长城计算机管理制度事业本部费用报销及审批管理办法

长城计算机#管理制度#事业本部费用报销及审批管理办法 CHINA GREAT-WALL COMPUTER SHENZHEN CO.,LTD. 文件编号OUR REF：财字 号 拟文日期DATE：2008.03.10 文件类别CATEGORY：管理办法 VEREFED/DATE： 批准/日期APPROVED/DATE： 审核/日期拟文人FROM： 李君明 收文人TO：许少霞 收文部门TO（DPT）： 整机事业本部 抄送（报）CC：周庚申、赵家礼、罗福明、谢启广、宋艳艳、 附件ATTACHMENT：5 主题词： 整机事业部、费用报销 页数NO.OF PAGES：7 关于下发《整机事业本部费用报销及审批管理办法》的 通知 整机事业本部： 依据《公司费用报销及审批管理办法》，按照整机事业本部业务发展现状 及管理要求，现下发《整机事业本部费用报销及审批管理办法》，请遵照执行。 中国长城计算机深圳股份有限公司财务部 二〇〇九年八月六日 1 附件： 为了进一步财务管理，加强财务监督，根据公司财务制度及有关规定，并结合事业部的 实际情况，特制定本办法，各单位必须严格遵照执行。 财务部门负责审核公司所有对外支付款项和业务报销的真实性、合法性，以及是否依照公司 规定的审批权限与流程办理。 所有业务，按照管理权限必须经事业本部总经理或公司主管副总裁以上领导批准。不允许越 权，但可以进行适当授权，其责任由授权人承担。 所有费用将采用预算及审批相结合的管理方式。 （一）根据年度销售目标，参考历史水平，制定年度费用预算，并报事业部领导审批核定。 （二）在核定的年度预算目标范围内，根据各月业务发展现状，制定月度费用预算，每月按审批通过 后的月度预算分解到各成本中心，财务部门根据月度预算进行总额费用控制。 （三）超额预算原则上本月不予报销，特殊情况超预算的，须申请追加预算并报事业部领导审批后方 可报销。 事业部管理权限 事业本事业本主管财部门总经主管副总公司财工 作 事 项 部财务 部总经务副总总裁 理 裁 务 理 裁 ?1000元 审核? 审核? 审定? 业务费 1000?金额? 公关费 审核? 审核? 审批?审定?2000元 招待费 ?2000元 审核? 审核? 审批?审批? 审批? 审定? 审核? 审核? 审定? 申请 会议费 ?审定? 报销（3万） 审核? 审核? 咨询费 ?审批?审批? 审批? 审定? 报销（3万） 审核? 审核? 借款 ? 审核?审定? 1万元 审核? 2 ?1审核?审批?审批? 审批? 审定? 万元 审核? ? 一般 审核?审定? 10万元 审核? 报销 10万?金额30万 审核?审批?审定? 审核? 业务 ?审核?审批?审批? 审批? 审定? 30万元 审核? ? 审核?审定? 5万元 审核? 定 金 保证金 5万?金额?10万 审核?审批?审定? 审核? 预付款 10102000?元 审核?审批?审批? 审批? 审定? 10万元 审核? 削价 损失＜5万元 审核? 审核? 审批? 审批?审批? 处理 损失?5万元 审核? 审核? 审批?审批?审批? 审定? 审批? 商品 ＜5万元 审核? 审核? 审批?审定? 10102000元 5万?金额＜10审核? 审核? 审批?审批? 审批?审定? 万元 10万?金额＜存货盘审核? 审核? 审批?审批? 审批?审批? 审定? 点盈亏50万元 审定,后处理 提交公司?50万元 审核? 审核? 审批?审批? 审批?审批? 董事会审 批 业务人员的奖励及考核办法 审核?审核?审批?审批?审批?审核, 审定? 需提交公司人力资源部审核 注：1、部门总经理在业务发生的真实性方面审核，事业部财务总监从财务角度审核，事业本部总经理从 事业部全盘考虑，在业务发生的合理性方面审核、审批，主管副总裁在业务发生的必要性方面进 行审核，主管财务副总裁及总裁在公司层面予以决定。 2、除出国外，出差不予借支差旅费。 3、方面的审批及用印参照公司下发的《合同审核及用印管理规定》；需进行招标管理的项目， 具体按公司《招标管理办法》执行。 4、事业部对外支付的款项，需经公司财务部审批，5万元以上金额付款需提交财务副总裁审批。 生产材料付款： 事业部最采购中心 事业部 公司财财务副总裁 工 作 事 项 高财务主总经理 总经理 务部 总裁 管 审核? 审核? 审批? 审核? 审批? 审定? 制定周付款招待费 审核? 审定? ＜5万元 计划内付款 审核? 审核?审定?? 5万元 计划外付款 审核? 审核? 审批? 审核? 审批? 审定? 外币业务付款 审核? 审核? 审批? 审核? 审批? 审定? 3 差旅费支出是指因公司业务，需外出办公所发生的长途车船、飞机、住宿、市内交通、伙食补 贴等费用性支出。 国内出差报销 （一）员工出差，往返乘坐交通工具按级别享受，凭票据实额报销，包括机场与市内的往返大巴费用。 每天的出差补贴实行包干，按出差天数进行计算，具体标准如下： 省会、直辖市和经济区项目 一般地区 北京、上海、广州 （不含北京上海广州） 出差补贴 50 80 100 省内出差当天往返每人每天补助人民币20元。 （二） 出差员工，享受差旅费报销标准具体如下： 单位：元/天 等级 项目 住宿费开支标准 标准 省会、直辖职务 火车 轮船 飞机 北京、上市和经济区一般地区 海、广州 （不含北京 上海广州） 200 400 300 各中心（部门）正（副）总经理 硬卧 三等仓 经济仓 大区正（副）总经理、总监、中 硬卧 三等仓 报批 180 300 250 心（部门）正（副）经理 150 250 200 一般业务人员 硬卧 四等仓 报批 附：1、为节省费用，有条件共用一个标准间住宿的，不得使用单间。 2、原则上火车在12小时以内能到达的，一律坐火车，否则，按火车的实时票价报销，差价自 付。 （三）出差人员乘坐飞机要严格控制。不符合条件的人员，如因公务紧急，经事业本部总经理批准 后方可乘坐飞机。在其机票报销时，须附批准后的乘机申请单, 未经批准而擅自乘坐飞机的， 按同程火车硬卧标准报销，差额自理，后补无效。 （四） 乘坐公司车辆出差的人员，其往返交通与市内交通费公司不予报销。 （五） 市外出差，如因工作需要招待有关人员的，按业务招待费报销规定办理。 （六） 经公司主管领导批准同意，参加会议、学习、培训、考察等事项或应外单位邀请参加活动， 食宿统一安排的，可按当次会议的规定，凭发票、会议通知或邀请函报销；分散吃住的，按 4 公司规定报销。 （七） 就地因公外出，报销市内交通费时，应注明事由、起止地点，按乘坐公交车标准报销。所有 员工原则上不许报销的士费，特殊情况需乘坐出租车的，需写明原因，由事业本部总经理严 格控制批准。 （八） 事业本部派往外地的工作人员住宿和交通费开支标准由事业本部根据具体情况参照公司规 定制定，由公司财务部、人力资源部审批后，报财务副总裁、总裁批准。 （九） 因工作需要，经公司总裁批准，出差港澳台等地或到其他国家出差、参观、考察人员的出国 申请、费用报销标准，按照国家有关规定执行。 差旅费审批及报销规定 （一）所有人员出差前须按要求填写《出差申请单》，须注明交通方式，按审批权限报相关领导审批。 （二）出差申请审批权限： 总监级以上人员、大区总经理出差，报事业本部总经理批准； 总监级以下人员出差，报各中心正（副）总经理批准； 大区总经理以下人员出差, 报大区总经理批准； （三）报销差旅费时，应将已审批的《出差申请单》附在单据后面。 （四）呈财务报销的单据，应合理合法，所报单据的时间，原则上只能距报销日两个月以内。报销时 财务人员如发现有与当次出差无关或不合规的费用单据，将不予报销。 业务招待费（包括公关费、礼品费）审批及报销规定 （一）单笔业务费超过限额标准的，应在业务费开支前填写《业务招待申请单》，报相关领导审批。 （二）业务招待费超限额申请审批权限： 单笔金额超过800元的，须先经各部门（中心）总经理、大区总经理审核，再报事业本部总 经理批准； 单笔金额在300元以上800以下的，须经各部门（中心）总经理、大区总经理批准； （三）超限额业务招待费应先批后报，报销时将已审批的《业务招待申请单》附在报销单据后，报 销的业务招待费发票应盖有出票单位的印章，赠送礼品还需提供礼品清单。 （四）每次报销的超限额业务招待费金额应与经批准的《业务招待申请单》基本对应一致，经批准 某一招待项目下不能有若干不同单位的发票混同报销。 （五）未达限额的业务招待费报销时，只需附上业务招待费发票和《业务招待清单》。 （六）部分每月均需开支业务招待费的特殊岗位，由事业本部总经理按岗位先核定月预算额度，在月 预算额度内的开支按上述审批流程报批。因业务需要将超过月预算额度的，须在开支前填列《追 5 加预算申请表》报事业本部总经理批准。 市内交通费及通讯费的报销规定 （一）根据岗位性质与实际工作需要，在公司规定的额度范围内，由事业本部总经理审核、主管副 总裁核定员工个人报销标准。 （二）市内交通费包含出差期间的车费、的士费，发票时间只能距报销日两个月以内，报销票据必须 是与车有关的加油费、停车费、过路费、汽车修理费、的士费等票据； （三）通讯费发票上的号码必须与核准的号码一致，持定额发票且报销金额超过100元（不含100元） 的，须得到公司办公室的核准文件。因工作特殊需两个地区号码的，需同时获得核准，在额度 内报销。 （四）各部门在核定的报销标准内，按财务报销流程规定填制报销凭证，每月报销一次。 广告费的审批及报销规定 （一） 以核定的年度广告费预算为基础，根据业务发展的实际情况，每季度最后一个月20日之前制定 季度预算，在季度预算范围内制定月度预算，季度和月度预算均须按《广告费支出管理办法》 等规定的审批流程报事业部总经理和公司领导审核批准。 （二） 广告费严格实行预算管理，在月度预算范围内单笔广告业务金额超过10万元的，在广告业务发 生前，须填写《广告业务申请单》，报事业本部总经理审批，审批通过后方可实施。 （三）发布广告应在发布前签署合同，不允许事后倒签或补签合同。对极少数无法签署合同而发生的广 告费用，应进行每月汇总并及时通知财务部门。财务部门将根据已批准的报销审批表进行报销， 根据经评审的合同付款时间支付广告款。 （四）财务部门每月、每季应协助市场管理中心对预算执行情况进行检查，并将检查结果报告事业部 相关领导。 （五）广告费报销应提供合格、合法的发票。渠道活动、行业活动、店面装修、红遍中国等广告费用， 每月应进行归类汇总，以便报领导审批后进行费用预提。 （六）对广告商返款、IIP返款、MDF返款市场管理中心负责及时跟进，财务部门予以配合，保证资金 尽快返还。 （一）根据公司情况，资产维修主要分为房屋维修、汽车维修、其他资产维修三个方面。以上维修的 发生实行归口管理，属汽车维修，归口公司办公室；属房屋维修（含空压机、变配电设备、空调、 水泵、电梯等公共设备）维修归口物业事业部；属其他资产维修归口战略发展及企业管理部。具体 6 归口管理办法由归口部门拟订，报总裁批准后，各单位严格执行。 （二）凡属设备更新和厂房改造，一律实行计划单列，由战略发展及企业管理部立项后，按公司规定 办理。 （三）各中心、大区汽车维修，凡超过2000元者一律应报公司办公室备案；超过5000元者应由公司 归口副总裁批准；超过1万元者应由总裁批准。 （四）汽车修理费在报销时，使用单位应将损坏零件入库（大件物品拍成像片）备查，报销人应将发 票、已批准的申请单和损坏零件的入库单一起，按公司规定流程办理报销。 （一）公司固定资产的购置，实行先申请，后购买的原则。固定资产所有权属公司，各单位享有使用 权。各单位因生产经营需要，购置某项固定资产时，须填“固定资产购置申请书”，详细注明固定资 产名称、规格、型号、性能、供货单位、数量、单价、金额等，报公司资产管理部门审批。申请的 审批权限应依第二章的规定执行，只有在申请获得完全批准后方可办理洽购手续。 （二）固定资产在购买时，应按照公司规定进行招标并签订。付款时，由申请部门依据采购合 同确定的付款方式，凭经批准的“固定资产购置申请书”和付款申请单，到财务部办理付款。 购置低值易耗品（不含家器具），单（件）台金额在2000元以上的按固定资产购置规定办理。 （三）办公用家具归口公司办公室管理，各部门、各事业部、各大区需要购置时应先向办公室提出申请， 在申请或批准后自行购置。 本办法自发布之日起实施，解释、修改由财务部负责。本办法发布之前的有关规定同时废止，凡有 其他规定与本办法不符者，以本办法为准。 附件：1、《整机事业本部追加预算申请表》 2、《业务招待申请单》； 3、《业务招待清单》； 4、《会议费申请单》 5、《广告业务申请单》； 中国长城计算机深圳股份有限公司财务部 二〇〇九年八月六日 7