中软PMS夜审操作说明文档

中软PMS夜审操作说明文档中软PMS夜审操作中软系统夜审操作流程，本文档主要从以下几个方面来说明夜审操作流程：首先大概介绍夜审操作的步骤及需要注意的事项；然后对夜审过程中的具体的每一个步骤做截图说明；最后对夜审过程中经常出现的问题做一个截图说明。一.夜审操作步骤及需要考前须知：1.中软系统夜审操作主要分以下几个步骤：夜审准备：这个步骤用来检查系统中是否有当日退房的客人仍然在住、及餐厅是否有未结帐的账单等。过房费：就是过租的步骤。夜审开始：这个步骤用来做noshow处理，维修房处理，接口等的处理，最主要的一步是更改酒店日期。交易这个步骤是对酒店财务上的一些账务做处理，并且在执行过程中会保存相关报。夜审结束：这个步骤主要是生成一些统计数据，另外就是更改审计日期。以上5个步骤必须一步一步按照顺序来执行，每一步都必须执行完毕，其中特别要求注意最后一步执行完毕会有提示窗口：如下图，每位夜审人员必须看到这个窗口，才说明夜审执行完毕，同时要求检查下列图中的日期：首先两个日期必须相等，其次日期必须是实际的日期。如果日期不是同一天，说明夜审没有结束；如果日期与实际日期不相符，就必须联系信息中心解决。2、夜审过程中只要遇到问题，即为紧急事情必须立即上报联系相关人员及时处理。3、夜审过程中遇到问题的相应处理方式：1〕对于业务不熟练的，需要及时联系MOD及老的前台接待人员指导操作，同时时候要加强操作。2〕对于夜审过程中出现的由于其他部门业务问题导致夜审没有方法继续的，必须及时联系MOD处理相关业务问题。3〕对于夜审过程中出现系统报错等系统问题的，必须第一反响将报错问题截图〔具体的截图方法，请门店IT配合教一下〕，然后及时联系MOD,同时联系以下人员：首先联系本店IT人员，然后在本店IT意见的判断下联系〔北京号〕4、夜审人员在夜审执行的过程中不允许在在夜审工作站上进行其他的与夜审无关的操作。5、在夜审过程中如果遇到其他非系统原因导致的情况，请根据酒店的相关执行处理。二、下面对夜审过程中的每一个步骤做一个截图操作，请大家严格按照这个步骤来执行：1、翻开系统进入夜审模块如下列图：2、默认第一步夜审准备，点击右下开始按钮，当出现下列图情况时，表示第一步：‘夜审准备’执行完毕，这时点击左侧‘过房费’：3、在上图中点击‘过房费’后出现如下窗口，此时开始第二步：过房费，点击右下角‘开始’按钮。4、系统在过租操作，这个时候请不要移动鼠标，不要在本工作站上做其他无关夜审的操作，以免影响系统运行。5、下列图是过租的信息，显示出过租的具体金额，此处的报表显示主要是为了核对过租金额是否正确，相应的数据关闭后仍可查询。关闭此窗口。6、当现实出如下窗口时，说明第二步：过房费，操作完成，点击左侧第三步：夜审开始。7、第三步：夜审开始。点击右下角‘开始’按钮。8、当出现以下窗口时，说明第三步：夜审开始，执行完毕。点击左侧第四步：交易审核。9、点击右下角‘开始’按钮。10、在弹出的窗口中，首先选择‘包含应收’，然后点击左下角‘自动平账’按钮，最后点击右下角‘确定’按钮。11、弹出以下窗口说明平账成功，点击‘OK’按钮。12、在接下来过程中系统会生成几张报表〔这几张报表可以随时调用、打印，可当场打印，也可日后打印〕，分别如下面图所示：13、点击‘OK’按钮。14、关闭此窗口。15、点击‘OK’按钮。16、点击右上角，关闭。17、当弹出下面窗口时，首先选择左下角‘全部所有报表’，然后点击右下角‘保存’按钮。18、在上面图中的窗口中有几张报表，就会弹出几次提示‘保存成功’的按钮，点击OK即可，然后关闭当前窗口。19、当出现以下窗口说明第四步：交易审核，执行完毕。点击左侧第五步：‘夜审结束’20、点击右下角‘开始’按钮。21、下列图提示框是系统对‘客史’做更新操作，弹出此框说明更新完毕。点击‘OK’按钮。22、当出现下面提示框时，才表示夜审全部完成，此时需要点击‘OK’按钮。夜审必须要看到这个提示。23、点击‘OK’，然后就是退出前台程序重新登录，此时所有收银电脑都必须退出前台程序重新登录系统。三、夜审过程中会出现的问题：1、有当日离店账户未结帐。如下列图：原因：系统中存在有当天该退房的客人还没有退房。处理方法：出现这个问题必须查询出客人，在系统中对客人状态做实际的处理，要么退房，要么结帐。如图点宾客会自动查出客人。额外说明：出现这个问题，如无特殊的情况，说明早班及中班人员失职；早班人员没有及时的催退房，同时中班人员没有发现问题。2、距离上次夜审结束还缺乏20个小时如下列图：原因：两次夜审时间间隔没有超过20个小时，中软系统会跳出提示。处理方式：检查当前窗口下方的酒店日期及审计日期，如果日期正常那么点‘Yes’继续进行夜审，否那么点‘No’，同时要联系相关人员及时处理。特别要求：请各家店在凌晨5点之前将夜审做完，同时夜审时间要稳定。3、餐厅冻结单，如下列图：原因：餐厅存在没有结帐的单子。处理方式：登录餐饮系统，根据实际情况将账单处理掉，然后点击’OK’按钮，继续过夜审。特殊说明：餐厅收银必须在下班前对当天的账单进行处理，不能留有任何账单。4、连接失败如下列图：原因：网络连接中断。处理方式：检查网络连接情况，及时联系IT人员处理。特殊说明：无。5.有未转应收帐，第三步：夜审开始，如有在永久账户转应收这一步有卡住的话，请暂停夜审.这个时候会有提示信息。在应收中点击操作下的转应收在弹出的转应收页面选择永久帐户找出未转账的账户进行选择和转应收操作。然后再回到夜审，继续后续操作。说明：此操作可以防止因第二天出来的试算平衡报表中借贷双方不平，而采用手工转应收的情况。在夜审前对当天的应收操作完毕，才能保证第二天的报表平衡。6.餐厅有局部结账的未结帐单，提示如下列图：原因：餐厅存在没有结帐的单子。处理方式：登录餐饮系统，根据实际情况将账单处理掉，然后点击’OK’按钮，继续过夜审。特殊说明：餐厅收银必须在下班前对当天的账单进行处理，不能留有任何账单。7.“找不到信用卡对应的应收账户〔005〕以上为夜审操作过程中的一些事项，在日常的工作中请严格按照上面的要求执行，如果遇到问题请及时与IT人员联系，有问题要及时沟通、及时汇报。