律师出具法律意见书工作规范正式版

律师出具法律意见书规范1/14规范名称云南华汇律师事务所律师出具法律意见书工作规范发布时间2012年2月10日律师出具法律意见书工作规范目录第一章总则第二章法律意见书第三章业务规范第一节接受委托第二节第一次工作会议第三节查验第四节查验工作的一般性要求第五节查验工作结束第四章出具法律意见书第一节一般要求第二节法律意见书制作第三节出具法律意见书第五章内业档案第六章结案律师出具法律意见书规范2/14第一章总则第一条为规范本所及本所律师接受委托对外出具法律意见书，依照《中华人民共和国律师法》、《中华人民共和国证券法》以及司法部《律师事务所从事证券法律业务管理办法》等有关法律、法规、规章的规定，制定本规范。第二条凡本所及本所律师接受委托对外出具法律意见书的，均应严格依照本规范的规定进行工作，并主动接受事务所的监督和检查。第三条本所及本所律师办理对外出具法律意见书业务的，应遵循诚实、守信、独立、勤勉、尽职的原则，恪守律师职业道德和执业纪律，严格履行法定职责，保证所出具的法律意见书客观、真实、准确、完整；第四条本所及本所律师接受委托对外出具法律意见书的，统一由律师事务所办理委托手续，指派律师负责业务办理。本所任何律师均不得以律师个人的名义接受客户委托对外出具法律意见书或正式名称中含有法律意见书字样的法律。第五条本所及本所律师办理对外出具法律意见书业务的，实行工作小组负责制，工作小组至少由两名以上执业时间超过3年以上的律师及一名书记员组成；工作小组必须编制工作日志，对整个工作过程做完整的全面的记录。第六条凡本所对外出具的法律意见书一律必须经主办律师、工作小组、事务所业务委员会三级质量复核通过后，方能加盖事务所印章发送。第二章法律意见书第七条本规范所谓法律意见书系指律师或者律师事务所应当事人的委托，对某一法律事实、法律行为或者具有法律意义的事件，运用法律规定进行，阐述和认定，向司法机关、行政机关或者当事人提出法律意见的一项律师业务文书。第八条本所根据法律法规及相关规范对法律意见书形式及内容的要求，将法律意见书分为强制规范的法律意见书及任意规范的法律意见书。第九条强制规范的法律意见书系指依照相关法律法规及规范性文件的要求为客户出具的，具有固定格式和内容要求的法律意见书，该类法律意见书的制作和出具必须满足相关法律、法规、规章的规范性或强制性要求。这类法律意见书包括：1）律师为企业首次公开发行股票及上市出具法律意见书；律师出具法律意见书规范3/142）律师为上市公司发行证券及上市出具法律意见书；3）律师为上市公司的收购、重大资产重组及股份回购出具法律意见书；4）律师为上市公司实行股权激励计划出具法律意见书；5）律师为上市公司召开股东大会出具法律意见书；6）律师为境内企业直接或者间接到境外发行证券、将其证券在境外上市交易出具法律意见书；7）律师为证券公司、证券投资基金管理公司及其分支机构的设立、变更、解散、终止等出具法律意见书；8）律师为证券投资基金的募集、证券公司集合资产管理计划的设立出具法律意见书；9）律师为证券衍生品种的发行及上市出具法律意见书；10）律师为国有企业改制出具法律意见书；11）律师为小额贷款公司设立、变更、解散、终止等出具法律意见书；12）律师为基金、基金管理公司设立、变更、解散、终止等出具法律意见书；13）相关政府行政部门要求的其他事项。强制规范的法律意见书一般需依照政府或相关部门的要求对外公示或使用，具有统一的、固定的格式和内容要求，律师出具该类法律意见书必须充分满足相关部门的全部要求，否则，律师或律师事务所将可能受到相关部门的追究（除可能受到民事责任的追究外）。第十条任意规范的法律意见书系指依照律师事务所与客户签订的协议要求出具的，仅供客户内部或某一特定用途使用的法律意见书。任意规范的法律意见书一般不对外公开或公示，在客户有保密要求的情况下，应当保密。第三章业务规范第一节接受委托第十一条律师或律师事务所接受委托对外出具法律意见书，由律师事务所统一办理委托手续，使用律师事务所定制的《律师出具法律意见书委托协议》。第十二条律师或律师事务所在与客户签订《委托协议》前应向客户释明：1）律师依照法律法规及相关规范的规定出具法律意见书具有独立性，不受客户及任何第三方的干涉；2）客户不得要求律师为其出具虚假的法律意见书，同时，律师依据客观事实及法律规定出具法律意见书，阐述律师对相关事实、行为的意见和看法，不保证该法律意见书的内容能够体现客户期望的意图；3）律师应要求客户保证并做出书面承诺，在律师出具法律意见书的过程中，其向律师提供的所有资料、文件均真实、完整、有效。同时，律师应告知客户，客户向律师提供虚假资料、文件应承担的法律责任；4）告知客户律师出具法律意见书的一般工作程序、要求及收费（出示收费标准）情况等；5）向客户出示律师事务所统一标准的《律师出具法律意见书委托协议》，并应客户的要求对协议内容及条款做出说明和解释；负责接待的律师应在接待客户的同时完成上述释明义务，并进行记录。律师出具法律意见书规范4/14第十三条在客户确定或基本确定委托意向后，负责接待的律师应向事务所执行主任进行汇报，由事务所执行主任指定主办律师及工作小组成员。工作小组至少应由两名律师及一名书记员组成，其中，主办律师应为从事律师执业3年以上的有工作经验的专职律师。第十四条负责接待的律师应在客户确定委托之后与客户签署谈话笔录，谈话笔录除前述释明条款规定的内容外，应有客户决定委托的字样，以及双方就有关事项做出的特殊约定。第十五条委托协议由负责接待的律师或主办律师与客户就有关委托事项协商一致后签订，事务所行政根据双方签订的委托协议收取费用并办理业务登记手续。委托协议应当使用事务所统一制作的标准协议书范本，工作小组成员应当在协议上签字。第二节第一次工作会议第十六条主办律师应在委托协议签订之后24小时内组织工作小组全体成员召开第一次工作会议，对相关的工作进行安排。第十七条第一次工作会议只能由主办律师负责召集并主持，小组其他成员均不得召集和主持第一次工作会议，会议可以网络会议的形式召开。第十八条第一次工作会议完成以下工作：1）签署保密协议或保密承诺；2）统一律师及相关工作人员对客户委托出具法律意见书目的及意义的理解；3）拟定工作大纲及工作进度计划；4）原则确定相关工作事项的具体责任人员，需要对各工作人员现有工作安排进行调整的，提出调整的意见和建议；在召开第一次工作会议前，主办律师应当做好充分的准备工作，应在第一次工作会议召开前完成法规目录的整理和工作细目的分解工作。第十九条第一次工作会议由书记员进行详细的记录，会议结束后，所有参会人员应在会议记录上签字。书记员应在会后12小时内，根据会议记录将工作大纲和工作进度计划整理成书面文件，经主办律师确认签字后，送事务所执行主任备案并下发给工作小组每一个成员。第三节查验计划律师出具法律意见书规范5/14第二十条系指律师对其出具法律意见书所依据的事实、文件、资料的真实性、准确性、完整性进行核查和验证。第二十一条律师对相关事实、文件、资料的查验应履行法律专业人士的特别注意义务，在查验的过程中，应当坚持独立、客观、公正的原则，审慎地开展工作，做到重点突出、查证全面、程序合法、手段合法。第二十二条工作小组应在查验工作开始前，且不迟于正式接受委托48小时内编制《项目查验计划》，并根据《项目查验计划》向客户发出第一份《资料索取函》。编制查验计划之前，律师工作小组至少应与客户或客户相关工作人员进行一次正式的工作接触，并就有关委托事项进行初步的沟通和交流。第二十三条查验计划应包括：查验事项及具体内容\查验目的\工作程序\查验方法及预案\执行人\完成时间\监督和检查。工作小组的所有成员应对《项目查验计划》的内容展开详细的讨论，力求做到查验计划完整、科学、合理；第二十四条《项目查验计划》编订后或在执行过程中发现有错误、遗漏或无法执行的情况时，主办律师应及时地对《项目查验计划》进行调整、补充，并编制《项目查验计划-补充》文件，《项目查验计划-补充》文件应当及时下发给工作小组相关执行人。第二十五条工作小组及主办应在《项目查验计划》及《项目查验计划-补充》定稿后30分钟内将《项目查验计划》纸质及电子版文件提交事务所执行主任备案复核。事务所执行主任发现《项目查验计划》或《项目查验计划-补充》有遗漏或错误的，有权要求工作小组进行调整或修订。第二十六条《项目查验计划》及《项目查验计划-补充》一经编订无需经过备案复核程序即可立即投入执行，工作小组任何成员不得借口对《项目查验计划》及《项目查验计划-补充》有不同意见或未经复核拒绝执行查验计划所安排的查验工作。第四节查验工作的一般性要求第二十七条文案审查系针对通过各种信息渠道获得的书面资料及文件进行审查、验证、分析的一种查验方法，其一般的工作原则为：一、原件与复制件相一致原则书面资料、文件必须核查原件。但律师只能收存复制件，律师收存的复制件应由提供该书面资料、律师出具法律意见书规范6/14文件的人在复制件上注明“复制件与原件核对无误，该原件保存于我处”字样。凡与原件核查不一致的、或没有原件可供核查的资料、文件复制件，一律不得作为出具法律意见书的依据使用。二、可靠性原则对持有人提供的书面资料、文件的真实性、合法性，律师应尽专业人士的注意义务，包括：持有人获得该资料、文件的途径是否合法？该资料、文件是否存有违法、违规的内容？该资料、文件上的签名、印章是否真实有效等。三、合理审查原则对从有关国家机关、具有管理公共事务职能的组织、会计师事务所、资产评估机构、资信评级机构、公证机构直接取得①的资料、文书，律师可以直接将其作为出具法律意见的依据，但应尽专业人士的注意义务，包括：是否为在其职、权范围内或其资格许可范围内出具的？是否存有明显的违反法律强制性、禁止性规定的内容等。四、审慎原则在待查验事项没有书面凭证或仅有书面凭证不足以证明的，律师应当采用实地调查、面谈、函证等方式进行查验或补充。第二十八条面谈查验系指律师通过与知情人进行谈话以获得某一方面所需之信息的一种查验方法，一般工作原则为：一、对象限制原则每一次面谈查验，参与的律师必须是两人或两人以上，有专人负责记录；同时，每次面谈的谈话对象只能是一个人，不允许一次多人进行面谈，也不允许有无关的第三人在场。律师应对面谈对象的身份进行核查，确保面谈对象确是其本人。二、不强制及非引导性原则律师不得强制他人作面谈，也不应允许客户强制他人与律师面谈。且，在每一次面谈查验中，律师除阐明面谈的目的和所需了解的事项外，不得对面谈对象做任何引导性或诱导性的提问、提示。三、笔录和签字面谈必须制作《谈话笔录》，笔录应当记录谈话时间、地点、调查律师、记录人、谈话对象等基本信息，《谈话笔录》内容必须真实，应当尽可能记录面谈对象的原话，不能记录原话的（如言语粗俗），记录应当忠实反映谈话对象的原意。在获得谈话对象书面许可的情况下，律师可以对谈话进行录音、录像，音像资料中应有律师征求谈话对象意见的声音和影像。律师在取得影像资料后72小时内应当将记录谈话内容的纸质《谈话笔录》提供谈话对象签字确认。《谈话笔录》应由调查律师、谈话对象在笔录上签名方为有效，谈话对象拒绝签名的，应当在笔录中注明。①从第三人处间接获得的，律师除需要核对与原件是否一致外，还应当到相关部门对其真实性、完整性进行核验，这才算尽到专业人士的注意义务。律师出具法律意见书规范7/14谈话对象的身份信息及相关证明材料应作为《谈话笔录》的附件。第二十九条实地调查系指律师通过实地勘察、走访等方式对需查验的事项进行核查的一种查验方式，其一般工作原则为：一、第三方在场原则律师进行实地调查，应当邀请被调查事项所涉及的相关人员（或单位负责人）到场，同时还应邀请与被调查事项无关的第三方（如：政协人大委员、社区工作人员、记者、公证处、专家顾问等）到场，律师不应单独进行实地调查。二、全程记录原则律师进行实地调查，应当有专人进行全程记录，记录包括：实地调查笔录、实物照片、过程录音录像等。参与实地调查的所有人员均应当在实地调查笔录上签字。拒绝签名的，应当在笔录中注明。三、调查公开原则实地调查时，律师应当公开自己的身份，不应采取隐蔽或隐瞒身份的方式进行实地调查，被调查事项所涉及的相关人员或单位拒绝或阻碍律师进行实地调查的，律师应在实地调查笔录中注明。第三十条查询系指律师通过向有关部门、单位、个人进行调查、询问或在媒体、网站、公告上进行检索并获取相关信息的一种查验方式，其一般工作原则为：一、查询公开原则律师向有关部门、单位、个人进行查询时，应当向被查询人公开律师的身份并阐明进行查询的目的，不得采用隐瞒身份的方式进行查询。确有隐瞒身份必要的，律师应当制作专门的书面材料予以说明。律师向有关部门、单位、个人进行查询所获得的资料（复制件），被查询人系部门或单位的应当要求其加盖单位查询印章或单位公章并注明“复制件与原件核对无误，该原件保存于我处”字样；被查询人系个人的，应当要求其签名并提供完整真实的身份信息材料。二、完整记录原则律师在媒体、网站、公告（广告）上进行检索、查阅相关资料或信息的，应对查询的信息内容、时间、地点、载体等有关事项作出完整的记录，并制作书面《查询笔录》，有必要、有条件的情况下，应当进行公证。第三十一条函证，函证系指律师通过向有关知情人或单位发函的方式获得所需信息的一种查验方式，其一般工作原则为：一、专递原则函证应以挂号信或特快专递的形式寄出，不应采用普通邮寄方式；二、经办律师签署函证的底稿（或副本）、邮件回执、对方回函等均应有经办律师签名，对方未签署回执、未予签收或律师出具法律意见书规范8/14在函证规定的时间内未予回复的，经办律师应对相关情况作出书面的说明。第三十二条律师对已经归档的档案等书面凭证\资料进行核查时，应当使用统一的核查表，并注明档案文件的出处、编号、保管、档案提供人、调取人等信息。第三十三条律师对法人营业资格进行核查的，应当对相关主管机关颁发的批准文件、营业执照、业务许可证及其他证照的原件进行核查，对原件的真实性、合法性存在疑问的，律师应当依法向有关设立登记机关、许可证颁发机关或相关机构进行查证、确认。第三十四条律师对自然人的有关资格、履历进行核查时，应当核对相关资格证照及相关文件的原件，同时，应采用查证、面谈、函证的方式向其工作过的单位的人事管理部门或公安部门进行核查。对自然人提供的无犯罪记录的证明文件，律师应当通过函证、电话等方式向出具该证明文件的公安机关进行核实，电话核实应保留录音资料。第三十五条律师对不动产、土地使用权、林权、车船、知识产权等依法需要登记的财产或财产权利进行核查，必须取得并查验财产登记机关制作或颁发的财产权利证书原件，并就该财产权利证书的真实性，以及是否存在抵押、质押、查封或其他权利限制或纠纷等，向财产登记机关及相关部门进行查证、确认。第三十六条对动产权利进行核查，应当坚持、发票、实物相对应的查证原则。律师应当通过调取相关动产购买合同、发票（核查原件）以及现场调查（查看实物、拍照）的方式对动产进行核查。对生产经营设备、大宗产品或重要的原材料，还应就是否存在动产质押、查封等情形向有关部门进行查证、确认。对购买合同、发票原件已经遗失的，应当由财产权利人或其代表签字确认，并在工作底稿或核查表中注明。供应商存在的，还应当以面谈、函证的方式进行查证和确认。第三十七条律师对银行存款的查验应当取得银行出具的存款证明的原件，不能提供银行存款证明的，应当会同财产权利人向开户银行进行书面查证、函证。第三十八条对其他权益的核查应当根据法律法规规定，依照该权利或权益取得的基本法理或原理的规定，制订核查进行核查。其中，依法需评估才能确定其价值的财产，应当要求客户或相关单位（人）委托有资格的评估机构进行评估。第三十九条对债权债务的核查，律师应当要求客户就有关债权债务情况出具详细的清单（披露文件），并与客户的财务负责人等相关人员及客户聘请的会计师事务所的会计师进行面谈，同时，应取得并查验与债权债务有关的合同、付款凭证等书面档案资料。律师出具法律意见书规范9/14对其中可能存在争议的债权债务，律师应当以函证的方式（或与会计师事务所联合以函证的方式）向有关当事人进行查证，但在发出函证文件前，律师小组应当就债权债务时效、担保权利等相关法律问题进行讨论，在确认不损害客户利益的情况下，方能发出函证。第四十条律师对客户是否存在或有债务问题进行核查的，应当与客户财务负责人等相关人员及客户聘请的会计师面谈，并根据需要向有关的开户银行、公司登记机关、证券登记机构和客户不动产、知识产权的登记部门等进行查证、确认。向银行进行查证、确认，采取查询、函证等方式；向财产登记部门进行查证、确认，采取查询、函证或者查阅登记机关公告、网站等方式。第四十一条律师对客户重大经营事项进行查验的，应当与客户负责人或负责经营管理的主要管理人员、顾问等进行面谈，并根据情况对相关的股东会会议记录、决议，董事会会议记录、决议，批文批复、通知公告、经营管理规章以及经营性合同档案等进行核查。第四十二条对有关自然人或者法人是否存在重大违法行为、是否受到有关部门调查、是否受到行政处罚或者刑事处罚、是否存在重大诉讼或者仲裁等事实的查验，律师应当与有关自然人、法人的主要负责人及有关法人的合规管理等部门负责人进行面谈，并根据情况选取可能涉及的有关行政机关、司法机关、仲裁机构等公共机构进行查证、确认。向有关公共机构查证、确认，可以采取查询、函证或者查阅其公告、网站等方式。第五节查验工作结束第四十三条每一查验事项结束后，律师应当立即将查验形成的相关资料和文件整理后交书记员归档，书记员应该根据查验计划对查验档案编号、登记、收存并妥善保管。第四十四条查验工作全部结束，主办律师应当立即召集全体工作人员召开工作会议，对全部查验资料进行汇总和分析，对查验结果进行确认。第四十五条对查验结果的确认应当遵循以下原则：1）对有关查验事项，律师应首先对查验资料是否完整、准确、真实进行确认，确认过程中发现客户提供的材料有虚假记录、误导性陈述、重大遗漏、或违法行为的，应当要求客户进行纠正和补充，在无法确认资料完整、真实的情况下，律师不得对查验结果进行认定，应当进行补充查证；2）在确认查验资料完整、真实的情况下，律师应当根据查验资料的内容，依照法律法规规定对查验事项的结果作出认定，律师对具体查验事项进行认定应当经过小组律师共同讨论一致，所有讨论必须详细进行记录，讨论记录应当完整。律师出具法律意见书规范10/143）从不同来源获取的证据材料或通过不同查验方式获取的证据材料，对同一事项所证明的结论不一致的，不能进行确认，律师必须追加必要的程序，做进一步查证；4）对查验资料需要补充查证的，主办律师应当编制《项目查验计划-补充》并报事务所执行主任备案。第四十六条经律师工作小组讨论作出的认定结论即为律师对待查验事项的查验结论，工作小组应当根据查验结论编制查验结果汇总（或查验#工作总结#报告），所有成员均应当在该汇总或总结报告上签名确认。第四十七条对穷尽所有手段仍不能确定其真假的查验事项，律师不得对该事项发表意见，必须对该事项发表意见的，律师只能对该事项做出不利于客户或相关人员的认定或确认意见，并在内业档案、工作底稿、总结报告中记录下来，在出具法律意见书时应当特别注明或作出特别提示，由此可能带来的不利后果应当书面告知客户或相关人员。第四十八条查验工作结束后，工作小组应当编制查验结果汇总报告或查验工作总结报告，对查验工作作出总结，总结报告的内容包括：查验计划及其执行情况、对全部查验事项的具体查验工作过程及结果分述（分单项逐一阐述）、对查验事项的总的查验结论、查验档案（编目并装订）。第四章出具法律意见书第一节一般要求第四十九条查验工作结束后，律师应当着手开始《法律意见书》撰写和起草，撰写和起草工作由主办律师负责，其基本格式必须满足：1）首部标题：《××律师事务所关于××的法律意见》收件人：收件人法定全称法律依据：a、委托来源，受何人委托出具本法律意见书；b、出具此项法律意见书所依据的法律、行政法规、规章和相关规定。声明事项：法律意见书声明事项段应当载明以下内容：“本所及经办律师依据《证券法》、《律师事务所从事证券法律业务管理办法》和《律师事务所证券法律业务执业规则》等规定及本法律意见书出具日以前已经发生或者存在的事实，严格履行了法定职责，遵循了勤勉尽责和诚实信用原则，进行了充分的核查验证，保证本法律意见所认定的事实真实、准确、完整，所发表的结论性意见合法、准确，不存在虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏，并承担相应法律责任。”2）正文内容包括：相关事实材料、查验原则、查验方式、查验内容、查验过程、查验结果、国家有关规定、结论性意见以及所涉及的必要文件资料等。结论意见：法律意见书发表的所有结论性意见，都应当对所查验事项是否合法合规、是否真实有效律师出具法律意见书规范11/14给予明确说明，并应当对结论性意见进行充分论证、分析。3）尾部签署：承办律师及律师事务所负责人签名，同时，加盖律师事务所公章出具日：注明法律意见书签署的准确日期地址：注明律师事务所地址第五十条法律意见中不得使用“基本符合”、“未发现”等含糊措辞。有下列情形之一的，律师应当在法律意见中予以说明，并充分揭示其对相关事项的影响程度及其风险：1）委托人的全部或者部分事项不符合中国法律法规规章或有关部门的监管规定的；2）事实不清楚，材料不充分，不能全面反映委托人情况；3）核查和验证范围受到客观条件的限制，无法取得应有证据；4）律师已要求委托人纠正、补充而委托人未予纠正、补充；5）律师已依法履行勤勉尽责义务，仍不能对全部或者部分事项作出准确判断的；6）律师认为应当予以说明的其他情形。第二节法律意见书制作第五十一条主办律师在起草《法律意见书》前应当召集工作小组全体人员召开《法律意见书》起草前工作会议（以下称草前会议），就法律意见书正文的主要内容中有关事项的结论性意见进行分析和讨论，讨论必须制作完整的讨论记录。小组律师对某一事项的结论性意见有分歧的，应当向事务所执行主任汇报，由事务所执行主任安排有经验的专业律师参与分析和讨论。第五十二条《法律意见书》由主办律师根据工作大纲、查验汇总报告及草前会议的讨论结果起草，主办律师对草前会议的讨论结果持不同意见的，应按草前会议的讨论结果来草拟和撰写《法律意见书》。第五十三条主办律师在《法律意见书》草稿完成后，应当召集工作小组全体成员召开会议，对《法律意见书》进行审核讨论，审核讨论必须制作完整的会议记录。第五十四条主办律师应根据工作小组审核讨论的意见对《法律意见书》修订，确保其内容完整、条理清晰、说理透彻、客观公正。第五十五条《法律意见书》经修订后，主办律师应将《法律意见书》报事务所执行主任，由事务所执行主任召集有经验的律师对工作小组的工作及法律意见书的内容进行复核。律师出具法律意见书规范12/14第五十六条复核主要围绕工作小组的内业资料和《法律意见书》草稿进行，凡内业资料不全或《法律意见书》形式、内容有误或存有遗漏的，一律不得作出通过的复核意见。复核未通过的，复核小组应将复核不能通过的理由告知工作小组，工作小组必须在30分钟内开始相关补救工作，补充资料后，再行申请复核直至通过。复核通过后，事务所应当制作《复核通过通知书》，所有复核小组的成员应当在《复核通过通知书》上签字。复核会议只在正常工作时间内召集和进行，复核会议安排专职人员进行记录，但不能安排工作小组的书记员担任记录。第三节出具法律意见书第五十七条律师事务所出具正式的法律意见书，必须满足以下先决条件：1）经正式委托并所有费用全部已经收取；2）经事务所复核通过并签署了正式的《复核通过通知书》；3）所有档案齐全并依照规范装订成册，或全部档案已经移交事务所行政或档案管理员。第五十八条主办律师应将经审核通过后的《法律意见书》电子版及《复核通过通知书》及附件全部一起交事务所行政，行政在核对电子版与《复核通过通知书》所附纸质版《法律意见书》内容完全一致后，使用统一的排版规范排版并制作正式的《法律意见书》。第五十九条纸质版《法律意见书》由事务所行政统一制作并加盖事务所公章，经办律师全部签名后，事务所行政用信封封存后，由经办律师正式递交给客户或有关部门。递交时，经办律师应当场要求客户或有关部门启封并在递送回执上签署收到意见，回执必须与事务所保留的《法律意见书》副本一同存档。第六十条客户或相关部门要求律师提交电子档《法律意见书》的，应当有正式的载明其收件邮箱的书面指令。电子档《法律意见书》一律只能由事务所行政以PDF格式，利用事务所网站自备的邮箱，在加盖电子印章后发送，发送时，应将《法律意见书》作为附件，正文中注明“收件人……，《云南华汇律师律师事务所关于××的法律意见书》已经正式出具，其电子版已经发至您指定的邮箱，请查收”字样，邮件发送成功后，事务所行政人员应利事务所电脑短信平台提醒客户或相关部门及时查收。任何律师均不得使用自己的邮箱向客户或相关部门发送《法律意见书》。电子档《法律意见书》发送后，事务所行政人员应将发送页面、短信通知页面与《法律意见书》副本一同存档。第五章内业档案律师出具法律意见书规范13/14第六十一条事务所律师办理对外出具法律意见书业务的，必须建立完整的内业档案，所谓内业档案系指根据法律法规规章或本规范要求建立的内部工作档案和记录，内业档案也称作工作底稿。第六十二条内业档案包括：1）主办律师应安排书记员对每一天每一个律师、工作人员的工作进行完整的、详细的记录，工作日志必须能够反映出每一项工作开始和完成的具体时间；2）工作小组所有的讨论均应进行详细的记录，记录上应有所有参与讨论的工作人员的签名。3）所有查验事项的查验表、相关的文件资料、书面凭证、记录文件、影像资料、谈话笔录、往来函件、合同协议、公证书、律师签署的资料索取函、现场调查记录、函证文件、委托人及相关人员的书面保证或声明等。4）复核会议的讨论记录、复核意见、复核通过通知书等；5）法律意见书草稿、正式文本、递送回执及发送页面等；6）委托协议、委托时的谈话记录、工作大纲及进度计划、项目查验计划及项目查验计划-补充、项目查验汇总或查验总结报告。第六十三条内业档案依照如下规定进行装订归档：顺序1、委托协议（附件：委托时的谈话记录及客户签署的释明事项文件回执）2、工作大纲及进度计划（附件：小组第一次工作会议记录）3、项目查验计划及项目查验计划-补充（附件：与客户开展的第一次工作会议记录、工作小组对查验计划的讨论记录、复核备案的表）4、查验总结报告或查验汇总报告（附件：对报告的讨论记录）5、查验资料（按待查事项单项进行装订，对有关事项的查验讨论记录作为该查验事项查验资料的附件）6、《法律意见书》草稿、《法律意见书》讨论记录、《法律意见书》修订稿7、《法律意见书》复核及复核讨论记录8、《法律意见书》正式文本及发、送回执或页面9、结案报告查验资料：按待查事项一个单项全部资料一并汇总的方式进行装订，并单独编制查验资料目录。第六章结案第六十四条《法律意见书》送达客户或相关部门后，主办律师应当与事务所行政人员一起将内业资料整理装订成册，填制客户意见反馈表后，编制结案报告并申请结案。律师出具法律意见书规范14/14第六十五条结案由事务所行政报事务所执行主任审批，事务所执行主任在审查内业资料齐全的情况下，在结案报告上批署结案意见。第六十六条事务所执行主任同意结案后，事务所行政将装订成册的档案资料收入档案室归档。