Ariba采购系统供应商培训资料(1)

AsP2PireAspiringtoachieveP2PexcellenceintheAsPacregion.供应商培训2012年6月5日AsP2Pire2目录AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire3供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2PireAsP2Pire项目简介什么是AsP2PireP2PProcessChangeimpacttoSupplierAsP2Pire5什么是AsP2Pire?从采购到付款的完整解决，适用于：通过Ariba系统进行非直材采购通过SAPLynx支付所有第三方款项部分GFS所在国家（在美国、加拿大、EMEA和LATAM地区注册）AsP2Pire范围：遍及11个国家，分3个阶段进行，始于2010年到2013年结束，各区域陆续上线西安杨森将会从今年9月开始应用以下三个新的系统平台:ARAVO–全球供应商数据创建及维护ARIBA–采购平台APPortalSAPLYNX–应付帐务处理及付款AsP2Pire流程一览Ariba系统应付账款供应商LYNX供应商主数据ARAVO供应商提出申请采购申请单用户部门提出采购申请单审批审核及审批采购申请单订单系统自动生成订单订单发送给供应商收货确认服务/实物是否交付（如有必要）提供货物/服务发票已过账发票录入SAPLynx寄送发票付款财务管理更新应付账款中的款项生成付款计划并送至GTSC-两/三单匹配和公差检查-账期GTSC以美元支付订货服务台AsP2Pire申请单创建者（用户）申请新的供应商（PO/无PO，HCC）供应商需提供更为详尽完整的信息通过采购审批流程选择PO供应商通过审批，在ARAVO中创建供应商相关信息，并添加至GSDB系统会自动把审批完成的订单发送至供应商默认电邮地址订单创建人会收到电邮知会订单需盖章寄回订单申请人供应商收到PO通知（可在AP网站上查看）供应商出具注明PO编号的发票（未注明PO编号的发票会被拒收）供应商将发票寄送至发票扫描中心（而不是申请人）进入发票审核流程审核发票（如适用–仅适用于服务类供应商）标准付款期限(45天)实行原则上预付款将不被接受完全匹配：到期支付相关款项供应商也可选择动态折扣创建供应商7变化带来的主要影响发票管理标准付款期限实行订单管理AsP2Pire8供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及更新如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire供应商帐号的建立及维护什么是ARAVO？供应商帐号创建及维护须知AsP2Pire10什么是ARAVO？强生新的供应商信息解决方案强生及其子公司将应用新的数据库“ARAVO”在全球范围内统一管理及维护供应商信息。为了确保能及时收到订单及付款，所以现存和潜在的供应商都必须在ARAVO内建立帐号并及时更新信息。供应商可以联系强生的联系人协助建立帐户或更新信息。除了联系强生的直接联系人，供应商也可以直接联系强生财务服务共享中心“SAM”团队寻求帮助建立帐号及更新信息。AsP2Pire11供应商帐号创建及维护须知强生新的供应商信息解决方案创建新供应商帐号所有新的供应商都必须在线填写供应商信息并和以下文件一起提交（1）税务登记号（2）开户银行名称及银行帐号，加盖公司章或财务章。现阶段，ARAVO暂未对外开放，供应商需要联系强生联系人协助在线提交信息和支持文件。*参见附录A当供应商在AVARO内建立成功，供应商会收到供应商编码。当供应商登陆APPortal(网址:www.ap.jnj.com)查询付款相关信息时，供应商编码是必需提供的。AsP2Pire12供应商帐号创建及维护须知强生新的供应商信息解决方案信息更新:当供应商信息有任何变化时，供应商有责任及时和强生相关联系人联系提交书面申请及支持文件更新ARAVO内的信息，以确保订单及付款的准时收到。在第二阶段，系统将开放给供应商自助登陆AVRAVO管理更新自己的信息。AsP2Pire13供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及更新如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire如何在Ariba内创建订单及目录采购管理在Ariba内创建订单目录采购管理AsP2Pire在Ariba内创建订单Ariba系统供应商采购申请单用户部门提出采购申请单审批审核及审批采购申请单订单系统自动生成订单订单由系统自动通过电邮发送给供应商收货确认服务/实物是否交付（如有必要）提供货物/服务供应商在收到系统发送的订单后需要在确认信息后加盖公章寄回给订单申请人，如订单有任何更改需重新确认。AsP2Pire16目录采购管理Ariba系统特征AsP2Pire什么是Ariba目录采购？保存在Ariba系统的目录化商品或服务，由申请人选择后将按照预先定义好的字段内容自动进入申请单，包括供应商、价格、计量单位、说明、商品编号以及供应商部件号。目录按照强生公司要求而定制：目录中的内容按照强生公司的要求而定制，基于强生价格和商业条款。目录以层级结构构成，因此在用户创建采购申请单时方便用户寻找到所需项目。然后，用户可沿着层级结构深入到合适的目录并从中选择所需的项目。或者用户也可以直接从目录中搜索。AsP2Pire目录层级结构AsP2Pire使用目录的原因及其益处采购：•强化供应商整合•改善供应商伙伴关系•仅针对签约供应商提升首选供应商的使用•目录内容针对特定的强生协议价格并基于强生商业条款•预置商品编号且用户不可编辑增加VIEWS系统报告中采购数据的完整和准确性•无需采购员审批用户群体：•通过目录层级结构，提供非常友好的用户Ariba系统导航体验•高效申请流程：1.只需少量输入信息2.用户无需担忧及浪费时间在诸如商品编号、供应商选择及描述事项„，•频繁采购项目应输入目录；避免重复工作•无需调查和解决价格不匹配问AsP2Pire使用目录的原因及其益处完整的P2P流程订单关闭付款发票收货订单审批采购申请单供应商创建订单关闭付款发票收货订单审批采购申请单目录43%的时间节省采购申请单AsP2Pire目录与非目录–益处对比(1)目录非目录•条目细项详情•目录预置，完美且详尽•仅与用户描述的一致•商品编号•由专业人士预选并且在目录条目选择时预置•由用户自行选择•供应商物品编号•需要，一致并正确•不需要-由用户录入-可能延误订单处理•合同合规性•易于掌控•难以掌控•采购员审核免除•是-始终•可能-取决于公司的设置•发票不匹配（价格）•很少•有可能，因为用户必须输入价格AsP2Pire目录与非目录–益处对比(2)目录非目录报告强大且详尽不太详尽供应商可视性高-通过目录层级结构零星采购较少一般-用户必须搜索供应商或根据Ariba系统的商品编号，找到首选供应商订单一致性是否-随着用户填写而变化AsP2Pire什么是可目录化及何时实施目录？什么是可目录化？•通常是预先达成的固定价格货物或服务•对于价格变动项目，可使用部分目录化功能•容易数量化的有形货物或服务•例如化学品（单位：升）、纸张（单位：包）、培训（单位：天）•存在编号、说明和分类的可量化项目•例如编号1001500包镀膜小册子何时适合实施目录？•可目录化商品•通常是可量化、有形、固定价格货物或服务•（实验室用品、办公用品、IT设备、培训课程等）•反复采购的同一货物和服务•最低交易量：至少每年20-25个订购项（可以跨公司计算）AsP2Pire可目录化商品•可目录化计算机硬件IT服务计算机软件维修（MRO）-设备和耗材制造–设备和安装营销资料办公用品打印机安全通信/网络服务–设备和维护保洁安全和防火–服务和耗材制造–服务和耗材实验室化学品建设/改造：设施工程服务实验室用品和设备建筑设备建设/改造：内部装饰和布置餐饮服务：餐饮售卖和招待设施电子元件出版物纸质打印文件夹/盖子•不易目录化广告代理服务商务管理服务咨询娱乐环境/健康和安全金融服务车队健康服务保险法律服务物流服务设施维护和维修服务市场研究临时人员运输房地产服务和公共事业缴费迁址服务营销代理审计服务福利（员工）配送/仓储活动–会议–集会工厂物流美术人力资源服务个人旅行能源-公共事业IT和通信–公共事业废弃物管理–公共事业AsP2Pire目录类型•静态CIF（目录交换格式）目录•外链目录•部分目录AsP2PireCIF目录•供应商提供的电子目录保存在Ariba系统。•针对特定的供应商，一系列商品保存在库里，并包含价格、计量单位、商品编号、说明等所有信息。•然后由用户选择商品，只需轻轻一点就能在Ariba系统中创建申请单。CIF目录样例AsP2PireCIF目录的关键要素•由相关采购员测试并认可所有内容，如价格、说明、计量单位等。•强生特定的商品编号。•由强生管理并上传Ariba系统。•供应商或运营公司需要时，由强生进行更新。•只需轻轻一点就能创建采购申请单。•所有目录均经过审批流程。相关采购员必须审批所有新的或更改的目录。AsP2PireCIF目录AsP2PireCIF目录型商品和供应商典型属性–有形货物或服务–固定价格–复杂程度低–不可配置–可量化–办公设备、消耗品、配件和耗材–IT硬件、软件、消耗品、配件和耗材–维护消耗品、配件和耗材,–实验室硬件、消耗品、配件和耗材–餐厅消耗品、配件和耗材–培训范例AsP2Pire外链目录•链接到供应商电子商务网站的URL保存在Ariba系统目录层级结构•用户选择外链站点后，系统自动路由至供应商web端口（Ariba系统外），供用户选择项目•在外链站点选择并确认商品后，用户自动返回到Ariba系统，同时选择的项目出现在用户的Ariba系统购物篮中。•然后申请单创建者按照常规完成申请单项目返回到Ariba系统用户从Ariba系统外链至供应商站点AsP2Pire外链目录的关键要素•与Aribabuyer系统集成。•采购员测试并审核内容，如价格、说明、计量单位等。•由供应商管理。•需要时，由供应商更新。•从中选择大量项目。•所有目录均经过审批流程。采购员必须审批所有新的或更改的目录。注意：供应商必须要先注册ASN编码才能创建外链目录AsP2Pire外链目录AsP2Pire供应商的外链站点AsP2Pire外链型商品和供应商典型属性范例–任何货物或服务–固定价格（然而价格可由供应商随时更新）–数量多–复杂程度高–可配置–可量化–实验室用品–办公用品–营销及印刷品–咨询与培训–名片（如供应商可以按照强生特定要求开发外链站点并与Ariba系统集成）AsP2Pire部分目录•商品保存在目录中且未指定所有字段。•必选字段：供应商编号ID、商品编号和说明，其他字段可由用户决定。•益处在于提高目录维护效率和数据输入灵活性。AsP2Pire部分目录的关键要素•采购员测试并审核的内容，如价格、说明、计量单位等。•有些字段空白，留给用户键入详细信息。•强生特定的商品编号。•强生管理并上传在Ariba系统中。•供应商或运营公司需要时，由强生进行更新。•只需轻轻一点就能创建采购申请单。•所有目录均经过审批流程。采购员必须审批所有新目录或更改的目录。AsP2Pire目录类型：部分目录部分目录•部分目录属于Ariba系统9r1的增强型功能，可使项目保存在目录中，且不指定所有字段。•该系统要求必须始终将供应商编号ID、商品编号和说明键入目录，但其他字段可由用户决定。•部分目录可使用户提高目录时间效率，同时确保获得准确的核心数据，提高战略型采购信息的质量。AsP2Pire目录和外链维护时间框架•CIF目录强生团队会根据供应商提供的信息进行创建3~4周时间进行创建和测试•现存外链站点–4周时间进行设置和测试•新的外链站点–3~6个月：包括供应商开发和测试重要提示：外链站点不只是供应商的网上商店/网站，而是一个具有特殊结构的网站，便于供应商系统安全地连接到我们的Ariba系统。供应商需要有ASN号码。AsP2Pire目录管理流程目录管理流程目录管理流程旨在针对目录进行获取、验证、载入Ariba系统并提供维护。下图概述了关键流程步骤和相关责任人。该流程适用于在Ariba系统的所有内部和外链目录维护。确认目录供应商并告知目录组启动测试目录创建提交测试目录加载测试目录执行目录测试申请产品目录加载产品目录验证产品目录目录生效商品所有者目录管理者供应商目录管理者目录管理者和商品所有者商品所有者目录管理者目录管理者目录管理者以下幻灯片将带我们深入了解流程的各个步骤。AsP2Pire目录管理流程提交测试目录启动测试目录创建确认目录供应商并告知目录组加载测试目录执行目录测试申请产品目录加载产品目录验证产品目录目录生效商品所有者目录管理者供应商目录管理者商品所有者目录管理者目录管理者目录管理者1–确认目录供应商并告知目录组•商品所有者基于以下具体信息联络目录管理组：•供应商姓名•供应商详细联系详情（电子邮件地址、电话号码等）和•确认供应商的开支区域（类别）：办公用品、实验室用品等。•查看并向供应商解释在线评估问题•确定订单发送方式：传真还是打印？等•与供应商讨论强生公司的要求•确定目录更新频率•从供应商处获取有效的测试目录–验证供应商计量单位、商品编号、目录格式和目录内容2–启动测试目录创建目录管理者和商品所有者3–提交测试目录AsP2Pire目录管理流程•将测试目录上传Ariba系统–注：确保目录上传前将供应商加载入GSDB4–将测试目录上传Ariba系统•该流程首先要查看目录项目层级结构，最后由目录组按照测试周期完成目录供应商测试，其中包括：–确保项目对应正确的层级结构区域–商品项从内部目录中可被搜索到–完成目录供应商测试脚本•目录组完成测试后，该目录将发送给商品所有者以核实商品项内容和定价。如采购员对内容认可，将需要签字确认，确认后供应商将被要求提供最终上线的产品目录。5–执行目录测试6–申请上线产品目录•要求供应商提供最终上线的产品目录（新目录或更新目录）–对于更新目录：新/旧目录对比•验证格式和目录内容提交测试目录启动测试目录创建确认目录供应商并告知目录组加载测试目录执行目录测试申请产品目录加载产品目录验证产品目录目录生效商品所有者目录管理者供应商目录管理者商品所有者目录管理者目录管理者目录管理者目录管理者和商品所有者AsP2Pire目录管理流程7–加载产品目录8–验证产品目录9–目录生效•将目录加载入Ariba系统产品系统并发给商品所有者进行审批•验证目录内容（定价、项目说明等）•确保项目对应正确的层级结构区•如果是目录更新，确保目录变更被系统接受•目录项目可搜索•在系统中审批目录维护申请（SDU）•目录提升至“生效”状态提交测试目录启动测试目录创建确认目录供应商并告知目录组加载测试目录执行目录测试申请产品目录加载产品目录验证产品目录目录生效商品所有者目录管理者供应商目录管理者商品所有者目录管理者目录管理者目录管理者目录管理者和商品所有者AsP2Pire43供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2PireAPPortal简介&演示什么是APPortalAPPortal的特征演示AsP2Pire45什么是APPortal作为强生一贯坚持的理念为供应商提供持续优化的客户体验，自助服务及沟通。强生开发一个功能强大的应付帐款查询的网上平台。通过APPortal，供应商可以实现以下功能：·提供查询及时的发票及付款状态·生成报表·自助开票工具webinvoice·提供了动态折扣功能APPortal的网址是www.ap.jnj.com。AsP2Pire46APPortal的特征安全性:用户注册：供应商第一次登录APPortal必须先创建用户帐号。为了保证帐户安全，用户必须提供供应商编码和订单号码去创建帐号。每次登录都必须提供正确的用户名（电邮地址）及相应的密码。特征:用户信息管理付款历史记录搜索提请动态折扣付款(DynamicDiscounting)AsP2Pire47演示APPortal的特征AsP2Pire48注册变更密码忘记密码在同一帐户下添加多个供应商编码APPortal的特征演示包含以下内容：搜索付款信息动态折扣WebInvoice简介AsP2Pire49开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示-注册勾选“记住我的选择”，系统会在你下次登录时自动应用上次的选择。12点击选择和你合作的强生公司所在地区。3点击选择和你合作的强生公司所在国家。4选择语言。AsP2Pire50演示-注册你也可以在登录页面选择语言。56如图示点击“在此注册”AsP2Pire51演示-注册78填写用户注册信息(用户名，供应商编码，经强生确认的订单号，默认显示语言，电邮地址，确认电邮地址）。所有带星号的都是必填项。创建密码，选择三个安全问题。AsP2Pire52演示-注册910在提交前请仔细阅读隐私政策和法律声明并勾选。当你注册成功后会收到电邮确认，点击邮件中的链接可激活帐户。AsP2Pire53以下演示将图示如何变更帐户密码开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示–变更密码12输入注册时确认的电邮地址及密码。登录后，点击位于屏幕右上角的“概况”。AsP2Pire54演示–变更密码34进入“概况”页面后点击“变更密码”，输入新密码，再次输入确认。显示变更密码成功。AsP2Pire55以下演示将图示如何重设帐户密码开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示–忘记密码12在登陆页面点击“忘记密码”。输入注册时确认的电邮地址。AsP2Pire56演示–忘记密码34根据注册时的设定，回答安全问题，完成后点击“提交”你会看到屏幕上显示提交确认，同时你会收到一封电邮。点击电邮中的链接可以重设密码以及安全提问。AsP2Pire57如果贵司拥有多个供应商编码，你可以在同一个帐户内添加，以便于管理。开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示–同一帐户下添加多个供应商编码12输入注册时确认的电邮地址以及密码登录。登录后，依次点击位于屏幕右上角的“概况”“我的供应商编码”“增加更多的供应商编码”。AsP2Pire58演示–同一帐户下添加多个供应商编码34输入欲增加的供应商编码以及与该供应商编码相关的订单号码。添加成功后会看到确认信息。AsP2Pire59以下演示将图示如何查询付款信息。开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示–搜索付款信息1输入注册时确认的电邮地址及密码登录。2登录后，在菜单栏或快速链接栏点击“搜索付款信息”。AsP2Pire60演示–搜索付款信息34查询某特定订单或发票，选择发票状态，在搜索条件中选择订单号码。你可以输入开票日期区间以查询该时间段发票的付款信息。选择“显示全部”可以显示所有搜索结果。也可根据发票状态选择显示结果。如选择“显示全部”必须要填选所查询发票的开票时间范围，然后点击“提交”显示结果。AsP2Pire61演示–搜索付款信息5结果显示如下：搜索结果可以导出保存在Excel表格。6AsP2Pire62此演示将帮助理解如何就未到期的发票(eligibleinvoice)选择动态折扣(DynamicDiscounting)。什么是动态折扣(DynamicDiscounting)?该选项允许物品及服务提供商在遵循标准付款期的约定以外，可以按动态折扣选择缩短某特定发票的付款期限。要适用动态折扣，该发票必须是未到期的，并且该发票不应该有未匹配或被阻止的情形。开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示–动态折扣(DynamicDiscounting)1输入注册时确认的电邮地址及密码登录。AsP2Pire63演示–动态折扣(DynamicDiscounting)2登录后，在菜单栏或快速链接栏点击“搜索付款信息”。3搜索所有适用动态折扣的发票，首先选择“查询全部”，在发票状态栏选择“未到期”。开票日区间不能为空以显示所有适用发票。AsP2Pire64演示–动态折扣(DynamicDiscounting)4如需搜索某特定发票，你可以在“选择搜索条件”下拉菜单中选择订单号码或发票号码，以便验证发票是否适用动态折扣。点击“提交”显示结果。5如果该发票适用动态折扣，会在动态折扣栏显示“立即支付”按钮。点击该按钮。AsP2Pire65演示–动态折扣(DynamicDiscounting)6页面会转向动态折扣确认页面。用户需要验证姓名，电邮地址，付款日和付款方式。7用户如认可折扣金额，需在（2）处输入（1）处显示的金额（无需输入千分号）。点击“同意”完成。*注意：系统会自动发送发票及动态折扣明细的确认函至供应商邮箱。AsP2Pire66以下演示将介绍WebInvoice的功能。开始:打开供应商APportal页面www.ap.jnj.com演示–WebInvoice简介1输入注册时确认的电邮地址及密码登录。2登录后，在菜单栏或快速链接栏点击“提交WebInvoice”。AsP2Pire67演示–WebInvoice简介34输入订单号码，选择发票，提交。输入发票号码和开票日期。AsP2Pire68演示–WebInvoice简介5选择国家，输入联系人及方式，发票描述，运费和税费（如果适用）：6实物类订单，请输入数量，金额后按“提交发票”。AsP2Pire69演示–WebInvoice简介7服务类订单，数量默认为1，只需输入金额。点击“提交发票”。8检查发票总金额，如没有问题，点击“接受发票”确认。AsP2Pire70演示–WebInvoice简介9递交成功后，系统自动生成一个确认号码供以后查询适用。AsP2Pire71供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire强生对供应商的发票要求发票合规发票要求发票处理流程问题发票该如何解决AsP2Pire73发票合规对强生集团的所有公司而言，发票合规是一个重要的要求。作为客户，强生的供应商被期望能够在高效的工作流程的承诺及商业实践和强生的价值观一致，因此，下面罗列了包含强生价值观的流程：供应商必须在收到批准的订单后才开始提供货物或服务。发票必须在开始提供货物或服务后才可以开据提交。供应商在获取订单前提交发票是违反强生公司相关的政策和付款操作流程的。o不合规或不匹配的发票将不被支付。o合规促进供应商和强生建立良好透明的合作关系o遵从强生的发票操作程序以符合SOX法案及财务相关规定AsP2Pire74发票要求一张有效的发票必须包含以下内容：付款人的名称及地址发票号码开票日期发票金额货物及服务明细描述根据订单行明细在发票上对应按行列明强生订单号码（订单号码可打印在VAT发票备注栏，如无，请在右下角手写注明，或写在A4尺寸的纸上把发票粘贴在一起提交）供应商的收款信息AsP2Pire75发票要求不符合规定的付款材料将不会被认可付款。以下所列不被认可的付款材料供大家参考：询价/估价单发票清单确认函合同意向书发票未收到，发票寄送至错误的地址（请参见订单上所写的寄送地址）发票上所列信息缺失或不完整如有任何相关发票的疑问，请联系我们的客服。详情请访问http://www.ap.jnj.com/ap/en/supportAsP2Pire76发票处理流程实物类订单：当发票提交后，会遵循订单，收货及发票信息三项匹配的流程。发票号码不能重复。如果发票和订单及收货没有差异，完全匹配，货款将按约定的付款期到期后由系统自动完成付款。服务类订单：此类订单相关的发票将会遵循发票在线审批流程。当发票被输入进财务应收系统时，订单的创建者会收到电邮通知。款项将在审批者在线批准发票后到期支付。AsP2Pire77问题发票该如何解决？当有以下情况发生，系统会自动拒绝发票，并同时发送电邮知会供应商：发票没有注明或附上强生的订单号。同一张发票上标注多个订单号。订单已经被关闭。发票重复。注意：供应商有义务在销售货物/提供服务以及开具发票前要求强生的联系人提供正确有效的订单，并在订单上加盖公章确认后寄回给强生联系人。AsP2Pire78问题发票该如何解决？不匹配发票解决：有时正确的发票递交后也有可能被错误的归类为不匹配的发票。如果供应商在检查后确认发票是正确的，那他们必须通知订单的申请人他们的发票没有问题。申请人则必须重新检查订单，并完成更正订单后通知强生财务服务中心继续操作发票。不匹配发票的类型：M03–发票数量大于订单数量（适用于货物类订单）M04–发票数量大于收货数量（适用于货物类订单）M23–发票总金额或明细金额大于订单余额AsP2Pire79问题发票该如何解决？不匹配发票解决方法：情景一：发票数量大于订单数量•如果供应商的开票数量是正确的，那订单的申请人需要在ARIBA系统内更正订单数量以确保与开票数量一致，并通知强生财务中心继续发票验证。•如果供应商开票数量不正确，那么供应商需要重新开具正确数量的发票。错误的发票将会被退回给供应商。情景二：发票数量大于收货数量•如果订单申请人已经收到了货物，那他/她需要在通知收货中心在ARIBA系统内完成收货后再通知强生财务服务中心继续验证发票。•如果强生公司还没有收到货物，那发票验证流程将暂缓直至收到货物为止。情景三：发票总金额或明细金额大于订单余额•如果开票金额是正确的，那么订单申请人需要在ARIBA系统内修正订单的明细金额与发票金额一直后，通知强生财务服务中心继续发票验证。•如果发票的总金额或明细金额不正确，那么供应商应该重新开具正确金额的发票。错误的发票将会被退回给供应商。AsP2Pire80供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire标准付款期的实行标准付款期付款延迟的原因AsP2Pire82标准的付款期标准付款期强生公司正在推行开票后45天付款的标准付款政策。同时强生公司也提供了动态折扣给到供应商选择，以便能以较早的时间收到款项。如果供应商希望选用动态折扣，可以访问强生的AP网站www.ap.jnj.com由于系统的限制和设定，原则上强生公司将不再接受预付款的付款期约定。强生承诺对于匹配的发票，系统会在发票到期后自动通过银行转帐支付给供应商。AsP2Pire83付款延迟的原因当发票与订单不一致时会导致付款延迟，供应商可以在AP网站上察看到发票的状态显示为“匹配错误”。匹配错误意味着发票金额或数量大于订单的金额或数量。如何避免付款延迟1.发票必须标注有效的订单号码。2.发票的金额，单价和数量必须和订单上所罗列的一致。如果订单有任何金额及数量的更改，供应商应该在开票前收到更改过的订单以确保开票的内容与更改后的订单一致。3.发票应该直接寄往指定地址（在订单上注明的发票寄送地址）。4.确保发票上的收款方和订单上的供应商名称一致。5.如果供应商的公司名称，地址，联系人，电话及传真号码有变化时要及时（通知强生联系人）在ARAVO上更新。6.所有的支持文件应该寄给订单申请人（除发票外）。AsP2Pire84供应商培训AsP2Pire项目简介供应商主数据的建立及维护如何在Ariba内创建订单及目录采购管理APPortal简介及演示强生对供应商的发票要求标准付款期的实行现存供应商数据清理AsP2Pire现存供应商数据清理简介数据清理模式AsP2Pire86简介强生将应用新的供应商数据库“ARAVO”管理全球强生供应商的信息。为了确保订单及付款的及时和准确性，现存和潜在供应商都要在系统内保持正确的信息。现在强生公司正在对现存供应商的数据进行确认，需要供应商配合强生公司做好数据库变更前的数据整理工作。供应商所需提供信息AsP2Pire87数据清理模式强生公司将授权委托专业公司从六月到八月间帮助清理供应商数据。期间该公司有可能通过以下列举的方式联系强生的供应商提供正确的信息，希望大家能配合做好这次的数据清理工作。电邮传真电话网页如有任何疑问，可以联系以下人员：姓名：陆斯斯电邮：slu12@ITS.JNJ.COM电话：010-58218156AsP2Pire88提问时间AsP2Pire89附录AAsP2Pire90附录AAsP2Pire91附录AAsP2Pire92附录AAsP2Pire93附录AAsP2Pire94附录AAsP2Pire95附录AAsP2Pire96样例-订单PONumberandBillToAddressmustbeshownoninvoicecorrectlyAsP2Pire97样例-发票拒绝通知