公文附件和附件说明标注位置、格式及附件的附件处理

-1-公文附件和附件说明标注位置、格式及附件的附件处理如皋高等师范学校张松祥（作者单位：如皋高等师范学校，邮编：226500，邮箱：rszsx@163.com）日常公文写作过程中，公文附件是文秘人员经常碰到的问。笔者在教学工作中也发现，相关文献中，对附件和附件说明所在位置、标注格式以及附件所带的附件如何处置，要么语焉不详，要么大而统之，孰是孰非，给工作实践带来诸多困惑。一、公文附件本身所附的正确位置《国家行政机关公文格式》（下简《格式》）中提出：“公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)”。上述述中对附件的表述，实际上暗含两个概念：一个是附件说明，一个是附件本身。前半段实际上是讲公文有附件时在正文下所标注的附件说明的标注要求，总体来说还比较明确；而后一段话，主要讲附件本身的标注问题，在讲述附件本身的标注问题时，细分为两种情况：一种是附件本身与公文主件一起装订的情况，一种是附件本身与公文主件不能一起装订的情况。后一种情况，附件实际上就是一份独立的文书，《格式》中对其标注的也是比较明确的。关键是第一种情况，《格式》中要求“应与公文正文一起装订”，在这里“公文正文”一词容易引起一定歧义。因为根据《国家行政机关公文处理办法》（下简《办法》）及《格式》中相关规定，公文的“正文”是公文“主体”的一个组成因素，如果理解为“附件说明”放在“公文正文”之后是妥当的，但如果附件本身放在公文正文之后，显然不好操作。也正因为以上的概念性模糊，在实践中，附件本身与主件一起装订的情况，附件本身所在的位置通常就能见到以下两种：一是附件本身附在公文的版记之后。二是附件本身附在公文生效标识印公章之后（有附注时在附注之后），且从下一页顶行标识。对这两种位置的设定，不少著作中要么是《格式》中的原文照抄，要么是见仁见智，自由发挥：有的认为二者皆可，有的认为只能取第二种。因此很有必要查根问据，统一。《办法》第十条规定，“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”，《格式》中也提出从公文正文中抽出的附件应该是“放在公文生效标识印章之后”。所以从表述的逻辑顺序上讲，可以毫无疑义地判断，附件本身必然放在公文的主体之后，即“附注”-2-之后，至于是否另转下页开始标识，不少人也很模糊，其实如果细读《格式》中“附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‘附件’”，这个问题就昭然若雪，理应转下页标识，而不是紧随附注之后。所以《公务员考试公文写作答疑》中提出，“新《办法》十条规定中，把‘附件’一词置于‘附注’之后、‘主题词’之前，这种排列的本身就告诉我们一个应当注意的问题，即公文的附件一般应与公文的主体一体装订，公文的版记要置于附件之后，以保证公文正文与附件的完整一体性，不少机关或单位把公文的版记即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附两分离的做法，是不正确的”。这种说法应该是具有权威性的，也是符合实际情况的。那么，为何长期以来出现了附件本身标注位置的混乱，笔者认为原因有二：一是《办法》和《格式》中的相关表述不太到位，比如在《办法》中对“附件说明”和“附件”是分开解释的，而《格式》中则将二者合在一起统放在“公文正文”之后表述，这就容易引起歧义，所以宜于按照其应在位置将“附件说明”和“附件”分开表述；二是不少文秘工作者认为，如果将附件本身附在公文主体之后，有时可能某一页当中，正文只有一、两行，加上“附件说明”和生效标识、签发日期、附注等公文主体要素，下面留白太多，于是便自作聪明，将公文的版记部分提前标注了。二、附件及附件说明的标注格式需要规范如前所述，附件的位置确定之后，但附件本身如何标注，因为缺少明确规定，所以实践中往往也是各行其是。《格式》中规定“在附件的左上角第1行顶格标识‘附件’，有序号时标识序号”，但这种规定过于原则。标注时存在两个需要规范的问题：一是在标识模式上，是“‘附件’+冒号+附件名称”模式，还是“‘附件’+冒号”为一行，“附件名称”换行居中。二是“附件”2字、附件名称字号、字体的问题，似乎在《格式》中均未做明确规定。笔者认为，既然附件作为公文主体的一个组成部分，其标注的格式除了明文规定之外，一是在字体、字号上应该遵循“正文用3号仿宋字”的规定，与“附件说明”的标识字体、字号相同，而不应再生枝节，至于像有些教科书上讲“附件”2字用黑体的说法，缺少权威支撑。二是附件标注时应该强调采用“附件+冒号+附件名称”的格式，以与“附件说明”的标注格式相同，而不是其他。此外，当附件名称较长需要回行时，应该参照“抄送机关”的标识方法，回行时与冒号后内容对齐，这一点在《格式》中未加说明。同样，附件说明的标注上，关于这一点也应该按照“抄送机关”的标识回行办法执行。三、附件的附件处理方法在实践工作中，不少公文附件的正文也有附件，这个“附件”应附于何处、如何标注，也是困惑不少文秘工作者的一项工作。笔者接触到的处理方法主要有：一是参-3-照公文主件与附件的位置关系及标识方法进行安排。二是简而化之，在附件的正文中用括号标注为“附件略”等。对于第二种方法，从公文的完整性上来说，是不符合要求的。而第一种方法带来的结果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件标注为“附件”，而如附件本身所带的附件为两件，那么按此办法必然标注为“附件1”、“附件2”，这样在同一个文件当中，就出现了“附件”、“附件1”、“附件2”，这样的标注既不规范，同时也容易让人摸不着头脑，搞不清谁是谁的附件。试看一例：×××教育局关于印发《×××市师范生考核》的通知各县（市、区）教育局：现将《×××市师范生考核方案》印发给你们，请结合各地区实际情况，贯彻执行。附件：《×××市师范生考核方案》二○○八年二月八日附件：×××市师范生考核方案××××××××××××（《方案》正文）……。附件1：《×××市师范生入职考核细则》附件1：×××师范生入职考核细则×××××××××（《细则》正文）……。这种的标识给人的感觉眼花缭乱，不够明晰。那么如何处理这个问题，笔者认为可以通过两个途径来解决：一是效仿国务院办公厅所发公文实例，从附件的使用范围来进行完善。《格式》条文释义规定：附件所附内容主要包括一些图表、名单和规定等。因此可以这样理解：一般来说图表和名单本身不带附件，那么有可能附件本身带有附件的只有“规定性公文”，而“规定性公文”通常都是以转发、印发、报送等名义发布的，此时公文的主件仅仅是个包装或外壳而已，而公文的实体就是这些“规定性公文”。试看一例：国务院办公厅关于转发人力资源社会保障部财政部城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：人力资源社会保障部、财政部《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。二○○九年十二月二十八日《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》才是此篇公文的主体和实质（也有学者干脆就称之为主件，当然这种称呼有待商榷），此公文的主件“人力资源社会保障部、财政部《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》已经国-4-务院同意，现转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。”，仅仅是起到转发附件的作用。这个观点是站得住脚的。如果这样，附件的附件的标注问题就迎刃而解了。秘书学界有一个约定俗成的习惯：凡是正文中已经提及附件名称的，正文下面就不再加注“附件说明”，以使整个公文更为简洁。此等做法，国务院、国务院办公厅所发的公文均为如此，是有事实依据的。因此，对于日常公文写作过程中出现的附件的附件标注完全可以按此办法来解决。诸如第一例，公文可以标注为：×××教育局关于印发《×××市师范生考核方案》的通知各县（市、区）教育局：现将《×××市师范生考核方案》印发给你们，请结合各地区实际情况，贯彻执行。×××市师范生考核方案二○○八年二月八日×××市师范生考核方案××××××××××××（《方案》正文）附件1：《×××市师范生入职考核细则》附件1：×××师范生入职考核细则×××××××××（《细则》正文）。这样就能有效避免两重附件标识不准和关系混乱的现象，使公文的主体与附件以及与附件的附件之间的关系更为明晰。除此而外，笔者认为，可以根据附件的附件的重要性分而行文。比如像上例中《×××市师范生考核方案》与《×××市师范生入职考核细则》，实则是两件均十分重要的事务文书，×××教育局作为主管单位，完全可以以两个通知的形式，分而行文，如果硬性采取这种层层嵌套的方式，必然是自缚手脚，同时也是不尽规范的。总之，附件的位置、规范标识以及特殊情况的处理除了需要文秘工作者不断总结完善并大力践行之外，还期待于国家权威部门对相关事项进行规范性解释或法律化修订，这样更能有利于公文写作的健康发展，改变目前各行其是的现状。参考文献：[1]邢维.国家行政机关公文处理条例[M].广州：中山大学出版社，2006：316-321.[2]邢维.国家行政机关公文格式[M].广州：中山大学出版社，2006：322-328.[3]房庆.国家行政机关公文格式国家标准应用指南[M].北京：中国标准出版社，2000：18-46.[4]公务员考试公文写作答疑[EB/OL].http://wenku.baidu.com/view/1bd0473610661ed9ad51f3fb.html作者简介：张松祥（1972-），男，汉族，江苏如皋人，如皋高等师范学校副教授，研究方向为现代文秘与应用写作。