公司法律风险及合同类别

公司法律风险管理指南 公司法律风险类别及管理指南 序号 风险来源 引发法律风险的因素 法务意见 涉及部门 1 劳动合同类 1、劳动者与其它用人单位建立双重劳动关系 实践中遇到这种情况，公司可限期要求劳动者改正，比如，要求劳动者3日内提交其它用人单位出具的已经解除的书面证据，劳动者拒不提交的，公司可解除劳动合同。这种方式更易于操作，且举证更容易。 人力资源部 2、劳动者严重违反用人单位规章制度的理解与适用 公司应当根据本单位的实际情况确定“严重”的，并遵循规章制度制定、修改的民主程序，且向劳动者公示。比如，可根据公司实际情况规定旷工3天属于“严重”违反规章制度，1个月内一般违纪累计达5次视为“严重”违反规章制度。 4、劳动者违法解除劳动合同的法律后果，实践中劳动者申请辞职的，一定切记法律程序：提前30日以书面形式通知用人单位。需注意通知必须采取书面形式。 实践中劳动者明明履行了提前30日以书面形式通知用人单位的辞职程序，但由于没有保留相关证据，有些用人单位往往会以劳动者未提前30日以书面形式通知的义务而要求劳动者赔偿。 5、对劳动者预告解除劳动合同应注意两点 一要注意公司是否为劳动者提供了专项培训费用对劳动者进行了专项技术培训，且约定了服务期；二要注意劳动者提前通知的日期。 6、实践中公司和劳动者就经济补偿达成协定的情况比较多，为避免劳动者领取经济补偿后又申请仲裁、提起诉讼的风险，用人单位和劳动者在签订协议书时应当告知国家法律对经济补偿的规定，并在协议书中告知劳动者依法可获得的经济补偿数额 可作如下约定：根据法律有关规定，甲方(用人单位)应当支付乙方(劳动者)经济补偿共计人民币xxx元，经甲乙双方平等协商，乙方同意甲方一次性向乙方支付经济补偿xxx元，与法定标准差额部分乙方自愿放弃。 7、劳动合同终止的相关规定。劳动合同终止并不等于劳动关系消灭，可能因劳动合同续订、延长、事实劳动关系存在而继续保持劳动关系。 在劳动合同终止时，用人单位必须出具终止劳动合同关系书面通知且送达劳动者 8、公司拖欠或者未足额支付劳动报酬的，劳动者申请支付令的应对。 (1)拖欠属实的，在支付令期限内(15日内)支付，避免进入强制执行程序；(2)对支付令有异议的，应当及时提出书面异议 9、公司能否单方调整劳动者的工作岗位或降低劳动者的工资 实践中公司单方调整工作岗位或者单方降低工资待遇时，劳动者可向劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁，要求确认用人单位的单方变更行为无效，或者劳动者也可以用人单位克扣工资为由提出解除劳动合同，要求用人单位支付经济补偿金。 10、劳动者不能胜任本职工作，用人单位调整工作岗位，但是，如何认定劳动者不能胜任工作? 提倡在工资分配制度上“以岗定薪”、“岗变薪变”，所以，用人单位可以在规章制度或者劳动合同对工作岗位调整后工资也相应调整进行约定。 2 合同类 1、没有签字盖章的合同也成立。采用合同书形式订立合同，在签字或者盖章之前，当事人一方已经履行主要义务，对方接受的，该合同成立。 履行主要义务一方的履行行为得到了相对方的认可合同尽管未签订书面合同，事实上合同已经成立并生效。否则，请当机立断通过律师函的形式拒绝对方的给付行为。 业务经办部门 2、保存好洽商、草签等档案资料 合同的订立是动态协商与静态协议的组成，合同是个动态全过程，它始于订立，终结于适当履行、责任承担及合同解除。因此，合同当事人对合同订立过程中的洽商、草签档一定要妥善保存。提高合同履行的证据意识。 3、保证合同货物、货款签收的有效性 合同的履行当事人必须是合同的法定代表人，法定代表人不能亲自履行合同的，委托其他工作人员办理的，必须出具授权委托书。 4、对于合同法的第68条，公司如何行使不安抗辩权 合同法赋予了合同当事人中止合同甚至解除合同的权利，但合同当事人在解除合同前必须要有充分的证据表明相对方出现合同法68条规定的情形，并且要通知相对方，否则有承担违约责任的风险。建议通过律师函的形式通知对方。 5、支付货款后因为没有保留书面证据导致纠纷 用现金支付货款后应向对方索要现金收据或收条 6、合同中仲裁约定或者约定管辖被法院否定 对于约定管辖，合同的双方当事人可以在书面合同中协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地人民法院管辖，但不得违反本法对级别管辖和专属管辖的规定。建议严格按照法律规定约定管辖权，最好由律师起草或审核合同。对于仲裁约定条款，约定的仲裁机构和仲裁范围应当明确。 7、对交付方式的约定应当谨慎 如果货物送往本地，当明确约定送货地点，这关系到纠纷处理时法院的管辖；如果货物送往外地，则尽量不要写明，而应争取约定由本地法院管辖。此外，合同中应列明收货方的经办人的姓名。这样做的目的是防止经办人离开后，对方不承认收货的事实，给诉讼中的举证带来困难。如果企业人员的变动较为频繁，当对方更换新的经办人时，应当要求对方提供授权委托书。 8、买卖合同中企业欠款纠纷的法律风险防范 无论是对于恶意违约还是其它原因致使买受方延迟货款，都应该积极和买受方进行有效的沟通，确定买受方的付款时间表，同时要求提供相应的担保，这样在买受方无力支付货款后还可以追究担保人的担保责任。若经过调查发现买受方已无力支付货款，应该采取积极措施，向人民法院提起诉讼，并申请财产保全，在胜诉后可以执行变卖买受人的其它财产。 9、违约责任约定不清的法律风险 违约责任约定要明确，出现什么的情形，惩罚措施都要约定明确。 3 综合管理类 1、公司对外担保应注意的法律问题 公司为他人提供担保时应遵循以下规定：1、为与企业不相关联人提供担保：（1）决议机构：依公司规定，由董事会或股东（大）会决议；具体通过程序由公司章程规定。（2）额度：公司章程对投资或担保总额及单项投资或担保数额有限额规定的，不得超过公司章程规定的限额；2、为与公司相关联的人提供担保（1）决议机构：公司为公司股东或实际控制人提供担保的，必须经股东（大）会决议（被担保股东及被控制股东不得参加表决）：（2）由出席会议的股东所持表决权的过半数通过 公司级 2、公司转投资应注意的法律问题 1、投资对象：公司可以向其它企业投资；限制：不得投资出资人无限连带责任的企业：2、决议机构及决议程序：董事会或股东（大）会（由公司章程规定）；3、投资限额：由公司章程规定。 3、有限责任公司设立风险的法律控制 公司设立阶段严格执行和利用国家的法律法规，保证公司合法设立；梳理和明确股东之间、股东与公司之间的权力义务，保证各方权利义务的平衡；建立和完善公司治理结构，明确公司运作程序，保证公司运营顺畅。 4、接收支票当时应对支票进行审查。 重点审查：收款人名称是否正确、书写是否清楚、大小写的金额是否一致、大写数字是否正确、印鉴(公章和法定代表人印章)是否清晰；如果是经过背书的支票，应审查背书是否连续、有无伪造变造的痕迹，以避免银行退票带来的麻烦和损失。 4 知识产权类 1、商标未及时注册，可能被他人抢注，导致自己的商标难以使用。 及时选择并注册商标，有出口业务的，还需要进行国际注册，费用低、涵盖面广的可考虑马德里注册。 技术研发部 2、商标注册类别窄，导致产品延伸时无法使用自己的注册商标。 对商标进行保护性注册，将与自身产品相关联的类别均进行注册。 3、商标被假冒或仿冒，造成损失。 组织专门人员或委托专业机构进行监控，一旦发现商标被假冒或仿冒，立即采取措施，调查取证并向有关部门举报，请求查处。 4、对自己企业的研发技术未及时申报专利，可能被他人抢先，导致损失。 对研究技术一定要重视及时申报专利，而且不要怕麻烦，条件具备一项就报一项，能逐项报的就不要等着一起报。 5、在展会或宣传资料中盗用别人图片、不实宣传自己并不具备的开发能力，招致必用工具软件著作权人的投诉、索赔 宣传用语上要注意，避免因不实或扩大宣传而授人以柄。 5 业务管理类 1、与客户的业务往来只有订单，不注重框架合同的签订及规范，易产生纠纷。 要重视框架合同的签订，要通过框架合同来明确双方的基本权利义务关系，锁定客户方的基本信息，发生纠纷可以用合同约定的内容作为定纷止争的标尺。 业务部门 2、合同谈判中，为揽生意，对客户提供的格式合同不作修改争取，易被限制权利。 凡客户提供的格式合同，均应高度注意关键性条款，不合理的要据理力争。必要时不要怕麻烦，可以请法务协助审查。 3、合同只在最后一页签字盖章，不加盖骑缝章，存在被替换的争执可能。 合同每页都要签字盖章或加盖骑缝章，杜绝替换可能。 4、合同附件不签字盖章，效力容易产生争执 合同附件也要像主合同一样签字盖章，并注明是哪一份主合同的附件。 6 业务执行类 1、来往函件通过电子邮件发送接收，函件的真实性难以确定。 在纸质书面合同中明确约定合同当事人的电子邮箱地址，约定双方合同执行中往来的函件可以通过合同约定的电子邮箱地址发送接受，最好要求约定的电子邮箱是公司邮箱。另外，重要文件，比如合同、授权书等一定要用纸质文件手签并盖章。 业务部门 2、通过电子信箱收发的邮件数据未有效妥善长期保管导致灭失的法律风险。 邮箱服务器空间要足够大，尽量避免因空间不够而自动删除；如果因服务器空间问题需要部分删除，也要将重要的业务往来文件保留下来，特别重要的还要打印出来与对方确认，有需要的还可以通过公证的方式保存。 3、双方业务经办人直接签署来往函件，确认各方权利义务，容易产生争执。 索取对方业务经办人的授权书或在主合同中注明业务经办人的姓名和权限。 4、送货单的签署难以规范，送货难以取得有效交付凭证。 尽量要求对方加盖收货章，另外，及时开具交付发票，完善保留物流送货凭证。 7 对国际业务类 1、仲裁条款写得不清楚，可能导致仲裁条款无效 必须要写明具体的仲裁机构，以避免一个城市有两个仲裁机构时，导致仲裁条款无 业务部门 2、仲裁条款中既约定争议时可以提请仲裁，又约定可以向法院起诉，可能导致仲裁条款无效。 仲裁条款中明确约定仲裁裁决是唯一的、排他的，不能载明可以向法院起诉。 3、与外商签署合同时，对外商的主体身份审查不明，容易导致风险。 要求外商提供公司注册登记有效证明文件，必要时通过中介机构或我国驻外使领馆查询证实。 4、与离岸公司签署外贸合同，其最终履约能力难以得到保证。 凡与离岸公司签署外贸合同，如果有境内实际控制人的，一定要求境内实际控制人担保或作为共同的合同主体；如果没有境内实际控制人的，一定要慎重选择付款条件，少做后T／T，或者通过增加批次控制单批数量，以控制风险。 5、外贸合同只有外文本，在合同的理解、执行及纠纷解决中带来多重不便，并增加自己的费用。 外贸合同一律采用中英文对照本，可以先做一个模板合同，以后只需个别地方修改后即可反复使用。 8 采购合同类 1、对方无履约能力、经营状况不佳、信誉低、无生产交货或售后服务能力、无偿债能力等 签订合同之前先调查对方的经营状况，评估其履约能力，确保合同的顺利履行。 采购部门 2、签约前对方未提供最新年检的营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、特许行业资质证、身份证等资料、无法核实对方名称等基础信息 签约前要求对方提供最新年检的营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、特许行业资质证、身份证等资料，经办人负责核查并留存复印件备案。（注：营业执照、代码证每年都需年检）。 3、采购项目未经公司审查批准、不符合内部，采购行为缺乏内部合法性，可能导致公司利益受损。 启动采购工作之前，先通过立项审批 4、未经书面授权签订合同（法定代表人除外） 提供公司出具的书面授权委托书 5、未使用我司制定的格式合同范本、谈判被动，易受对方牵制，限制我司权利，损害我司利益，同时，增加工作量和审查难度。 优先使用我公司的合同范本 6、经办人未提前将合同的电子文档发送法务审查、无法确保合同审核质量和效率，可能导致公司利益受损。 合同签订之前预先发给法务审查 8、不跟进合同履行情况、经办人员未及时跟进送货、收货、验收、付款、维修服务等情况 建立合同台账，跟进合同履行情况，及时处理出现的问题，并将相关情况知会法务、财务、需求等部门。 9、履约中不注意保留和收集证据，我司主张缺乏证据支持，产生诉讼纠纷时，我司面临证据不足的败诉风险。 在履约中出现违约情形，采取书面沟通方式或双方开会讨论处理（形成会议纪要并签字），注意保存和收集证据。 10、对外发函未经法务审查、函件可能含对我司不利的内容，在产生诉讼纠纷时，被对方作为证据使用，使我司利益受损。 函件发送之前先发送给法务审查公司合同类别及审批权限 合同类别及审批权限 序号 合同类别 权限因素 流程 区域总监（部门长） 分管副总经理 总经理 1 国际国内年度框架协议 不分金额 会签 审核 审批 国际单笔销售合同 常规合同、ERP销售合同 审批 订单中含有特殊放行、中信保订单、个人担保订单、低折扣率订单等情形 审核 审批 非常规合同（如重大金额订单、特殊付款方式、打折销售和含代理费订单） 会签 审核 审批 国内单笔销售合同 常规合同、ERP销售合同 审批 订单中含有特殊放行、中信保订单、个人担保订单、低折扣率订单等情形 会签 审批 非常规合同（如重大金额订单、特殊付款方式、打折销售和含代理费订单） 会签 审核 审批 2 企业推广宣传合同 常规合同及公司授权范围内的事项 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 ≥5000元 会签 会签 审批 3 采购（买卖）合同 《采购合同》属于《年度采购协议》条款约定范围内的签批至采购部部长 审批 非生产物料≤5000元请购请购 会签 审批 《年度采购协议》、设备、原材料请购、非生产物料请购单笔金额总计≥5000元 会签 审核 审批 4 基建工程（土建、安装、装饰、装修） ≤2000元 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 ≥5000元 会签 会签 审批 5 （融资） ≤2000元 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 ≥5000元 会签 会签 审批 6 资产处置、转让合同 ≤2000元 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 单笔合同金额总计≥5000元、资产转让合同、投资担保合同 会签 审核 审批 7 知识产权、技术服务合同 ≤2000元 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 ≥5000元 会签 会签 审批 8 委托合同 ≤2000元 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 ≥5000元 会签 会签 审批 9 基本配套设施（供电、供水、天然气合同） ≤2000元 审批 大于2000元小于5000元 会签 审批 ≥5000元 会签 会签 审批 备注：所有合同类型对客户不同意公司提供的合同模板、或者合同相对方提供合同版本的，需法务专员审核，法务负责人的审批。 搜集每一类合同的情形，分类设定