照片档案归档要求

照片档案归档要求一、纸质照片要求：照片规格为塑封7寸，其中学院毕业生照片以班级为单位收集整理。在照片上进行电脑印字。照片正面上方注明时间与事件，毕业生照片须注明XX学院XX届XX专业XX班本科(或研究生)、日期,字体为宋体。照片背面注明对应教师、学生的姓名，教师姓名用黑体、学生姓名用宋体。二、电子照片要求：1．杀毒上传；照片分辨率600dpi，格式为TIFF或JPG(建议用TIFF)；每张照片对应的事件或名单均以TXT文件格式保留，用于照片档案的著录。照片档案录入操作步骤一、进入南大之星档案管理系统（），输入用户名和密码，进入部门暂存表。二、点击部门进入以下界面，点击左上方“增添文件”，出现著录对话框。三、著录1.一级目录：归档部门名称或照片2.二级目录：xx年，如：2019年3.信息分类号：SX4.全宗号：065.实体分类号：2019-SX126.文件模卷号及件号：1.0001—1.N;7.保留期限：永远8.密级：内部9.正题名：①毕业生照片：西南大学xx届xx学院（部、所、中心）xx专业xx班本科（或研究生）毕业生合影照片如：西南大学2019届经济管理学院金融专业二班本科（或研究生）毕业生合影照片②其他照片：时间、地址、事件10.副题名：有则录入，非必需11.附注：备注说明，非必需12.第一责任者：照片形成部门13.页数：114.规格：张15.文件时间：照片拍摄时间。如：2019052716.归档单位：照片归档部门17.载体：照片18.文本：原件19.归档份数：120.输入员：输入员姓名21.录入完成后，点击“增添”,持续录入下一条，直至全部录入完成，点击“封闭”即可。22.全部照片条目录入完成后，点击每一条的“编写”选项。再次进入到著录对话框，点击下方“全文”，进入以下界面：在选择文件处点击“浏览”，将已编写好的TXT文件上传。毕业生照片TXT文件内容为学生姓名（根据照片按每排、从左到右次序写明），其他照片TXT文件内容为照片的文字说明。持续点击著录对话框下方“图像”，进入以下界面：在选择文件处点“浏览”，将电子照片上传。上传后可在图片预览中检查是否上传成功。24.除毕业生照片外，其余归档部门需持续点击左上角“增添案卷”。进入著录对话框。著录内容与上面“三.著录”基真相同，其中：6.模卷/盒号：1—N9.正题名：该模卷照片的主要内容13.页数：该模卷照片总张数15.起止时间：该模卷照片拍摄最早与最晚时间此外还需著录接收人、移交时间、移交人。