部门间对接事宜通知

一、财务部与业务经理对接事宜通知 1、所有项目(包含跨年项目)价格报备,都必须有客户明细表,一张客户明细表对应一份价格表,不允许一份价格表多个 客户明细表共用,客户明细表填写完整,不允许手写,必须打印出来,价格单及客户明细表必须有直管副总及总经理签字方可生效。涉及到提点方面,公关开发商的开拓奖体现在甲方报价的客户明细表中,公关施工单位的开拓奖体现在乙方报价的客户明细表中。 2、项目报价单至少提前两天送给财务部及销售客服开单人员手中,让销售客服开单人员有录入的时间,让财务部有审核的 时间。 3、需要对账的项目由业务经理与营销内勤(赵丽丽)直接对账(涉及到开发票的项目由业务经理自己统计开发票金额), 为保证数据的准确性,营销内勤(赵丽丽)可与财务部进一步对账。 4、业务经理在申请项目开拓奖、客情费或费用报销时,应写明项目全称(具体到施工单位、标段或楼号),财务以此做账 进入该项目运营费用中(如果该项目有多家施工方,而此笔费用是公关甲方的,要注明各施工单位分别占有的金额,由业务经理自己分配,没有标明的财务部将直接进入其中的任一家施工方,年终财务部将不给予调整)。 5、超过1万元(包含1万元)的货款,财务部派人陪同取款。如果商务经理要收取客户的银行转账支票、银行汇票、银行 回单时,要申请由财务部陪同办理,之后转交财务部,同时要求财务部开具收据。 6、业务经理需要公司的账户信息和个人的银行卡号可直接与销售助理沟通,财务部会按时将更新的账户信息和个人银行卡 号报给销售助理。无特殊情况,财务部将不再给业务经理提供该项信息。 7、业务经理在提供报价明细表时,如果此项目是含税的,要在客户明细表上写明对方公司名称及税号(开发票名头),如 确定此项目一定开发票,无特殊情况下,供货期间随时出货随时根据回款金额开发票,原则上每月一开,不要积压,在每年11月30日前为开发票的截止日。特殊情况如果开发票名称与付款名称不符(是同一家公司),由业务经理负责办理相关证明手续,没有办理相关手续的,相关税金由商务经理承担,从销售回款额中扣除。开具发票要根据项目报备执行,报备含税可开具发票,报备不含税不予开发票。 8、业务经理要确认材料款是否到账,要先与财务部沟通,由财务部告知是否到账。业务经理应事先将要回款的项目告诉财 务部,财务部收到货款后会及时通知业务经理。对已经到账但不知是什么项目的材料款,财务部要与银行确认款项来源,然后将打款信息交给营销内勤,由营销内勤与各商务经理确认。 9、运费管理: 1)宏岳产品长春市区发货5000元以上(含5000元)含运费,不允许拼车,如合同有特殊规定,按合同执行(低于 5000元需写免费送货申请单)。 2)宏岳特殊项目发货低于5000元送货的,需填写免费送货申请单,免费送货申请单由副总经理签批(或营销总监代 签)。项目负责人不能及时填写、签字确认的,免费送货申请单由营销内勤代办,副总经理签批(或营销总监代签)确认后生效,项目负责人不可以有异议。 3)客服部和财务部均需统计免费送货申请单送货情况,免费送货计入季度,进行扣分处理。 4)因宏岳缺货导致低于5000元送货的,正常填写免费送货申请单,由客服部做好统计,该运费及二次送货运费由宏 岳集团承担。 10、发票申请单由营销总监签批,样品申请单由副总经理或营销总监签批,礼品申请单由总经理签批。 11、免费送货申请单、样品申请单、礼品申请单由商务经理交与直接对接人办理相关手续,由相关对接人将申请单附于出 库单后,一起交至财务部。 12、客户退货款时,需由业务经理陪同办理,如业务经理不能陪同时不办理退款,不得让客户直接到财务取退货款。 13、特殊情况(没有提前下单)紧急申请的样品所发生的运费计入相关项目运营费用,样品成本正常统计。 14、营销部人员办理的合同、等文件,办理完毕及时将原件交到营销内勤,由营销内勤交到行政部(原件)和财务部 (原件或复印件)各一份,并办理相关交接手续。 15、收据、销售出/退货单等相关记账凭证财务部将当日票据于第二日中午前交至营销内勤处,无需交至客服部,由客服部 每日向张总汇报出/退货量,由营销内勤每日向张总汇报回款情况。 16、销售价格高于指导底价,结算无欠款的价格报备需副总经理签批,无需总经理签批。销售价格低于销售底价或结算挂 账、按结点收款的价格报备必须总经理签批。 二、财务部与客服部对接事宜通知 1、在用友软件里建立客户基础信息档案,即建立客户资料及存货档案。客户资料为业务经理提供的客户情况明细表,需 设开发商—项目名称—施工单位。 2、商务经理将项目报价表交给宏岳客服部,宏岳客服部开单人员将价格录入用友系统,价格录入完成后,通知财务部,财 务进行审核,录入用友的价格不允许改动,如需改动,通知财务部; 3、每个项目的每一份价格报备都需录入用友,不允许价格相同的不同报备共用一份报价; 4、单据表头新增业务经理及付款方式栏目,开出单据必须填写完整。所有出货,退货,换货都需开单,用友中必须开具真 实单据; 5、因特殊情况软件不能正常使用,可用EXCEL进行开单,其他情况不允许用EXCEL开单,用EXCEL开单后,需开单人员做 ,待软件好使后,及时补入软件中并打印,拿回财务部; 6、金潮公司提货及退货,开单人员给宏岳库房传单时要写明“金潮(项目名称)”,宏岳公司提货,只需写项目名称即可; 7、开单人员不允许擅自修改或删除单据,如有特殊情况需修改或删除单据,应与财务部进行沟通,财务部进行修改或删除; 8、客户计划单如与实际货物数量不符,开单人员要以实际数量进行开单,不允许虚开数量; 9、货款抹零,正常情况下无论是司机送货还是客户自提都不允许抹零,如有特殊情况需要抹零要与业务经理沟通,1-10 元需业务经理签字,10-50元需部门经理签字,50元以上总经理签字。司机或开单人员可提备用金,以备找零; 10、开单人员应将前一天的单据,在第二天中午之前必须交到财务部,包括客户自提、样品出库单等; 11、退货问题,如A工地退货的物品在本公司存放,B工地要出货的物品在A工地退货中,不可以直接将A工地的退货直 接出给B工地,需重新提计划出货。 12、物控部每日录完宏岳采购单并审核后立即通知客服部,销售客服部开单人员接到物控部通知后,在当日将库存分析处 理完毕,并告知财务部。 13、退货截止期为11月31日,超过期限不接收退货业务; 三、采购部、物控部与营销部对接事宜通知 1、采购订货。 所有采购计划原则提前三天提供给物控部,并将相关信息填写完整。 (一)金潮库产品 1、商务经理同客户了解详细的提货计划。 2、依据客户提货计划,由商务经理填写销售计划单。 3、销售计划单经营销总监和副总经理签字后,交由物控部,要求物控部签收,一式两份,商务经理和物控部各一份, 存档备查。 4、物控部接到计划单后,根据销售计划单下采购计划进行备库。 5、采购部办理采购入库,并告知物控部货物为谁而备。 (二)宏岳库外采产品 1、客服部销售外采计划单原则由客服部副经理和直接责任人(开单员)签字,串休时由姜旭楠代客服部副经理签字进 行编号存档。销售外采计划单签批后传真到营销内勤,由营销内勤接收并负责与物控部办理交接手续,营销内勤办理移交登记表存档。 2、物控部接到计划单后,根据销售计划单下采购计划进行备库。 3、采购部办理采购入库,并告知物控部货物为谁而备。 4、物控部按照外采计划时间要求,保证供货需求。 2、金潮库出货 一)工程项目发货 (一)金潮库产品 1、商务经理先按项目价格报备流程,将项目信息和供货价格报备至物控部。 2、已报备项目信息和供货价格的项目供货,由商务经理按要求填写销售出库单。 3、销售出库单填写完整后,商务经理亲自签字确认。 4、商务经理签字确认后,将销售出库单(一式两份)移交物控部,物控部接收人签字接收,双方各留一份存档。物控 部签署接收的销售出库单营销部由商务经理存档,月末装订存档,年末销毁。 5、物控部根据销售出库单安排发货,并同宏岳流程一样进行收款。 (二)宏岳库外采产品 1、客服部前一天下班前将第二天要出货的外采产品按要求填写销售出库单,并将出库单传真至营销内勤,由营销内勤 将出库单移交至物控部。 2、物控部接到出库单后,按出库单在前一天备货,并与运输部沟通,第二天早上由运输部司机将出货产品带至客服部。 3、客服部未下出库单,责任由客服部负责人承担;物控部未备货或未通知司机,责任由物控部负责人承担;司机接到 通知未将货物带至客服部,责任由司机承担。 二)零售发货 1、零售出货,直接填写销售出库单,并注明单价和合计。然后将销售出库单转交给物控部。 2、物控部负责人按销售出库单开单出货,要求销售单价不得低于零售控制价。 3、特殊客户的客情价出货,由副总经理签批。 3、金潮维修废品退货。 按金潮售后流程执行,谁维修,谁出货,谁退货,采购部办理与厂家索要理赔。 1、业务经理接到客户投诉电话时,首先进行初步故障判定,是否属于产品质量原因导致漏水,如果是则需要了解项目 的基本信息,包括:项目名称、项目地址、属于哪年销售产品、产品名称、产品损坏大概位置、现场漏水情况、几号楼、几单元、门牌号、业主电话等都要详细记清楚。 2、确定需要售后人员维修的,须填写维修派工单,将详细地址、维修时间、业主联系电话、需售后人员到现场做什么 工作写清楚,交给工程部售后派工负责人。同时要及时与厂家联系,告知对方详细情况,进行事故备案。 3、售后处理完成后,由业务经理填写售后服务结算单,交给采购部。 4、由采购部与厂家协商,进行费用理赔。 4、产品滞留、死货、退货费用 此费用由公司承担,计入采购部管理费,由采购部自行盘活库存。如需将某项目备货产品发给其他项目,需要与该备货项目负责人沟通,经该备货项目负责人同意后才可调配。 5、采购不负责送货到工地。 6、采购部提供常规外采产品销售限价。 营销部提供外采产品明细,采购部提供销售限价。 四、运输部与营销部对接事宜通知 1、货站发货,由司机直接办理货站发货手续,商务经理提供相关信息。货款商务经理自己处理。 2、货到现场因客户不愿付款,司机应与相应商务经理联系,由商务经理与客户及上级领导沟通,协商处理。如货物需要装 车拉回,由运输部负责人联系工人支援。 3、客户退货,应由客户将退货拉到库房办理退货(司机不负责将退货拉回,由商务经理与客户沟通处理)。特殊情况退货由 副总经理通知司机拉回,司机只负责将货物拉回并告知客户此货物因验收要求不一定可全数退货,由客服部办理验收退货,由商务经理与客户沟通退货数量及金额。 4、换货:因我公司原因,司机如顺路必须拉回,因客服部单据错误费用由开单人承担,因客服部点货错误费用由点货人承 担,因宏岳集团错误或质量问题费用由宏岳集团承担,因商务经理错误费用由商务经理承担;因客户错误原则不拉回,由商务经理自行与客户沟通处理。 5、分水器免费送货额度为5000元以上(含5000元)。 6、司机发车前必须与点货人员确认整箱、整件数量并签字,确认后,如发现缺少整箱、整件,责任由司机承担,如整箱、 整件中单个数量不足,司机不承担责任,由商务经理与客服部沟通。 7、特殊情况需插队发车,由副总经理和客服部副经理协商沟通。 8、应急雇车发货费用,因商务经理计划单提前出货或临时计划出货,且未收回运费的,雇车费用计入相关项目运营费用; 其他情况由公司承担,不计入商务经理项目运营费用中。 9、客服指定人员要在当天下班前将第二天出货的客户按先后出货顺序报给运输部经理,以便运输部经理提前安排出货车 辆。