股份有限公司销售公司文件

白酒销售有限责任公司文件

洞藏古酒发 〔2014〕1号    签发人：王家强

 

 

白酒销售有限责任公司

费用报销#管理

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第一部分 总则

第一条  为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,降低管理成本和管理费用，合理控制费用支出，对后勤系统人员和片区人员差旅费用实行有效控制，提高投入产出效率，特制定本制度。

第二条  本制度根据相关财经制度及公司的实际情况，重点说明了报销相关的借款

和流程、差旅及费用报销的制度和流程。

第三条  本制度适用公司全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

第一条  借款管理规定

(一)  出差借款：

1、公司后勤系统人员出差产生的费用，原则上由出差人员自己垫支，待出差回到公司后按规定和标准给予报销。

2、片区人员不借支差旅费。

(二) 其他临时借款（如业务费、周转金、条码费等），借款人员应及时报帐。除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三) 借款销账规定：

1、 借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销。超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐。              实际使用金额超出借支款额度而又未事前书面请示公司领导同意的，不予报销超支部分；

2、 借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。

（四） 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

第二条  借款流程

(一) 借款人按规定填写《公司借款单》，应注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、转账、支票或现金。（见附表一）

(二) 审批流程：主管部门经理审核签字→总经理审批

(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理转款手续。

第三部分 日常费用报销制度及流程

第一条  日常费用主要包括差旅费、通讯费、办公费、业务招待费、车辆费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第二条  费用报销的一般规定

（一） 报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名；

（二） 规范费用报销票据及相关手续的规定（见附件二）；

（三） 票据遗失报销

（见附件三）；

（四） 费用报销的一般流程:

报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→财务部门审核→总经理审批→办公室登记→财务部凭证处理→出纳付款。

第三条  差旅费用管理制度、报销制度及流程

（一）  差旅及差旅费用管理原则：

1、 明确出差目的，保证出差任务完成才能报销差旅费的原则；

2、 注重个人行为，维护公司形象的原则；

3、 实行包干制，超支自付、节约归己。

（二）  差旅管理的一般规定

1、 副总经理出差须经总经理批准；片区经理出差须经总经理或副总经理批准；业务员出差须经片区经理批准。部门经理级人员出差须经总经理或副总经理批准；部门经理级以下人员出差，须经本部门和主管领导批准；

2、 出差人员必须按照公司要求，在规定时间，规定地点或区域内出差，未按规定时间或超出规定区域的，公司不予报销差旅费。如因特殊原因，需向公司领导请示同意后方可调整出差时间和地点；

3、 出差人员原则上在8：00—22：00不得关闭手机，随时保持与公司的联络，接受公司领导的工作安排；

4、 片区经理离开本区域出差完毕需要回公司时，应事先向公司总经理或副总经理请示，经同意后方可返回。市级经理、县级经理出差完毕需要回来，应征得片区经理同意，但无特殊情况的出差时间应按公司要求执行。后勤出差人员返回公司，应首先到公司办公室报到，然后方能安排休息（出差时间一周以上的，休息时间一天，安排在出差回来后的第二天）；

5、 出差人员返回成都、重庆，原则上最多在成都、重庆住一宿，特殊情况必须向副总经理请示，经同意后方可多住；

6、 出差人员若有票据遗失现象按照《票据遗失报销管理规定》进行报销（见附件三）；

7、 差旅费等日常费用报销填报：严格参照“关于规范费用报销票据及相关手续的规定”执行（见附件二）；

（三）差旅费用报销的流程

1、总经理报销：当事人填制→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

2、副总经理报销：当事人填制→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→由财务人员提交给总经理审核出差是否属实，并签字批准→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

3、后勤保障系统报销：当事人填制→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→由财务人员提交给部门负责人审核出差是否属实并签字→总经理批准→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

4、片区人员报销：当事人填制→办公室审核出差日程路线是否属实→财务人员进行相关单据及标准的审核并签字确认→由财务人员提交给相关领导审批→办公室登记备案→会计凭证处理，提交出纳付款；

特别说明：职能部门领导签字与财务部、办公室审核各自承担的

l            职能部门领导签字对其是否派遣出差及出差地方的真实性负责；

l            财务审核对其是否按公司规定标准内报销金额的正确性、票据合法性负责；

l            办公室对片区人员出差线路是否与报岗相符以及出差天数负责；

l            非包干以外费用（包括非标准特殊费用），签字领导对此费用该报与否承担责任，财务人员对其金额正确性、票据合法性负责。

（三） 后勤系统人员差旅费用管理及报销规定

1、 后勤人员出差，必须事先填写“人员出差申请表” （见附表四），经公司领导签字认可，并交办公室备案；

2、 自带车出差及后勤系统人员出差一天以上，必须有到达地住宿费发票，没有住宿票的必须注明原因；

3、 后勤系统人员、车辆驾驶员出差省内其他地区，当天返回的，统一按每天50元予以补助；

4、 后勤系统人员出差回来后，应尽快整理自己的报销凭证，原则上在三天内到公司财务部凭本部门签发的“人员出差申请表”进行报销；

5、 后勤系统人员凡报了包干通讯费的，手机号码必需预先到办公室备案，且因公出差不再报销通讯费；

6、 后勤系统人员差旅费报销标准及相关规定（见附表五）。

（四） 片区人员差旅费用管理及报销规定

1、 出差，必须事先填写“人员出差申请表” （见附表四），经公司领导签字认可，并交办公室备案；

2、 片区人员的差旅费用一律实行定额包干制，属包干费用的住宿费、差旅补贴、一律按规定在标准范围内填报。所有票据在实际费用总额内报销。出差人员应妥善保管其相关报销单证，遗失后按《票据遗失管理办法》处理；

3、 片区人员冲帐所用票据必须和从事的业务活动有关，且必须是正规发票。

4、 片区人员所有的差旅费及包干费用与销售

任务挂钩，凡已报满费用总额的，一律不再报销。片区差旅等费用的报销只作为片区包干费用的冲账，片区人员一律不得直接到财务支取片区提成费用；

5、 差旅费及费用包干范围 (见附表六)。省区经理无特殊情况不得报销的士票和飞机票，特殊情况下需提前报总经理批准。凡乘坐飞机未经领导批准，一律按火车硬卧报销；

营销业务人员在家庭所在地市场工作的，每月出差天数核算上限为20天，超出部分不予补贴；营销业务人员在非家庭所在地市场工作的，每月出差天数核算上限为25天，超出部分不予补贴;

6、 片区各项费用包干标准及相关规定(片区各项费用，片区可集中调节使用。月度间可调济，但不得超过每月限额)(见附表七)。

（五） 洞藏古酒公司出国人员差旅及费用暂行管理办法（见附件八）

第四部份   报销时间的规定

第一条  报销时间的原则性规定

各项费用的产生，原则上应逐月将有关报销单据交财务部审报，若有特殊情况从费用发生起最多2个月内提报。凡片区或实行销售包干费的部门人员，费用超期1个月（即费用产生第三月）未报的, 财务部将不再借支片区或部门考核包干费用，超期2个月（即费用产生第四月）未报的，不再借支片区或部门考核费用并按逾期金额的5%从包干费用中扣除。

第二条  报销时间的具体规定

1、 后勤系统人员的报账时间：每月15日、25日；

2、 片区人员应按相关要求整理、填制报销单，于每月5日前将上月报销票据邮寄回公司办公室予以报销（以邮戳日期为准，超过每月5日寄出财务部将不再进行报销）；

3． 借支及其他专项支出不受以上时间限制，可随时办理。

第五部分   附则

第一条  本制度解释权归公司财务部；

第二条  本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理签字后生效；

第三条  本管理制度从2014年4月1日