复式记账

复式记账 第四章 复式记账 第一节 复式记账法 经济业务发生以后，如何在账户中进行记录，需要借助一定的专门方法来进行，即所谓的记账方法。会计记账方法分为单式记账法和复式记账法。 一、单式记账法 单式记账法是指每一项经济业务发生，只在一个账户中进行记录的方法。例如，企业用银行存款20000元购买生产资料，只在银行存款账户中记录银行存款减少20000元，而不记录相关生产资料的增加;又如，企业销售货物实现销售收入30000元，若通过银行收到货款，则只在银行存款账户中记录银行存款增加30000元;若没有收到货款，则只在应收账款账户中记录应收账款增加30000元，而不同时记录销售收入的增加。 单式记账法的特点是简单易学，便于操作。但这种方法只侧重于记录货币资金以及债权、债务的增减变化情况，不能够全面、系统地反映企业资金的来龙去脉及经济业务的全貌;也不便于检查账簿记录的正确性和完整性;不便于核对账目。所以，这种方法只在会计核算早期或家庭收支流水账中使用。目前，企事业单位普遍采用复式记账法。 二、复式记账法 复式记账法是以资产与权益平衡关系作为记账基础，对于每一笔经济业务，都要在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记，系统地反映资金运动变化结果的一种记账方法。 例如，企业用银行存款20000元购买生产资料，不只是在银行存款账户中记录银行存款减少20000元，而同时需要在原材料、固定资产等账户中记录相关生产资料的增加。由此可见，复式记账法与单式记账法比较，有两个显著特点: (1)对于每一笔经济业务，都要在两个或两个以上的账户中进行登记，从而可以清晰、全面地反映企业资金的来龙去脉，反映经济业务的全貌。 (2)由于每一笔经济业务发生后，都是以相等的金额在有关账户中进行登记，因而可以对账户记录的结果进行试算平衡，以检查账户记录的正确性。 复式记账法可以分为借贷记账法、增减记账法、收付记账法等三种。根据规定，我国所有企事业单位在进行会计核算时，都必须统一采用借贷记账法。 第二节 借贷记账法 一、借贷记账法的概念 借贷记账法产生于13世纪的意大利。当时的商人和高利贷者在记账时，一般把借出去的钱记为借，把贷进来的钱记为贷。“借”表示人欠的，“贷”表示欠人的。随着商品经济的不断发展，经济活动日益复杂，会计核算日益丰富，“借”、 “贷”二字逐渐地失去了它原有的字面含义，演变成一种纯粹的记账符号。学习借贷记账法切忌生般硬套“借”、 “贷”二字的汉语字面含义，应把它理解为仅仅是一种记账符号，代表记账的两个不同方向。 借贷记账法是指以“借”、“贷”为记账符号的一种复式记账法。学习借贷记账法必须从账户结构入手，理解并掌握记账规则、试算平衡方法等内容。 二、借贷记账法的记账符号 借贷记账法以“借”、“贷”为记账符号，分别将其作为账户的左方和右方。人们约定账户的左方为借方，账户的右方为贷方。一方记录会计要素的增加，而另一方记录会计要素的减少。至于“借”表示增加还是“贷”表示增加，则取决于账户的性质及结构。 三、借贷记账法下的账户结构 在借贷记账法下，不同类别账户的借方、贷方登记增加还是减少是不同的。各类账户的基本结构如下: 1(资产类账户的基本结构 资产类账户的借方登记资产的增加数，贷方登记资产的减少数，期初及期末余额一般在借方。资产类账户的发生额及余额之间的关系，可用公式表示如下: 期末借方余额,期初借方余额，本期借方发生额,本期贷方发生额 资产类账户的基本结构可用图4-1表示为: 借方 资产类账户 贷方 期初余额 ××× 本期增加数 ××× 本期减少数 ××× (((((( (((((( 本期发生额 ××× 本期发生额 ××× 期末余额 ××× 图4-1资产类账户基本结构 ,(权益类账户的基本结构 权益类账户包括负债类账户和所有者权益类账户。 权益类账户的贷方登记权益的增加数，借方登记权益的减少数，期初及期末余额一般在贷方。权益类账户的发生额及余额之间的关系，可用公式表示如下: 期末贷方余额,期初贷方余额，本期贷方发生额,本期借方发生额 权益类账户的基本结构可用图4-2表示为: 借方 权益类账户 贷方 期初余额 ××× 本期减少数 ××× 本期增加数 ××× (((((( (((((( 本期发生额 ××× 本期发生额 ××× 期末余额 ××× 图4-2权益类账户基本结构 3(费用类账户的基本结构 费用类账户结构与资产类账户结构基本相同，即借方登记费用的增加数，贷方登记费用 的减少数及转销数，期末一般无余额。 费用类账户的基本结构可用图4-3表示为: 借方 费用类账户 贷方 本期增加数 ××× 本期减少数及转销数××× (((((( (((((( 本期发生额 ××× 本期发生额 ××× 图4-3费用类账户基本结构 4(收入类账户的基本结构 收入类账户结构与权益类账户结构基本相同，即贷方登记收入的增加数，借方登记收入 的减少数及转销数，期末一般无余额。 收入类账户的基本结构可用图4-4表示为: 借方 收入类账户 贷方 本期减少数及转销数××× 本期增加数 ××× (((((( (((((( 本期发生额 ××× 本期发生额 ××× 图4-4收入类账户基本结构 综上所述，我们将借贷记账法下账户借方、贷方登记会计要素内容增减的方法用图4-5表示为: 借方 账户名称(会计科目) 贷方 资产的增加 资产的减少 负债的减少 负债的增加 所有者权益的减少 所有者权益的增加 费用的增加 费用的减少 收入的减少 收入的增加 图4-5 账户基本结构 四、借贷记账法的记账规则 借贷记账法的记账规则为:有借必有贷，借贷必相等。即对于每一笔经济业务都要在两个或两个以上相互联系的账户中以借方和贷方相等的金额进行登记。 具体地说，在借贷记账法下，对发生的每一笔经济业务，都必须记入一个账户的借方，同时记入另一个或几个账户的贷方;或者记入一个账户的贷方，同时记入另一个或几个账户的借方。当某项经济业务比较复杂时还可以记入几个账户的借方，同时记入另几个账户的贷方。上述各种情形，记入借方的金额与记入贷方的金额必须相等。 下面继续以第一章长江公司的经济业务为例，说明借贷记账法的记账规则。 【例4-1】以银行存款30000元购入设备一台。 业务分析:购入设备一台，使企业的固定资产增加了30000元，应记入“固定资产”账户的借方。同时已用银行存款支付，使企业银行存款也减少了30000元，应记入“银行存款”账户的贷方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-6所示。 银行存款 固定资产 30000 30000 图4-6 【例4-2】赊购材料10000元。 业务分析:购入材料，未付款，使企业的原材料增加了10000元，应记入“原材料”账户的借方;同时因尚未付款，使企业的应付账款也增加了10000元，应记入“应付账款”账户的贷方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-7所示。 应付账款 原材料 10000 10000 图4-7 【例4-3】收到投资者投入资金1 000 000元，存入银行。 业务分析:收到投资者投入资金，使企业银行存款增加了1 000 000元，应记入“银行存款”账户的借方;同时接受投入资金使实收资本增加了1 000 000元，应记入“实收资本”账户的贷方。该项经 济业务在账户中应作如下登记，如图4-8所示。 实收资本 银行存款 1000000 1000000 图4-8 【例4-4】以银行存款40000元偿还前欠的材料购货款。 业务分析:以银行存款偿还欠款，使企业的负债减少了40000元，应记入“应付账款”账户的借方;同时使企业银行存款也减少了40000元，应记入“银行存款”账户的贷方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-9所示。 银行存款 应付账款 40000 40000 图4-9 【例4-5】按法律程序减少注册资本20000元，以银行存款支付。 业务分析:以银行存款减少注册资本，使企业银行存款减少了20000元，应记入“银行存款”账户的贷方;同时实收资本也减少了20000元，应记入“实收资本”账户的借方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-10所示。 银行存款 实收资本 20000 20000 图4-10 【例4-6】宣告分派股利25000元。 业务分析:企业宣告分派股利，股利尚未支付，使企业负债增加了25000元，应记入“应付股利”账户的贷方;同时分配股利，使企业的所有者权益减少了25000元，应记入“利润分配”账户的借方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-1所示。 应付股利 利润分配 25000 25000 图4-11 【例4-7】公司与某债权人达成，将其100000元应付账款转为对本企业的投资。 业务分析:该项业务是将应付账款转为对本企业的投资，使企业应付账款减少了100000元，应记入“应付账款”账户的借方;同时使企业实收资本增加了100000元，应记入“实收资本”账户的贷方。该 项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-12所示。 实收资本 应付账款 100000 100000 图4-12 【例4-8】向银行取得短期借款，直接偿还应付账款80000元。 业务分析:取得借款偿还应付账款，该项业务使企业应付账款减少了80000元，应记入“应付账款”账户的借方;同时使企业短期借款增加了80000元，应记入“短期借款”账户的贷方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-13所示。 短期借款 应付账款 80000 80000 图4-13 【例4-9】以盈余公积30000元转增资本。 业务分析:以盈余公积转增资本，使企业盈余公积减少了30000元，应记入“盈余公积”账户的借方;同时使企业实收资本增加了30000元，应记入“实收资本”账户的贷方。该项经济业务在账户中应作如下登记，如图4-14所示。 实收资本 盈余公积 30000 30000 图4-14 以上举例，代表了经济业务所引起的资产、负债和所有者权益增减变化的9种情况。从这9种情况可以看出，不论经济业务的类型如何，在借贷记账法下，对于发生的每一笔经济业务，都是按照“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则来记账的。 五、借贷记账法的试算平衡 日常会计核算中难免会出现一些会计差错，为了检查一定时期内发生的经济业务在会计记录中的正确性，通常在会计期末进行试算平衡工作。 试算平衡是指根据资产与权益的恒等关系以及借贷记账法的记账规则，检查所有账户记录是否正确的过程，包括发生额试算平衡法和余额试算平衡法两种方法。 (一)发生额试算平衡法 根据借贷记账法“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，每一项经济业务发生，在会计处理上都是遵循有借有贷、借贷金额相等这一规律的，以此类推，若干项经济业务发生后，记入所有账户的借方发生 额之和应与记入所有账户的贷方发生额之和相等。根据本期所有账户借方发生额合计与贷方发生额合计的恒等关系，检验本期发生额记录是否正确的方法即为发生额试算平衡法。其计算公式为: 全部总账账户本期借方发生额合计数,全部总账账户本期贷方发生额合计数 (二)余额试算平衡法 在借贷记账法下，资产类账户期末余额在借方，权益类(含负债及所有者权益)账户期末余额在贷方。根据“资产,权益”或“资产,负债，所有者权益”的会计恒等式，资产类账户期末借方余额合计数应等于权益类(含负债及所有者权益)账户期末贷方余额合计数。根据本期所有总账账户借方余额合计数与贷方余额合计数的恒等关系，检验本期账户记录是否正确的方法即为余额试算平衡法。根据余额时间不同又分为期初余额平衡与期末余额平衡两类。期初余额平衡是期初所有总账账户借方余额合计数与贷方余额合计数相等;期末余额平衡是期末所有总账账户借方余额合计数与贷方余额合计数相等。其计算公式为: 全部总账账户的借方期初余额合计数,全部总账账户的贷方期初余额合计数 全部总账账户的借方期末余额合计数,全部总账账户的贷方期末余额合计数 实际工作中，发生额及余额试算平衡是通过编制试算平衡表方式进行的。如表4-2所示。 【例4-10】长江公司20××年8月31日全部总账账户的期初余额资料如表4-1所示。 表4-1 账户期初余额表 会计科目 借方余额 贷方余额 银行存款 75000 固定资产 955000 短期借款 100000 应付账款 480000 实收资本 210000 盈余公积 180000 利润分配 60000 合计 1030000 1030000 假定长江公司20××年9月份只发生上述例【例4-1】、【例4-2】、【例4-3】、【例4-4】、【例4-5】、【例4-6】、【例4-7】、【例4-8】、【例4-9】共9项业务，根据上述业务会计分录的编制、账户的登记等会计处理后，编制长江公司20××年9月份总账账户发生额及余额试算平衡表如表4-2所示。 表4-2 总账账户发生额及余额试算平衡表 20××年9月 会计科目 期初余额 本期发生额 期末余额 借方 贷方 借方 贷方 借方 贷方 银行存款 75000 1000000 90000 985000 原材料 10000 10000 固定资产 955000 30000 985000 短期借款 100000 80000 180000 应付账款 480000 220000 10000 270000 应付股利 25000 25000 实收资本 210000 20000 1130000 1320000 盈余公积 180000 30000 150000 利润分配 60000 25000 35000 合计 1030000 1030000 1335000 1335000 1980000 1980000 在编制试算平衡表时，还应注意以下几点: 首先，必须保证所有总分类账户的发生额及余额均已记入试算平衡表。因为试算平衡是检查所有总分类账户记录是否正确的一种方法，缺少任何一个总分类账户的发生额及余额，均会引起发生额及余额的不平衡。 其次，如果试算平衡表借贷不相等，说明账户记录有错误，应认真查找，直到实现平衡为止。 最后，即便实现了期初余额、本期发生额和期末余额的平衡，并不能说明账户记录绝对正确。有些错误并不会影响借贷双方的平衡关系，如漏记、重记某项经济业务，借贷方向颠倒，或记错有关账户或金额等，试算依然是平衡的。 第三节 会计分录 一、会计分录的概念 会计分录是指对某项经济业务事项标明其应借应贷账户及其金额的记录，简称分录。会计分录是由应借应贷方向、对应账户(科目)名称及应记金额三要素构成的。在实际会计工作中，编制会计分录是在记账凭证的填制过程中完成的。 二、会计分录的分类 按照所涉及账户的多少，会计分录分为简单会计分录和复合会计分录。 (一)简单会计分录 简单会计分录指只涉及一个账户借方和另一个账户贷方的会计分录，即一借一贷的会计分录。 (二)复合会计分录 复合会计分录指由两个以上(不含两个)对应账户所组成的会计分录，即一借多贷、一贷多借或多借多贷的会计分录。 复合会计分录可以分解为若干简单会计分录，简单会计分录也可以合并编制复合会计分录。 需要注意的是，多借多贷会计分录，只有在某一项经济业务比较繁杂，确实需要编制时才可以编制，一般不允许将不同的经济业务合并编制多借多贷会计分录，因为它不能清晰地反映账户与账户之间的对应关系，不便于了解经济业务的真实面貌。 三、会计分录的编制步骤 1(分析经济业务事项涉及的是资产(费用、成本)，还是权益(收入); 2(确定涉及到哪些账户，是增加，还是减少; 3(确定记入哪个(或哪些)账户的借方，哪个(或哪些)账户的贷方; 4(确定应借应贷账户是否正确，借贷方金额是否相等。 以下为【例4-1】至【例4-9】中所述经济业务的会计分录: 【例4-1】业务的会计分录: 借:固定资产 30000 贷:银行存款 30000 【例4-2】业务的会计分录: 借:原材料 10000 贷:应付账款 10000 【例4-3】业务的会计分录: 借:银行存款 1000000 贷:实收资本 1000000 【例4-4】业务的会计分录: 借:应付账款 40000 贷:银行存款 40000 【例4-5】业务的会计分录: 借:实收资本 20000 贷:银行存款 20000 【例4-6】业务的会计分录: 借:利润分配 25000 贷:应付股利 25000 【例4-7】业务的会计分录: 借:应付账款 100000 贷:实收资本 100000 【例4-8】业务的会计分录: 借:应付账款 80000 贷:短期借款 80000 【例4-9】业务的会计分录: 借:盈余公积 30000 贷:实收资本 30000 复合会计分录编制举例如下: 【例4-11】企业生产产品领用原材料25000元，厂部管理部门一般耗用原材料3000元。应编制如下 复合会计分录: 借:生产成本 25000 管理费用 3000 贷:原材料 28000 上述复合会计分录可以分解为两个简单会计分录: 借:生产成本 25000 贷:原材料 25000 借:管理费用 3000 贷:原材料 3000 在每一笔会计分录中形成的账户与账户之间的应借应贷的关系称为账户的对应关系。存在账户对应关系的账户互为对应账户。如【例4-1】业务的会计分录中，“银行存款”账户是“固定资产”账户的对应账户，“固定资产”账户也是“银行存款”账户的对应账户，二者形成账户的对应关系，互为对应账户。 第四节 总分类账户与明细分类账户的平行登记 一、总分类账户与明细分类账户的关系 (一)总分类账户对明细分类账户具有统驭控制作用 总分类账户为明细分类账户界定了核算范围。例如，总分类账户“原材料”用来核算企业库存的各种原材料，其下设明细分类账户应紧紧围绕原材料业务进行核算，而不应是其他内容。 (二)明细分类账户对总分类账户具有补充说明作用 总分类账户提供会计要素增减变动情况的总括信息，明细分类账户提供的是会计要素增减变动的详细情况、具体信息，是对总分类账户提供信息的进一步补充说明。 (三)总分类账户与其所属明细分类账户在总金额上应当相等 因为登记总分类账户与登记所属明细分类账户依据相同的会计凭证，反映相同的业务内容，所以登记总分类账户的金额与登记所属明细分类账户的金额之和应当相等。 二、总分类账户与明细分类账户的平行登记 平行登记是指对所发生的每项经济业务事项都要以会计凭证为依据，一方面记入有关总分类账户，另一方面记入有关总分类账户所属明细分类账户的方法。平行登记既可以提供总括会计信息，又能提供详细会计信息，满足管理上的需要;还可以检查账户记录的正确性和完整性。 总分类账户与明细分类账户平行登记做到以下4个方面: 1.所依据会计凭证相同 对发生的经济业务，依据相同的会计凭证，既要登记有关总分类账户，又要登记其所属的明细分类账户。 2.借贷方向相同 将经济业务记入总分类账户和明细分类账户时，记账方向必须相同。即总分类账户记借方，其所属的明细分类账户也记借方;总分类账户记贷方，其所属的明细分类账户也记贷方。 3.所属会计期间相同 对每项经济业务记入总分类账户和明细分类账户的过程中，可以有先有后，但必须在同一会计期间全部登记入账。 4.所记金额相等 记入总分类账户的金额与计入其所属明细分类账户的合计金额相等。 通过总分类账户和明细分类账户的平行登记，总分类账户和其所属的明细分类账户之间在金额上就形成了以下关系: 某总分类账户借方(贷方)发生额,其所属明细分类账户借方(贷方)发生额之和 某总分类账户余额,其所属明细分类账户余额之和 以上等式，反映了总分类账户与明细分类账户在金额上的勾稽关系，这种勾稽关系是总分类账户和明细分类账户相互核对的理论依据。 下面以“应付账款”账户为例，说明总分类账户与明细分类账户的平行登记。 【例4-12】广发公司20××年4月1日“应付账款”账户月初余额为55000元，其明细账户月初月为:A公司30000元;B公司25000元。该公司20××年4月发生下列业务(为简化，本例暂不考虑税收因素，并设购入的材料均已验收入库): (1)4月2日，从A公司购入材料40000元，款未付。编制会计分录如下: 借:原材料 40000 贷:应付账款——A公司 40000 (2)4月6日，从B公司购入材料10000元，款未付。编制会计分录如下: 借:原材料 10000 贷:应付账款——B公司 10000 (3)4月12日，付给A公司材料款30000元，付给B公司材料款20000元，以上款项通过银行支付。编制会计分录如下: 借:应付账款——A公司 30000 ——B公司 20000 贷: 银行存款 50000 (4)4月22日，再从A公司购入材料15000元，款未付。编制会计分录如下: 借:原材料 15000 贷:应付账款——A公司 15000 根据经济业务，对“应付账款”总账及所属明细账进行平行登记。如图4-15 ——图4-17所示。 借方 应付账款(总账) 贷方 期初余额 55000 (3) 50000 (1) 40000 (2) 10000 (4) 15000 本期发生额 50000 本期发生额 65000 期末余额 70000 图4-15 借方 应付账款(明细账)——A公司 贷方 期初余额 30000 (3) 30000 (1) 40000 (4) 15000 本期发生额 30000 本期发生额 55000 期末余额 55000 图4-16 应付账款(明细账)——B公司 贷方 借方 期初余额 25000 (3) 20000 (2) 10000 本期发生额 20000 本期发生额 10000 期末余额 15000 图4-17 通过本例不难看出:有关总分类账户和其所属明细分类账户的平行登记过程，体现了“同依据、同方向、同期间、等金额”的平行登记要求。其结果如表4-3所示。 表4-3 应付账款总账与所属明细账平行登记表 单位:元 总账账户 明细账户 期初余额 借方发生额 贷方发生额 期末余额 A公司 30000 30000 55000 55000 应付账款 B公司 25000 20000 10000 15000 合计 55000 50000 65000 70000