慈善机构中的利益冲突及应对方式

慈善机构中的利益冲突及应对方式（注：此为译文，原文来源于https://www.charities.gov.sg/）引言此文件用于指导慈善机构如何为理事及员工制定一系列与利益冲突相关的政策。此模板是在借鉴本地和国际的一些非盈利部门的利益冲突治理原则和指导意见的基础上制定的。制定此模板的目的并不是要成为强制性的规则，而是在于帮助慈善机构在加强治理、建立信任和透明度方面做得更好。利益冲突的定义当理事、员工、志愿者在组织中履行职责时，因为个人或职业利益而有可能影响他们的职责，就会产生利益冲突。当有实际的、潜在的、预期的利益冲突时，慈善机构的公正性，公平性和信任度将受影响。例如，某个机构打算装修其办公室，理事会决定与某位理事下属的一家公司签订工程。以此为回报，理事会可以从他提供的折扣和额外服务中受惠。然而，外人可能认为这次交易是建立在私人关系的基础上，并且质问来源于公众捐款的修缮资金是否最好地用于该机构，还是用于谋取该理事的个人利益。理事会决策的公正性由此受到质疑。如何处理利益冲突慈善机构为防止利益冲突和坚持理事会的公正性和责任，可考虑以下三个简单的措施：制定一系列清晰明确、可供所有理事采用的书面的利益冲突解决政策。建立常规的公示。公示制度可以两种方式进行。第一种：在理事开始任期前，应按照要求公布自己实际的或潜在的利益冲突的相关信息。第二种：当实质性冲突发生时，理事应当以口头或书面方式声明其在事件中的利益，并在决策时回避（参考第七页关于书面公示制度的有关内容）。比如，某理事拥有一家装修公司，当理事会决定是否与该公司签约时，该理事应当及时地声明在其中的利益，并且在决策该项交易时回避。如果理事会将该公司的提案与其他公司的提案做出对比后，仍决定与该公司签署合约，那么，理事会的讨论和决议应当被成文件，以此证明他们的决定是在公正评估的基础上做出的。在端正工作态度和保持个人正直品格方面，理事应当以身作则。由于理事会承担最大的责任，并且总是负有获取公众信任的义务，因此理事应该维护和保持一种行为，如：避免利益冲突以获取公众信任。一般而言，解决利益冲突的政策应确保任何在慈善机构工作的理事、工作人员或志愿者是为了该机构的最佳利益工作，而非任何既得利益、个人利益或第三方利益。典型的政策有：利益公示政策，讨论、投票、决策阶段的回避政策。利益冲突政策的样本及声明的模板1.在招聘、任命或选举新理事的过程中，新任理事应宣读利益冲突解决政策及声明，以此来表明其已充分知晓在发生利益冲突的情况下应当完全向理事会公开信息。发生利益冲突的情形包括但不限于以下情况：发生利益冲突的情况与服务商签订合同当理事会或委员会的成员、员工或志愿者在商务交易、合同签署中存在个人利益，应该制定这样一个政策，即尽快声明个人利益并且放弃对此事件进行讨论、决策的权利（包括对此交易或合约的投票权）。如果理事会或者相关审批机关经过讨论和评估后同意此交易或合同，那么所有的讨论和评估必须以文件形式记录下来。在其他组织中与慈善机构有关的既得利益对于那些在其他机构中存在着与慈善机构有关的既得利益的理事会/委员会的成员、员工或者志愿者，当讨论到涉及两者的利益时，应当制定这样一项政策：在必要时，声明此利益并且放弃在此事项上讨论、决策的权利。合资企业当慈善机构与外部合作方签订合资合同时，应当征求理事会的同意。当理事会/委员会的成员、工作人员或志愿者在这些合资中存在个人利益时，应该有一个声明这些利益的政策，并且，在必要时，在对这些事项进行讨论和决策时回避。招聘与理事有密切关系的员工招聘与现任理事或委员会成员、员工、志愿者有密切关系的人员（不仅仅是熟人关系）时，应当遵照制定的人力资源部门的招聘程序。理事、员工或志愿者应当声明他们之间的关系，并避免影响招聘的决策。报酬为了保持对公众和社会服务的公正性，而不是个人利益，理事和志愿者应当无偿地、自愿地服务于慈善机构。但是，慈善机构可以报销理事、志愿者的直接与其工作相关而垫付的费用。理事会的受薪员工出于质疑理事会决议的公正性的需要和造成利益冲突和角色冲突的可能，受薪员工，包括慈善机构招聘的行政负责人和高级职员不能担当理事。行政负责人和高级职员可以参加理事会的会议，依职权提供信息和促成必要的讨论，但不应参加理事会的决策。主要捐赠人或捐赠公司代表参与理事会时当主要捐赠人参与理事会时，可能出现的冲突情况有：角色冲突：由于既得利益或优先权，理事可能不会从慈善机构的最佳利益的角度出发。这可能影响到与资源分配和组织发展方向相关的决定。（可能理事参与、或者偏向于某些特定项目。）利用信息影响捐赠人的决定：理事有可能利用已获取的信息去影响捐赠人或捐赠公司代表对于资源分配的决定。这有可能导致员工因为害怕影响捐赠而不敢强调某些问题。因此，将会产生透明性和公开性的问题。员工给捐赠人提供额外信息的压力：理事可能希望从员工处获取额外的关于捐款使用情况和受益人的详细资料。个人利益/收益/认可：该理事希望他所提供的财务支持能获得员工更多的感谢。为了避免影响与捐赠者的关系，员工觉得有必要对该理事心存感激。其他某理事所在的慈善机构收到来自他/她所服务的组织的捐款。禁止收取与本机构有商业往来或寻求商业往来的任何个人或团体的礼物、好处，也不能参加他们所组织的娱乐活动。公开制度及其程序2.只有在仔细研究以下所有事项后，才有可能与利益冲突方进行交易。冲突的利益要完全公开。利益冲突中的当事人必须排除在对此交易的讨论和表决活动之外。有竞争性投标和价值对比的程序。理事会或临时委员会确定此交易符合本机构的最佳利益。3.涉及利益冲突的理事应当向理事长（如果涉及利益冲突的是理事长，则向副理事长）汇报，并由理事长向理事会或临时委员会汇报。4.理事会或临时委员会应当判断是否存在冲突，或者在存在冲突的情况下，拟定的交易能否由慈善机构公正、公平、合理地授权。理事会或临时委员会对此事项的决策完全基于他们的谨慎以及对本机构的利益和目的的考虑。5.所有理事会或委员会对此事项的决定都应当被记录并且归档。6.任期伊始，所有理事都必须阅读和理解有关该政策的文件。7.涉及利益冲突的理事所公开的信息应当被记录、存档和及时更新。本人特此证明，我已经阅读并且充分知晓本组织的利益冲突相关政策，我将向理事会完全公开所有可能导致利益冲突的利益、关系、资产方面的信息。当有上述利益冲突出现时，我将及时向理事会汇报。我同意，如果一旦意识到我公开的信息不准确，或我的行为没有遵照利益冲突相关政策，我将立即告知理事长或副理事长。签名名称及职务日期利益冲突信息公开表（模板）组织名称公开利益冲突信息的声明关于我志愿服务于XXXX慈善机构XX理事会担任XXX时，我有以下可能存在的利益冲突，特此汇报：我是否与另一个慈善机构有关联？与卖方、供应方、提供服务或者进行竞标的第三方有关联，并且在与慈善机构进行的商业交易、、投资中有直接或间接的个人利益？与卖方、供应方或任何可为我带来利益的一方有生意往来或交易？在从XXX慈善机构购买的服务中，有我或与我相关联的人的利益。是否与XXX慈善机构的员工有关联？是否涉及本慈善机构的悬而未决的法律诉讼中的一方，或其他利益相关者？其他请详细说明上述情况引发的潜在冲突（如服务或交易的本质。如果牵扯第三人，则说明第三人的身份以及与第三人的关系）。本人特此确认，就我个人的诚信和所掌握的信息而言，以上所公布的信息是完整且正确的。我将不会参加关于此项事务的任何讨论和决策。我同意，当我获知以上信息不准确时，或我没有遵守利益冲突的相关政策时，将立即向理事长或副理事长汇报。签名姓名及职务日期