电话督查通知(更新版本)1

电话督查通知(更新版本)1 业务人员电话追溯管理规定 各分公司、各工作站: 为加强各分公司微观运营管理体系，公司将通过电话的形式对业务人员日工 作执行情况进行电话追溯，特制定相关管理规定如下: 一、 电话追溯步骤、细节及要求: A、步骤一:确定核查对象(XX业代); 相关细节和要求:每日必须对每个业代进行2次或2次以上的电话追溯; 相关处罚:漏查业代一人给予文员20元/次的处罚。 B、步骤二:查找并准备好该业代的终端资料库; 相关细节和要求:(1)前期定格、路线、终端必须划分; (2)前期终端信息库必须建立(部分乡镇市场的终端可 以界定为小的街批等，并且一个业务人员可负责 多条线路); (3)终端数据库的登记必须是按照划分顺序、无遗漏进 行登记，如定格、线路有变动必须在前一天报公 司或办事处文员处进行更新(由业代及时提报); (4)终端资料库中的终端信息必须真实; 相关处罚:(1)终端资料库中信息如不真实，或因未及时提报更新终端信 息导致核查结果不一致，给予该业务人员20元/次的处罚; C、步骤三:拨打业务人员电话并填写督查表。(询问:该业代现在所 处地、是否在拜访过程中及时填写日工作记录表，并要求业务人 员在电话里面读工作记录内容)。 相关细节和要求:(1)业务人员必须保持电话开机，并且随时接听; (2)接听电话时必须配合回答查岗人员提出的问题; (3)查岗人员必须核查该业代是否填写日工作记录表; (4)查岗人员在听工作记录时必须对终端做好记号或记 录，并与终端资料库中的定格、路线、终端进行 核对，看是否有漏店、跳店(即:是否按照线路 顺序进行拜访)等情况; 相关处罚:(1)发现业务人员电话关机、停机一次或无法接通、无人接听 两次的现象，给予业代20元/次的处罚; (2)出现拨通后业务人员不配合查岗人员或挂断等异常现象， 给予业代20元/次的处罚; (3)发现业务人员没有在拜访过程中及时填写日工作记录表或 填写不完整的，给予30元/次的处罚; (4)出现有漏店、跳店的现象，给予30元/次的处罚; (5)针对业代自己承认未开展工作(即未跑店)的这种特殊现 象，报分公司总经理处，由总经理给予处罚意见。 D、步骤四:拨打终端电话并填写督查记录表(打电话到业代所处终端点或日工作记录中已拜访的终端点进行核查)。 相关细节和要求:(1)每次必须核查3家以上终端点，并且按照业代所处 地的地理位置挨个查，如出现终端老板不配合的情 况，就继续查另外已拜访过的终端点，直到3家为 止; (2)打电话终端时的语言界定(语气要委婉):首先表明 自己是青岛啤酒公司的，问下该店有没有青岛啤酒 卖，如没有可问老板我司业代有没有经常来拜访， 顺便做下客情，最后问老板该业代今天有没有来拜 访过; (3)查岗人员在核对时必须做好可追溯的原始记录，记 录时要坚持原则，填写认真、完整，不得弄虚作假 (详见《记录表》)。 相关处罚:(1)在核查3家终端点中如发现2家以上终端点称其未拜访过 (前提是三家配合的终端点)，视为弄虚作假，给予业代50 元/次的处罚，累计三次以上给予开除处分; (2)查岗位记录未填写给予查岗人员20元/次的处罚; (3)查岗记录表填写不及时、不认真、不完整的给予查岗人员 10元/次的处罚; (4)查岗人员不坚持原则、填写记录表弄虚作假的第一次给予 100元的处罚，第二次给予开除处分。 备注:1、注意每日不要重复在一个时间段内追溯同个业务人员; 2、在核查过程中要注意业务人员的拜访进度，拜访家数不能与时间进度差 距过大(例如:早上11:30查岗，该业代的日工作记录中只显示拜访3 家终端)，如遇到这种情况，必须在晚上下班前对该业代追加查岗一次， 如还是拜访家数少，可通知督导人员第二天对该业代工作进行跟进，并 记录下来报分公司总经理处理。 二、 电话核查人员: 1、 核查人员:分公司文员(武汉分公司各办事处文员); 2、 核查对象:各分公司业务代表、高级业务代表。 三、 核查记录在核查过程中填写(填写要求已在第一点中说明) 四、 提交流程及要求: 每日早上11点前，核查人员将前一日的《核查记录表》以电子版或传真的方 式提交到武汉分公司王思思处备档。 五、 各项处罚与措施已在第一点中说明(罚款金额于次日晨会通知以现金形 式兑现) 以上《业务人员电话追溯管理规定》于6月6日正式开始实施，望各分公司严格按照以上执行～ 深圳市华南营销有限公司 2006年6月6日