财务支出管理办法

SANYGROUPsystemofficeroom【SANYUA16H-SANYHUASANYUA8Q8-SANYUA1688】财务支出管理办法财务支出管理办法（暂行）第一条为分公司财务管理工作,防范财务风险,合理配置财务资源,根据国家有关会计及财务#管理#和规定,制订本财务支出管理办法。第二条财务支出包括资本性支出及费用支出。资本性支出包括固定资产购置、低值易耗品购置、无形资产购置。费用支出包括常规项目费用支出、非常规项目费用支出。第三条公司实行全面预算管理，各部门应在预算额度内统筹安排本部门的经费开支，不得超支，各部门应指定专门的预算管理人员全面负责协调本部门预算的编制及执行。第四条公司所有财务支出（除人力支出、房租物业费、水电费、职场办公电话费、车船使用税、手续费外)必须经过签报程序。签报程序分为签批程序和报销程序，签批程序是指项目发生前在KOA系统中的申请（审批流程结点按“第五条审批权限”执行）；报销程序是指事后至财务部的报账程序（报销审批流程与KOA签报审批流程一致）。第五条审批权限（一）签批程序(审批流程结点)1、费用预算类签批程序部门预算管理员→部门负责人→会签部门（如果有）→财务部预算管理员→财务部负责人→分管副总→公司总经理2、资产类签批程序部门预算管理员→部门负责人→办公室资产管理员→办公室负责人→财务部预算管理员→财务部负责人→分管副总→总经理3、对于工资、佣金、社保、房租、税金、根据保费计提的手续费等标准确定的支出，由总经理直接签批。（二）授权管理1、公司实行费用审批的授权委托制度，具有签批权限的签批人出差或休假，为保证各项工作的正常运转，签批人可将其签批权限予以授权。2、授权人对应的被授权人见下表：授权人被授权人公司总经理公司总经理室分管总公司总经理室分管总分管部门经理（主持工作）公司部门经理非主持工作的部门副职、室主任向下授权不能超过两个层级，即当被授权人在接受上级授权期间，其本人因出差、休假等也需要对下授权时，不能将上级授权事项再次向下授权。例如:公司总经理A授权给分管营销总经理B，在授权期间，B因出差需要授权给营销管理部经理C，则B不能将A授权事项授权给C，B需要提请A取消对他的授权。3、授权可以采取书面方式，也可以是邮件方式。授权内容包括：授权的有效时间、授权签批的事项及金额。在申请费用报销时，授权文件必须随据同时提交财务部门。接受授权的人如果是具有签批权限的人，除在自己应签批的地方签字外，在授权人的签字处签字应加“（代）”。第六条报销规范管理（一）公司个人借款、费用报销除特殊情况外一律不得支付现金。外部费用、资本性支出报账，原则上采用支票或汇款等转账方式支付，1000元以下的可支付现金。（二）费用发票的规范：1、费用支出取得的原始凭证必须是正式“发票”，不允许以“收据”代发票；2、费用支出必须取得真实的原始凭证，即费用支出必须与发生的经济业务相符，严禁伪造、变造原始凭证，套取现金；3、费用原始发票必须有税务监制章和签发单位的发票专用章；4、发票应填写签发日期及客户名称；5、大小写金额必须一致；6、发票内的任何一项内容不得涂改；7、原始发票上所列商品名称，严禁出现“办公用品”、“修理费”、“食品”等没有具体商品名称的字样；如果在一张发票上无法开具物品的单价、数量的，必须在原始发票后面附清单（或超市收银小票），清单并加盖与发票相同的财务（发票）专用章；8、严禁出现“礼品”字样的发票；9、购买实物资产的发票必须有实物保管人签字的《入库单》，已领用的还应填写《出库单》；10、报销可控费用项目应附内部工作签报，如会议培训费、推动费、宣传费、招待费、差旅费、资产及大型维修等。报销会议培训费时，还需附宾馆结算明细清单；报销激励费时，还需附激励方案效果评估及兑现结果统计表，并经相关人员签字确认；11、自制原始凭证要统一规范，手续完备。如内勤工资发放表、提成发放表等，要求格式统一，经办人、复核、部门负责人、财务负责人、机构负责人均需签字。（三）费用发票单据的整理1、原始凭证必须分类粘贴在“粘贴单”上，如差旅费、餐费、公杂费等；2、原始凭证应从右向左成阶梯状，整齐排列，不能超越“粘贴单”四周。粘贴时，注意不要覆盖发票上所有内容；3、在粘贴单右上角注明原始凭证张数（大写）和金额（小写）,有合同、协议的，必须将合同、协议一并交财务部。4、费用凭证封面的附件张数应为“粘贴单”张数（大写）；5、禁止用签字笔及钢笔以外的笔填写和签字；6、费用报销单上需加盖“银行付讫”、“现金付讫”章、“领款人”应签收，报销单后附的发票加盖“已报销”章。（四）费用报销的时效费用报销必须及时，常规费用（常规交通费、招待费）票据应在一个月内报销，其他费用应在项目结束后二周内完成所有的报销事宜，所有项目原则上不得跨年度列支。第七条个人借款管理本办法中“个人借款”是指公司员工为保证工作正常进行以个人名义预借的款项，不包括因常规支付事项而设立的备用金及因长期合作所须缴纳的押金。但备用金在常规支付事项取消后、押金在合作关系结束后，均应纳入本办法管理范围。（一）个人借款基本原则1、公司原则上不允许发生个人借款。公司统一协助办理银行信用卡，并协助争取较大金额的信用额度。如确因特殊情况需要借款的，须按文件严格进行审批与管控。2、建立借款责任连带制度，借款人所属部门负责人应对其所审批的部门内员工借款行为负连带责任。3、对公结算借款原则上须通过转账进行，不得借支现金。（二）个人借款的条件与范围1、差旅费（限于金额在2万元以上，项目组性质差旅费及未能及时办理信用卡的员工出差）；2、公司组织的大型会议费、培训费、竞赛费支出；3、金额在2万元以上的公关费用；4、其他特殊原因。（三）借款期限个人借款时应在借款单上注明借款归还时间，最长时限不得超过一个月。如确因特殊情况无法在规定期限内归还的，须办理续借手续。每月发薪日前有逾期未归还的借款且无续借手续的，将按借款金额从借款人薪酬中直接扣回。借款人工资不足以扣款的，应从借款连带责任人薪酬中扣除。具体操作流程为：每月20日前财务部向有借款的部门负责人、预算员、借款人发邮件进行催收，每月30日前财务部将个人逾期借款扣款表提交人事部，人事部据此从相关责任人应发薪酬中扣除，直接冲销借款，当月全部薪酬不足抵扣的，下月继续抵扣，直至还清为止。(四)公司内部的会议、培训、竞赛的费用支出，在申请借款的时候，应提交与此相关的会议通知、培训方案、竞赛方案以及预算明细。在预算明细中，应有人员数量、住宿标准、餐费标准、杂费限额。参加外部机构组织的会议，应提交邀请函或会议通知及费用明细。第八条财务支出（一）差旅费差旅费的报销应依据分公司下发的《差旅费管理办法》执行。差旅费报销，应一次性结清，不允许分次报销。（二）招待费招待费是指用于部门及团队的沟通、激励，部门员工加班餐费、公司外部交流以及招待来宾等的费用。各部门应本着勤俭节约的原则开支必要的业务招待费。招待费动支应事先签报申请，详细列明接待单位、主要接待人员、陪同人员、用餐人数。（三）培训费1、培训费动支必须在年度培训计划项目内安排，预算外项目必须经过预算追加审批流程。2、培训费动支应事先签报申请，详细列明培训内容、培训地点、参加人员、费用详细预算（住宿标准、餐费标准、杂费限额）、费用分摊原则等事项。费用报销时，应提供培训通知、人员签到表作为报销附件，涉及费用分摊的还应附《费用分摊表》，分摊表需各分摊部门负责人审核签字。3、公司内勤培训，应首选视频方式进行，确实需要集中现场培训的，原则上应安排在公司职场内举行。4、公司专业技术人员参加专业资格考试的考试费报销参见人事部的相关规定执行。5、建议培训部确定一至两个培训场地作为协议单位，有效的控制培训成本。一次培训一次性报销，不允许分次报销。（四）会议费1、会议费是指因举办会议而发生的包括宾馆住宿费、餐费、场地使用费、租车费用及杂费等在内的费用。2、会议费管理应按照公司《会议费管理暂行办法》执行。3、公司内部的一般性会议，原则上应利用公司职场进行，可以发生会议用小食品购买费用，但不允许发生会议场地租赁、住宿等费用。4、公司策略性会议，预算编制与执行统一由公司人事行政部管理。对于确实需要租用会议场地，并发生住宿、餐饮、交通、公杂等费用的会议，应先以内部工作签报形式报总经理审批。5、一次会议应一次性结算，不允许分次报销。费用报销时，应提供会议通知、人员签到表作为报销附件；涉及费用分摊的还应附《费用分摊表》，分摊表需各分摊部门负责人审核签字。（五）交通费交通费是指各部门因公外出及员工加班发生的日常市内交通费。部门日常市内交通费采取全年额度控制，以部门为单位集中报销。异地出租车发票严禁在交通费科目列支。（六）通讯费1、由公司实报实销的通讯费用，按照公司相关标准执行。2、公司个别岗位因为工作性质需要长年固定报销手机费用的，应由部门提出申请，经公司领导审核通过后予以执行。（七）租赁费1、租赁费包括公司办公职场的租赁、复印机的租赁、车辆的租赁等费用。职场租赁费用包括租金、物业费、取暖费等费用。2、第一次报销此项费用时，应提供作为附件，财务部根据合同金额及合同方支付款项。以后若干期不需要提供合同，但需要将含有付款金额和付款时间的一页作为附件，同时在费用报销单上注明“合同总价款、已付款及本期价款”。3、房主应提供房屋租赁性质的发票，若物业管理费不含在房租里，则报销时应提供物业费报销专用发票。4、公司原则上不另外负担租赁的相关税金。有关部门与房主谈判时，应尽量将租金、税金、物业费合并到租金中。（八）电子设备运转费1、电子设备运转费是指为保证网络及计算机正常运转发生的费用，如：设备维护费、机房维护费、软件使用费、网络通信费用、网络维护费等其他电子设备运转费。2、属于合同类支出的电子设备运转费，申请报销时应后附合同复印件。3、属于年度使用费或年度维护协议的，应在费用报销单上写明此次付款的所属期间。（九）车辆使用费1、车辆使用费指公司机动车所需的燃料、辅助油料、维修费、路桥费、泊车费、养路费、车检费等，对于油料、路桥、泊车费原则上一个月报销一次，同时提供相应的派车单。2、人事行政部负责车辆的日常管理工作。3、车辆使用费的管理应遵照公司车辆管理办法执行。（十）资料费（含报纸、刊物、专业书籍等）1、公司一般性资料杂志，由公司人事行政部统一管理，在征求部门意见后统一征订或购买。费用预算由人事行政部统一编制和掌控执行。2、各部门专业书籍、资料在公司人事行政部登记后可自行购买、保管，在年度预算中由专业部门自行编制预算。3、公司建立集中阅览室后，所有书籍、资料应收归人事行政部统一管理，采用借阅的办法。（十一）印刷费、维修维护费、财产保险费、水电费、办公用品及办公设备耗材费、邮寄费、公杂费等1、本印刷费仅指公司内部书刊、信封、信纸、名片，贺年品、办公表单的印制及相关设计、包装、运输等费用。不包括业务使用的有价单证及非有价单证。2、维修维护费是指用于职场维修维护的费用。人事行政部是维修维护的执行部门。3、财产保险费是指公司资产参加保险的费用，包括机器设备、车辆、电脑等资产的保险。4、人事行政部是公司水电费的管理部门，负责确定用水用电指标、核定水电收费价格、办理水电费的缴纳及报账等。5、办公用品费是指办公文具、办公用品等费用，办公设备耗材费是指办公设备耗材，如纸张、硒鼓、墨盒等费用。日常办公用品费由人事行政部实行月度人均定额管理，办公设备耗材由人事行政部统一预算和管控。6、邮寄费包含公文邮寄费、职场之间的资料运送费、合作企业资料往来。行政办公的邮寄费由人事行政部统一管理。7、公杂费是指办公费用以外的零星费用，如公用的清洗用品费用、卫生用品费用等。公杂费的结算应逐项列明明细项目。8、上述费用的结算应遵照公司合同管理办法和采购管理办法执行。由人事行政部统一管理，并进行费用分摊。（十二）职工薪酬、福利1、人事部负责公司员工的薪酬福利支出管理，以及相应个人所得税的计算、明细申报。2、职工福利费的支出应遵循人事部确认的福利政策。年度福利政策需报备财务部。3、职工福利费的支出由公司人事部门统一管理。第九条装修费的支付按照公司相关管理规定执行。第十条设备采购，设备采购应按照公司采购管理办法执行。第十一条家具采购，家具采购应该按照公司采购管理办法执行。第十二条固定资产、低值易耗品由人事行政部根据总公司资产管理规定建立台帐进行实物管理，财务部对其进行价值管理。第十三条本办法自2015年1月1日起执行。授权书授权人：被授权人：授权原因：授权有效时间：年月日时至年月日时止授权签批事项：授权人签字：被授权人签字：