SAP信息系统运行制度

SAP信息系统运行制度1、总则第一条为了加强信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进信息系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息和信息披露的需要，根据公司相关，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。第二条管理信息系统是指在公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。第三条管理信息系统工作的基本任务是：（一）研究制定管理信息系统发展规划，并组织实施；（二）根据公司新的需求组织相关部门、人员对管理信息系统进行改进和完善；（三）制定管理信息系统的管理办法和规章制度；（四）组织制定管理信息系统操作，并组织实施；（五）组织应用信息系统人员的培训工作；第四条各部门应根据公司的各项规定、和规范来开展本单位的管理信息系统工作。本规范既是保证系统正常运行的规范，也是考核各部门工作情况的重要依据。2、岗位及岗位责任随着公司管理信息系统应用层次的不断深化，计算机应用在核算和管理方面无论在范围上还是在层次上都有了很大的发展，为了使我公司信息化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制定如下管理信息系统的岗位及岗位责任，各部门要根据实际情况进行设置并进行相应的考核。2.1.2.1各部门数据维护岗位要求数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责物料主文件，部门，往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本单位系统操作人员的培训及业务联系。经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用OFFICE办公软件。2.1.2.2岗位职责a)对即将进入系统的物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实后，在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后录入系统，并做好记录；b)核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统，保证系统的正常运行；c)对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护；d)各数据管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好文字记录；2.1.2.3岗位权限a)数据管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能；数据管理员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)数据管理员在系统只能看到本人负责的相关业务部门，相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；c)数据管理员在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；d)数据管理员在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f)有查询系统本单位的数据权限，并根据公司的有关制度，检查数据的准确性；g)有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；h)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。2.2销售岗位职责2.2.1销售岗位2.2.1.1岗位要求商务是系统中销售管理模块的主要操作人员,主要负责销售合同审核、销售发货单开具工作，业务单据录入时必须做到数据准确、及时。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟练掌握系统的操作方法。2.2.1.2岗位职责a)及时办理物料的销售订单业务，及时开制销售提单。b)调整产品的销售价格。2.2.1.3岗位权限a)拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的销售管理模块及库存管理模块；销售员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；c)在系统有制作销售订单、销售提单以及相应单据的查询权限。d)在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。e)在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.1.4业务操作a)销售订单：依据客户或业务员提供的要货信息录入订单类型：普通订单和紧急订单；业务类型：赊销业务、退货业务、换货业务、调价业务、调货业务、赠货业务及现款提货，调账业务（用于票退货不退调货业务的处理，请参看发票业务说明）。b)销售提单：业务类型同订单。注意：1、必须参照订单生成；2、录入分录时，库存预留应选择“预留”，同时选择批号和货位，选择货位时应从存量小的开始选择；3、控制点：1）信用控制：信用账期和信用额度的控制，超额需要通过财务审核；2）发货控制：质管部岀具成品放行单的产品，才能发货。4、红单（退货、换货、调货及调价业务）必须参照原蓝单生成。2.2.2仓库管理员岗位2.2.2.1岗位要求仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员，主要负责物料收发业务。仓库管理在企业实际管理中业务复杂，因此系统中仓库管理人员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.2.2.2岗位职责a)及时办理物料的入库业务，仓库管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务。为了保证系统的稳定运行，各个部门仓库管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；b)仓库管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料入库单进行系统库存管理模块的入库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；c)及时办理物料的出库业务，仓库管理员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，各个部门仓库管理员需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；d)仓库管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；e)仓库管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；f)仓库管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；g)每月盘点后录入盘点表，进行盈亏处理；h)遵循公司其它针对系统管理的制度。2.2.2.3岗位权限a)仓库管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的库存管理、采购管理和质量管理3个模块；仓库管理人员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)仓库管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到自己拥有操作的模块和功能；c)仓库管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单、其他入库单，调拨移库单，盘盈入库单；d)仓库管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，生产领料单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；e)仓库管理员在系统中拥有查询库存管理中帐表的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库单据的查询、批次管理的查询及收发存汇总表查询等；f)仓库管理员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；g)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.2.4业务操作a）业务类别 业务类别 类别编号 说明 录入时间 控制点 1、原料类 　 　 　 　 采购入库 1 原辅料、包装类需要生成请验单 实际物料确认入库后30分钟内予以录入 　 采购退货 2 　 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 生产领料 3 　 实际物料出库后30分钟内予以录入 1、合格物料才能出库；2、生产部领原辅料、包装物需带班主管审核；领备品备件需设备管理员审核。 车间退料 4 　 实际物料退库后30分钟内予以录入 　 质检取样领料 5 由质管部领取用于质检取样的 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 质检取样（车间领） 26 由车间领取用于质检取样的，主要是印刷箔 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 试车领用 27 用于测试物料是否与机器匹配 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 赠品入库 8 收到的赠品，主要是备品备件类 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 赠品出库 9 上述赠品的领用 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 设备设施维护 32 设备、公共设施更换配件的领取 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 设备改造 33 应在备注中标明“设备名称” 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 二期领料 34 　 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 其它用品领用 35 　 实际物料出库后30分钟内予以录入 　 2、成品类 　 　 　 　 生产入库 6 待验品入库 于每日的9点、12点、16点30分钟内予以录入 1、须由带班主管在系统中输入请验单，以便此处参照批号。 销售出库 17 成品销售出库 白班实际物料出库后30分钟内予以录入，夜班出库的于次日9点前录入 1、发放成品放行单的成品系统才能出库 退货入库 18 成品退货入库 收到相关单据30分钟内予以录入 　 损耗出库 7 成品返工净损失 收到返检单后30分钟内予以录入 　 失效报废出库 10 成品过有效期的报废 收到相关单据30分钟内予以录入 　 生产不合格报废出库 11 　 收到相关单据30分钟内予以录入 　 退回品报废出库 13 退回品直接报废出库，用于异地销毁 收到报废证明后30分钟内予以录入 　 产品返检入库 19 合格品库内的成品返检 收到返检指令30分钟内予以录入 　 产品返检出库 20 　 收到返检单后30分钟内予以录入 1、质管部需要审核才能出库 退回品返检入库 23 退货品库内的成品返检 收到返检指令30分钟内予以录入 　 退回品返检出库 24 　 收到返检单后30分钟内予以录入 　 样品领用 29 　 收到领料单后30分钟内予以录入 　 补漏液领用 30 　 收到领料单后30分钟内予以录入 　 成品质管领用 31 　 收到领料单后30分钟内予以录入 1、质管部需要审核才能出库 调拨入库 15 物料由一个仓库调整到另一仓库 物料入库前30分钟内予以录入 　 调拨出库 16 物料出库前30分钟内予以录入 　2.2.3采购员岗位2.2.3.1岗位要求采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员，主要负责物料采购业务，采购业务在企业实际管理中极其重要，因此系统中采购员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购管理模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.2.3.2岗位职责a)采购员收到供应商订货合同或订货12小时内在系统中录入采购订单；b)采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；c)采购员收到采购发票12小时内录入系统，与入库进行结算；d)采购员通过系统录入付款单，并对审批通过的付款申请进行打印，报财务总监和总经理审批；e)遵循公司其它针对系统管理的制度。2.2.3.3岗位权限针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员的权限设置，具体内容有：a)采购员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理2个模块；采购员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)采购员在系统只能看到自己负责业务的采购订单和采购入库单，只能看到自己拥有操作的模块和功能；c)采购员在系统拥有录入和修改采购订单的权限；d)采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中帐表和单据的权限，具体包采购，采购订单，采购入库单，采购发票、采购付款单、采购订单跟踪等；e)采购员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可导出为电子文档；f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.2.4业务操作a)控制点1、付款单需要部门负责人、财务审核。b)注意1、费用发票应在录入其对应物料发票之后；2、录入本月发票时不能参照下月的入库单，为避免上述情况在采购结账后的5日内不做发票。2.2.5品质岗位2.2.5.1岗位要求检验人员是系统中质量管理模块的主要操作人员和负责人员，对成品请验单进行审核，对原辅料、包装物及成品岀具检验报告。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉检验业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.2.5.2岗位职责a)对成品请验单进行审核，发现的错误及时提醒录入员修改；b）将原料、包装物及成品的检验结果录入系统中，审核岀具检验报告；c)对成品岀具成品放行单；d）对成品返检出库及待验状况下的检验领用进行审核；e)检验人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；f)遵循公司其它针对系统管理的制度。2.2.5.3岗位权限系统对检验人员的权限设置，具体内容有：a)检验人员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的质量管理和库存管理2个模块；检验人员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)检验人员在系统只能看到自己负责的质量和相关业务部门，只能看到自己拥有操作的模块和功能；c)检验人员在系统中拥有对成品请验单审核、其他出库单审核的权限；d）检验人员在系统中拥有岀具检验报告、成品放行单的权限；e)检验人员在系统中拥有查询请验单、检验报告及成品放行单的权限；f)检验人员在系统中拥有查询质量管理中帐表的权限，具体包括物料供应商质量查询、物料检验结果统计、检验台帐统计分析等。g)检验人员在系统中制作和查询的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可导出为电子文档。h)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.6生产岗位2.2.6.1岗位要求生产人员是系统中生产管理模块的主要操作人员和负责人员，对生产订单进行审核，对原辅料、包装物及成品BOM进行核对。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉检验业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.2.6.2岗位职责a)对生产订单进行审核，发现的错误及时提醒录入员修改；b）将生产的成品的检验结果录入系统中，审核检验单；c)对系统倒冲错误岀具相应修改意见；2.2.6.3岗位权限系统对检验人员的权限设置，具体内容有：a)生产人员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的数据管理和库存管理2个模块；必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)只能看到自己拥有操作的模块和功能；3、操作管理制度为了加强软件的操作使用管理，确保信息系统的正常运行及信息的全面、准确与安全特制定本制度。一、使用人员的操作权限：要严格系统管理员的授权权限，必要时所有软件操作员的操作权限清单要经过财务总监审核，尤其是对于报表封存、账务月结、记账与取消记帐等重要的功能权限一定要详细设置，应由专门人员或由会计主管亲自负责。（1）数据录入员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据。不得擅自修改凭证数据，如发现凭证数据错误立即通知单据编制人员或系统管理人员，并根据修正后的单据修改录入的数据。数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作，复核时发现单据录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，复核人员不得进行已录入数据的修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。（2）系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。（3）操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。（4）备份数据光盘和存档数据光盘、帐页、单据、报表及其他资料由数据管理人员按规定统一复制、核对、存放、保管。4、培训与上岗管理制度4.1、目的为确保SAP上线操作人员具备必要的SAP知识和操作技能，特制定本制度。4.2、适用范围公司SAP各模块覆盖到的所有岗位上线操作人员。4.3、职责１、项目组负责SAP用户培训计划编制、计划实施、学员组织以及协调管理等工作。2、各业务部门根据岗位需求，负责做好本部门需培人员的落实、报名。4.4、工作程序1．人力资源部做好培训的需求征询、计划编制，并组织有关责任单位实施培训考核计划。2．培训内容为SAP模块的基本功能和与本人岗位业务相关的SAP用户基本知识及上线操作技能。3．培训结束，应通过由公司组织的考试，成绩合格由人力资源部提供上岗证。4．SAP用户培训考核合格是SAP用户岗位上岗、续聘的必备条件。未获得合格证书的人员不得独立上岗工作。第1页/共12页