，又有一些具体的学问要求，例如在企业中，办公室人员应当把握一些生产、经营方面的经济学问；在军事部门工作，就应当具有军事科学方面的学问。(3)相关学问这是指与专业学问亲密相关而又有区分的学问，学习这些学问对于提高办公室人员的工作效率和水平，具有重要的意义。主要有：①方法论学问。包括系统论、信息论、把握论、科学哲学等。②心理学学问。包括一般心理学、领导心理学、管理心理学、社会心理学、秘书心理学等。③社交学问。如人际关系学、公共关系学、礼仪学等。④其他科学学问。有行为学、猜测学、询问学、伦理学、新闻学、编辑学、传播学、人才学、文学艺术及书法等。只有具备了丰富的学问，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。而且我们可以发觉，随着学问结构的不断完善，反映出办公室人员学识层次的不断提高，这就表明对办公室人员的学历要求也在逐步提高，更要求办公室人员自觉地在实际工作中努力学习，更新学问。2.力量要求力量，对于办公室人员而言，是指完成其担当工作的本事。基本上可分为基础力量、一般技巧和特殊技能三个层次。这是办公室人员学问结构和良好素养在工作中的综合体现。(1)基础力量办公室人员应具有基本的写作和办事力量。对日常会议和领导指示的记录，要能领悟精神，把握实质；起草文件应突出重点，观点鲜亮，规律、层次清楚；公文处理要言简意赅，快速准时。假如会议记录挂一漏万，甚至错误百出，起草文件事无巨细，轻重不分，词不达意，这样的办公室人员则缺乏基本的工作力量，应当考虑提高其力量或调离。同时，办公室人员还要办事干练，具备基本的办事力量，包括办文要准时、简洁，办会要有序、有效，对于领导交办的其他事务要精确     、踏实地去完成。反应迟钝，办事拖拉，遇到困难一筹莫展的人，即便是忠诚狡猾，也因缺乏基本力量，而决不会成为一个称职的办公室人员。(2)一般技巧办公室人员除了必需具备基础力量，要提高工作水平和自身素养，还要把握很多工作的技巧。包括发挥参谋作用，学会调查争辩，把握协调技巧等等。①发挥参谋作用。发挥参谋作用，首先要讲求胆略，敢于直陈己见，据理力谏。其次要讲求技巧，看问题，想方法，要多方面，多角度，收集信息，深思熟虑。再次要讲求艺术，选择最佳的时机场合、方式，向领导提出建议，便于其接受，提高参谋效率。②学会调查争辩。当好参谋助手，办好行政事务，离不开对状况的生疏把握，而生疏事物最有效的方法就是调查争辩。做好这项工作的诀窍在于：一要做有心人，以敏锐的观看力去发觉他人不易发觉和忽视的小问题；二要深化实际，同群众交伴侣，谈真心话；三要方法得当，民意测验、抽样调查、个别谈心、开会争辩等，依据具体状况选择一种，或者综合运用；四要综合分析，对调查猎取的大量信息和材料，能够去粗存精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中概括总结出事物的内在联系和规律。③把握协调技巧。办公室处于各个职能部门的中枢，要发挥其上下内外左右联系沟通的作用，办公室人员要学会良好的组织协调技巧。明白对什么事情应当运用有关政策、法令和规章制度强制执行；对什么事情必需使冲突各方彼此了解状况，从而消退误会，团结协作；对有的事情则要着眼全局，又为各方面着想，使全局和局部利益有机统一；对另一些事情则要求说服教育冲突各方顾全大局，发挥风格，互谅互让，达到步调全都的目的。这些都对办公室人员提出了较高的要求。(3)特殊技能办公室人员除了日常的工作之外，还要依据自身分工的不同和形势进展的需要，把握一些特殊的技能。如电脑应用、复印缩微技术、录音录像和摄影技术、速记和书法艺术、打字和编辑技能、驾驶技术、修理和保养设备的简洁技能等等。这部分技能主要是依据办公室人员分工的不同而提出的要求，并且主要是随着形势进展和工作需要，在实践中学习、提高。3.道德素养这是指办公室人员与自身工作和职业活动亲密相关的行为规范。主要是听从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密等等。(1)听从领导这是由办公室人员职业性质所打算的，作为领导工作的助手和参谋，要求所作所为，举手投足，应当严格依据领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁胡乱发挥，都是职业道德所不允许的。个人的乐观性、制造性也只能在听从领导的前提下发挥，而且更多地限于建议献策等方面。其中要留意，不能将个人不成熟的想法甚至心情化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。(2)埋头苦干办公室工作性质，打算其人员的工作主要是实干，而不是夸夸其谈。要围绕领导的工作来开放活动，要求招之即来，来之能干。不听召唤，或阳奉阴违，也是职业的大忌。期望通过跟随领导而沽名钓誉、仗势欺人和出人头地，都是办公室人员的工作纪律所不允许的。相反，只有抱定在具体而又繁忙的工作中，任劳任怨，脚踏实地，亲密联系实际的态度，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神，才能成为合格和优秀的办公人员。(3)公道正派办公室人员在工作中经常接触领导，与领导相对生疏，关系亲密。这就尤其要留意自重自强，不能将为领导服务理解为主仆关系而献媚领导，阿谀奉承，溜须拍马，这种做法是把工作中的服务关系庸俗化。同时，也不应利用接近领导的机会，进谗言，泄私愤。上下左右内外各方面的沟通工作中，要留意化解冲突，消退分歧，促进团结，而不应制造冲突，扩大分歧，以图从中渔利。对待上级领导，不论资格职务，接待来宾及基层群众，都要一视同仁，公平相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情，只有公道正派的办公室人员，才能做到胸襟宽敞，在工作中布满朝气和活力。(4)严守机密办公室工作人员还有一个显著特点，是把握和知道机密较多，并简洁成为打探消息的渠道和猎取状况的对象。因此，要求办公室人员必需具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。以往泄密、窃密现象的发生，很多是由于办公室人员的过失造成的。有意泄密、窃密是个人品德问题，姑且不论。即便是无意的泄密，也大都由于吹嘘、炫耀，嘴巴不牢，这是职业道德问题。要求办公室人员具备这一道德素养，首先要克服宠爱虚荣的心态，才能真正做到不把机密作为“吹牛”的材料和资本。4.心理条件了解和把握必要的心理学问，培育良好的心理品质，对于做好办公室工作，也具有重要意义。这里主要介绍记忆、思维、爱好、性格等方面的心理学问，以便于办公室人员的了解和学习。(1)记忆记忆是人的头脑对以往事物的反映。办公室人员工作头绪繁多，需要各方面的学问，又要了解各种具体状况，应当具备良好的记忆力量。其中又要求记得快，对领导的指示、交代的任务、听取汇报的数字、接听电话的内容等等，没有较长的时间可供反复消化，必需快速记住。记得准，仅有快而不准的记忆是没有意义的，对人、事、物及相关的数据、材料、观点要力求记得精确     无误，不能出错。办公室工作内容较多，记东忘西不行，丢三拉四也不称职，要求头脑的储量大，多记各种学问、资料、状况等，假如临时四处查找，就影响工作效率。培育记忆力的方法有多种，但根本一条是工作中的认真、细心、踏实，记忆才能精确     而量大。(2)思维思维，是人脑对所经受的事物和学问信息进行分析、概括的过程。办公室工作人员承办事务和处理问题，首先要经过自己的头脑思考，有了指向，然后动手实干。问题解决的过程，也就是思维完成的过程，这是思维的问题性。思维的理解性，是指通过事物之间的联系而生疏新事物的过程，面对各种材料和文件，进行阅读并力求理解，这是思维的又一特性。思维又有概括性，能将各种不同事物的共性归并起来，或者找出内在的联系。思维还有间接性，就是对不能把握和不是亲历的事物，借助已有的学问阅历和某种中介来生疏事物。提高思维力量的途径也有很多种，但主要是努力学习新学问，乐观地独立思考，而不能唯领导之言是从，更不行人云亦云。迷信盲从及随声附和，不仅是心理素养有缺陷的表现，也是提高思维力量的大敌。(3)爱好爱好，是指在生疏活动中乐观探究某种特定事物的主观倾向，也可称之为爱好爱好对人的活动具有指向性。爱好具有中心性，一个人的爱好可能格外广泛，但真正热衷爱好的只应是其中一个或几个方面。爱好的效能性，指的是对人的活动能够产生不同的效果，短暂的兴奋，在这里我们排解在爱好之外，有效的爱好和爱好，应当是持续较长时间。办公室人员要自觉对与工作有关的学问和技能加强学习，努力培育很多的爱好，以适应自身工作点多面广的实际需要。(4)品德品德，是指人对现实的稳固态度及其习惯化的行为方式。主要表现为：①对现实的态度。如爱集体、爱劳动、敬业爱岗，或者自私、孤僻、好逸恶劳、妄自尊大等等，这是一个人的基本道德品质，是个人品德中的核心内容。②心情特征。主要指情感方面的强弱、持续时间长短等，人与人之间存在差异。③意志特征。如行为目标是否明确坚决，行为的自控水平，遇事镇静坚决与否等，这在个体之间也是不同的。④理智特征。如在想象事物的过程中，表现为抱负主义还是现实主义，在感知事物的。过程中是主动观看还是被动感知，个体之间也是存在差异的。由于一个人的品德对工作和生活影响很大，要求办公室人员具备良好的品德，主要是严格要求自己，克服不良习惯。三、办公室人员群体素养结构1.群体素养结构的涵义群体是组织起来的个体，为着共同的目标，群体成员分别担当不同的角色，彼此相互影响，并遵循特定的行为规范。素养，原本是心理学中的概念，指人的心理状态的生理条件。后来泛指为一个人的品质、学问、才能、体格等状态。结构，在这里指的是群体中个体的排列组合方式。这样，我们再来看办公室人员群体素养结构的涵义就可以比较明确，办公室群体就是若干个人依据不同的分工需要以及相关的品质、学问、才能、身体条件进行合理的组合，形成一个相互协作协作，共同为完成领导工作而服务的组织。2.办公室群体的功能一个有效的办公室群体，应具备以下几项功能：(1)办公室群体必需充分了解自己的任务办公室群体中的个体很可能对工作任务有不同的理解和思考，假如这些不同的看法和思考无法协调，办公室群体就无法齐心协力。(2)办公室群体内部应有健全的意见沟通每个个体都可能从自己的渠道获得肯定的材料和信息，这些信息有些涉及到自己的工作，有些涉及到他人的工作，为了制定方案或修订方案，办公室群体中的个体应克服心理上的障碍，充分了解能够收集的信息。意见沟通应尽量公开、彻底、全面。(3)办公室群体中的个体之间应保持高度的相互信任和相互忠诚坦诚相见的意见沟通需要以信任为基础，否则不行能有充分的意见沟通。反之，高度的相互信任又以充分的意见沟通为前提。然而在工作实践中，要保持办公室群体中个体之间的长期相互信任比较困难。(4)办公室群体中各个体之间应当相互协调和支持作为一个有系统性的办公室群体，它的各个个体在活动中形成了扬长避短的“互补性”，即每个个体活动是整体活动的一部分，整体活动也是个体活动实现的先决条件，一个健全的办公室群体，个体之间应当毫无顾虑地相互出谋划策、磋商争辩，彼此支持。(5)办公室群体应当实行差别协调办公室群体的各个个体在智力、才能、技术和性格上必定各具特点，因此，一个办公室群体的个体之间存在这样那样的差别，这种差别是造成分歧和冲突的潜在因素。办公室群体的一项重要功能就是差别协调，容忍差异，自动协调，削减分歧和冲突。(6)办公室群体应具备应变性所谓应变性即指能乐观促进办公室群体各个体充分发挥能量。在办公室群体中，领导应特殊关怀个体，鼓舞个体奋勉努力。在健全的办公室群体形式中，工作效率的提高不在于某个个体，而在于整个办公室集体。3.群体的结构因素办公室工作人员一般总是在一个办公室群体中进行活动，办公室工作人员影响这一群体，也受这一群体的制约。而办公室群体能否正常活动则在很大程度上取决于办公室群体的结构是否合理。当代办公室工作人员在某种程度上都是专才，这是科学技术日益特地化和办公室工作的分工打算的，专才的优点在于精通某一领域，缺点在于对于其他领域涉猎不深。不过，专才的集合在某种程度上能产生一种全才。办公室群体就担负着这一互补专才和偏才的功能。与个体比较而言，其本质和意义也在这里。办公室群体应是一种综合个体专才的全才，它应当发挥出远远大于个体的能量。当然，这一能量发挥得如何，还有赖于以下一些因素的结合状况。(1)年龄因素年龄代表着一个人的成熟程度。老中青结合的办公室群体结构是一种常见的结构。不同年龄区域的人有不同的特长和短处，他们之间在年龄上的互补，有助于发挥领导集体的能量。例如，一般来说，年轻人有活力，精力充分，对新事物敏感，富有创新精神，但易偏激；老年人稳重，富有阅历，深谋远虑，擅特长理、应付简单局面，但易保守；中年人年富力强，兼有青、老年的特长，但缺乏激情，易守成。老、中、青三者的结合是一个变量，抱负的状态是取长补短。(2)学问因素可以把“知”看成是学问，把“识”看成是见识，学问和见识一般成正比，但并非确定全都。在当代社会，学问一般是特地化的，学历越高，特地化的程度就越深。由于不同的特地学问在办公室管理过程中有其限制，因此，这些学问的相互补充和合理搭配是构筑办公室群体学问结构需要考虑的一个因素。(3)个体因素办公室工作人员是由人组成的，因而也具有人的共性。有的人直率热忱，心情变化激烈；有的人活泼好动，善交际，爱好广泛；有的人持重而沉稳，心情内含；有的人谨小慎微，善把握感情，如此等等。正是办公室工作人员丰富的共性，使得他们在处理同一大事上所实行的方式方法呈现出不同的特点。尽管对办公室群体共性因素的互补见仁见智，但共性因素对办公室群体的影响则是确定无疑的。(4)集体的文化因素通常的状况是工作人员被不断地充实到一个既存的办公室群体中去(也有新建立的状况)，因此，这一既存的办公室群体存在着它固有的文化特征。这一文化特征是该群体的历史、传统、习惯、风气、担当的任务特点等因素的综合结果。全部工作人员都在不同程度上受到这一文化特征的影响。当然，也不排解工作人员可以渐渐地、以致最终转变这一办公室群体的文化特征。4.群体的优化办公室群体结构是一个多系列、多层次的动态综合体，为实现群体组织的优化，应遵循如下一些原则：(1)个人要素有效的原则应当保证进入办公室群体的工作人员个体具有良好素养和力量，这是保证群体优化的一个条件。为此，在选择工作人员时，首先要留意坚持德才兼备的标准，选择的对象不能有才无德或有德无才。其次要擅长扬长避短，“金无足赤，人无完人”，要对工作人员作全面的分析，只要扬长避短，就能各得其所。再者要适才适用，即让适当的人干适当的事，实现人与事的最佳协作。为此，要了解每个被选者的专长、经受、性格等，以选出抱负的人选。(2)群体互补原则群体互补是指科学地搭配办公室群体的各结构因素，使之产生良好的总体效应。合理的结构主要包括：①梯形的年龄结构。这一结构应以中年人为主，呈梯外形态，使群体始终处于新陈代谢的动态平衡之中，保证工作的稳定性和连续性。老、中、青成员的具体比例，应视具体状况而定。②合理的学问专业结构。群体成员的学问结构在内容上要能相互补充，如文理搭配、精通理论与实践见长互补等；对群体中不同成员的学问水平应有不同的要求。③多类型的智能结构。抱负的结构中，应当既要有擅长交际的活动家，又有脚踏实地的实干家。④协调的气质性格结构。依据心理学原理，人的气质可分胆汁质、多血质、粘液质和抑郁质四种类型，它们对外界事物的反应各不相同，而性格则有内向与外向、独立型与顺应型、心情型与理智型等区分。气质性格结构会对办公室工作产生影响。如一个群体内的成员都属独立型性格，那么彼此的合作就不那么简洁，反过来，如都属顺应型，那么这一群体很难担当起管理的职能。(3)经常调整流淌原则办公室群体的结构必需随着客观状况的进展变化不断调整，如更新工作人员的专业结构和学问结构，搞好新老工作人员的合作交替，准时调整工作人员的素养结构等。此外，办公室群体的人员结构不应当是静止的，应当鼓舞人员乐观流淌，使他们开扩视野，增长见识，充分发挥自己的才能。第四节办公室人员的聘请与培训一、办公室人员的聘请对办公室人员进行科学管理，提高工作效率的前提是聘请到优秀的人才。企业聘请人才的依据主要是职务说明和职务规范。其中职务说明描述了所要执行的工作，列出了工作所包含的主要方面，如工作目标、工作范围、工作职责、权力以及要执行的任务，所要求的技能等级、所属的部门、工作条件、工作危急特性要求以及向谁汇报等。职务规范描述了职务的智能与体能要求，学问与培训要求，力量和态度要求等。下面分别从办公室人员的聘请信息来源、求职申请、面试、测试选拔、最终确定来对办公室人员的聘请工作做具体介绍。1.聘请信息来源聘请信息来源是指用哪些方法，或者说通过哪些途径使求职者知道其需要聘请人员的信息。一般来说，聘请信息的来源主要有以下几种：(1)广告广告通常刊登在和所要求的技能相适应的报纸或杂志上。一般来说，办公室职位空缺可登在地方和全国性报纸上。有时职位空缺广告通过电视或收音机播送。无论将聘请广告登在什么地方，都应当陈述职务说明和职务规范的要点，并简要说明职务的前景和酬劳问题。此外，企业概况、产品和服务的类型也要表达清楚。(2)政府职业介绍中心很多国家都有类似的政府机构为劳动力供应就业信息，为企业供应人力来源。例如我国的人才沟通中心、英国的PER等。(3)私人职业介绍所在国外这种职业介绍所很多，而且大部分为某一特定工作领域供应特地服务。例如私人秘书、速记员、打字员等。其他的包括记录员、一般办公室人员、计算机操作和程序员、以及处于等级链的顶部的管理和职业人员，如会计师、总经理秘书等。一些规范的职业介绍所在为企业的特定岗位供应人选前，就已经对申请人进行了一次筛选，这对于一个工作繁忙的办公室经理来说是一个很大的挂念。这些机构高度专业化，完全依据办公室最终选拔的要求来执行职位空缺的聘请程序。(4)职业团体很多职业机构和协会为他们的成员供应就业服务。因此，企业办公室完全可以通过这些职业团体为其供应具有合适的资格条件、职业力量和牢靠人品的办公室人员。(5)专业院校与综合性高校全部的教育机构，包括各种专业院校和综合性高校，供应了从16岁就离开学校的办公室低级员工，到拥有特地学位、适合某种特殊工作的高校毕业生等各种层次的聘请来源。高等教育造就了大量拥有不同资格条件的同学，从打字技能到各种职业技能，如会计、人事、市场等。(6)个人推举现在的和过去的员工，业务上的熟人以及其他人员会经常为办公室职位空缺或潜在空缺供应候选人。假如推举者是牢靠的，那么这种聘请来源就是有价值的。很多富有进取精神的求职者还会主动地与潜在的需求单位进行联系。即使没有现成的职位空缺，办公室也应当对这种申请进行认真考虑。(7)内部和外部升补职位空缺产生时，办公室经常可从内部来选拔人员填补空缺，当职位空缺包含晋升或调换工作因素时尤其如此，尽管这种做法会产生另一个职位。职位空缺也经常通过外部员工来填补，尤其是在职位空缺需要某种特殊技能时。(8)其他途径办公室人员聘请信息来源的途径多种多样。除了以上所列举的之外，企业也可通过其他途径聘请。比如在办公大楼外部贴海报，向商业协会或办公设备的制造商提出要求等。任何一种途径都有其特殊的应用领域，当一种途径不能奏效时，应当考虑替代途径。2.求职申请求职申请是指应聘人员向企业就自己感爱好且能胜任的工作岗位提出的申请。这一过程是通过应聘者填写求职申请表来完成的。求职申请表和人事档案有些类似。事实上，求职申请表即是企业人事档案的基础。求职申请表包括个人信息、教育和培训信息以及过去的职业和工作经受等。求职申请表还为求职者供应专栏填写爱好和爱好，说明他们的求职缘由，以及填写能证明其适应性的材料。求职申请表的形式与内容在很大程度上取决于工作的性质和工作的等级。对于高级职位来说，求职申请表可能是非标准化的，求职者可能被要求以信函的形式进行申请，并附上个人简历。一旦求职者填写了申请表，我们就可以依据表中的信息进行第一阶段的人员与职位的匹配工作。应聘登记之后，要对求职申请者进行筛选，列出候选人的清单。在面试过程中，求职申请表对于供应求职者的有关信息格外有用，面试主考官可以要求求职者对表中的有关问题进行解释、证明或扩充已有的某些信息。3.面试在对求职者的申请表和个人书面材料进行争辩后，办公室主任应列出候选人名单，并选择出一些在面谈时要争辩或澄清的问题。面谈应依据职务说明和职务规范的要求进行，并尽可能做到结构化，力求扩充求职者在求职申请表上供应的信息，并据此来评估候选人的将来工作绩效。(1)一般来讲，面试中应留意求职者以下七个方面的问题：①身体外表形态求职者的穿着装扮是否适宜？言谈举止是否恰当？在健康或体格方面是否有明显的缺陷使得求职者不适合该项工作？②学问水平求职者在什么地方、哪个学校毕业？是否取得了某种教育上的资格条件，假如是，这些资格条件是什么？处于什么等级？求职者具有哪些相关的工作经受或接受过什么相关的培训？③爱好爱好求职者有什么业余爱好？这些爱好活动是实际作业性的、智力运用性的，还是社交偏向性的？④倾向性求职者是否表现出自信、自我约束、可信任的品质？⑤智力水平求职者表现出了什么水准的智力？他申请的工作职位要求什么程度的智力水平？⑥特殊力量求职者有什么样的特殊才能？例如，运用文字的力量或数学力量，是否有手工操作技巧？等等。⑦环境求职者的家庭环境如何？假如正式录用，他是否会觉得上下班便利而又平安？假如由他填补职位空缺，是否既对求职者本人有益(从个人的职业进展角度看)，又对整个企业有益？通过面谈不大可能获得这七个方面的精确信息，而只能形成一个印象，因此有必要支配一系列面谈，或在面谈之外组织一些社交活动，如共进午餐、参观企业等，以使办公室主任对候选人有一个更深层次的了解。(2)对应聘人员进行面试时，面谈的方法主要有直接面谈、间接面谈和典型面谈三种。其特点、典型问题和优缺点比较可参阅表1-1。表1-1  面谈方法概览表比较项目面谈类型特点典型问题优/缺点直接面谈向求职申请者坦率地提出与他们的资格和担当申请职务的力量有关的问题。(1)你的打字速度怎么样？(2)你宠爱几小时的工作？为什么？(3)你宠爱加班吗？(4)你宠爱在小组中工作还是单独工作？为什么？(5)你是否宠爱公司的工作时间表？为什么？优点：①面谈可较快结束。②适用于筛选基层职务的申请者。缺点：①限制了可能获得的信息量。②难于作出最终招募决策。间接面谈提一些任凭的问题，鼓舞申请者谈他们自己，旨在了解申请者的意见与想法，同时了解他们的价值观标准。(1)为什么你对我公司办公室职务感爱好？(2)你的长期目标是什么？(3)你对进一步深造有什么方案？(4)你认为你的主要优缺点是什么？(5)对你来说，工作中最重要的是什么？优点：①可以获得更多的信息。②能够充分观看申请者的自我表达、礼貌、镇静、自信等因素。缺点：①费时。②需要对面谈进行把握，以防离题太远。典型面谈使用包括一些特定关键问题的问题进行提问，又叫做有结构的或标准化的面谈。(1)你有多少年工作阅历？(2)你能流利地讲哪些语言？(3)你将如何接手这一工作，期望每月得到多少工资？(4)一星期中的哪天或哪些晚上你不愿用于加班。(5)你什么时候能开头工作？优点：①适用于对很多人进行筛选。②从申请者那里取得同一类型信息，既省时又可以进行比较。③猎取的信息比较完整。4.测试选拔很多时候，仅仅是面谈并不能确定是否录用某一位求职者，测试选拔也是人员聘请工作中的一个重要环节。(1)选拔测验的原则①测验在执行和解释上必需公正。②确保测验与职务的联系。③测验不是惟一的手段，而是对人员进行全面的帮助工具。④测验必需遵循效率原则。(2)选拔测验的类型①智力测验。用来衡量智力和推理力量。②力量倾向测验。衡量完成某种特定工作的力量(如以数值表示概念的灵敏性)，猜测将来工作绩效。③水平测验。衡量精通某类工作的程度，如打字及有关的办公技能。④人格测验。衡量抽象的概念，如进取心、自主性、听从性等。⑤爱好测验。类似于个人好恶的清单，一般用于职业询问。在选拔办公人员时，应综合运用一整套测验，以检验合乎特定职务要求的多种力量。5.录用打算通过面谈和测验，办公室主任获得了充分的信息，通过对这些信息的分析，就可以做出最终的选拔决策。假如面谈和测验证明没有合适的人选，办公室应重新刊登聘请广告，而不能任命一个没有达到规定标准的申请人。一旦做出录用打算，应当尽快通知申请者本人，并签订工作合同(协议)。工作合同应包括以下内容：(1)精确     的头衔和职务名称。(2)工作场所。(3)员工的任务和责任。(4)员工的权力范围，以及向谁负责。(5)如有可能，规定工作时间(对于高级职位，经常不接受这一条)。(6)现时工资及有关增加工资和加班工资的规定。(7)奖金、红利的正式规定。(8)休假方面的权利。(9)病假和疾病补助金的规定。(10)产假规定。(11)退休规定，包括退休年龄、退休金以及退休的资格条件。(12)有关解聘和员工自愿离职的规定。假如涉及解聘，应规定预先通知的期限和酬劳支付的方法。(13)缺勤(疾病和正常休假除外)规定，包括带薪的缺勤，例如参与婚礼、葬礼。上述条目当然不行能包括工作合同全部的内容。在有些状况下，必需做出细则规定。很多合同，尤其是工作合同，经常会引发解释争议。因此，工作合同一般由企业的律师或法律部门起草，起码应经过他们的审查。二、办公