水运工程文件档案编制要求

水运工程文件档案编制要求由于水运工程施工企业来自全国不同地区，而国内不同地区和我省部分地市的城建档案管理规定存在不同程度的差异，为加强水运工程施工资料文件的归档整理工作，建立完整、准确的水运工程施工资料档案，根据交通运输部《关于印发<水运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》（交办发〔2009〕225号）、《港口工程竣工验收办法》（交通部令2005年第2号）、《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）、《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）及财政部关于财务决算的有关规定，并结合我省水运建设项目的实际情况制定水运工程资料整理的要求。一、基本规定（一）参与水运建设项目的业主、设计、监理、检测、施工等单位必须高度重视，成立竣工资料编制小组，及时收集建设过程中的各种有关文字材料、技术数据及各项检测资料，要坚持实事求是的科学态度和认真负责精神，确保原始记录的真实性、可靠性，不允许涂改、重新抄录，严禁伪造。（二）合格的水运建设项目文件材料档案，是真时反映项目建设过程和建设成果的记录及载体，工程竣工的必备条件，也是评定工程项目等级的必要条件之一，因此，凡竣工档案验收不合格的工程财务不予结算，不能进行竣工验收，工程不能交付使用。二、参建单位职责（一）建设单位职责1、水运建设项目文件材料立卷归档工作实行项目法人(建设单位)负责制。水运建设项目文件材料资料的编制和归档，项目法人(建设单位)为第一责任人。项目法人(建设单位)应把水运建设项目文件材料编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。2、项目法人(建设单位)应在招投标和制订有关时，应设立专门条款，明确有关方面对项目文件收集、整理、归档和移交的责任，并有相应的检查、考核措施。3、项目法人(建设单位)应督促各参建单位必须建立竣工资料整理、归档的管理责任制，确定一名领导分管档案工作，配备素质较高的档案专、兼职人员负责建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，保证项目文件材料立卷归档的及时、完整、准确和系统，且与工程建设同步。(三)监理单位职责1、监理单位不但要按本要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，而且还要督促、并定期检查各施工单位水运建设项目文件材料的编制工作。对施工单位水运建设项目文件材料的完整性、准确性及编制质量负监理责任。2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制。水运建设项目文件材料初验前，总监及整理编制水运建设项目文件材料的监理人员均不得离开本项目岗位。3、施工单位在报请初验水运建设项目文件材料前，监理单位必须先进行审查、经审查合格后，方能签认。未经监理单位审查签认的水运建设项目文件材料，不得进入初验程序。(四)施工单位职责1、施工单位整理编制的“施工文件”是水运建设项目文件材料的主要部分，它记录和反映了工程实施的全过程，形成了大量的技术资料，对今后工程使用、管理、维护及改扩建的有着极其重要的作用。对此，各施工单位的主要领导必须引起高度重视。水运建设项目文件材料初验前，各合同段项目经理、总工及整理编制水运建设项目文件材料的经办人员均不得离开本项目岗位。2、建立和落实水运建设项目文件材料资料整理、编制的责任制，合同段项目经理为本合同段水运建设项目文件材料编制的第一责任人。将施工阶段形成的行政管理文件、技术管理文件、质检资料、试验资料等的收集整理及存放工作落实到专人负责。3、施工过程中，对已办理分项、分部或单位工程中间交工验收的，必须在30天内，按本要求编排目录，将资料整理后，分类存放。定期开展施工资料整理、编制及存放的自查工作，并将自查情况向监理工程师提交书面报告。做到每完工一项，工程资料就完成一项。4、工程项目凡实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集，然后由总包单位进行汇总，并负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集其承包工程建设项目全部文件材料。三、文件材料的收集和整理（一）收集范围水运建设项目文件材料的收集工作，按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件材料的形成单位或部门负责，编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。具体收集范围及归档单位按《关于印发<水运建设项目文件材料立卷归档管理办法>的通知》（交办发〔2009〕225号）中的《水运建设项目文件材料收集归档范围》执行。为严格按《水运建设项目文件材料收集归档范围》编制水运建设项目文件材料，既做到整理规范和内容完整，又便于操作，本要求对归档文件内容进行了细化，并就组卷分册也作了明确的要求，详见“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”。水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表序号归档文件编制单位备注　第一部份综合文件　　第一册竣(交)工验收文件　　1竣工验收文件　　(1)竣工验收申请、批准文件建设单位　(2)竣工验收鉴定书及竣工验收证书及附件建设单位附件为整个工程项目质量评定汇总表(3)竣工验收报告建设单位　(4)港口(航道)工程初步验收意见建设单位　2各单位工程交工验收证书　　(1)项目开工及批准文件建设单位　(2)合同段开工报告及批准文件建设单位　(3)交工验收申请及批准文件建设单位　(4)交工验收证书及附件建设单位附件为单位工程质量评定汇总表(5)交工验收报告建设单位　3各单位的工作报告　　(1)工程项目执行报告建设单位　(2)工程设计工作报告设计单位按合同提交(3)工程质量监督工作报告质量监督部门　(4)工程监理#工作总结#报告监理单位按合同提交(5)工程施工总结报告施工单位按合同提交第二册专项验收文件　　1档案验收文件建设单位　2环境验收文件建设单位　3消防验收文件建设单位　4其他验收文件建设单位　第三册立项审批文件　　1可行性研究报告及批准文件；　　(1)可行性研究报告及审批（核准）文件建设单位　(2)可行性研究报告的评估报告或专家评审意见建设单位　(3)行业主管部门对可行性研究报告的审查意见建设单位　2环境影响评价报告书及批复建设单位　3项目用地预审意见建设单位　4岸线审批文件建设单位　5通航安全、劳动安全、卫生防疫、防洪等部门的评估及审核意见建设单位　6文物调查、保护等文件建设单位　7其他文件材料建设单位　第三册设计审批文件　　1初步设计文件及审批文件；　　(1)初步设计审批文件建设单位　(2)专家审查意见及审查会议纪要建设单位　(3)初步设计文件　　2消防部门审核意见　　3施工图设计及审批文件　　(1)施工图设计审批文件　　(2)各单项工程施工图设计文件　　(a)施工图设计书、预算书建设单位　(b)各单位工程施工图设计图纸建设单位　(c)………………………………建设单位按单位工程往下排列(3)各单项工程施工图设计文件　　(a)施工图设计说明书、预算书建设单位　(b)各单位工程施工图设计图纸建设单位　(c)………………………………建设单位　……………………………………建设单位根据单项工程编排4工程勘测资料建设单位　5设计变更文件　　(1)初步设计调整文件建设单位　(2)施工图设计变更文件及批准文件建设单位　(3)设计变更情况一览表施工单位提供，建设单位汇总6设计中重大技术问往来文件、会议纪要；建设单位　7上级单位有关指示；建设单位　第四册工程招投标文件及合同文件　　1第1合同段工程招投标文件　按合同段及项目(设计、施工、监理)确定分册数,如施工招标有5个合同段，分成5个项目，则名称为XX合同段施工招标文件(1)招标文件及招标公告　(a)招标公告建设单位(b)招标文件；建设单位(c)招标资格预审文件建设单位(d)技术文件及补充文件建设单位(e)招标其他文件(补遗通知等)建设单位(2)投标文件　(a)资格预审申请文件或资格后审文件建设单位(b)投标文件建设单位(3)评标文件及中标通知书　(a)评标报告建设单位(b)纪检部门监督报告及公证书等建设单位(c)中标通知书建设单位(d)标底和标底汇总及拦标价等建设单位(4)建设单位往来文件及其他文件资料　(a)建设单位将招标结果上报备案文件建设单位(b)其他文件及资料建设单位……第……合同段工程招投标文件建设单位　3合同书、协议书　　(1)勘察设计合同建设单位按基本建设时间排序(2)施工承包合同建设单位(3)监理合同建设单位(4)科研合同建设单位(5)其他合同建设单位第五册工程准备文件　可根据项目实际情况自行编排分册数1用地、水域许可及征地拆迁资料　　(1)建设用地规划许可及规划选址图建设单位　(2)建设用地选址意见及红线图建设单位　(3)海域使用权证书建设单位　(4)建设用地申请及批复建设单位　(5)征地拆迁及移民有关文件　　(a)征地批文建设单位　(b)红线图及土地证建设单位　(c)征用土地、拆迁补偿文件建设单位　(d)其他资料建设单位　(6)疏浚泥土处置及海洋倾倒许可证建设单位　(7)疏浚泥土弃置堆放用地审批文件建设单位　(8)占用渔业水域补偿及海洋生态损失补偿协议建设单位　2供电、供水、通讯、排水等协议建设单位　3开工备案文件建设单位　4水上水下施工许可证建设单位　5质量监督申请书、通知书建设单位　6建设前原始地形、地貌状况图、照片建设单位　第六册工程管理文件　可根据项目实际情况自行编排分册数1项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制管理　　(1)普发性建设单位　(2)针对性有关单位　2监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件监理单位　3监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件施工单位　4监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件施工单位　5项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要　　(1)例会性建设单位　(2)专题性有关单位　6监理组织召开的工地例会及专题会议纪要　　(1)例会性监理单位　(2)专题性有关单位　7进度报表(建设单位向上级主管部门上报)建设单位　8建设单位管理过程中与其他单位往来文件及资料建设单位　9其它由建设单位汇编的文件建设单位　第七册工程试运行、观测、分析评价　　1试运行记录建设单位　2港口工程施工水域扫测报告建设单位　3实船实航试验记录建设单位　4整治效果分析报告建设单位　5观测成果报告建设单位　6码头能力核算报告建设单位　　第二部份决算和审计文件　　第一册支付报表建设单位　第二册决算文件建设单位　第三册决算审计文件建设单位　第四册其它文件建设单位根据实际情况取舍　第三部份监理资料　按合同段确定册数第一册第1合同段工程监理资料监理单位　1监理工作依据性文件　　(1)监理规划监理单位　(a)工程项目概况监理单位　(b)工程项目监理范围及目标监理单位　(c)工程监理工作内容监理单位　(d)控制目标及措施监理单位　(e)组织机构及人员配备监理单位　(f)监理工作制度监理单位　(2)监理实施细则及批复监理单位　2监理管理文件　　(1)监理行政管理文件(监理内部来往函件、请示、报告及批复)监理单位根据实际情况确定卷数(2)合同管理文件监理单位(3)工程质量控制文件监理单位(4)计划进度控制文件监理单位(5)费用控制文件监理单位(6)安全管理文件监理单位(7)旁站监理记录监理单位(8)监理日志监理单位(9)施工监理工作月报监理单位(10)监理工作总结(含阶段总结)监理单位(11)监理质量评估报告监理单位第…册第……合同段工程监理资料监理单位　　第四部份科研资料　　第一册XX课题科研资料承办课题研究及实施的单位按课题确定册数1课题报告、任务书及批准文件　2协议书、委托书、合同　3研究方案、计划、调查研究报告　4试验记录　5试验分析、计算、整理数据　6阶段报告、科研报告、技术鉴定报告　第…册XX课题科研资料　　第五部份施工资料　　第一册XX单项工程施工单位按单项工程确定册数，如航道工程、港口工程等1第……合同段工程施工资料施工单位按合同段确定分册数(1)综合文件施工单位单项工程的综合文件(a)会议纪要施工单位　(b)总体施工方案施工单位　(c)有关安全、质量文件施工单位　(d)业主、监理来文及其它文件施工单位　(2)计量支付报表施工单位　(3)施工进度报表施工单位　(4)XX单位工程交工资料施工单位按合同段所含单位工程向下编制卷数(a)综合性施工文件（文件汇编）施工单位　①工程施工总结施工单位　②交工验收报告、交工验收申请、批准文件施工单位　③建设、监理批准的文件及有关指示施工单位　④竣工图表施工单位　(b)变更资料　施工单位　(ｃ)设计、技术性文件施工单位　①施工图设计会审纪要、技术交底资料施工单位　②有关工程施工的技术性文件、通知、重要技术座谈会、讨论会纪要施工单位　(ｄ)进度投资控制文件施工单位　①有关进度的往来文件施工单位　②施工结算施工单位　③竣工工程量清单施工单位　(ｅ)质量检验评定资料施工单位　①施工组织设计和批准文件及执行情况施工单位　②开工报告及其批复文件施工单位　③单位工程质量综合评定表施工单位　④中间交工证书施工单位　⑤分部工程质量评定汇总表施工单位　⑥分部工程质量评定表施工单位按分部工程的情况归类后顺序排列⑦分项工程质量检验评定汇总表（用于需要进行综合评定分项工程）施工单位⑧分项工程质量检验评定表（用于不需要进行综合评定的分项工程，也作为需要进行综合评定分项工程的分项工程质量检验评定汇总表的附表）施工单位⑨隐蔽工程检验记录（施工单位自检表）施工单位⑩成品、半成品检验记录（含预制、外购、现浇等各种成品、）半成品）施工单位　…重大安全质量事故及处理情况报告施工单位　(f)五、质量保证资料施工单位　①单位工程质量检验资料核定表施工单位　②水泥出厂合格证、试验报告施工单位　③钢材出厂合格证、试验报告施工单位　④砂、石检验报告施工单位　⑤其他原材料合格证、试验报告施工单位　⑥钢筋焊接试验报告施工单位　⑦钢筋冷拉试验报告施工单位　⑧混凝土或砂浆配合比、强度试验报告施工单位　⑨混凝土抗冻等级试验报告施工单位　⑩混凝土抗渗等级试验报告施工单位　…混凝土弯拉强度试验报告施工单位　…钢结构焊接试验报告施工单位　…焊条（剂）合格证施工单位　…防水材料合格证、试验报告施工单位　…构件出厂合格证施工单位　…打桩综合记录及中间验收记录施工单位　…基槽验收记录施工单位　…夯实验收记录施工单位　…主要构件安装及验收记录施工单位　…土壤密实度试验记录施工单位　…测量控制点、基线、水准点复核资料施工单位　…中间交工验收记录施工单位　…沉降位移变形观测记录施工单位　…工程竣工整体尺度测量报告施工单位　(g)监理工程师对承包商的指令、通知、签认等文件(水运工程的监理用表一律采用《水运工程施工监理规范》附录A的格式)施工单位　(h)施工原始记录施工单位　①施工日志施工单位　②开、完工记录施工单位　③天气、温度及自然灾害等记录施工单位　④各工序施工原始记录施工单位　⑤各工序测量原始记录施工单位　⑥施工照片集施工单位　⑦其他各种原始记录施工单位　(5)………单位工程交工资料施工单位　（二）关于《水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表》的说明：1、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中第一部份和第二部份所设置的册号为固定号，如有的项目无第一部份第七册的文件，第七册的册号和名称应保留，在“竣工文件组册与档号对照表”备注中应注明无此项。2、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中第一部份第四册第1分册按合同段及项目(设计、施工、监理)确定分册数，如施工招标有5个合同段，分成5个项目，即名称为XX合同段施工招标文件。第三部份监理资料按合同段确定册数，第一册的案卷名称为第1合同段工程监理资料，第1合同段可为工程合同的具体实施名称，如“XX港中水泊位”，则案卷名称为“XX港中水泊位工程监理资料”；如“XX航道工程第一标段”，则案卷名称为“XX航道工程第一标段工程监理资料”；第五部份第一册第1条按合同段确定分册数，可照此执行。3、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中第五部份第一册第1条（1）（2）（3）备注上应指明是对整个单项工程综合文件，第五部份第一册第1条第（4）小条，按合同段所含单位工程向下编制卷数，如合同中有5个单位工程，即从第4卷开始编制单位工程交工资料，为4至8卷。4、如施工承包合同仅有1个单位工程的，第五部份施工资料按合同分即划为一个分册，单位工程以下各序号各提升一级，即(4)升为4，(a)升为(1)，①升为(a)(注：(4)为卷号，4为分册号；(a)为卷内目录编号，(1)为卷号；(a)为卷内目录编号)。但(1)综合文件归在原来(a)，(2)计量支付报表和(3)施工进度报表归在原来(d)（注：(a)升为(1)，(d)升为(4)）。（三）文件材料的组卷分册1、水运建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料收集的基础上，按照文件材料的内在联系，进行分类整理组卷。2、水运建设项目文件材料组卷，应遵循水运工程基本建设程序各阶段文件材料的自然形成规律和成套性原则，达到分类科学，保持文件材料的内在有机联系，便于保管和查找利用的目的。3、“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中，组卷分册顺序为:部份→册→分册→卷，在序号中分别对应为：第XX部份→第XX册→1,2，3……→(1),(2),(3)……。分册资料过多的，需两盒（含两盒）以上装存的，分册以下设卷。案卷无论是组册至分册，还是组册至卷，一律以盒为单位编写顺序号。4、为便于工程项目交（竣）工验收时查找资料，各水运建设项目实际操作中组卷分册需既按照“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”的顺序，又结合自己项目资料篇幅的实际情况编制“竣工文件组册与档号对照表”。（四）交工验收前，项目法人(建设单位)要组织相关单位完成“水运建设项目归档文件编制内容及分工一览表”中的第五部分(施工资料)的文件编制工作（除缺陷责任期的有关资料外）和设计变更一览表。竣工验收前，完成除第一部份第一册第一卷(竣工验收文件)外的全部水运建设项目文件材料的编制工作。竣工文件组册与档号对照表工程项目名称：编制日期：序号组册案卷题名档号备注册号分册号卷号1　　　第一部份综合文件　　2第一册　　竣(交)工验收文件　　3　第一分册　…………………………………………………　　4　第二分册　…………………………………………………　　5　　第一卷…………………………………………………　　6　　　第二卷…………………………………………………　　　　　　　　　编制单位：负责人：编制人：注：1、“竣工文件组册与档号对照表”用2号宋体字加粗，其他用4号宋体字；2、序号填写阿拉伯数字，组册部份“册号”、“分册号”、“卷号”均填写中文大写数字，如图所示。设计变更情况一览表工程项目名称：编制日期：序号变更内容变更依据文件文号所在案卷号对应竣工图号所在案卷号1234编制单位：负责人：编制人：注：1、“设计变更情况一览表”用2号宋体字加粗，其他用4号宋体字；2、序号填写阿拉伯数字。四、文件材料的质量要求（一）收集归档的项目文件材料应为原件。其中项目立项审批等文件，如原件保存在项目主管单位，项目法人(建设单位)可收集复印件归档保存；如供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件，应在复印件上加盖销售单位正式公章并注明原件存放处后归档保存。（二）收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。其中勘测资料、施工记录应是现场原始记录，填写内容规范，相关签署手续完备。（三）项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张优良，格式统一；禁止使用圆珠笔和铅笔等易褪色笔书写、签批；如是热敏传真件，需复印保存，复印件应清晰。（四）数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片连同说明一并归档；长期存储的电子文件应使用不可擦写光盘保存。（五）项目文件材料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。（六）施工资料文件的内容及其格式必须符合《水运工程质量检验标准》（JTS257-2008）、《水运工程施工监理规范》（JTJ216－2000）及国家、行业有关技术规范、标准和规程。（七）竣工图编制要求1、竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项目法人(建设单位)规定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任；工程总平面布置图及综合管线竣工图由项目法人(建设单位)负责或委托有关单位编制。竣工图章示例：注：①本图尺寸单位为mm；②图章内容除签名、日期外，其它均为刻制；③图章刻制字体为宋体，字符高宽比为1∶0.8；④图章的第一、二行字高为4.5mm，第三、四行字高为3.5mm；⑤图章中的“XX”项目表示水运建设项目名称，如：澜沧江五级航道一期工程；“**”工程表示单位工程名称。2、竣工图应完整、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。凡设计图涉及的内容，竣工图均应反映，不得遗漏。4、竣工图的图面要求布置合理、完整、清晰、各项数据真实准确；图纸的文字、数据、线条必须采用计算机绘制。隐蔽工程的高程，各部尺寸和地质情况，必须标注清楚。5、一般性的图纸变更，且能在原图上作修改补充的，可在原施工图上做修改、说明后，作为竣工图；总平面布置、结构形式、工艺及其他重大变更，不宜在原施工图上修改、补充的，均需重新绘制竣工图；重新绘制竣工图，且图签能全面反映签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘图纸在原施工图号前缀“竣”字。6、图纸绘制的标准执行《港口工程制图标准》JTJ206-96。五、文件材料档案编号（一）水运建设项目文件材料是以单项工程为单元，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》（〔87〕交办字315号）中可确定的水运工程类目进行分类。（二）档案分类号，按水运工程类目水运建设项目文件材料分为五级类目。第一至三级类目固定不变，其中第一级分为七类：SY（水运）、GK（港口）、HD（航道）、HW（航务）、JL（救捞）、CJ（船检）、GJ（港监）；第二、三级分类根据第一级的性质各有不同，具体见《交通部科学技术档案分类编号办法》；第四级类目为建设项目代号，项目代号用水系名称+“下划线”+建设项目汉语拼音第一个字母组成（例如：如澜沧江五级航道工程填写LCJ_WJHD；如金沙江水富港为JSJ_SF）；第五级类目按水运建设项目文件材料材料形成的先后分为五部分：综合文件、决算和审计文件、监理资料、科研及新技术资料和施工资料，分别用1、2、3、4、5表示。（三）档号，档号由档案分类号和案卷组册顺序号等组成。档号形式如下（以航道工程为例）：HD5·1·××·☆－¤·◎－※“HD5”：HD为一级类目（航道），5为二级类目（工程类），具体的详见《交通部科学技术档案分类编号办法》中一级类目下的分类；“·”及“－”：类级符号或层次的区别符号；“1”：三级类目（航道基本建设，包括新开辟航道工程），具体的详见《交通部科学技术档案分类编号办法》中二级类目下的分类；“××”：四级类目（建设项目代号，见前一章）；“☆”：五级类目（文件材料的五大部分）；“¤”：册号；“◎”：分册号；“※”：案卷顺序号。案卷顺序号不编虚位，从“1”开始编写（即“1”不编为“001”）；一至五部分水运建设项目文件材料以盒为单元编写顺序号。例如：云南省澜沧江五级航道建设工程航道维护基地（假定在第二册）工作码头（假定在第一分册）质量评定资料（假定在12卷），该案卷在第5部份，则档号为HD5.1.LCJ_WJHD.5－2.1－12）六、案卷的构成及质量要求（一）术语1、案卷：由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位，由案卷封面、卷脊、卷内文件目录、卷内文件材料及备考表组成。2、卷内文件目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。3、备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。4、档号：由分类号和案卷号组成。（二）卷内文件的排列1、立项审批文件批复在前，请示在后，报批过程中有关审查文件材料依次排列。2、设计审批文件批复在前，请示在后，相关审查文件材料依次排列。3、工程准备阶段文件材料按照审批及协议事项办理程序依次进行排列。4、项目实施阶段文件材料排列工程管理文件材料按照问题结合时间依次排列；会议纪要按时间进行排列，如属专题会议，按照专题分别进行排列；招投标及合同文件按专业依次排列。各合同段施工管理文件材料，按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件材料，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。监理工作活动中产生的依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，按照监理工作内容结合问题的重要程度依次进行排列；平行检验及独立抽检记录按照单位、分部、分项工程依次排列。计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。施工图(完工图)及竣工图按专业或单位工程结合图号顺序依次排列。5、试运行及竣工验收阶段文件按照各专项工作程序依次排列。（三）案卷资料的页号1、案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2、页号的位置：双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。3、卷内目录、备考表不编页号。4、每案卷内资料的页号，要求按流水顺序号编写，从“1”开始编号。5、页号暂用铅笔编写，待资料审定成形后，再用打码机打印。6、已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。（四）卷内文件目录的编制1、顺序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。2、文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有就空着。3、责任者：填写文件材料直接形成的单位或部门，可采取通用的标准简称。4、文件材料题名：（1）、原文上有标题的，填写卷内文件材料标题的全称。（2）、原文上没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[]”号。（3）、案卷内每份独立成件的文件材料均应逐件填写文件标题。（4）、填写“文件材料题名”的横格内不能超过三行字。5、日期：填写文件的形成时间，填写时间时可省略“年、月、日”字样，在表示年、月、日的数字右下角加“.”号，单月单日可用零补充。如2004年8月8日可填写为“2004.08.08”。6、页次应填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份标注起止页号；如属已装订成册的材料，在卷内文件目录页次中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。7、卷内文件目录采用70g/m2以上的A4尺寸白色书写纸打印，排列在卷内文件材料首页之前。卷内目录示例：注∶①尺寸单位均为㎜；②字体：“卷内文件目录”用2号宋体加粗，其余均用4号宋体字；③边框用粗实线，表内用细实线。（五）、案卷装订的要求1、项目档案除蓝图及成册文件材料外，均需装订，文件材料以件为单位放在卷内。案卷内各部分的内容按照：“卷内文件目录+文件材料+备考表”的顺序排列。2、文件材料采用整卷装订与单份文件装订两种形式；整卷装订的归档文字材料用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐，表头要求在上或在左，左侧装订。3、原件有破碎或小页纸的，要求粘贴在A4纸上。4、对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予粘贴补宽。5、纸张规格大于A4型号的，要求按297㎜×210㎜折叠成手风琴式。6、不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次。档号章样式：注∶归档章大小：长35mm+35mm，宽10mm×2　　（六）、为了统一档案工作的标准化、规范化。避免以往案卷封面使用上的规格不一的状况。水运工程建设项目档案案卷封面统一使用云南省档案局监制牛皮纸制作的无酸《科技档案盒》；卷盒的尺寸采用310mm×220mm，卷盒的厚度根据分类整理及方便查阅利用的要求，可以采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。（七）、案卷封面的编写案卷封封面或内封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止时间、保管期限、密级及档号。根据我省实际情况，项目案卷封面规定如下：1、采用案卷外封面形式，用优质淡黄色牛皮纸张打印，在卷盒正表面的图框内粘贴外封面（约160mm×220mm），式样见图。2、案卷题名：案卷题名应简明、准确地概括卷内文件材料的内容，主要包括项目名称、阶段或单位工程(分部、分项)名称及文件材料名称。每一案卷题名应包括建设项目名称、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。示例：（1）管理性文件案卷题名的表示形式：建设项目名称+责任者+案卷名称例：澜沧江思茅港-中缅243号界碑五级航道建设第一期工程指挥部安全生产管理文件。（2）项目技术文件案卷题名的表示形式：建设项目名称+××合同+××单位工程＋案卷名称；例：澜沧江思茅港-中缅243号界碑五级航道建设第一期工程航道工程施工承包合同三道拐滩交工资料。3、立卷单位：指文件材料的组卷部门。4、起止时间：填写卷内文件材料形成的起止日期，只需填写年月，如2004.05—2008.10。5、保管期限根据建设项目及文件材料的实际情况确定并填写。基本建设项目档案资料的保管期分为：永久、长期、短期三种。长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命；短期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限为建设项目竣工后5—10年。6、密级：应在文件发放前依据国家及部有关保密规定确定，若文件材料上有密级就填上，没有就空着。7、档号：填写档案的分类号、册号、分册号和案卷顺序号。8、档案馆号：暂不填写。9、缩微号：暂不填写。10、“案卷题名”中的工程项目名称可用30磅仿宋字，之后的“××合同＋××工程＋结构文件名称”及“编制单位、编制日期、保管期限、密级”的内容可用4号宋体字打印，“档号内容”可用4号宋体字打印。尔后，再粘贴在档案盒正表面在对应位置。案卷封面示例：注：①本图尺寸单位均为mm；②案卷盒为220×310，外封面为160×220；③外封面印制字体：“档号、档案馆号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用2号仿宋字加粗，直线用细实线；工程项目名称（如：澜沧江思茅港-中缅243号界碑五级航道建设第一期工程）用30磅仿宋字，并一行排列在档案盒中央部位。（八）、卷脊的编制为便于查找和存放管理，案卷卷盒脊背必须粘贴有卷脊。卷脊的项目有档号和案卷题名，格式如图所示。档号的内容可用4号宋体分三行横排打印。例：第一行打印“GL5·1·××·☆”，第二行打印“－△△·⊙·¤·◎”，第三行打印“－※”。案卷题名的内容可用4号宋体字自右至左竖着打印，首行空两字。案卷题名的内容为：工程项目名称＋××合同＋××单位工程＋结构文件名称。脊背内容统一打印后，再粘贴在脊背的对应位置。贴纸要求比脊背宽度窄2㎜，以防取放档案时反纸边拉卷。根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000），案卷脊背标签宜采用150g/m2白色书写纸制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。注∶尺寸单位mm；D为（20、30、40、50、60）-2mm；“档号”及“案卷题名”的字体采用小2号仿宋字加粗，卷脊贴纸的竖向长度约220mm。编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第PAGE1页共NUMPAGES1页第PAGE\*MERGEFORMAT1页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT1页（九）、备考表的编制备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内文件页数相加之总和。1、备考表采用70g/m2以上的A4尺寸白色书写纸打印，排列在卷内文件材料之后。备考表包括立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间等。2、立卷人：由责任立卷者签名，即谁立卷谁签名。3、检查人：由案卷质量审查人签名。4、说明或记事：说明应包括本案卷在编制过程中需要说明的问题，本卷中文件材料的相关原件及其他载体文件材料所在案卷号。备考表样式：注：①尺寸单位均为㎜；②字体：“卷内备考表”用2号宋体加粗，其余均用4号宋体字；③边框用粗实线，表内用细实线。（十）、照片及音像资料照片档案的整理应符合《照片档案管理规范》(GB／T11821—2002)要求。1、照片、音像档案的归档范围：（1）、国家领导、部及省厅领导人视察水运建设项目的录音、录像带及照片。（2）、反映水运建设项目的重大活动，如招投标仪式，质量大检查等形成的录音、录像带及照片。（3）、记录水运建设项目重大事故、自然灾害及异常现象的录音、录像带及照片。（4）、工程关键工序和隐蔽工程施工时的照片。2、照片档案：（1）、照片档案分为照片和底片。（2）、照片和底片号：案卷内照片和底片的顺序号，照片与底片编号应相同。以每张照片为单位，从1开始编写，写在正面右上角。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。（3）、参见号：填写与本张照片有关系的竣工资料档案的档号。（4）、文字说明：文字说明的内容要具备六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。要求文字简洁，语言通顺，一般不超过200字。（5）、总说明：一组（若干张）联系密切的照片的说明。（6）、案卷题名：一个卷要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时，也可不标出。（7）、照片档案要使用标准的照片档案盒编排成册，照片的编排顺序要按工程的分类及形成的时间顺序整理。（8）、照片档案保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。3、音像档案：（1）、归档的音像档案，要经过系统整理，每盘音像要工整确切地标明：责任者、录制（摄制）时间、地点、内容（题名）、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限，可根据文件材料中相关的内容确定。（2）、音像档案，要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。（3）、音像档案要刻录成光碟。（十一）、电子文件电子文件的整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)要求。根据我省实际情况，水运建设项目的电子文件由相关单位提交，建设单位汇总后经杀毒检测后，拷贝共刻录四套，由厅及所属相关部门保管。建设规模在1000万元以下的，电子文件需提交竣工图表和照片及音像资料，其他可不提交；建设规模在1000万元以上的，所有案卷均需提交电子文件（手写可扫描后形成Pdf文件提交）。具有条件的，电子文件需纳入我省基建项目档案管理数据库。电子文件尽量用Pdf文件或扫描后的图片文件，以保证资料的保密性。七、文件材料的验收及移交（一）、档案的验收根据《港口工程竣工验收办法》（交通部令2005年第2号）和《航道工程竣工验收管理办法》（交通部令2008年第1号）对文件材料的要求，竣工验收的条件之一为：竣工档案资料齐全，并通过专项验收。按照省厅的有关规定，并结合我省水运建设的实际，对水运建设项目文件材料验收的有关问题作以下规定。1、水运建设项目文件材料档案验收分初验和终验两个阶段进行。（1）、档案初验：由项目法人(建设单位)组织，项目主管部门、设计、施工、监理等单位参加。未经初验或初验不合格，不得进行建设项目的交工验收。（2）、档案终验：在建设项目竣工验收前进行，由项目主管部门组织，有关档案行政管理部门、建设、设计、施工、监理、接管等单位参加。未经过档案终验或验收不合格，不得进行建设项目的竣工验收。2、建设项目档案验收申请的条件：（1）、完成了对项目各类文件材料的收集、归档工作：（2）、编制了项目的全套竣工图；（3）、完成了文件材料的组卷、分类、编号等工作，并符合本要求制定的整理规范要求。（4）、编制了项目档案工作情况说明以及项目档案的案卷目录；（5）、建设项目档案已经过建设单位、档案部门的审查。案卷质量符合规范要求；（6）、档案库房符合防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火等“八防”要求。3、档案验收前，各参建单位按规定和合同要求向建设单位提交编制好的项目文件，由建设单位档案部门集中统一管理。建设单位应组织项目勘察、设计、施工、工程监理负责人以及有关人员进行档案自检工作，并写出档案验收自检报告。4、建设项目档案初验收时，抽查档案资料的频率：档案案卷数量超过1000卷的，抽查15%；档案案卷在1000卷以下的，抽查30%。验收组评价档案资料的完整、准确、系统性及案卷质量，初验合格后，写出初验报告。并由建设单位填写《建设项目档案初验收表》报送项目主管部门。对不符合要求的应提出改进意见，限期解决。5、建设项目竣工验收前，应由项目档案主管部门组织档案终验收，并做出有关档案情况的专题验收报告；在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价，填写《建设项目档案终验收表》。6、档案验收报告应包括以下内容：（1）、项目档案资料概况；（2）、项目档案工作管理体制；（3）、项目文件、资料的形成、积累、整理与工作情况；（4）、竣工图的编制情况及质量；（5）、项目档案资料的收集、整理和编制情况；（6）、存在问题及解决措施；（7）、档案完整、准确、系统性评价。建设项目档案初验收表项目名称项目档案总数　　　　　　册　　　　　分册　　　　　卷档案移交单位档案初验收日期项目档案初验收组织单位验收组单位及成员验收结论验收负责人（盖章）年　　　月　　　日注：“建设项目档案初验收表”用2号宋体加粗，其余均用4号宋体字。附：初验收报告。建设项目档案终验收表项目名称项目档案总数　　　　　　册　　　　　分册　　　　　卷档案移交单位档案终验收日期项目档案终验收组织单位验收组单位及成员验收结论验收负责人（盖章）年　　　月　　　日注：“建设项目档案终验收表”用2号宋体加粗，其余均用4号宋体字。附：终验收报告及竣工文件组册和档号一览表。（二）、档案的移交1、水运建设项目竣工验收后，应在三个月内办理项目文件材料的移交手续。水运建设项目文件材料第三、四部分资料先向建设单位移交，全部水运建设项目文件材料由建设单位向接管单位和档案保管单位统一移交。2、档案资料移交时，必须做到手续清楚，并填写《云南省建设项目工程竣工档案移交表》，明确档案移交的内容、卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续。3、全部项目档案的汇总整理和全部档案编制档号，并填写在卷面和卷脊上的工作，由建设单位负责进行组织完成。云南省水运建设项目工程竣工档案移交表工程项目名称建设时间自年月开工至年月完工。本工程已于年月日通过竣工验收，竣工档案整理完毕，内容如下：单位内容册分册卷盒备注文字材料图纸声像资料(照片)电子文件…………合计档案完整准确情况建设单位审核意见接收单位审核意见建设单位：（名称盖章）负责人：经手人：接收单位：（名称盖章）负责人：经手人：接收日期年月日注：本表一式二份，一份接收单位保存，一份建设单位保存。