永城职业学院公文处理程序

永城职业学院公文处理程序 为了统一和规范学院公文处理工作，提高公文处理工作的效率和公文质量， 实现公文的科学化、规范化管理，特制定学院公文处理程序和规则，望共同遵守。 公文处理，一般是指外来文件的运转程序(即收文程序)和内部文件的形成 过程(即发文程序)。 (一)收进、编号、登记、分送 办公室安排专职人员收进外来文件，并按收进时间先后顺序编号、登记， 及时送交办公室主任提出拟办意见。 (二)拟办 办公室主任收到文件后，在24小时内提出拟办意见(急件应迅速拟办)， 然后呈送主管领导阅批或交有关部门承办。 (三)批阅 院领导批阅文件一般不超过两天，急件应及时批示，批阅后将文件退回给 办公室。 (四)承办 承办是指有关部门根据批办或拟办的意见具体处理公文。承办单位应按公 文要求认真办理，并将办理结果及时向有关领导汇报。文件传阅或办理完毕应及 时退还办公室。凡需留用的应向办公室办理有关手续。 (五)催办 为了加强对公文处理工作的监督，及时掌握公文运转和处理情况，办公室 应登记承办单位、承办人和承办期限，并根据每份公文的重要性、缓急程度和领 导的批示意见适时地对承办单位进行催询和检查；需上报的重要文件，办公室主 任应协助催办，保证按期办理。 (六)注办 公文承办完毕，承办单位或承办人要对公文的处理结果在文件首页合适位 置作出简要注明，以备查考。 (七)反馈 办公室要将公文处理结果反馈给批办的学院领导。 (八)归卷 办公室处理完毕的公文，应按照立卷原则，清点齐全，分类收集，按时间 要求移交综合档案室立卷归档。 (一)拟稿 拟稿人应根据工作实际，按照主管领导的指示和有关要求，按期完成拟稿 任务，并严格遵守撰制公文的原则、要求和注意事项。 (二)审稿 拟稿人拟好公文草稿后，交本单位领导审核，对公文的内容、文字、格式 等全面进行严肃认真的审核。 (三)会签 涉及有关业务部门的文稿，要经各有关部门领导会签。 (四)核稿 文稿经部门负责人审核检查及有关单位会签后，送办公室核稿，除特殊情 况外，不应越级直送院领导。核稿的重点是： 1．检查是否符合文书处理程序及要求。 2．检查是否需要行文。 3．检查公文的审批手续是否完备，发布程序是否恰当，是否经过主管领导 的的审阅，是否需要提交一定的会议进行讨论，是否需要经有关机关会签或报上 级机关批准等。 4．检查公文内容同党的方针政策、上级和有关部门的规定及本单位以前的 规定有无矛盾，是否和其他有关公文有重复或脱节的地方。文字笼统含糊、模棱 两可或规定过死、过于繁琐等，要认真加以修改，以免受文单位在理解和执行中 发生困难，出现偏差。 5．检查公文规定的措施是否有根据，是否符合实际或切实可行，由谁执行， 怎样执行及执行时限是否相宜，涉及的有关单位是否已同意等。 6．检查文字达是否准确、通顺、简炼、明了，是否合乎语法逻辑、标点 符号使用是否正确、有无文字错漏等。 7．检查公文格式是否合乎规定，公文名称的使用是否恰当，语气是否得体， 是否合乎行文关系，主送单位和抄送单位是否适当，标题、发送机关名称、密级、 时限是否准确、安排是否妥当。 核稿时，对在上述方面发现的不妥之处，均须逐一修正，属原则性的问题 或具体业务问题的修改，应附上具体修改意见退交拟稿部门修改。核稿之后，应 注明印数及密级，对改动较大的文稿，应由拟稿部门誊写清楚。 (五)复核 文稿经过审稿、会签、核稿之后，必须经过办公室主任复审，再送院领导 签发。 (六)签发 签发是决定文件最后定稿和批准发出的关键环节。文稿经过主管领导人核 准签字后即成为定稿，并据此生效。签发人代表学校或部门对公文在政治上、内 容上、文字上的正确性负完全责任。签发公文是一项十分严肃的工作，签发人应 认真对待。 (七)编号、登记 对领导签发后的文稿，应按文书处理的有关要求进行编号、登记。 （八）校对 各单位应按领导核准签发后的文稿进行校对。校对时应采用国家出版、印 刷部门统一规定的校对符号认真仔细校对。 (九)印刷、装订 文件清样（包括word电子文档）经校对无误后方可送印（学院发文由办公室统一印刷，处室发文由各处室印刷）。印刷、装订力求使文件美观、整洁、牢 固。以便受文机关阅读、处理和保管。 (十)用印、封发 院级文件，由拟稿单位到学院办公室盖印后分发。处室发文，盖各自公章， 并分送受文单位。 (十一)注发 文件发出后，拟稿人或拟稿单位文书管理人员应及时在文稿签发稿上注明 发送数量及日期，以备查考。 (十二)归卷 对于按发文程序处理完毕的文件，拟稿单位文书管理人员应及时将文件形 成过程中的底稿和印制件两份收集整理，按时间要求移交综合档案室。 公文处理的全过程的书写必须用钢笔或毛笔，严禁用铅笔、圆珠笔书写。 钢笔水必须是标准的黑或蓝黑墨水，不许用红墨水或纯蓝墨水，书写必须字迹清 楚，容易确认。不得在文稿装订线外书写。