事业单位岗位信息管理软件使用说明(doc 78页)

第一部分事业单位岗位信息管理一软件安装1、软件安装环境操作系统：Microsoftwindows2000/xp/vista辅助软件：Microsoftofficeword，Microsoftofficeexcel，Microsoftvisualfoxpro6.02、软件安装在安装盘的事业单位文件夹下有10个安装文件，其中有一个SETUP.EXE应用文件，双击该文件将启动安装程序，安装程序弹出显示界面，该显示界面上有两个命令按钮，按“继续”键安装，要求输入姓名和单位，输入完成后按“确定”键继续安装，若输入的姓名和单位有错，系统提示用户进行姓名和单位的修改。系统要求用户输入系统运行的文件夹，系统要求运行的文件夹为“d:\rs”，若不是该文件夹，要使用“更改文件夹”键进行更改，若系统没有建立“d:\rs”文件夹，直接在路径显示框内输入d:\rs，若已经建立了该文件夹，可以通过选择路径的方法填写系统运行路径，当选定了文件夹后，按“确定”键，退出更改文件夹显示框，这时显示界面上已经显示目标文件夹为d:\rs，按“确定”键继续安装。这时系统弹出显示界面上有一个画有计算机图案的大按钮，按此键继续系统安装，并在该界面的下方显示安装文件的路径为d:\rs，若不是d:\rs，还可在此界面上按更改文件夹键进行目标文件路径选择，安装完成后显示出系统运行界面，按“退出”键退出系统运行界面。最后安装程序显示提示框，提示用户安装成功，按“确定”键完成系统安装。当系统安装完成后，在d:\下有一个rs的文件夹，rs文件夹下存放系统的所有文件，这时也可以使用复制和粘贴的方法安装系统，只要把rs文件夹复制到d:\下，系统就能正常运行，使用复制和粘贴方法安装系统的前提条件是d:\rs已经存在。若提供的软件存放在U盘上，直接把\rs文件夹复制到d:\，每一套软件都是单独注册的，注册的软件只适合一个单位使用，一个单位只能运行一套软件，若复制其他单位的软件，在使用过程中会出现数据丢失，一个单位的软件可以在多台计算机使用。3、启动系统系统安装后，进入d:\rs下，双击“人事岗位管理.exe”文件图标，系统进入运行状态。为了操作方便，可以在桌面上建立快捷键。在桌面空白处单击鼠标右键，选择“新建”下的“快捷方式”，系统弹出一个建立快捷方式窗口，要求输入快捷方式项目的位置，单击“浏览”，选择输入d:\rs下的人事岗位管理.exe文件，按“确定”键，在输入框中自动输入了d:\rs\人事岗位管理.exe，按“下一步”，在键入该快捷方式名称输入框中显示“人事岗位管理.exe”文件名，单击“完成”键，在桌面上建立了一个人事岗位管理系统的快捷方式，以后运行系统时只要双击桌面上的“人事岗位管理.exe”文件即可，使用快捷方式运行系统简化了系统运行的操作步骤。4、软件使用流程第一：首先进行单位和部门信息注册。进入[数据处理]功能模块中的[部门信息注册]，输入单位名称和单位中各部门名称。第二：录入人员基本信息。进入[基本信息]功能模块中的[在职人员基本信息编辑]，可以录入在职人员基本信息和信息演变过程。也可进入[数据变动]功能模块中的[新进人员信息登录]，输入在职人员信息，由于[新进人员信息登录]只是一个中间过程，使用[新进人员信息登录]中的“转入人员库”功能，把输入的在职人员信息转入在职人员信息数据库。在首次录入在职人员基本信息时使用[在职人员基本信息编辑]，当人员信息数据建立以后，新进的人员不要再使用此功能，要使用[新进人员信息登录]。进入[基本信息]功能模块中的[离退人员基本信息编辑]，录入离退人员基本信息和信息演变过程。进入[基本信息]功能模块中的[在职减员基本信息浏览]，录入在职减员基本信息和信息演变过程。进入[基本信息]功能模块中的[离退减员基本信息浏览]，录入离退休减员基本信息和信息演变过程。第三：信息编辑、查询统计进入[基本信息]和[统计报表]功能模块，进行各类人员的信息编辑、查询和统计，确保各类信息完整无误。第四：核准岗位职数进入[岗位管理]功能模块中的[专技岗位首次申报]，录入、统计本单位专技岗位核准数据表，形成上报数据盘。进入[岗位管理]功能模块中的[管理工勤岗位首次申报]，录入、统计本单位管理人员和工勤人员岗位核准数据表，形成上报数据盘。第五：修改人员岗位信息上级主管部门核准、下达了各类人员岗位职数，在[岗位管理]的[各类岗位职数登录]中输入各类岗位职数，单位根据岗位职数重新进行聘任，签订聘用，将人员岗位聘任情况，通过[数据变动]功能进行数据修改，修改数据是一个中间过程，更新数据库后自动生成上报变动数据。第六：上报按新岗位聘任后的人员信息进入[上报数据]功能中的[形成上报岗位聘任变动数据盘]，上报按新核准岗位聘任后的各类人员信息。第七：人员岗位、职务及其他信息变动进入[数据变动]模块，进行管理职务、专技职务、工勤技术等级、学历等数据的变动，确认变动数据无误后，通过“更新数据库”功能，对原数据进行更新。第八：上报变动信息当管理职务、专技职务、工勤技术等级等数据有变动时，需要核对岗位职数时，必须上报变动信息，主管部门根据上报数据自动对岗位职数进行增减。进入[上报数据]功能中的[形成上报岗位聘任变动数据盘]，上报岗位职数和人员变动数据。二、系统登录使用系统时，第一个弹出的界面就是系统登录，系统登录有两个功能：一是输入用户的密码，二是变更用户的密码。只要用户密码输入正确，就能进入系统，进入系统后，可以对数据进行修改，为保证数据的正确性，用户使用完系统离开计算机时，要立即退出系统，防止他人改动数据。系统弹出登录界面时，要求输入用户密码，只要输入用户密码正确，按“系统登录”，进入到系统操作层面，就能对系统各功能进行操作。若用户密码输入错误，会弹出一个对话框，提示用户密码输入错误，这时关闭错误提示框，重新输入密码进行登录。也可以按“退出”功能，退出系统登录。密码由字母和数据组成，用户可以根据自己需要确定，一般要坚持两个原则：一是自己容易记忆、容易输入，二是别人不容易想到。用户初始密码为“1”。为安全起见，用户可以变更自己的密码。按“修改密码”功能，系统界面上除了输入密码对话框外，又增加了一个输入新密码对话框，一个对话框变成了两个对话框，“修改密码”功能键变成了“确定”键，输入要修改的新密码后，按“确定”键进行确认，系统登录的旧密码变成了新密码。用户必须记好自己修改后的密码，密码输入错，将不能对系统进行操作。三、基本信息此功能主要由四部分功能组成：在职人员信息管理、离退休人员信息管理、在职和离退休减员信息管理和各类人员信息综合查询。[基本信息]主要完成对在职人员、离退休人员、在职减员、离退休减员四类人员信息管理，重点是对在职人员信息的管理，在职人员基本信息的输入是有严格要求的，必须按照系统的要求输入信息，按系统要求的格式输入，否则，将会影响系统的统计汇总和数据上报。首次输入离退休人员、在职减员、离退休减员人员信息时，可参照在职人员的格式录入。以后这三类人员信息就不需要专门录入，由系统根据人员的变动信息自动生成，只有在特殊情况下或输入特殊信息才由人工单独录入。1、在职人员基本信息编辑该模块有四个功能：主要是在职人员信息的查询，二是在职人员信息的输入，三是编辑在职人员信息，四是简单的统计功能。首次建立数据库时要使用此功能录入和修改信息，当数据库建立后，要使用数据变动功能模块进行新进人员信息登录，不能使用此功能输入信息，因为在此录入人员信息，不能形成人员变动数据，不能形成上报数据，也不能形成其他软件更新接收数据，所以此功能模块录入人员信息仅限于首次建立数据库。只有在特殊情况下才能使用此功能进行信息修改，特殊情况下人员信息的修改是指修改后的信息不形成变动数据，不形成上报数据，不自动生成演变信息等，对现有信息进行修改，修改后原数据将被新数据覆盖，不建议使用此功能对人员信息进行修改。此功能主要由两大部分构成：在职人员基本信息和在职人员信息演变过程。在职人员基本信息反映的是当前人员信息状况，是人员最后或最高信息的记录，它要求输入格式，可以快速地进行查询和统计，可以很方便地生成其他格式的数据，便于其他类型的软件调用；在职人员信息演变过程是将人员信息变化过程进行记录，是将人员各个时期信息状况进行记录，能较完整地反映人员工作变动、职务晋升、特殊事件等详细信息，可以根据用户的需要自由填写，格式没有限定，只要查看时便于阅读即可，由于内容填写的随意性，数据分类和统计较困难，但能较详细地记录人员信息。两个功能互通有无，有舍有得，共同作用，实现对在职人员信息的管理。在职人员基本信息界面由五部分构成：单位部门选择、条件查询、分类信息显示、详细信息显示和功能键。单位部门选择和条件查询是查询人员信息的两种方式，通过这两种方式查询到符合条件的人员信息，在分类信息框中以浏览的方式显示，点击分类显示框中的人员信息，在详细信息显示框中显示人员的详细信息，在详细信息显示框中可以输入人员信息，可以对人员信息进行修改，通过点击功能键可以对详细信息显示框中的信息进行保存、删除等操作。⑴单位部门选择：单位部门选择框中内容由部门编号和部门名称构成，只要点击显示框中的部门名称，在分类显示框中就能显示出该部门的所有人员信息，并在显示框旁显示该部门的人员数。若知道待查询的人员部门，并且该部门的人员又比较少时，只要点击该部门，就能在分类显示框中很快找到人员信息。若部门人员较多时，只能在分类信息显示框中通过顺序查找人员信息，比较费时，也有可能找不到要查询的人员，这时可以通过条件查询来实现。该模块不仅具有查询功能，还具有简单的统计功能，要想了解某个部门的人数时，在单位部门选择框中点击部门名称，就能显示出部门的人数，这样通过一个点击，不仅可以了解到这个部门有多少人，还可以显示出这个部门的人员信息，数据和信息是一一对应的，该功能简便快捷，在日常工作中经常使用。这和我们手工查询程序基本一致，要在职工花名册中找某人信息，首先是找到他所在的部门，然后在该部门中查找人员信息。该软件的许多功能基本上是按照我们日常的工作程序设计的，又把我们的工作程序规范化，利用计算机运行速度快和存储量大的特点，对我们的人事信息进行管理，使我们的工作效率显著提高。⑵条件查询：该功能是软件的一个基本功能，由两个条件编辑框、条件连接和查询键组成。当使用两个条件查询信息时，必须选择条件连接（and、or），然后按“开始查询”键查询符合条件的内容；也可以只使用一个条件进行查询，这时条件连接（and、or）不起作用，可以忽略，输入完条件后按“开始查询”键查询。条件编辑框由查询项目选择框、连接符选择框和查询内容输入框组成，查询项目选择框中的内容由人员信息所有项目组成，包含编号、姓名、性别、出生年月、职务等40多项内容，用户可以根据需要按向下键头选择查询项目，一次只能选择其中的一个查询项目名称；连接符选择框由等于、不等于、大于等于、小于等于（=、>=、<=、<>）四个连接符号组成，用户根据查询项目和查询的内容按向下键头选择合适的连接符；查询内容由用户通过键盘输入，不能象前两项那样选择，由于条件查询采用不完全查询法，只要输入查询内容的前半部分就能实现查询，例如：人员信息中的出生年月要求必须输入年和月，若在条件输入内容中只输入年也能查询，输入“1970”，就能查询出1970出生的所有人员信息。条件编辑框中的项目选择框和连接符必须选择输入，不能为空，否则不能查询。例如：查询姓名为“王”的人员信息，在项目选择框选择“姓名”，在连接符框中选择“=”，在内容输入框中输入“王”，按“开始查询”键，可以查询出所有姓王的人员信息。⑶分类信息显示：在部门列表框中选中部门名称后，该部门所有职工信息的显示，输入查询条件后，所有符合条件人员信息的显示，均在分类信息显示框中显示，显示内容有编号、姓名、性别、出生年月、管理职务、专技职务、工人技术等级、单位号、进出单位的时间等9项内容，该显示框是以浏览方式显示人员信息的，一次可以显示多个人员信息，不能进行编辑和修改，由于显示框长度有限，只能显示9项人员信息，要想查询更详细的信息，点击其中的一条信息条目，将在详细信息框中显示查询人员的更多信息。分类信息显示框浏览人员信息整体性较强，可以对符合条件的人员信息进行浏览，当显示框中内容较多时，可以使用显示框中的滚动条显示信息，也可用上下键或上下翻页键浏览信息。⑷详细信息显示：该显示框可以详细显示编号、姓名、性别等40多项人员信息，只有在分类信息显示框中点击了人员信息条目后，才能在详细信息显示框中显示相应的人员详细信息，人员详细信息显示只能通过点击分类信息显示框人员信息条目一条途径来实现。人员信息项目在输入时，必须按规范的要求输入，否则，将会影响到信息管理的质量和效率。下面说明人员信息项目的输入要求：编号：编号由四位数字或四位字母与数据混合组成，建议使用四位数字编写人员编号，数字比字母输入速度快，而且不容易出错。编号有唯一性，一个人只能有一个编号，无论这个人调出、退休或者死亡，人员编号都是不变的，软件就是通过人员编号对人员进行管理的，人员信息建立以后，人员编号就不能再变，否则，系统就不能准确地对该人员进行管理。系统同时管理四类人员：离退休减员人员、离退休人员、在职减员人员、在职人员，为了管理方便，建议人员编号从离退休减员、在职减员、离退休人员、在职人员的顺序从小到大编排，即0001、0002开始编排，这样保证新进人员编号的连续性，查询和管理都比较方便，只要查看人员编号就能估计到是何时调入本单位，根据人员编号还能检查新进人员是否漏输入，人员编号就是人员的身份证号码，不能改动和删除。单位号：由三位数字构成，第一位数是单位分类号，第二、三位数是部门编号。单位号编写原则参照[数据处理]中的[部门信息注册]单位：输入人员所在部门的名称，当部门名称较长时，要进行简写，单位名称太长会影响到报表打印和名称显示。姓名：输入姓名时，不要在前面加空格，当姓名为两个汉字时，中间也不能加空格，加空格后的姓名不同操作系统显示的宽度不同，直接影响到人员信息的查询和姓名的显示。性别：男、女。出生年月：要求输入年和月，年要求输入四位数字，不能输入两位数字，例如“1978”不能输入“78”，月输入两位数字，当月份小于10月时，要在数字前面加“0”，例如9月要求输入“09”，年和月之间要输入“.”，年和月之间的小数点必须在半角状态下输入，不能为全角小数点，例如1978年8月出生，输入“1978.08”。职务：输入管理职务，名称要简捷、规范，当管理职务名称较长时，可以根据需要自行确定简化的名称，例如“处长”、“科长”、“副科长”、“正科级”等。管理级别：选择输入管理职务的级别，这里用户不能通过键盘输入，要求按向下键头选择输入，管理级别有：正省一级、副省二级、正厅三级、副厅四级、正处五级、副处六级、正科七级、副科八级、科员九级、办事员十级等十个级别，选择输入只能选择十个级别中的其中一个。任职时间：输入担任管理职务的时间，时间输入年和月，格式与出生年月输入格式相同。职称：输入专业技术职务名称，名称不要太长，可以简写，例如“高级工程师”可简写为“高工”，简写的名称要符合工作习惯，又不能与其他的名称产生混淆。资格时间：输入专业技术职务的任职资格时间，时间只输入年和月，格式参照出生年月。聘任时间：输入取得专技职务任职资格后的聘任时间，只输入年和月，格式参照出生年月。当实施岗位聘任后，聘任时间要求输入聘任的起止时间，例如聘任时间为2009年10月至2012年9月，输入格式为2009.10-2012.09，聘任时间中的符号和数字都必须在半角状态下输入。专技级别：同管理级别输入方法，要进行选择输入，专技级别分为13级：正高一级、正高二级、正高三级、正高四级、副高五级、副高六级、副高七级、中级八级、中级九级、中级十级、助理十一级、助理十二级、员士十三级。系列类型：系列类型分为：主系列、辅系列、其他系列、辅系列一、辅系列二、辅系列三，根据本单位专业技术人员从事的专业分别填入主系列、辅系列、其他系列，当单位中有附属中学时，填写辅系列一，有附属小学时，填写辅系列二，有附属医院时，填写附辅系列三。见习期、试用期人员没有专业技术职务，专技职务名称、任职资格时间和聘任时间不要填写，专技级别和系列类型要求填写，系列类型根据从事的专业填写，专技级别填写学历转正定级后的专技级别。新调入本单位的人员，在重新聘任新职务前，先按原单位聘任职务的低一级职务填写，如果不填写信息，专技人员不能划分到1-13个级别中，不能做为专技人员岗位核定的基数。技术等级：输入工勤人员的技术等级名称。通过时间：输入工勤人员技术等级的考试通过时间，若聘任的是技师职务，输入技师的聘任时间，时间只输入年和月，格式参照出生年月。工勤级别：选择输入工勤人员技术等级的级别，技术等级分为6级：高级技师、技师二级、高级三级、中级工三级、初级工四级、普通工。民族：输入要简，比如“汉族”输入“汉”，“朝鲜族”输入“朝鲜”等。政治面貌：输入“党员”、“团员”、“群众”、“九三”等。加入时间：输入政治面貌的加入时间，加入时间输入年和月，格式参照出生年月。学历：选择输入博士后、博士、研究生、本科、大专、中专、高中、初中、小学等。毕业学校：输入毕业学校，可以简写，若是函授、自考等毕业的，为区别全日制毕业生，建议在输入毕业学校时给予体现，例如在太原理工大学函授毕业的，可以填入太原理工大函授。毕业时间：输入毕业的年和月，格式参照出生年月。学位：选择输入博士、硕士、双学士、学士。授予时间：输入授予学位的年和月。所学专业：输入最后学历毕业时的所学专业，专业名称较长时要简写。从事专业：填写主要从事的专业，当从事多个专业时，只填写主要从事的专业名称，专业名称较长时要简写。工作时间：填写参加工作的年和月，格式参照出生年月。工龄：建议输入工龄差。若输入实际工龄，每年都要变化，若修改不即时就不能准确地反映人员的工作情况，不利于管理。输入工龄差更能准确地反映一个人的工作状况，工龄差是针对工作时间和现在时间而言的，加一年工龄输入“1”，加两年工龄输入“2”，减一年工龄输入“-1”，减两年工龄输入“-2”，增减工龄的原因在个人信息演变过程的情况说明中填写，原因要求详实。用正负数反映一个人的工龄变动情况，符合目前工龄管理的要求，使工龄管理更准确，效果更好。籍贯：输入省和县，例如“山西太谷”等。岗位：输入人员岗位名称，一般输入两个汉字，工勤岗位输入“工勤”，行政管理岗位输入“管理”或“行政”、“政工”，专技岗位输入实际岗位名称，例如“教师”、“工程”、“实验”等。双肩挑人员输入一个主要的岗位名称。身份：输入人员的身份，一般输入“干部”和“工人”，若有部分人员是合同制或聘用制的，要在身份栏目中区别填写，例如“聘干”、“合同制”等。身份证号：填写个人的实际身份证号码。进出单位：填写调入本单位前原单位的名称，若是毕业生，填写毕业学校名称。进出时间：填写进入本单位的时间，要求输入年和月，格式参照出生年月。进出原因：选择填写进入本单位的原因，原因有：调入、分配、军转、退伍、聘用。岗位级别、薪级级别、岗位工资、薪级工资：按工资管理的要求填写。导师情况：博导、硕导。荣誉、获奖、考核、其他、备注：可以根据用户管理的要求自行填写。在建立数据库的过程中，如果单位要求输入特殊的信息，后面的这几个信息项目可以改为他用，虽然名称没有修改，内容可以根据需要填写，填写内容的原则就是方便管理。以上各项目除了系统要求可选项输入以外，其他项目根据工作需要填写，在对系统各功能模块熟悉的基础上，用户可把项目的内容和软件的要求系统地进行设计，什么项目填写什么内容更有利于人事信息的管理，更有利于其他功能模块的运行，更有利于工作效率的提高，设计项目内容时一般应考虑以下几个要素：1、项目的内容应符合本单位人事管理的要求，同时也要符合计算机管理的要求，要把两者的要求结合起来考虑；2、项目内容应简单明了，容易记忆；3、把职工的综合信息、信息项目和项目内容系统地进行分析，设计出科学合理的项目内容，什么项目添写什么内容，各项目之间如何配合使用才能满足管理的要求，要从系统的人事管理角度进行设计。以上各项目在设计时只考虑到基本人事信息管理和岗位设置管理的要求，是按照结构化方法进行设计的，各功能模块和数据是可移植的，其他的工资管理、师资管理、考核管理等可在此系统的基本上开发，使各软件之间可实现数据共享。⑸功能键：功能键由五个键构成：“保存”、“上一个”、“下一个”、“删除”、“返回”，功能键是对人员详细信息操作的，它不能对其他的信息进行操作。“保存”：按“保存”键，是将当前显示的人员详细信息存盘。人员详细信息是可以修改的，当发现信息有错时，可以直接进行修改，修改后不按“保存”键，修改后的内容不会自动保存，重新显示时，还是原来的信息。修改项目内容后按“保存”键，系统将提示用户，此人信息已经存在，按“确定”保存，按“取消”键放弃存盘，为保证数据的安全，给用户重新确认的机会，按“确定”键将修改后的内容存盘，按“放弃”键修改后的内容不存盘。按“保存”键时，人员编号和姓名不能为空，当人员编号已存在时，将用修改后的新信息覆盖原内容，当人员编号不存在时，系统把它做为新增人员进行存盘，所以“保存”功能即能保存修改后的信息，实现对错误信息的修改，只要是新增的人员编号，又能保存新增的人员信息，具有修改和新增人员登录两种功能，首次建立数据库时建议在此输入人员信息。“上一个”：按“上一个”键，将显示当前人员信息的上一条信息，当前显示的是第一条信息时，按下该键，将提示用户当前已经到了第一条信息，不能再往上查询。“下一个”：按“下一个”键，将显示当前人员信息的下一条信息，当前显示的是最后一条信息时，按下该键，将提示用户当前已经到了最后一条信息，不能再往后查询。“删除”：按“删除”键将删除当前显示的人员详细信息。删除后的信息是不能恢复的，用户一般不要轻易使用删除键，使用时也要格外小心。使用此键，系统会提示用户是否要删除此人信息，按“确定”键删除，按“放弃”键不删除。“返回”：退出此显示窗口，返回到主菜单下。系统一次只能执行一个系统功能，要执行另一个系统功能需要退出当前系统功能，只有按“返回”键才能退出此功能界面，也只有退出此功能界面才能执行其他的功能。当用户不使用此系统时，一般要返回主菜单或退出系统，防止数据被他人改动。在职人员基本信息编辑由两部分组成：在职人员基本信息和在职人员信息演变过程，点击“在职人员基本信息编辑”后，在显示界面上方点击“在职人员信息演变过程”，即可进入在职人员信息演变过程编辑界面，在信息演变过程显示界面上没有提供返回主菜单的功能，完成信息演变过程查询和编辑后，点击在职人员基本信息功能，先返回到在职人员基本信息显示界面后再退出。此模块是由简历、职务演变、信息说明和“保存”键四部分组成，此过程是要将人员工作信息完整地记录下来，方便以后的管理和查询。首次输入人员信息时，这几个部分的信息均为空，用户可以在相应的显示框中输入内容，编辑的方法采用文本编辑方法，类似于WORD文本编辑方法，可以在显示框中输入、修改、复制(ctrl-c)、粘贴(ctrl-v)数据，当信息量超过文本显示框时，滚动条会自动出现，可继续增加信息量，虽然演变信息显示框的信息量不受限制，但也不是越多越好，填写的演变信息要简练、整齐，以方便查询和信息使用为。当人员信息数据库建立以后，许多演变过程都是用户做人员变动时自动添加，系统会把用户信息变动的过程自动地记录下来，按一定方式存储在演变过程相应的显示框，节省了用户许多输入工作，减少了重复性的操作。简历：简历信息和我们日常管理的人员简历一样，记录了职工所有学习和工作经历，要尽可能详细，一般应由时间、地点、发生的事件等组成。一项内容输入完成后，要按回车键，换行后输入另一条信息，为使信息显示整齐，一条信息最好不要超过行的长度，若简历信息较长可以简写，上下要对齐，最好在每条信息的开头都输入时间，然后再输入其他内容，时间与内容之间用单空格分隔。如果简历数据设计、输入比较规范，可以变换成其他类型数据库的数据，被多种软件调用，提高数据的利用率。职务演变：由管理职务、专业技术职务和工勤技术等级演变数据组成，管理职务演变信息由管理职务级别、管理职务名称、任职时间、任职文件号组成，专业技术职务演变信息由专技职务级别、专技职务名称、资格时间、聘任时间、资格文件号、聘任文件号组成，工勤技术等级演变信息由技能等级、技术等级名称、聘任时间、聘任文件号组成。一条演变信息由一行构成，回车换行开始第二条信息，各类职务名称较长时可简写，各类职务级别输入要标准化，参照在职人员基本信息中的各类职务级别输入方法，每条演变信息之间用单空格分隔，即节省存储空间，又使演变信息一目了然。在初始输入人员信息时，可按上述方法输入，以后在做人员职务变动时，各类职务演变过程系统会自动添加，不需要用户专门输入。当人员变动信息有特殊要求时，用户可直接修改职务演变信息，也可在职务演变信息框中增删、复制（CTRL-C）、粘贴（CTRL-V）信息，给用户提供了较方便的编辑窗口，为完善职务演变信息提供了输入方法。情况说明：类似于我们日常管理表格中的备注，但它的存储量很大，可存放相当多的人员信息说明，它又是一个文本编辑框，可以编辑各种信息，它相当于日常工作的记事簿。当职工在工作和学习过程中发生了特殊事情，用职工基本信息和演变过程信息又不能述说清楚，或在考核、奖惩等方面发生重大事件，需要特殊备注说明，可在情况说明框中输入详细的说明信息，添写情况说明时要简捷明了，抓住关键和重点，每条信息长度虽然没有要求，但不要较长，要以便以阅读为原则。情况说明框是一个文本编辑框，在框内能对信息增删、复制（CTRL-C）、粘贴（CTRL-V）。保存：保存简历、职务演变和情况说明数据。当简历、职务演变和情况说明的信息变生变动时，在显示器上虽然已经显示，但还没有存盘，当再次查看此人信息时，原来修改的数据已不存在，要想保存修改信息，必须按“保存”键才能存盘。当修改完职工演变信息后，如果未按“保存”键，等于放弃修改信息，信息仍保持原来的状态。在职人员基本信息和演变过程信息两个显示界面上都有保存键，演变过程信息显示界面上的保存键只保存修改后的演变信息，基本信息显示界面上的保存键能保存修改后的基本信息和演变信息，能对两个信息显示界面上的变动数据进行存盘。例如：查询历史系张五的个人信息，首先进行单位部门选择，选中历史系，在分类信息显示框中显示历史系所有职工信息条，上下拉动滚动条查找张五的信息条，点击张五的信息条，在详细信息显示框中显示张五的个人基本信息，点击标题行中的“在职人员演变过程”，显示张五的个人简历、职务演变和情况说明信息，按标题行中“在职人员基本信息”，返回张五基本信息显示界面，点击标题行中不同的名称，能在个人基本信息和演变信息之间切换。若历史系职工人数较多，不易顺序查询，利用条件查询功能，先设置查询条件，选择条件查询项目名称姓名，选择连接符=，输入项目内容张五，按“开始查询”，单位职工中所有姓名为张五的人员和姓名前两个字为张五的人员显示在分类显示框内，选中历史系张五的信息条查询个人信息。2、在职人员信息浏览此功能与在职人员基本数据编辑功能基本一致，主要突出了浏览查询，把基本信息和演变信息放在同一界面上，查询信息时更直观。主要功能是查询在职人员基本信息和演变信息，首次建立数据库时人员信息的输入和修改。这一功能模块和基本信息编辑模块相比，取消了条件查询和部门查询功能，增加了“查询”功能键，把人员基本信息和演变信息放在一个显示界面上，更有利于信息查询显示，由于显示界面有限，把基本信息和演变信息放在同一界面上，必须取掉按部门查询和按条件查询显示框，虽然显示信息方便了，但查询人员信息功能不如在职人员基本信息编辑，有舍才有得。这一功能模块和在职人员信息编辑功能相同或相似的内容参照上一节。“查询”键：一般可通过“上一个”、“下一个”浏览人员信息，但当单位人员较多时，通过按“查询”键来查询。当按下此键时，会弹出一个查询条件窗口，这个条件查询窗口和上一节条件查询相似，输入查询信息的条件，按“开始查找”，符合条件的所有信息以浏览的方式显示，显示的信息由编号、单位号、姓名、性别、专技职务、管理职务和工勤技术等级组成，在浏览窗口找到需要查询的人员，点击此人的信息条，信息条被选中后，按“返回”键，查询窗口消失，在主显示屏上显示查询的信息。若在条件查询窗口中未选中查询信息条就返回，这时查询数据库中第一个人的信息。“复制”、“粘贴”：这两个功能键是配合使用的，只有先复制信息后才能粘贴，这一功能键只有在人员信息输入时使用，当两个人的信息基本相同时，为减少输入量，可把上一个人的信息进行复制，在下一个人的信息框上进行粘贴，在使用复制、粘贴时一定要格外小心，要认真检查粘贴的人员信息和要录入的人员信息是否正确。在此功能模块中输入人员信息时，系统没有提供选择输入功能，管理级别、专技级别、工勤级别、学历等内容都不能选择输入，要用键盘输入内容，虽然没有提供选择输入功能，但输入的内容要与在职基本信息编辑功能中选择输入内容一致，不能随意编写内容输入，若输入的内容不规范，在以后的岗位核准、数据统计、报表打印等功能中将不被认可。例如：输入中文系张强个人信息，可以直接在显示界面上按提示输入张强的个人信息，要给张强输入一个四位数的个人编号，输入姓名、性别、单位号、单位等信息，按“保存”键，在职人员数据库就添加了中文系张强的信息。若知道张强的信息和历史系王五的信息基本相同，不需要一条一条地输入个人信息，按“查询”键，弹出查询条件窗口，设置查询条件，条件项目名称选择姓名，选择连接符=，项目内容输入王五，按“开始查询”，符合条件的信息在显示框中显示，选中王五的信息条，按“返回”，退出条件查询窗口，在显示界面上显示王五的个人信息，直接把王五的信息修改成张强的信息，先修改四位数人员编号，把姓名王五改成张强，把历史系改成中文系，依次改动其他相关项目，按“保存”键建立中文系张强个人信息。3、在职人员项目内容核验主要完成在职人员信息各项目内容的审核和各项目内容的统计。此功能界面由项目名称选择、信息显示、项目内容总计和功能键四部分构成。首先必须进行项目名称的选择，然后按“项目内容汇总”，符合条件的项目内容在信息显示框中统计显示，需要打印显示信息时按“打印数据”，退出此界面按“返回”。项目名称选择：项目名称选择框是由一个选择框，不能在此输入信息，只能通过按向下箭头选择项目，项目是在职人员所有的基本信息项目，是建立人员数据库时系统已经固定的，不能改变，通过选择输入方式不会出现输入错误，保证人员信息项目统计的正确性。按向下键头，会弹出一个基本信息项目小窗口，可通过上下移动滚动条来选择审核或统计的项目，这些项目名称就是在职人员基本信息编辑功能中47项个人信息项目，选中其中一个项目名称，会在项目名称选择框中显示该项目的名称，完成项目名称的选择输入。若没有选择项目名称就进行数据汇总，系统会弹出一个提示窗口，提示用户没有选择项目名称，不能进行汇总，关闭提示窗口后重新进行项目名称选择。信息显示：显示的信息由序号、项目内容、数量和备注组成。当选择了项目名称后，按“项目内容汇总”，系统将把在职人员该项目所有的内容显示在显示框内，序号显示了项目内容的个数，项目内容名称在项目内容下显示，数量为在职人员数据库中该项目内容出现的个数或该项目内容的统计数，备注一般为空，只有当打印时可以输入特殊说明。在审核或统计项目内容时，一般要先清空原来的数据后再汇总，否则将以追加数据的方式进行汇总，即在原来的数据后添加新的汇总项目内容，利用这个功能，可以同时完成几个项目内容的统计，这个统计功能非常简单实用，操作简单，不需要定义统计参数，可以经常使用，会对我们的工作有很大的帮助。项目内容总计：显示在职人员数据库中的人员数，也是一种辅助统计功能，它统计的是职工总数，信息显示框显示的是明细，两者可以相互综合参考。功能键：由“清空数据”、“项目内容汇总”、“打印数据”、“返回”键构成，“清空数据”功能将清空信息显示框中所有信息，清空数据后，弹出一个提示窗口，提示用户数据已清空，关闭提示窗口后执行其他功能，不关闭提示窗口不能进行其他操作。“项目内容汇总”功能将根据选择的项目名称，汇总统计在职人员数据库中所有项目的内容，并统计出各项目内容的数量及职工总数。“打印数据”功能是打印显示的数据，按此功能键将弹出一个打印窗口，打印显示框要求输入三项内容，一项是选择计算机配置的打印机型号，若是默认的打印机不需要选择，二是打印范围，是全部还是第几页，三是选择打印份数，然后按确定键打印数据，打印的数据默认是A4纸。例如：验证在职人员中管理职务、专技职务名称及各类职务的统计数。首先按“清空数据”，确定初始数据为空，在项目名称框中选择输入职务，按“项目内容汇总”键，数据库中所有管理职务的名称和各职务的统计数在显示框内显示出来，不要清空数据，继续在项目名称选择框中选择职称，再按“项目内容汇总”，所有专技职务的名称和各职务的统计数追加在管理职务的后面，均显示在显示界面上，同时在右方显示出在职人员的总人数，若打印显示的数据，按“打印数据”进行打印。4、离退休人员基本信息编辑这与在职人员基本信息编辑基本相同，主要完成离退休人员的信息查询和首次建立数据库时离退休人员信息的录入。它也是由基本信息和演变信息两个界面构成，离退休人员基本数据界面中的条件查询功能、详细信息显示和功能键与在职人员相似，离退休人员没有部门，取消了部门选择功能，增加了人员类别选择，人员类别主要由离休人员、退休人员、退职人员、其他人员组成，操作方法同在职人员的部门选择，点击人员类别，在分类信息显示框中显示此类人员的所有信息，要查询某人详细信息，选择分类显示框中的人员信息条目。要查询某类人员的数量，只要点击人员类别框中的人员类别，在显示界面的右方将统计出人员数量，这时一个最简单的离退休人员统计功能。在离退休项目内容填写上，有几项内容与在职人员略有不同，工龄填写离退休时的实际工龄，不能再填写工龄差，这是由于离退休人员的工龄至离退休时不会再发生变化。进出单位和进出原因都填写离休、退休、退职和其他等，进出时间填写离退休时间，岗位级别、薪级级别、岗位工资、薪级工资填写离退休时的工资状况，在我们的日常管理中经常要查询离退休前的工资情况，在办理离退休手续时就填写该项内容，退休后该项内容也不会再变，需要查询时不需要再翻阅以前的旧资料，节省了许多查资料的时间。工资比例填写离退休时离退休费的比例，工资比例为百分数，填写时只填数，不填百分号，如离休费比例为90%，只填写90，不填写%。在离退休人员信息演变过程界面中，只有简历和情况说明显示框，没有职务演变，可以把职务演变信息填写个人简历中。在首次输入离退休人员信息时，可把各类职务演变信息写入个人简历中，当在职人员退休时，在做变动的过程中，系统会自动地将职务演变信息加入到个人简历中，不需要专门合并信息。例如：查询2008年退休人员的情况，首先在人员类别选择框中选择退休人员，在分类显示框中显示所有退休人员信息条，在显示界面右方显示退休人员总数，再设置查询条件，在条件项目名称中选择进出时间，连接符选择=，项目内容输入2008，按“开始查询”，在分类显示框中显示2008年退休人员的信息条，在右方界面显示2008年退休人数，要详细查询2008年某退休人员的详细信息，在分类信息框中选择退休人员相应信息条目，在下方显示详细信息具体内容。5、离退休人员信息顺序浏览同在职人员信息顺序浏览，操作方法相同，只有在职人员和离退休人员之别。例如：修改退休人员王五的学历，把本科改为博士，首按“查询”键，在弹出的条件查询界面上设置查询条件，选择条件项目名称为姓名，接连接符=，输入项目内容王五，按“开始查询”，在分类显示框中选择王五信息条，选中后按“返回”，在显示界面上显示王五的信息，把学历的内容由本科改为博士，按“保存”键，弹出一个提示框，王五的信息已经存在，是否要保存覆盖原来的信息，选择“是”，王五的学历由本科改为博士。6、在职减员基本信息浏览在职人员数据库数据发生变动后分为两类，一类是达到国家法定离退休年龄，办理离退休手续后转入离退休人员数据库，别一类是调出、死亡、上学等原因，不再属于本单位人员转入在职减员数据库，这就是在职减员人员，此功能就是为查询在职减员信息而设计的。该系统在管理人员数据时，把减员信息当成一类数据进行管理，没有因为减员人员不是本单位人员而放弃管理，在我们管理人员过程中要经常查询减员人员的情况，有时还要对这些人员进行统计分析，这些数据都是我们日积月累形成的，不能轻意删除这些信息，当我们做人员减员变动时，系统自动生成减员信息数据。主要功能是查询在职减员人员的基本信息和首次建立数据库时在职减员人员的信息录入。这个功能类似于离退休人员信息顺序浏览，查询、编辑的对象不是离退休人员，而是在职减员人员，其他功能和操作方法均相同。在输入在职减员信息时，人员编号不能与在职人员、离退休人员编号相同，系统规定，无论是在职人员、离退休人员、在职减员、离退休减员，人员编号都不能相同，人员编号时允许中间有空缺编号不使用，但不能重复，这是给各类人员编码的原则，也是系统管理各类人员的要求。如果在职人员和离退休人员已经录入，并且从小到大给人员编号，当输入在职减员信息时，最好不要把在职人员的编号中断，人员编号可以用字母加数字的方式，前面用字母，后面用数字，例Y001，这就保证了在职减员人员编号与在职人员、离退休人员编号不会重复。计算机管理各类人员是通过人员的四位编码进行的，无论是字母和数字都可以，用户在给各类人员编号时，一定要充分考虑各类人员的数量，各类人员的编号范围，保证各类人员编号不能重复，又要保证在职人员编号的连续性，在职人员编号的连续可以使我们较快查出人员是否漏输入，较快查到当年新进人员的数量，也可根据人员编号联想到是什么时候调入到本单位，在使用系统时还会发现其他的优越性，所以人员编号是输入人员信息的一个重要环节，不能随机给人员编号，对各类人员编号要进行系统设计。7、离退休减员基本信息浏览离退休人员死亡或因其他原因转到别的单位后，离退休人员就要减员，减员后数据从离退休人员数据库转到离退减员数据库，离退休减员基本信息浏览功能就是为查询离退休减员信息而设计的。此模块主要功能是查询离退休减员信息，首次录入离退休减员信息。查询和录入数据的方法与在职人员信息浏览、在职减员信息浏览、离退休人员信息浏览相同，离退休减员信息浏览主要是对离退休死亡人员信息的查询和编辑，在录入进出单位和进出原因两个项目时，应填死亡和其他，进出时间填写死亡时间或转出本单位时间，这此信息和其他信息只有在首次建立数据库时输入，以后在做离退休人员减员变动时，系统会自动把离退休数据库中的减员信息转到减员库，不需要用户输入任何信息。8、各类人员基本信息查询各类人员包括在职人员、离退休人员、在职减员人员、离退休减员人员四类，要查询一个人，又不知道他属于哪类人员，是在职人员还是离退休人员，是否已经调出，当不能确定人员类型时，可通过各类人员基本信息查询功能来查询。该功能是在四种类型人员数据库中查找符合条件的人员信息，查出的人员信息具有人员类型的标识，可以分辨出此人是在职人员、离退休人员、在职减员或离退减员人员。该功能界面由三部分构成：查询条件、分类信息显示和详细信息显示。查询条件的使用参照[在职人员基本数据编辑]中查询条件。分类信息显示框中以浏览方式显示符合条件的四类人员数据库中的数据，内容包括编号、姓名、性别、出生年月、管理职务、专技职务、技术等级和人员类别，同以往显示内容不同的是增加了人员类别，人员类别标识查询的人员是在职、离退休、在职减员或离退减员，通过查询人员类别我们能清楚地辩析出查询的人员属于哪一类型，该功能也是一种人员的模糊查询，单击分类显示框中的人员信息条目，在详细信息显示框中显示选中人员的详细信息。详细信息显示框中显示的内容没有前面在职人员、离退休人员查询信息那么详细，由于此处显示的详细信息只能考虑到四类人员的共性，去掉了他们的差异项目，显示的信息仅仅是四类人员都有的基本信息，若要查询更详细的人员信息，可在此处查询到人员类别，然后在相应的人员类别查询功能模块中查询此人更详细的信息。此功能主要是查询，查询各类人员的基本信息，也没有设计功能键，只有一个“返回”键，当查询完成后，按“返回”键返回主菜单。例如：查询王三是否为本单位的职工，不确定是在职人员、离退人员或调出人员，首先设置条件，条件项目选择姓名，连接符选=，内容输入王三，按“开始查询”，在分类显示框中显示所有姓名为王三的信息，选择需要的信息条目，在详细信息显示框中显示王三的详细信息，并在最下方显示王三的人员类型。若王三不是本单位职工，在分类显示框中将不会查询到王三的信息。9、各类人员可选项目查询只能查询、显示基本信息是不能满足我们日常工作需要的，有时我们还要打印，打印的内容需要根据工作需要随时调整，能由用户根据需要自己选择，打印的格式根据需求不同随时变化，用户能根据工作需要设计具有自己个性特点的打印格式，这就是可选项目查询要解决的主要问题。该模块主要功能是各类人员简单信息查询，各类人员可选项目条件打印。该模块显示界面由四部分构成：人员类别选择、输出项目选择、条件查询和功能键组成。人员类别选择：人员类别是在职人员、离退休人员、在职减员和离退休减员四类，在执行可选项目查询时，必须选择其中的一类人员，默认选择类型是在职人员，若要选择四种类型中的其中一种，只要点击相应的名称，选中后，在人员类型名称前面的标志位由空变实，一次只能选择一类人员，标志位的空和实就是未选中和选中的标志，当选中其中一类人员标志位由空变实时，上次选中的人员类型的标志位自动由实变空。在执行可选项目查询输出前，首先必须明确要查询是哪一类人员，这是查询正确与否的关键，所以首先要进行人员类型的选择。打印输出项目的选择：输出项目选择由人员信息项目、输出人员项目和选择键组成。用户要按自己的要求输出打印人员项目，系统不会知道要输出的项目，必须由用户根据自己需求选择相关人员项目，通过两个人员信息项目显示框和选择键，用户可以自由地选择要输出打印的项目，左边人员项目显示框显示的是已选中人员类型对应的所有该类人员的信息项目，这个显示框中项目内容不会因为用户的选择而改变，它是随人员类型的改变而改变，只有选择的人员类型发生改变时，左边显示框中的内容才随之改变；右边显示框中的人员项目是可以改变的，它初始状态为空，显示框中的内容是由用户添加的，首先选中左边显示框中要输出打印人员项目，按“>”键，选中的项目将显示示在输出打印显示框内，重复上述操作步骤，完成所有输出项目的选择。若选错输出项目，可进行修改，修改方法是先选中右边输出显示框错误的项目，按“<”键，错误项目将被删除，经过多次的项目选择和修改，形成用户需要的人员信息输出打印项目。在选择输出人员信息项目的过程中，不会因为项目的选择和删除而影响到数据库的数据，反复选择人员信息项目都不会对数据库产生影响。在输出打印显示框中，人员项目不能重复，一个项目不能出现两次，若有重复的要立即修改，否则系统将出错。条件查询：条件查询方法同[在职人员基本信息编辑]中的条件查询，查询符合条件的内容将显示在条件查询显示框中，显示的内容以浏览的方式显示，显示的项目比较简单，这是由于该模块主要功能是输出打印，查询是为输出打印服务的，显示的内容有编号、姓名、性别等10项内容，左下方显示的数字是符合条件的人员个数，也是将输出的人员个数，输出的人员就是条件查询显示框中的人员，条件查询的人员与输出的人员是一致，显示的信息与输出的信息是不同的，输出的信息是输出框显示的信息，查询显示的信息是系统固定的几项人员基本信息。功能键：功能键有三个“保存查询结果到数据库”、“打印数据库数据”和“导出成EXCEL数据”。各类人员可选项目查询提供了三种查询输出方法，一是条件查询显示输出