受控文件管理制度

受控文件#管理# 受文者：各相关单位                                            文件编号：PBG120301Z 发文者：公司办公室                                            生效日期：  年  月  日 主旨：受控文件管理制度 受控文件指按照发放范围登记、分发、存档管控，并能保证收回、同步修改的文件，为加强其管理，确保文件的有效利用，特制订本制度。 一、文件范围：1、文件（包括图纸）、2、工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程）；3、质检文件（包括企业、检验）；4、管理文件（包括质量手册、程序文件、管理流程、管理制度）。 二、文件发放登记与保管：受控技术类文件在交付文控中心审核后电子存档，然后打印并会签齐全（编制、审核、标准化、批准），按需发份数复印，在封面或图表角加盖“受控”章，并保留一份同时加盖“受控”和“存档”章放置资料室存档；文件发放时必须填写《文件发放回收登记卡》，同时，核查与该文件相同或涵盖文件发放过的文件，按原登记信息将一一收回，缺少者按下述处罚条款执行，发完后可将其发放信息作电脑记录；收件人在收文时作“接收人”签名，同时，必须立即填写《文件归档登记卡》；各部门必须对上述和类文件妥善保管，每月不少于二次对相应文件核对，对遗缺文件及时查找，对无法找到的及时申请补发；离职或工作调动必须将文件保管与登记作为工作移交内容之一。 三：文件的回收与销毁：凡发放改版文件或有过时失效文件时必须对原文件立即回收并销毁，发放与接收部门在各自原填写的《登记卡》中相应栏签署回收信息及相互签名；过时与失效文件由持有部门填写《文件销毁申请单》，经批准后销毁，销毁文件各页打上“报废”章或废纸处理销毁，含有重要或机密信息的当场撕毁，《文件销毁申请单》夹放于原登记文件夹中。 四、处罚条例：对未按上述条款发放、登记、回收、销毁文件的，将对部门长和直接责任人处以10元一次处罚；对遗失文件的将对部门长和直接责任人给予一页5元但一次不少于10元不高于30元处罚，对补发文件给予一页1元处罚不高于10元处罚。 本规定由文控中心制定与修改，经主管副总批准发放之日起执行。 普天视电子有限公司 2012年3月2日 拟制：                        审核：                          批准：