用友财务软件图文教程

用友财务软件图文教程 用友财务软件自学教程案列设计 前 言 本人最初了解用友软件是用友UFO8.11版，那是一套半破解的版本，正式使用是在本人新进一个公司开始的。由于个人兴趣，本人一直想很好的了解和掌握整套软件的操作使用情况，为此，本人寻遍了泉州的各大小书店，除了找到一本专门介绍总账系统使用的资料外，关于其他各个模块功能使用的书一直未见到，即使偶然看到也是粗略概括，没有实用价值。虽然公司有配套资料，但都是最基本的操作，一通百通，对这些只要稍作上机练习或同事指点就明白了，对深入的了解其功能没有太多的帮助～最终，本人是靠自己设置业务题型，独自琢磨研究，现在才有了些粗浅的心得，当然，对整个用友的账务处理了还是有了一定的了解。 为了全面了解和掌握财务软件的使用功能及实操情况，本人特采用用友软件(UFO8.21版)为工具软件，自行设计各系统相关的案列题目，以达到自学之目的。本案列的所有数据设计原则为:一、案列题目设计不能过于简单，要能充分涉及到用友软件的各个功能，这也是本案列教程设计目的之所在;二、案列中所设计的各项业务性题目不能过于复杂，虽然实际中的业务可能较复杂，但考虑到本案列是为学习而设计，太过复杂的业务题型会在学习中降低效率，既不利于学习，也不是本人设计本案列的首要目的，更可能，导至学习者降低学习兴趣及自信心。 在学习用友财务软件前，学习者需要有一定的前提条件，即:一、要有一定的财会理论基础知识，并且最好有一定的实践经验;二、是要有一定的电脑操作运用能力，对普通办公软件应有一定程度的了解和掌握;三、是学习者在学习用友软件前，最好有学习或者使用其它财务软件的经历，由于用友软件是个比较复杂甚至于有点庞大的专用财务软件，如果初学者对财务软件一无所知却从用友软件开始学，就会觉得有点吃力，本人建议初学者在学习使用用友(或者金蝶)财务软件前，先学会些小型点的财务软件的使用，比如速达软件就是款不错的软件。学习速达比学习用友要简单很多，同时速达软件也是款很实用的财务软件(本人认为速达比管家婆软件要好用)，而学会了速达再业学用友等大型软件时，就会觉得容易许多。当然，以上只是本人的个人想法，学习任何软件关键还是靠个人的经验和悟性。 本人所设计的此套案列题目，比较适合以下人员学习:对电脑的基本操作较熟练，在用友财务软件上已有初步的学习或者使用情况但还不了解或不清楚整套用友软件的操作流程和处理过程，欲了解和掌握整套用友软件的使用方法及账务处理过程的人。根据本人的体会，在我们的工作中，有许多的企业都在使用用友或金蝶财务软件，同时也有许多的人在应用此类软件工作，可真正能够很清楚地知道如何使用整套软件来工作的人可能并不是很多，大多数的人只是对它有个大概的了解，然后也只会操作使用软件的少数几个系统模块，比如常用的总账、采购管理、库存管理、存货核算、固定资产等，并且大多是孤立地使用这几个模块，而象成本管理、资金管理、应收应付管理系统、UFO报表等使用就不那么多了。当然，由于在实际的工作中，要想很好地使用到财务软件的各个模块的功能，这对企业有个较高的要求，那就是企业的管理上要比较规范，各类单据要完整，单据的流程也要很清晰流畅，否则，不但不能使用财务软件来高效的工作，反而会 成为一种负担或累赘～ 所有的学习都应该是为实际的工作服务的，但在想让你的软件很好的为你工作服务时，前提是你必须首先学会如何很好的使用和操纵它，因此，不论你在现实的工作中是否会需要使用到整套软件的所有功能，如果你想学会整套软件的用法，了解整套用友软件的综合使用情况，如果你对财务软件有很深的兴趣，就可以接着往下看。毕竟，社会在发展，财务工作实现全盘电算化也是社会发展的趋势，而且离我们的生活和工作越来越近，所谓“开卷有益”有备无患嘛～ 本人所设计的这套案列题目，是联系实际的企业生产情况(但作了很大的简化)，自行设计了全部的基础资料及业务题目，由于只是学习，我们的目的是掌握整套软件的操作使用情况，因此在学习使用各个系统模块时，不要过多的去关注和在意那些细节性的操作使用，这些你可以在你学习某个模块时再去慢慢研究，细节性的学习可以自己边看软件的帮助边操作。另外有一点，我们的目的是学习，因此不在太在意本套案列中所设计的数据及业务题型是否具有严谨的逻辑性或是否符合实际情况，因为作为学习，这些数 据的真伪或合理性并不重要，本人设计这些数据，只是用来在各个模块中起到说明系统对数据处理的过程情况。学习者应该把注意力放在数据的处理过程上，而不是数据本身。 第一章 基础资料部分 第一节 账务处理及学习流程 在学习用友软件前，需要首先了解一下整个用友的账务处理流程及本套案列教材学习的操作流程，为此，本人绘制出了以下两张流程图: 一、用友软件业务处理流程图如下(图形说明可查看用友软件的帮助说明): 提示:1、学习者在启用各系统模块时，请尽量按照软件帮助中的顺序启用相关模块，尢其是进 销存模块，其启用顺序有一定的要求，如未按照正确的顺序启用，在后面的操作中可能就会出 现问题。比如本人在重新编写此案列教程时，开始是完全按照本人自已设计的学习顺序来边“做 账”边写稿，每写到一个新模块时才启用这个系统模块，但当本人写到“存货核算系统部分“准 备启用存货核算系统进，却出现了如下的图面: 于是本人不得不把账套资料恢复到第五节处再重头录入以后各单节的数据，浪费不少时间。 2、学习者应懂得随时做账套数据的备份工作，最好至少每学完一个小节便备份一次，这样的目的是一但你后面做错了时又无法删除某些单据或者在启用中没注意到某些内容想再看一便或设置时，你可以恢复到前面的部分，这样就不用将整套账务资料及数据都重新做过一次了，既可节省很多学习时间，也有利学习效率的提高。 二、本套案列学习的顺序流程图如下(根据编号即可判断学习内容的先后顺序，此图只表示本案列所设计 的学习顺序示意图，但在各模块的启用顺序上请参照用友软件本身的详细说明去做): 三、本案列教程是假设以一个新开办的企业为基础，所有业务的起点均为零。首先创建账套，过程如下图 所示: 步骤一:填制账套单位基本信息资料 步骤二:确认创建新账套 步骤三:设置分类编码方案 步骤四:设置数据精度 步骤五:成功创建新账套 步骤六:赋权设置(可为操作员设置更详细的明细权限) 第二节 基础资料设计 本账套基础资料做以下设置(本案列中所有主要的基础资料均在系统控制台中统一预先设置，设置界面图如下示): 一、“基本信息”设置:编码方案已在账套创建过程中设置过了，如有需要可以 在此重新修改，数据见第 一节步骤三的图表，此不再重复设置(供应商、客户、存货、地区等资料都设 为要按分类进行管理，数据精度可自由设置); 二、“机构”设置: 一)、职员如下: 二)、部门档案如下: 三、“往来单位”设置: 一)、地区分类如下: 二)、客户分类如下: 三)、客户档案如下: 四)、供应商分类如下: 五)、供应商档案如下: 四、“存货”设置: 存货编码对首位数字特别规定如下:1***为外购件;2***为自制件;3***为共用件;4***未定;5***为物料低耗品;8***为产成品: 一)、存货分类如下: 二)、存货档案资料如下: 五、“财务”设置: 一)、会计科目设置(会计科目设置时需要注意一点的是:系统默认的累计折旧科目的余额在借方，应将其修改为贷方，否则在固定资产系统中与总账对账时累计折旧会显示对账不平衡)，本案列采系统预置的科目并做适当删减后所用科目如下: 二)、凭证类别如下: 三)、项目目录将在存货核算系统中专门设置，此处略过。 六、“收付结算”设置 一)、结算方式简单地设置如下: 二)、付款条件及开户银行可暂不设置。 七、“购销存”设置 一)、仓库档案如下: 二)、收发类别如下: 三)、采购类型如下: 四)、销售类型如下: 五)、产品结构见下面的四组图片数据 (本处假设所有产品的损耗率为零): 步骤一:半成品基板(WM-A型)结构定义 步骤二:半成品基板(CD-A型)结构定义 步骤三:半成品机芯(WM-A型)结构定义 步骤四:产成品WalkMan机结构定义 步骤五:产成品CD-A机结构定义 六)、成套件产品设置:要设置成套件产品，必须先在启用的购、销、存系统过程中勾选“有成件产品管理”项，然后再在存货档案中将相应产品的可选项“是 否成款件”选中，最后才可在此进行成套件产品的设置。设置过程如下图所示: 步骤一:启用系统过程中勾选“有成套件管理”项 步骤二:在存货档案卡片中勾选“是成套件” 步骤三:进行成套件定义(一) 步骤四:进行成套件定义(二) 七)、其它费用、发运方式、常用摘要可自行设置，货位档案、自定义项等在本教程中均不作设置。 到此为止，公共基础资料部分就基本设置完成了，其它相关基础资料将在相关系统中再另行设置明细项目业务案列设计及账务处理 第一节 资金管理系统部分 一、本系统属于U8管理软件的一部分，它与其中的总账系统、决策支持等系统数据接口。本系统与总账 系统的接口是:本系统根据各种传票等记账依据生成凭证，提供给总账系统，或者从总账系统生成的凭证，本系统进行管理及计息;本系统与决策支持系统的接口是:向决策支持系统提供各种资金来源、占用，收入、支出等运作信息; 二、本系统的相关基础设置作以下设计: 一)、利率设置如下: 二)、结息日定义如下: 三)、单位定义: 四)、账户定义: 五)、账户科目:由于在“账户定义”中选择了数据源均从本资金系统中录入，因此本处不必设置。 三、在本系统中，录入一笔银行存款业务，做为本案列中新设公司的启动资金: 一)、录入一笔银行存款500万元，做为公司的注册资本，单据如下图所示: 二)、录入一笔银行取款100万元，以备购买设备、材料等用，单据如下图所示: 三)、在“凭证处理”中对以上两笔业务制作凭证，这样在总账系统中便生成了两张关于资金的记账 凭证(由于这两笔分录很简单，此处略过)。 四)、在资金管理系统中对以上两笔业务进行“日记账”操作，便可以在账表中进行查询了。 四、由于本系统部分主要运用在资金管理功能上，而本案列设计的目的主要是学习整个用友账务处理部分 的使用情况，因此本部分简单带过，本人自己对此部分的详细使用情况也暂未作更深入的研究。 第二节 固定资产部分 一、固定资产分类可自行设置，本案列分为办公类资产、生产类资产等两大类; 二、在本系统中的“固定资产对应折旧科目设置”中，将办公室和后勤部对应的资产折旧记入管理费用下 的折旧费科目中;对生产部下除半成品生产科固定资产的折旧记入“半成品制造费用下的折旧科目”外其它均记入“产成品制造费用下的折旧科目”中; 三、以银行存款购入流水线二条，价值160万元，机器五台共150万元，其它设备五台50万元;以现金 购入办公用电脑10台，价值10万元，桌椅50张共3万元，详细数据如下图表所示: 以上固定资产均采用平均年限法计提折旧，机器设备均交付生产部门使用，电脑及桌椅交办公部门使用，折旧费用按相应部门归集，分别对应归入管理费用、半成品制造费用及产成品制造费用科目下的折旧费明细科目中。 四、通过日常操作中的“新增固定资产”操作，将以上资产录入到固定资产卡片当中，使用情况全部为“在 用”，购入方式均为“直接购入”，使用日期统一为当月(本案列数据均为同一个会计期间中的相关练习操作); 五、录入完以上固定资产卡片后，对新增的固定资产在本系统中合并制作凭证，会计分录如下: 合并生成的记账账凭证如下: 提示:由于此业务涉及到存款及现金，也即涉及到资金管理上的业务，所以如果资金完全由“资金管理”系统来管理，则此凭证也可在资金管理系统中来生成，当然，也可将此业务的相关单据在资金管理系统中只录入单据而不生成凭证，本处的凭证由固定资产系统来生成。 六、对本月使用的固定资产进行计提折旧操作(由于是当月新增固定资产，所以并不会显示当月的计提折 旧清单，即当月无折旧额)，然后可对固定资产系统做月末结账操作～ 七、固定资产系统主要要注意的问题是:一是对固定资产卡片数据的录入要准确，这对以后的计提折旧会 有直接影响;二是各项资产对应的折旧科目要设置正确，否则在自动生成折旧凭证时不能正确归集折旧费用，对其它系统的数据提取也会产生影响。 第三节 采购部分 一、在学习本系统前有必要了解一下采购计划的操作流程: 一)、进行基本设置。设置的主要内容有:编码原则、存货分类、部门档案、职员档案、存货档案、 仓库档案、采购计划周期; 二)、定义产品结构。产品结构是生成相关需求和采购计划的基础，所以产品结构的定义一定要准确; 三)、录入采购需求。采购需求只要录入最终产品即可，系统会根据产品结构自动计算相关需求; 四)、审核采购需求。只有审核过的采购需求才能生成相关需求; 五)、生成相关需求。根据采购需求，调用产品结构自动生成相关需求; 六)、修改审核相关需求。一般情况下相关需求不需要修改，但是生产过程中有损耗或不合格产品而 产品结构中又没有考虑时，可以在这里修改相关需求数量。相关需求必须审核后，才能汇总生成物料需求; 七)、录入独立需求。不能直接从采购需求通过产品结构计算得出的物料需求，可以通过独立需求录 入。一般情况下由各部门根据实际需要向采购部门提交; 八)、审核独立需求。独立需求必须审核后，才能汇总生成物料需求; 九)、按采购计划周期汇总物料需求; 十)、审核物料需求计划; 十一)、生成采购计划; 十二)、修改审核采购计划。对生成的采购计划用户可以修改其采购数量。一般情况下不用修改。对 采购计划审核后，就不能修改删除; 十三)、建立采购计划和入库单的关联关系; 十四)、查询采购计划的执行情况。建立关联关系后就可以进行采购计划未到货物查询、采购计划拖 期到货查询、采购计划执行情况查询。同时还可以不按关联关系查询采购计划的执行情况。 二、本案业务题型设计: 一)、根据实际情况生成采购计划周期(这是使用采购计划系统前必须做的首要事情，系统的所有采购 计划都是按周期进行生成汇总的)，本案列按月生成数个计划周期，如下图示: 二)、录入采购需求:WalkMan机12000台，CD机9000台，采购需求如下所示: 对以上采购需求单据审核后，在“物料需求_相关需求”操作中，系统会根据已定义好的产品结构自动计算生成材料明细数量的“相关需求”(前提是已定义好了产品结构)。 三)、录入独立需求，如下所示: 四)、对以上相关需求及独立需求单据进行审核，这样才能在“物料需求”中查询到，也只有审核后的 需求单据才能生成采购计划单据。根据审核后的单据按照采购计划周期生成相应的采购计划。如果觉得某些部件的数量需要修改，可进行“调整”，需调整后如果又想复原，可重新选择相应的计划周期重新生成采购计划(前提是采购计划还未被审核过)。 五)、对生成的采购计划进行审核，如果采购计划单据没有审核，在采购管理系统中制作采购订单时将 无法参照此采购计划单上的物料。 至此，采购计划部分的业务操作就基本完成，以后主要是对数据的查询及建立起关联关系以便了解物料的入库情况。 第四节 采购管理系统部分 一、制单提示: 一)、如果是采用参照采购计划单来制订采购订单时，采购订单的“供货单位”一栏不要先填，否则 在参照存货时将不会显示物料，原因和产品的默认供应商有关，这需要在存货档案中设置“主要供应商”这项; 二)、在使用采购管理系统前不论有没有期初余额均应进行“期初记账”的操作，否则当月录入的单 据将不能参与当月核算～ 三)、本系统的操作流程请参阅软件的帮助说明部分，此处略过。 二、案列题型设计: 一)、参照采购计划分别生成两张采购订单，按两个不同的供应商分开制作(单据数据同以下两笔材 料采购入库单所示)，订单的数量可在计划数量的基础上做适当的改动，采购单价由此录入(此处暂不考虑税率); 二)、对采购订单进行审核，以便在填制采购入库单时可以参照采购订单; 三)、制作三笔采购入库业务单(本处假设所有业务均是货先到，发票等单据后到)，其中两笔材料采 购入库单是参照订单生成的，低耗品是直接录入生成的采购入库单，单据数据如下所示: 采购入库单一 采购入库单二 采购入库单三 四)、根据以上业务单据，分别制作三张发票(低值易耗品入库单制作普通发票，进项税率为零;其 它制作专用发票，进项税率为17%，以上单价均为不含税价格。所制作的发票可参照以上入库单生成，样式与入库单差不多，只是要填上进项税率(需要注意的是:1、如果发票要参照订单上的物料，则此订单必须先生成采购入库单;2、采购入库是否被审核并不影响发票参照其单据上的物料，也不影响发票的制作与生成); 五)、进行“采购结算”的操作，采购结算的作用主要体现在对单证及实物的管理上，入库单及发票 是否进行结算并不影响以后其它相关系统的业务处理(比如单据的记账，材料入库单价及金额汇总等)，但只有对入库单和发票进行采购结算后，才能在本系统中进行相关账表的数据查询(比如“增值税抵扣明细表”账表的查询); 六)、制作的凭证如果作用“材料采购”科目，则需要在应付系统及存货核算系统分别制作如下形式 的记账凭证: 如果不通过“材料采购”科目，则可以在应付系统中制作如下的记账凭证(存货核算系统中不做凭证): ，也可以在存货核算系统中制作以上凭证(但由于存货核算系统不能生成以上完整的凭证，所生成的凭 证需要增加进项税分录并对贷方的应付账款金额做适当修改)。 注意:用友U8.21版本的软件中在采购系统及库存管理系统均不能生成凭证～ 第五节 应付款管理系统部分 一、在使用应付系统前应了解和注意以下相关内容: 一)、在“系统选项”设置中，将“产品采购科目的依据”设为按存货分类方式，这样可以简化采购 科目的设置工作量，设置如下: 1、系统选项设置如下图所示: 2、初始产品科目设置如下图所示: 二)、在“初始设置”中将对应的科目设置好，以便系统在制作凭证时能自动生成较完整的凭证。产 ”及“控制科目”下的应付、预付款共用“应付 品科目设置如上图所示。“基本科目 账款”科目，“采购税金”使用“应交税金_增值税(进)”科目;“结算方式科目”按结算方式分别设为“现金”或“银行存款”两个科目; 三)、在启用“采购管理系统”的情况下，所有的与采购相关产生的应付款单据均不能在本系统中录 入，此时在应付系统中只能录入“其它应付款单”(比如由供应商垫付运费产生的应付款单据); 四)、在应付系统中录入的各种已作“核销”或“预付”的付款单以及相互冲款单据(如预付款冲应 付款)均不能删除，“预付冲应付”业务相当于做应付款的“核销”工作;所填制的”付款单”在未作“核销”或“预付”确定操作时，并不形成真正的已付款(即账表上果询不到相关的付款数据)，并且此时的单据仍可以进行删除;未作核销的付款单可以弃审、删除; 五)、其它应付款单据录入后只有审核后才形成真正的应付款，否则在应付款明细账中查询不到; 六)、应付系统中的收款单相当于退款单，是一种付款单的扣减红字单据，操作方法与付款单相似，生 成的凭证为红字凭证，在应付明细账中以负数列示在已付款栏目中; 七)、各种发票只有在经审核后才能在应付款明细账表中查询(即形成真正的应付款或已付款)，也只 有经审核后的发票才能制作记账凭证。 二、案列题型设计: 一)、填制一张应付款单，此为应付主件供应商的运费450元(对方已代垫)，运费将记入产成品科的 制造费用中(本处为简化而未将运费摊入材料成本中)，单据如下示: 二)、在其它处理操作下以“选择付款”方式为主件供应商一号公司支付货款11万元;为配件供应商 一号公司支付货款50万元(所选单据需先审核过)，单据如下: 付主件一号公司货款11万元 付配件一号公司货款50万元 三)、在单据结算操作下选择以“付款单”方式支付主件供应商的运费450元(先填制一张付款单， 然后选择已审核的单据列表中的一张单据进行“核销”即完成支付操作): 1、填制一张付款单，如下所示: 2、对运费付款单进行核销，如下所示: 四)、按照上一节的提示说明，即在本案列设计中采购的材料要求通过“材料采购”科目进行核算， 对以上业务单据制作凭证，凭证形式如下(在进行单据付款、核销等操作时系统会提示是否立即制作凭证的对话框，本处在最后统一制作凭证，共有五项业务需制作凭证): 1、发票单据合并制作凭证形式为: 以上凭证中的增值税可以和采购管理系统中的增值税抵扣明细账表中的数据进行核对。 2、其它应付款单制作凭证形式为: 3、核销单据合并制作凭证形式为: 制作完以上凭证业务后，即可对应付系统做月末结账处理(或暂时不结账，等到总账系统进行结账时会要求本系统先结账)，月末应与总账系统中的相关科目余额对账，以防单据漏审或未制作凭证。 第六节 库存管理系统部分 一、在使用库存管理以后成本计算有相的系统前应了解以下相关内容: 一)、在本案列的学习顺序中将库存管理系统放在了销售系统之前，原因在于:本案列的所有数据是 建立在新设企业的业务基础之上，而只有先生产出了产品才能进行销售上的业务操作; 二)、在进行各项业务操作进行之前，必需进行期初记账的操作，否则不能进行任何业务操作功能; 如果不是新建立的企业，就需要同其它系统一样，要将实际中的期初数据录入本系统中，并且要保证相关系统数据能核对上; 三)、项目大类的定义主要是对“成本对象”大类的定义，如果没有设置好“成本对象”下的相关内 容，则生产耗用的材料将无法正确地归集到所生产的产品中去，成本管理系统也无法正确地从存货核算系统中提取材料金额数据; 四)、在项目档案下对“项目目录”进行设置(维护)时，各个项目所对应的“产品结构父项”的名 称不要相同，否则即便父项产品的编码不同但名称完全相同时，在成本管理系统中对材料进行取数时会出错(材料归集对象会按相同的父项名称归集在同一个对象下);设置好的各个项目将在填制材料出库时被引用，它将明确每个耗用的原材料将会按照本项目中定义的归集对象归集相应的某个产品身上(也就是成本管理系统中所计算的每个产品成本的“专用材料”，如果材料出库单中某个材料没有录入成本对象及项目目录，而此材料的出库类别又属于成本对象中定义的材料项，则此材料将被当成“共用材料”(也就是成本管理系统中所计算的每个产品成 本的“共用材料”，对此类共用材料，在成本管理系统中需先设置好共用材料的分配方式); 五)、对材料的“出库类别”也应预先设置好，否则所领用的材料也不能进行成本对象上的归集;所 设置的出库类别在使用中应能准确地反应出每种材料的领用将被归集到哪个产品身上，出库类别的作用是:在“成本管理系统”中能按照某项“出库类别”所统计发出的全部材料做为产品中的“直接材料”成本; 直接材料” 六)、在收发类别中应预先设置好记入“半成品(产成本)生产成本—科目的领料出库类 别，以便制作凭证时能生成准确的记账凭证，同时要注意，由于领用的低耗品不能直接归入生产成本的直接材料中去，所以，领用低耗品等材料的出库类别应不同于生产领用原材料的出库类别，否则，这些低耗品将会被 当成“共用材料”归集到成本对象当中去(在成本管理系统中将需要对这些低耗品进行分配，而实际上这些材料是要当做物耗归入制造费用中去的)。 七)、填制材料出库单时，领料部门应填入成本核算部门(这些部门须在成本管理系统中的“定义工 序”操作中被定义为基本生产部门)，否则材料将不会被归集到成本对象当中去。 二、相关基础资料的设置(在本系统主要是对“项目档案”进行设置): 一)、新增项目大类定义:在本系统中的项目档案中点击“增加”，然后选择“成本对象”，定义好项 目级次(本处设置为3-3-3的结构级次)，点击“完成”便设置好了一个项目大类，新增成本对象大类步骤如下所示: 步骤一:选择新增项目大类“成本对象” 步骤二:定义项目级次图二 步骤三:定义项目栏目(非必要性设置) 二)、“核算科目”及“项目结构”在此可不做设置或按系统默认设置即可; 三)、项目分类定义:此处定义项目分类的作用是更好的将材料按成本对象进行归集，可根据企业的 实际情况及需要来进行合理分类，本案列将项目分类简单定义为5大类，如下图所示: 四)、进行项目目录的维护，对成本对象设置如下明细项目内容: 二、案列题型设计: 一)、半成品生产领用原材料一批:WalkMan机基板及机芯各8500台的原材料;CD机基板6200台的 原材料，可使用配比出库来制作材料出库单(采用配比方式填制作单据时不在先点击“增加”按钮，否则配比功能失效，采用配比出库方式制作出库单时一个产品生成一张配比单，并且会自动将成本对象录进单据中，手工录入的出库单要注意把成本对象及项目填制完整)，单据如下: 半成品(WalkMan机基板)领料单一 半成品(WalkMan机机芯)领料单二 半成品(CD机基板)领料单三 二)、半成品及产成品生产科各领用物料一批，领料单如下: 半成品生产科领物料单四 产成品科领物料单五 三)、一批半成品完工入库，WalkMan机基板及机芯各6200台，CD机基板3500台，单据如下所示: 四)、以配比方式或直接填制材料领用出库单(运用配比出库时不要将产品结构展开到末级，否则半 成品将不能当做材料被领用了)，成品生产科生产领用原材料及半成品 (WalkMan机5500台料，CD机2900台料)，填制出库单时仓库须相同，如果仓库不同系统将自动按不同的仓库别生成数张出库单，单据如下: 产成品(WalkMan机)领料单一 产成品(CD机)领料单二 产成品领用半成品材料单三 五)、产成品入库(入库单都不必录入成本对象内容)，入库单如下所示: 六)、本案列设计所有的销售出库单将在销售系统中填制。当销售出库单生成后，即可对采购系统、 销售系统进行结账，然后对“库存管理”系统做月末结账处理，以便存货核算系统能进行相关的业务操作(如对仓库进行期末处理等); 提示:在同时启用采购系统和销售系统的情况下，所有的采购入库单及销售出库单均不能在库存管理系统中手工录入，对采购入库单仅限于审核及查询;对于销售出库有两种情形，当在启用库存管理的账建向导界面中或在销售系统的“选项”中选中了“由销售系统生成出库单”的选项，则本系统仅限于对出库单的审核及查询，出库单在销售系统中生成，否则，则可以在本系统中根据销售系统中已审核过的发票或发货单来“生成”出库单。 第七节 销售管理系统部分 一、在系统“选项”中，选中“是否销售生成出库单”这一可选项，表示产品的销售出库单将由本系统来 生成。其它选项(如销售单价是否为含税价等)可根据实际情况来自行选择。 二、在用友8.21版本中，销售计划还只是做为销售系统中的一个小的附属功能，本人曾从网上下载过一 个用友U8.50版的看过，在新版本中销售计划已做为一个单独模块被划分出来，这也意味着用友软件在不断完善它的各个功能，本案列本人未考虑设计这个功能的相关列题，但相信它的操作不会太难。 三、案列题型设计: 一)、填制两张发货单(一笔为批发销售、一笔为零售业务)，发货单如下所示: 批发销售发货单一 零售发货单二 二)、对以上填制的“发货单”进行“审核”，只有审核后的发货单才能制作发票(当然，发票也可不 根 据 发货单而直接由手工填制)，并且只有审核过的发货单才能在库存管理系统或本系统中生 成销售出库单(本处因为是选择由销售系统来生成出库单，所以在发货当审核完的同时也就自动 生成了一张销售出库单); 三)、对以上两笔销售业务根据已审核过的发货单分别生成一张专用发票和一张普通发票(对于专用 发票的生成系统会有些特别要求如双方单位的档案资料中都必须录入了开户银行、账号等信息)。 在所开的发票中，只要录入了税率，不论是专用发票还是普通发票，在应收管理系统中制作凭证 时，所生成的记账凭证都会自动计算销项增值税并记入相应科目中; 四)、对生成的发票进行“复核(只有复核过的发票才能在应收系统中被”“审核”，而发票如果没有 进行过审核，则不能在应收系统中形成真正的应收款，即在应账款账表中查询不到此数据)。 提示:发货单必须手工填制或根据销售订单来生成;发票可以手工填制也可以根据发货单来生成，但 不能根据销售出库单来生成;销售出库单可以根据发货单或发票来生成，在集成使用两个系统的情况下也可能根据销售系统的单据生成而不能手工录入。 到此，在库存管理系统中对以上销售业务制作销售出库单后，库存管理系统就可做月末结账处理了～ 第八节 应收款管理系统部分 一、应收系统中的基础设置类似于应付系统的基础设置，将“系统选项”标签下的“产品销售科目的依据” 设为“按存货分类”;在“初始选项”中将相对应的科目设置好(作用同应付系统相同，都是便于系 统自动生成完整正确的记账凭证)，本案列将相关的应收、预收科目分别设为“应收账款”及“预收 账款”两个科目，应交增值税科目设为“应交税金_增值税(销)”科目，其它根据情况自行设置; 二、如果不是新设立的企业，和其它系统一样，都要求在使用本系统前录入好期初余额数据;应收系统中 的各项业务操作与应付系统相似，只是相互的身份地位不同而矣; 三、对在销售系统中生成的两张发票在本系统的“单据录入”中进行审核(以便形成真正的应收款); 四、本系统案列题型设计: 一)、在“单据录入”中增加一张应收款单(在启用销售管理系统时，本系统只能录入其它与销售无 直接关系的应收款单，原则上代垫运费也由销售系统来录，但本案列为简化学习把代垫运费单放在本系统来录入)，此为用现金代方正公司垫付的运杂费400元，同时对此单据进行审核处理，单据如下所示: 二)、在“单据结算”中填制一张方正公司的预收款单，金额为30万元(增加的 收款单点击“预收” 即成为预收款单，如果做“核销”则成为直接的收款单，如果一次未将全部的收款核销完，则多余的部分自动转成预收款)，本处点“预收”将此收款当预收款，单据如下所示; 填制一张方正公司的收款单一 将收款单转作预收款单 三)、同以上操作，再为漂泊公司制作一张1.5万元的收款单，并以“核销”的方式核销其中的1万 元，其余部分转成预收款，收款单据如下所示: 填制一张漂泊公司的收款单二 将收款单进行部份货款核销 四)、在“其它处理”标签下选择“预收冲应收款”项，将以上预收方正公司的货款及漂泊公司未核 销完的货款全部冲减其应收款(如果不冲销漂泊公司未核销的5000元，则此货款在总账系统中 将会出现在“预收账款”科目的余额中)，预收款一旦作冲款处理就不能再撤消， 预收款作冲销的业务单据 5000.00 CR:应收账款_漂泊公司 5000.00 提示:1、如果将应收账款科目与预收账款科目设为同一个科目，则以上的第二笔的预收款及后来的 预收冲应收30万元的业务只会在系统中生成一张凭证(也即不需要制作有以上“转账制单”部分的两张凭证); 2、已经做过后续处理(如核销、转账、坏账、汇兑损益等)的单据不能进行弃审处理。 将以上各笔业务均制作好凭证后，即可对应收系统做月末结账处理了(或暂时不结账)。 第九节 存货核算系统部分 一、基础资料设置及相关操作说明: 一)、本系统中，基础设置中重点是要设置好“存货科目”和“对方科目”，这两项将对凭证生成的正 确性与完整性起决定作用，相关设置如下(本案列采用实际成本法所以不用设置差异科目): 1、存货核算科目设置如下所示: 2、存货核算对方科目设置如下所示: 二)、当本系统与其它相关系统集成使用时，在本系统中只能修改采购入库单、销售出库单等单据的 单价和金额，数量等不能做修改; 三)、暂估成本是指采购系统所购入的存货已入库，但发票未到或未报销时入库单上的估算成本，当 已报销后，需进行成本处理。只有在采购系统中先做“采购结算”处理后的单据才能在存货核算中做”暂估处理”(关于“报销”的含意是指在采购系统中对入库单已生成了发票，但在应付系统中未对此发票进行“审核”的情况)，本案列未设计暂估处理方面的业务练习; 二、本系统案列题型设计: 一)、选择“单据记账”标签项，对材料仓的所有出入库单据进行记账，然后对材料仓做月末处理(只 有对材料仓做期末处理后，原材料出库单才会将系统自动计算的成本加权单价及金额填入相应的 单据中，而只有当单据中有金额时才能对此单据制作凭证); 二)、将材料仓已记账的材料出、入库单制作记账凭证，形式如下所示: 1、原材料及低耗品入库单会计分录如下: 2、生产领用原材料及低耗品会计分录如下: 三)、在成本管理系统中将半成品成本计算出来后，就可以在本系统中将半成品仓的半成品进行“产 成品成本分配”，分配金额选择从成本管理系统中“取价”(半成品成本的计算将在成本管理系统中完成)，半成品成本分配的操作界面如下图所示: 选择要进行成本分配的半成品仓(注意选择是否要包括红字入库单) 对将分配的半成品进行“取价”操作 =========================================================== ================================ == 。。。。。。 由于半成品出入库单的记账工作首先要计算出半成品的成本，所以在学习中可暂跳过本节此处，先转到下一节继续，等到计算出半成品的成本后再转回到本节继续下面的 463430.37 CR:自制半成品 463430.37 =========================================================== =========================== 。。。。。。 以下再次转到成本管理系统，计算出产成品的生产成本。 。。。。。。 =========================================================== =========================== 六)、在成本管理系统中计算出产成品的成本后，在本系统中对产成品进行成本分配、出入库单记账、 成品仓的期末处理等相关的业务处理操作，这个过程和工资核算系统部分 一、基础资料设置及相关问题: 一)、在使用本系统前，主要是在基础设置中将“人员类别”与“工资项目”设置好，这在后面的工 资分摊及对成本管理系统的取数有直接的影响。本案列中将人员类别分为管理类、销售类、技术类、后勤类、普通类五个类别(这里将把技术类人员的工资记入相应部门的制造费用，普通类人员的工资记入相应产品的直接人工成本，管理类和后勤类人员的工资记入管理费用，销售类人员 工资记入销售费用); 二)、在工资项目设置中将工资设为应发合计、基本工资、奖金、福利费、扣款合计、事情假扣款、 其它扣款、实发合计等八项，如下图所示: 三)、本系统中的人员档案与其它系统中的职员档案不同，即人员档案信息不是完全共享的，但在本 系统中录入人员档案信息时可以参照引用职员档案中的人员名称，另外本系统应对企业的所有工作人员进行建档管理，而其它系统的职员档案并不需要录入所有在职人员的资料信息，人员档案信息作如下设置: 四)、工资项目设置标签中的“公式设置”只有在设置好人员档案数据后才能设置工资的计算公式， 本处采用系统默认的就行; 五)、对于“选项”的设置，本案列选择了“扣零至元”及“从工资中代扣所得税”两个选项，工资 类别只有一个。 二、本系统案列题型设计: 一)、制作一份工资数据明细单，工资变动表如下所示: 二)、个人所得税的计算，本处因是选择由系统来自动计算，因此在工资项目下的公式设置中就不用 再设置所得税的计算公式，这里只要先设置好相应的计提税率等内容，然后选 择相应的计税工资项目就能由系统自动计算完成，这里数据如做变动应在“工资变动”中重新计算工资，使数据保持一至; 三)、对工资分摊中“计提费用类型”的设置:在工资分摊中首先要设置好工资费用分摊类型(此处 的设置对凭证制作时各项工资的入账科目有直接影响，同时，成本核算中提取人工成本数据也是按照本系统中设置的人员类别来取数的)，相关设置过程如下图所示: 步骤一:新增一种计提费用类型 步骤二:设置各部门相关人员工资的入账对象(科目) 四)、对以工资数据进行分摊(选择好计提费用类型及分配方式后，再勾选“明细到工资项目”这样 在后面工资分配一览表中会自动填上已设置好的借贷方入账科目)，分摊操作过程如下所示: 步骤一:选择工资分摊费用类型、核算部门及计提分配方式 步骤二:按预设方案进行工资分配 五)、对分摊后的工资制作记账账凭证(本案列没有做专门的福利费计提及相应的设置，如果需要专 门计提福利费，可以设置一种福利费的分摊类型，制作一张应付工资的调减凭 证，也可以在工资 项目中进行公式设置)，工资分配会计分录如下: _半成品成本_直接材料 73000.00 生产成本_产成品成本_ DR:生产成本 直接材料 79700.00 制造费用_半成品科_工资 2960.00 制造费用_产成品科_工资 17840.00 产品销售费用_工资及福利费 8230.00 CR:应付工资 222435.00 制作完工资凭证后，就可以对工资系统做月末结账处理了。 第十一节 成本管理系统部分 一、基础资料设置及系统使用前需了解的相关内容: 一)、在使用成本管理系统前，必需先设置好“选项”中的各项参数，并且有些参数设置好后就不能 再更改(列如折旧费用来源选项)，本案列对系统选项各参数的设置为: 1、 成本核算方法选“品种法或分步法”项; 2、 数据来源选“来源于存货核算系统”，将出库类别中的“半成品领材料”及“产成品领材料”两 项记入直接材料费用，将入库类别中的“产品入库”项记入入库数量，如下图所示: 3、人工费用来源选“来源于工资系统”，工资分摊类型选“工资分配”项(这里必须选择一种分摊 类型，否则在数据录入操作中将无法提取到人工数据)，记入制造费用的人员类别选“技术类”，记入直接人工费用的人员类别选“普通类”，如下图所示: 4、 造费用来源选“来源于总账系统”并且此处勾选“制造费用无明细项”(勾选此项后，折旧费用 来源的选项将成为不可选项); 5、 折旧费用来源在本案列中因不进行制造费用的明细核算，所以本处不必理会;其它费用来源选 “无此项费用”，即在本案列中，对成本的构成情况主要分为“直接材料”、“直接人工”、“间接费用”(也即制造费用的转入)三项，本案列也不考虑辅助成本的 ”按钮。 核算情况。确定以上所有选项都根据实际情况相符后，即可点击“确定 二)、定义工序:此项中主要是设置好需要进行成本核算的部门(在本系统可以不定义工序名称，但 必需定义基本成本核算部门，有辅助成本核算要求的还要定义好辅助生产成本核算部门)，根据本案列情况，选择“半成品生产科”和“产成品生产科”两个部门做为成本基本核算部门，此处也不进行工序名称的定义，如下图所示: 三)、定义“费用明细及与总账接口”:由于本案列设置为制造费用来源于总账系统，所以要预先设置 好取数公式，本处为简化学习，按两个不同的生产部门分别取总账系统中“制造费用_半成品生产科”及“制造费用_产成品生产科”科目的“借方发生额”(如果按两个不同的生产部门分别取总账系统中生产成本科目下“半成品成本_间接费用”及“产成品成本_间接费用”两个科目的借 方金额数，则此项数据的来源需要在总账系统中按不同的制造费用分别填制两张制造费用的转账凭证并在审核记账后，才能为成本管理系统所提取)。由于本案列无明细费用核算，所以只有“制造费用”这一个明细项，也分别只要设置一次取数公式即可;由于人工数据来源于工资系统，所以在这不用也不能设置工资费用的取数公式，半成品生产科制造费用取数公式设置如下: 四)、定义各种分配率(只有在上面的“费用明细及与总账接口”定义好后，才能进行分配率的定义): “本处的直接人工及制造费用全部统一按实际工时分配;共用材料因没有此处不必理会;在产品成本按约当产量法分配，为简化学习，本处约当比例均按1:1设置(这样的目地主要是便于学习者观察成本计算所得出的数据结果，以便更好的理解成本计算过程); 五)、权限设置:在成本管理系统中，每次新增加了“基本成本核算部门”，都需要执行一次“权限设 置”操作以便对新增的部门进行赋权，否则新增加的部门将无法在后面的“成本资料录入”中显示出来，同时也不能对新增的生产部门做任何的成本计算方面的操作(这个权限设置与是否拥有账套的全部权限无关，即便是账套主管，在没有对其进行权限设置的“确定”操作时，同样无法进行成本的核算工作); 六)、经过以上的各项设置后，就可以进行“建账初始余额”的启用工作，如果不进行此项操作，将 无法进行后面的数据录入工作。 二、本系统案列题型设计: 一)、制作一份产品生产的“产量工时表”(由于是学习，因此这里的工时及产品完工入库数均是在“工 时日报表”及“完工产品日报表”中一次性录入的，而实际工作中因是不定期的日常录入，最后在月末进行汇总)，产量工时月报表数据如下表所示: 二)、按照上表数据，在“工时日报表”中录入半成品的生产工时数据，如下图所示: 三)、按照产量工时报表数据，在“完工产品日报表”中录入半成品的完工入库数(本处所录入的完 工产品是指开有产品入库单的交库数)，如下图所示: 四)、按照产量工时报表数据，在“在产品盘点表”中录入在线产品数量(如果此处不录入在线产品 数量，所有的产品生产成本将全部由完工产品来承担，且在账表管理中也查不到在产品的生产成本而只能查到完工产品的生产成本)，然后录入“完工数量”(此 处的完工数量指已生产完工但未开单办理入库的产品数量)，如下图所示: 五)、进入“完工产品处理表”，点击“取数”操作，此时“入库数量”一栏会自动填入完工产品数量 (此数量为完工且已入库的产品，也即在库存管理系统中有填制入库单的入库产品的汇总数量，可以对此所取得的数量进行修改);本表中的“差异总额”为在成本系统中“净产量”的汇总数(净产量指本期完工产品汇总表中的“产量净值”加上相应产品的上月末“在产品盘点表”中的“完工数量”，减去本月末“在产品盘点表”中“完工数量”，再减去“工序产品耗用表”中该产品被其他产品领用数量的汇总数据，得出的结果就是“差异总额”)，如果此“差异总额”与库存管理系统中提供的“入库数量”二者间出现差异则为“损益数量”，如下图所示: 六)、在“材料及外购半成品耗用表”中对半成品生产科所生产的产品进行取数操作(因本案列中只 有专用材料的耗用，所以不用对共用材料进行取数操作)，所取数据如下: 七)、对人工费用进行取数操作，因为工资系统已处理完毕，所以此处可以对半成品科产成品科同时 进行人工费用的取数操作(由于系统定义制造费用无明细项，所以这里没有管理人员工资数据)，如下图所示: 八)、对半成品科进行制造费用的取数操作(由于制造费用来源于总账系统，所以必须先在总账系统 中将有关的制造费用类凭证进行审核并记账，这样数据才能被本系统取用)，所取制造费用数据如下所示: 九)、以上各项与半成品成本有关的取数操作完成后，即可计算半成品的生产成本了，如果各项设置 没有问题，相关数据的录入与提取也正确，成本计算将能顺利通过并在结束时出现一个是否立即制作记账凭证的询问对话框(如果不制作凭证也会提示不能制作的原因)，由于这里只计算完了半成品成本，还有产成品的成本未计算完成，所以不要急于制作半成品成本的相关记账凭证(成本计算过程可以选择自动计算或分步骤进行，后则可以查看中间结果，但最终结果都是一样的)，半成本计算 过程如以下图组所示: 步骤一:选择一种成本计算方式 步骤二:成本正在自动计算过程中 步骤三:成本自动计算完毕并提示相关信息 半成品“完工产成品成本汇总表”如下: =========================================================== ================================ 。。。。。。 到此，半成品的成本已计算出来，下一步可以重新回到存货核算系统中，对半成品进行成本分配并做相关的记账操作，以便能进行下面的产成品成本的计算工作。 。。。。。。 =========================================================== ================================ 十)、在存货核算系统中对半成品进行相关处理操作后，即可进行产成品的成本计算工作了，不过在 计算成本前，同样需要在总账中先将相关的凭证审核并记账(主要是涉及到本系统向总账系统取数的相关凭证的记账); 十一)、在总账系统中对相关的凭证记账后，按照类似于半成品成本计算的步骤和取数方式，计算产 成品的生产成本: 1、 在“材料及外购半成品耗用表”中对产成品进行专用材料的取数操作，结果如下: 2、 在“制造费用表”中对产成品进行制造费用的取数操作，人工费用已在前面提取过，此处不必 再重新取数，产成品科制造费用所取数据如下: 3、 入产成品的工时，填制完工产品日报表，录入在产品盘点表，数据见前表所示; 4、在“完工产品处理表”中对产成品科进行取数操作，此表中如有差异数量则计入“损益数量” 当中。 十二)、当各项产成品计算的必要数据录入完后，即可再次点击“成本计算”，以便完成对产成品成本 的计算，计算过程同半成品一样，计算完后产成品的“完工产成本成本汇总表”如下: =========================================================== ================================ 。。。。。。 到此为止，本案列中的所有产品成本全部计算完成，下面可再次转到存货核算系统中，将产成品进行成本分配并将所有成品仓的出入库单记账。 。。。。。。 =========================================================== ================================ 三、如果要在本系统中制作记账凭证，须要先将其它相关系统做月末结账处理。如果其它系统均已结账而 在本系统却不能生成凭证时，只要对相关的成本数据重新做一次取数及成本计算的操作即可出现生成凭证的信息对话框(这里的重新取数要保证所取的数据与前面各步骤的取数金额完全一致，否则前后计算出来的成本就会不一样了); 四、从成本管理系统的自动生成凭证功能来看，本人认为系统的这个功能的实用性或可操作性并不太强， 主要是因为本系统并不能生成完整的成本结转的转账凭证，如直接人工、直接材料都无法做出结转分录，本系统只能对制造费用、辅助生成成本及废品损失制作凭证，制造费用的结转应在结转完工产品时一并结转，而不应单独结转(此处不考虑有制造费用明细项的核算)，因此，对于不核算辅助生产成本及废品损失的企业，本系统的凭证功能意义不大，本人在此认为在存货核算系统中对入库产品单生成的凭证做适当修改，以其做为完整的成本结转凭证的凭证制作方式更有实用性; 五、成本管理系统是个比较复杂的系统，要想使用好它为企业的实际业务操作服务，还要多加操作练习以 熟悉本系统中的各个项目的含义、功能、操作流程等，但如果一但能用上这个模块，相信会为成本核算工作减轻不少的工作量。 对所有完工产品进行成本计算完成后，即可对成本管理系统进行月末结账处理了(在做月末结账时可以进行成本管理系统与总账系统的对账，同时也可以检验所制作凭证的正确性)。 第十二节 总账系统部分 一、总账系统部分的操作相对于其它系统更简单，关键是要做好各种凭证的填制与审核工作，如果总统与 其它系统集成使用，许多凭证均可以在相应的系统中生成，在本系统中只要对其它系统生成的凭证进行审核。对于其它系统生成的凭证，如果有错，只能对其进行“标错”而不能在本系统中修改或删除，此类操作必须在生成凭证的相关系统中进行; 二、自动转账是个实用性较强的凭证生成工具，此处关键是要设置好各转账凭证所对应的取数科目，在使 用自动转账功能时要注意一个问题，即本功能可以不记次数地重复生成同样的转账凭证，因此在实际操作中要注意避免重复制作凭证的情况。 三、如果学习者此时去查询成本科目的余额，会发现生成成本科目下“间接费用”的余额在贷方，而借方 没有发生额，这是因为到目前为至一直还没有制作制造费用的结转凭证(即相应部门的制造费用应当结转到相应产品的生成成本中去，由于成本核算系统中对制造费用取数的科目设置为制造费用科目，因此并没有影响到成本系统的正常取数)。下面在自动转账中设置一张结转半成品生成科制造费用的转账凭证，操作步骤如以下图组所示: 步骤一:新增一种自定义的转账凭证目录 步骤二:设置制造费用将转入的借方科目 步骤三:设置借方科目的取数公式 步骤四:设置制造费用转出的贷方科目 步骤五:设置贷方科目的取数公式 步骤六:按照以上相同的方式设置其它贷方科目的取数公式 利用设置好的转账凭证自动生成的半成品科制造费用结转凭证样式 四、其它转账凭证学习者可以自行练习设置，设置相对会更简单些; 五、设置期间损益结转的自动转账凭证，然后生成一张损益类科目的结转凭证，凭证如下图所示: 六、练习利用自定义转账凭证功能设置一张将本年利润转入利润分配(未分配利润)科目的转账凭证。将 以上结转损益的凭证及其它所有凭证审核并记账，然后利用设置好的自动转账凭证功能生成一张结账未分配利润(本案列没有设置利润分配下的明细科目)的记账凭证，凭证会计分录如下: 提示:只有已经记账的凭证才能为自动转账凭证的生成提供所需的数据。 七、到此为止，根据本案列设计的业务题型均已制作了相关的单据并均已生成了相关的记账凭证，将所有 的凭证审核记账后，各科目的余额数如下页所示。 八、对于总账系统有一个隐藏功能需要特别提一下的，这就是对于总账系统恢复记账的操作，在正常情况 下你是无法从系统的菜单中找到这个恢复功能的操作项的。如果想执行此操作，必须先进入到月末处理下的“试算并对账”界面中，然后同时按“Ctrl”及字母“H”键，这样便能激活平时隐藏着的“恢复记账前状态”功能操作菜单项，这个功能将出现在“凭证”的子菜单项中。另外还有是对总账系统的反结账操作，操作方法是进入月末结账界面，然后按“Ctrl+Shift+F6”的组合键即可。 九、由于总账系统是各种账务软件的常用模块，对它的使用情况相对于其它系统部分来说要来得更简单和 容易，本系统运用最多的是对各种账表数据的查询，只要学习者多多查看本系统中各项菜单的内容就会比较快地掌握它，所以在此案列中对本系统没有做更详细的讲解说明。关于总账系统的学习教材也较多(比如清华大学出版的一本用友教材就是一本很好的学习参考书，它专门说细讲解了整个用友总账系统部分的操作运用情况，并且易学易用)，其实学习者应学会使用软件的帮助功能来，那样既能学到不少知识，同时也能节省不少开支(如果从纯碎的生产成本角度讲，如今的图书用“暴利”一词都已不能体现它的价格了，不是吗,～) 十、对总系统中的所有凭证审核记账后，即可对总账系统进行月末结账处理(学习者有兴趣的话，可以进 入到各系统对本案列所计算出来的结果进行核对，本人自己对包括往来账、材料账、成本账、销售账等在内的所有数据均已核对过没有问题，如果学习者在对账时不能通过，说明你的数据有误，则你需 要检查错误出在哪里了)。至此，整个用友软件的账务处理系统部分就全部结束了，以后的工作主要是利用现有的财务数据进行各类财务报表的编制，有的还需对相关财务数据进行后期加工处理，以生成某些特殊的报表。 第三章 UFO报表系统与报表编制 O报表系统是用友软件自带的表数据处理软件，其特点是相关的财 一、UF 务数据能直接从总账系统及 其它相关系统中自动提取，但UFO电子表格对数据处理的自由性不如EXCEL的功能强大，所以本人建 议:除了一些类报表的编制(如资产负债表、损益表)比较适合在UFO电子表格中制作外，其它一些自定义性要求较强的报表最好还是用专门的EXCEL电子表格软件来处理制作较好，虽然需要手工录入数据，但对数据后期加工的灵活性远比在UFO电子表格中的应用来得强，另外，象现金流量表之类的报表，虽然能实现全自动化的取数制表，但在实际的实施中恐怕并不容易做好，这类的报表可能用手工的方式来编制可能效率会更高。 二、UFO电子表格的应用关键在于表格取数公式的设置，只有正确设置好各项取数公式，才能获得完整而 准确的报表。 三、由于本人对UFO报表系统并没有做更深入的研究和了解，而对于资产负债表及损益表的编制也相对较 简单，所以本案列中对这部分没有做更详细的讲解说明。学习者有兴趣可以参考软件的帮助说明，并通过系统在设置公式时的向导功能，就能较轻松地设计出一份标准的报表模板，以下仅举一列讲解一下资产负债表的制作全过程: 一)、新建一个报表文档，保存为名叫“海洋培训资产负债表” 二)、在总账系统中将会计科目导出为一份EXCEL格式的文档，然后将资产负债表所需要用到的科目 拷贝到UFO电子表格中(注意:此时在UFO报表中应选择在“格式”状态下)，这样可以节省手工录入科目的时间，如下图所示: 三)、对拷贝过来的的科目进行排版，做成一张资产负债表的样式，如下图示: 四)、设置数据提取公式:这里专门讲述现金科目的取数公式设置过程，其它科目取数公式的设置也 基本相同: 1、 在格式编辑状态下，选择现金科目对应的数据单元格，然后选择编辑公式菜单项下的“单元 公式”，如下图示: 2、 在“定义公式”界面中选择“函数向导”，在函数分类列表中选择“用友账务函 数”项，在函 数名分称列表中选择“期末QM”项，意思表示将从用友总账系统中提取科目的期末余额数，图示如下: 3、 选择好上面的参数选项后点击“下一步”，会出现“用友账务函数”的录入对话框，由于不是 非常了解函数，因此我们都选择“参照”的方式来录入相应的参数，然后会出现参照对话框，如下图所示: 4、 对账务函数中的选项进行设置，账套号与会计年度既可以采用按默认的方式，也可以为其指 定账套号与会计年度，如果一个公司有多套账而又共用一个UFO报表模板来生成报表，则可能需要指定账套号。科目选择相应的取数科目，这里为现金科目对应总账系统中的“101”现金科目，期间选为月，方向按默认即可。然后点击“确定”即可把取数公式自动填入单元格中，如下图所示: ”项目，对于期末在产品成本在这里本人把它 5、 由于本处没有专门设置“存货 归入到“原材料” 项目中，因此，对于原材料对应的公式不仅包今了原材料自身科目余额数，也包括了生成成本科目的期末余额数，在取数公式向导中只要多加一个生成科目的余额数即可，本处原材料对应的单元公式如下所示: 6、 其它科目的取数公式也可按以上方法一一填入，当然，你也可以采用复制与粘贴的方式，将 前面的公式粘贴到后面的单元格中，然后将相应的科目代码做相应的修改(只要双击单元格就能出现修改的对话框)，例如把固定资产的科目代码改为“161”，如下图所示: 五)、编辑汇总合计数公式，如要计算出资产的合计数，在资产合计一栏对应的单元格“C22”中进行 “单元公式”的编辑，在公式录入框中录入 “C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13+C14+C15+C18+C19”或者录入 “TOTAL(C5:C15)+TOTAL(C18:C19)”，此和在EXCEL表格中的公式差不多，只是函数名称有些不同(在EXCEL中函数名为SUM)，设置如下所示: 其它合计数公式也按照以上的方式或加或减即可设置完整个报表的计算公式了 六)、给表头设置日期: 1、先将光标位到表头正中的适当位置，然后从数据菜单项中选择“关键字”下的“设置”子项，进入“设置关键字”的选择界面，如下图所示: 2、然后分别选取“年”“月”“日”三个关键字(一次只能设置一个关键字)，选取后结果如下图所示: 3、从以上可以看出，三个关键字是重叠在一起的，所以需设置关键字的“偏移”值，在关键字下 的偏移设置中，分别对“月”“日”两个关键字的偏移值设为“30”和“60”，设置好后如下图 所示: 四、在“格式”状态下通过以上的表格布局、取数公式的设置及关键字的设置操作，一张完整的资产负债 表格式就已设置好了，只要点击“格式”处，就能转换到“数据”状态，并会提示是否进行全表数据重算，这里的意思就是是否需要重新进行取数和相关的数据计算，选择“是”各个科目对应的公式栏就会自动填入相应的数值，再点击工具栏中的“录入关键字”即可在表头生成报表的编制会计日期(日期可进行修改)，为了将报表做得更漂亮些，还可以在“格式”状态下对表格的字体、数据进行适当的修饰(如对数字进行分位显示)，完整的资产负债表如下图所示: 后 记 各种财务软件中，用友和金蝶最具代表性，其市场占有率也是位居前列的。它们的功能都比较强大，对业务数据的处理能力也在不断完善，但正如一个小企业和一个大型企业一样，要想完全了解和掌握好这类财务专业软件，特别是在实际中完整地运用好它们并不是件简单的事情。电算化为财务工作带来了很大的方便，使得企业对财务数据处理的能力极大的提高，但另一方面，要想利用好这些现代化的技术为工作服务，对企业的要求也提高了许多，特别是对企业管理上的要求，没有完善的管理体制，很多的工作都是无法开展，更难谈得上实现财务工作的全自动化处理。 用友软件是个较复杂的账务处理系统，要想完整地解它并在实际运用中处理好各类数据业务，首要条件就是需要使用者花较多的时间去学习和研究其各个系统模块的功以和操作方法。本人认为，要想很好的掌握用友软件(当然也包括其它各类型的财务软件)，唯一的方法就是多上机进行实际的操作，并且尽可能多地自行设计不有类型的案列题目，自行在软件中操作运用。虽然在工作中也许你正在使用财务软件工作，可那毕竟是正规的工作，你不可能对你工作上的业务数据随意进行更改，也不可能在公司的账套中进行学习演练，另外，由于每个公司的业务模式具有相对的固定性，即便是开始不知如何操作处理，但在短暂的业务熟悉及模仿后，你同样可以顺利地利用它来为你工作，然而这并不是我们(至少我本人不这么认为)学习使用软件的目的。 学习最好是在你自己的电脑上建一套练习账，你可以随心所欲地对其进行任意业务的操作和修改，而决不必担心数据会出什么问题，真的不行了，删除重建一套账，反正是自己学习用，永远也不用担心由于数据上的出错而受你老板的责罚了～ 学习财务软件其实和学习其它的应用软件差不多，其实除了象WORD这类的软件外，大多数的软件都和某特定的领域相关，也就和相关的专业知识联系在一起。但不论学习哪类软件，想学好它，有一点是相同的，那就是兴趣+时间+套用各种数据进行演练+汗水+努力+。。。。。。