中粮北京市西单大悦城管理系统规划

中粮北京市西单大悦城管理系统规划 西单大悦城管理系统规划 ??200X.05.08 目录 前期工作进展 典型案例研究 华润万象城(深圳) 上海来福士广场(上海) 其它走访案例(丰联广场、中关村购物广场) 大悦城项目 组织框架、预计 大悦城管理系统规需求分析及主要功能模块划分 实施计划 财务管理规划前期工作进展 前期工作进展 管理系统规划的思路 不从零开始 借鉴标杆企业的做法,根据自身特点进行改进 遵循:“ 成熟系统---- 框架、流程---- 大悦城系统” 的方法 前期工作进展 案例研究: 与专业公司接洽: 软件公司:科传、丰益、富基 硬件公司:IBM 、NCR 、海信 参观考察及访谈: 丰联广场 北京中关村购物中心案例研究(一) 华润万象城(深圳)华润万象城(深圳)案例研究项目简介组织框架、流程管理系统规划收银体系管理系统模块划分和基本功能实施计划(时间、人员架构)华润万象城系统缺点华润万象城项目简介华润万象城项目位于深圳湖金融商务区业态涵盖零售、餐饮、娱乐、办公、酒店和居住总建筑面积55万平方米,商业部分建筑面积18. 8万平方米整体分割为300 余商铺,25家餐厅,7个电影放映厅和冰场主力店包括:Esprit、NOVO 、i.t 、运动100 、王子饭店、Azona餐饮类商铺包括Starbucks 、百盛集团下属餐饮企业(Pizzahut 、塔可钟、KFC 、日本- 和民居食屋等)现开业商铺占总商铺数量的90 %华润万象城组织框架、流程 管理层 IT部 行政 财务 运营部 招商部 推广部 物业管理公司 二期开发 公寓管理公司 保安-保洁-工程 (分公司) 管理中心 工程合约 商场 写字楼华润万象城租赁业务流程(一)华润万象城租赁业务流程(二)华 润万象城结算业务流程(三) 推广部-广告位、 写字楼-写字楼租 招商部-商铺租约 场地租约 约 1.招商部-商场铺位(每月5号结算固定租 金及其他费用;每月15号结算抽成租金) 财务部-不定期结 2.结算代销租户的发票费用、抽成费用等 算(分部门、分费 3.推广部-广告位、场地(不定期定时随 用项目、分时间分 时结算) 别结算) 4.写字楼-写字楼单元(每月5号结算固定 租金及其它费用) 财务部-结算单数 据修正 不确定需修改 财务部-确定结算单 结算数据传至用友 确定 (不定期结算) 财务系统 财务部-出收费 单 财务部-分租户分 费用项目核销收费 单 财务部-其它财务报表 及单据(第一、二次催 缴单,滞纳金)华润万象城收费业务流程(四)华润万象城VIP 系统业务流程 (五) 万象城VIP系统系统流程分析 卡过期 3.续卡 1.卡级别设置 发卡 2.卡资料维护 卡损坏 4.换卡 5.积分规则设置 积分 6.VIP积分录入 兑换奖品 7.奖品管理 8.奖品兑换 9.奖品库存查询 10.活动设置 11.客户确认报名 12.活动签到 活动结束 客户情况统计分析 消费分析报表 兑奖记录分析报表 VIP活动效果分析 报表 总积分 积分明细 兑奖明细 奖品信息 VIP VIP VIP VIP华润万象城信息系统业务流程(六)华润万象城管理系统规 划 科传RMIS系统-整体解决架构图Shopping Mall 营运报表 分析 报表 DataBase Analysis 后台 Reports Server 科传NET-RMIS Workstation 1 Workstation 2 Workstation 3 数据 接口 销售管理 租户 租户 1 租 户2 租户3 租赁租户 租户4 租户6 Shop 9 Shop 8 DataBase Shop 5 DataBase 租户7 DataBase 租户 10 小后台 Server. 进销存管理 communication 租户 中央收银租户 租户 8 租户 9 租户5华润万象城收银体系 涵括如下方式:自主收银(使用POS 的租户,在联网状态下可直接传至后台) 销售接口上传(上传销售数据文件到系统后台)手工报表(提交日或月销售报表, 人工录入销售数据)管理系统模块划分和基本功能(招商) 招商部 租户信息管理 租约信息管理 铺位信息管理 铺位出租历史信息报表 铺位号:从 000000 到 999999租户号: 从 000000 到 999999 时间段: dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy铺位号 楼层 面积 租户号 租户名 租期 租赁保证金 月租金 租赁区间( yy-mm-dd)销售总额单位销售额免租期 平方米 ( )( )由 到 ( ) (平方米/ ) 010101 1100S00001 沙沙 24 月 50,000 150,00001-05-01-03-04-303,120,00031,2003 月 010101 1100S00086 星巴克18 月 50,000 180,00003-05-01-04-10-313,500,00035,0002 月 020102 2150S00002 味千拉面 12 月 80,000 240,00001-01-01-03-01-012,400,00016,0002 月 管理系统模块划分和基本功能(招商) 租约的增、改,维护 查询即将到期铺位来查询租约到期情况 租约信息 铺位信息 租户信息 CRCSZ04 -LA001 -01.01 租约编号: 租约类型: 铺位租期到期情况 0001租户号: (租户名称: ) 铺位号: 楼层铺位租期到期情况列表(红:1月;橙:2月;黄:3月;绿:4月;青:5月;蓝:6月) dd-mm-yyyy 租约签署日期: ( ) B1 租约起始日期: (dd-mm-yyyy) B10101 B10102 B10103 B10104 租约截止日期 : (dd-mm-yyyy) 租赁期限: (月) L1 租户经营种类: 状态: B10105 B10106 B10107 B10108 租约文件存放路径: 多个文件 L2 租赁保证金: (元) 参考号: B10109 B10110 B10111 B10112 L3 租金条件: 新增结算代码 B10113 B10114 B10115 B10116 收费 描述 计算生效日期 结算 结算方 结算期 结算期 结算 滞纳金比率 编号 dd/mm/yyyy~dd/mm/yyyy 代码 式描述 限时间 限单位 组别 (%) L4 01 01/02/2002~28/02/2002 R001 1 001 0.00 免租 免租 月 02 固定租金 01/03/2002~31/01/2003 R002 月租金 1 月 001 0.0003 L5 03 物业管理费 01/02/2002~01/05/2004 R003 物管费 1 月 001 0.0002 04 免租 01/02/2003~28/02/2003 R001 免租 1 月 001 0.0003 05 01/03/2003~01/05/2004 R002 1 001 0.0003 固定租金 月租金 月记录租约谈判过程关键进度 租约违约记录的维护 新增 修改 查询 新增 修改 查询 违约记录 记录编号: 参考号: 谈判进度 谈判编号: 参考号:违约时间:dd-mm-yyyy 谈判时间 dd-mm-yyyy : 租约编号: 发包方负责招商专员编号: X---显示员工姓名---20------X租户号: 代理商: 租户名称: 租户号: 租户名:违约原因:铺位号: 谈判进度:谈判过程文件位置: 备注: (租约号: ) 失效日期: 管理系统模块划分和基本功能(财务) 财务部 销售数据接收 销售预算维护 财务结算 财务核销 财务催缴 结算组别维护管理系统模块划分和基本功能(财务) 按月维护每个铺位销售品类的销售预算 改为“铺位” 不 铺位名称 用 做到每日 管理系统模块划分和基本功能(财务) 设定不同的结算组别,生成的结算单 结算组别维护 名称 :结算组别 对欠缴费用租户发出一、二次催缴单 行号 代码 描述001 固定租金及其它费用租约结算 1 002 抽成租金结算 2 003 代销租约收费 3 根据结算单核销各种已缴收的费用 结算单号 应收金 额收费项目管理系统模块划分和基本功能(推广部) 推广部 会员信息管理 广告位管理 积分、兑换 场地管理 赠品管理 活动管理管理系统模块划分和基本功能(推广) 会员资料管理 不同店铺不同积分规则,兑换 积分换购管理记录,可查库存华润大厦(租务) 单元租户管理 华润大厦报表 单元租约管理 单元信息管理管理系统模块划分和基本功能(华润大厦- 租务) 租户信息管理 位置维护:万象城单元由一个或多个门牌组成 租户资料维护 租户号: 公司名称 : 租户资料维护 租户资质: 租户业务:租户号: 公司名称 : 位置(门牌号)维护 法人 : 租户资质: 租户业务: 联系人姓名: : 法人 : 手机号码: 传真: 联系人姓名: :Em ail: 位置编号: 手机号码: 传真:联系人 2 姓名: 2:Em ail:建筑面积: (平方米) 手机号码 2: 传真 2: 联系人 2 姓名: 2: Em ail2:手机号码 2: 传真 2: 楼层:车位号 : 消防负责人 /紧急联系人 : Em ail2: 租赁要求: : / : 车位号 消防负责人 紧急联系人 原有物业情况: 租赁要求: 地点: 面积:建筑面积: 原有物业情况: 租金:(元) 租期情况:地点: 面积:建筑面积: 迁来原因: 租金:(元) 租期情况: 备注: 迁来原因:租户营业执照号: 组织机构代码: 备注: :税务登记号银行账号: 租户营业执照号: 组织机构代码: 单元状态信息税务登记号 :银行账号: 单元出租历史信息 单元出租历史信息报表 单位号:从 000000 到 999999租户号:从 000000 到 999999 单位号 楼层 面积 租户号 租户名 租期 押金 月租金 租赁区间 (yy-mm-dd)免租期 平方米 ( ) ( ) 由 到 010101 1100S00001哈哈 24月50,000150,00001-05-01-03-04-303月 010101 1100S00086窝窝 18月50,000180,00003-05-01-04-10-312月 020102 2150S00002笨笨 12月80,000240,00001-01-01-03-01-012月 管理系统模块划分和基本功能(华润大厦- 租务) 华润大厦租金情况报表 写字楼租金情况报表 租户号:从到 打印日期: 租约号:从到 打印时间:租约号单元号 租户名单位租金 押金 建筑面积 年期 月租金元/平米 租期开始 租期结束 免租期月 CRC0001 0001 CD 1500 1000 150 2 100 01-01-2002 01-01-2004 3 CRC0002 0002 CD 1800 1500 180 3 100 01-01-2002 01-01-2004 3 保证金 (每个租户之间要空一行) 保证金明细表 CRC0003 1548 LVB 2500 2000 200 2 125 12-05-2002 12-05-2004 3 租约号:从 到 打印日期:dd/mm/yyyy (每个租户之间要空一行) 单元号:从 到 打印时间:15:25:45 CRC0004 2556 EET 1000 1000 50 3 200 01-05-2003 01-05-2006 6 保证金类型:从 到页数:page 1 of 总计 6800 5500 建筑面积总计:600 租约号 租户名 单元号 保证金类型 保证金金额 支付日期出租建筑面 积总计: 出租率 约 5 96.67 % 8 0 单元租期到期情况 楼层单元租期到期情况列表(红 :1 月;橙 :2 月;黄 :3 月;绿 :4 月; 青 :5 月;蓝 :6 月) L1 010101 010102 010103 010104 出租率 约 96.67 % L2 580 010105 010106 010107 010108 L3 010109 010110 010111 010112 L4 010113 010114 010115 010116 L5华润万象城系统实施人员架构 项目组架构图 PSC 项 目策划 委员 会 客户方 TECH-TRANS PRM PRM 项目经理 项目经理 PMA 项目副经理 Corporate Planning ARD QC Finance 结构设计家 质量控 制 Merchandiser BA DEO IMO CLO 营运流程分析家 开发主任 执行主任 客户服务 主任 Store Operation Information SCT TEO TRO Technology 系 统顾问 质量测试主任 培训主任 Director Office Representative华润万象城系统实施进度表(2004.6.23---10.23 )华润万象城系统缺点推广部模块部分功能较弱人流客流统计系统缺失POS-AD 模块缺失报表内容与格式建立需逐步改进案例研究(二) 来福士广场(上海)来福士广场(上海)案例研究来福士广场(上海)简介业务流程分析上海来福士广场项目简介英文名称:Raffles City 位于上海市中心,紧靠人民广场和南京路步行街业态涵盖零售、餐饮、娱乐、办公总建筑面积达13 万平方米,商铺面积约5 万平方米为新加坡在沪最大投资项目来福士广场(上海)装修流程(一)来福士广场(上海)装修流程(二)案例研究(三) 其它走访案例(北京)其它走访案例---- 丰联广场北京丰联广场的经验是大力发放会员卡,会员卡有打折、回馈或 赠送礼品、定期举办活动和享受贵宾购物礼遇等功能,所以他们和租户签有三个,即主体合同(商铺租用合同)、团购合同、会员卡合同。? 目前,丰联广场已有3.5 万会员,正式会员1.6 万,会员消费占据了 商场营业额相当大的一部分,它为商场推广统一POS 机奠定了坚实的基础。 其它走访案例---- 中关村购物广场中关村广场购物中心的经验是积极推广团购、储蓄卡服务。中关 村购物广场在开业前招商时为了尽快招满商铺,在谈判时处于劣势地位,所 以在120 余位商铺中,只有一半左右使用商场提供的POS 机,这样给商场的数据采集和商场的管理带来很多不便。后来他们在团购和储蓄卡服务方面加大了力度,租用商场POS机的商铺营业额因此大幅提升,给商铺带来了好处,所以一开始抵制使用商场POS 的很多商户主动找到商场要求参加商场统一筹划的团购和储蓄卡活动,主动提出租用商场提供的POS机。? 其操作流程是:商场销售储蓄卡,或举办团购活动,收到客户消 费或购物款给客户开具发票,客户到商铺消费后,商铺凭POS 机打印的小票和给商场开具的发票定期到商场进行结算。 租户跑单、作弊-技术解决方案通过查看销售报表追踪那些大宗或多次进行退货销售动作的租户通过查看接口传来的销售数据,监测异常销售数据。譬如销售数 据中重复产生退货数据、销售笔数、销售金额与实际人流严重不符等。? 要求所有通过接口传送数据的租户将自动传送数据机制一并嵌入 其销售系统中的‘ 日结’ 动作,以防止销售人员篡改销售数据,杜绝采用mail 、软盘、USB 等方式传送销售数据。? 通过销售报表监测是否有租户每天只录入一笔或几笔销售资料进 入POS 系统,严格杜绝此类情况发生。(这种情况出现在既用自己POS 系统的又用mall 的POS 系统的租户中) 大悦城项目大悦城筹备期组织架构 董事长 执行董事 经营管理层 行政人事部 招商推广部 财务部 工程部 公寓写字楼部 运营筹备部 物业筹备部 合约部 41I T 大悦城经营期组织架构 董事长 执行董事 经营管理层 财务部 物业管理部 行政人事部 写字 运 招 推 公寓 商 广 营 楼部部 部 部 部 部公寓管理公司 (分公司) 物业公司 保安 保洁 客服 工程停车场管理绿化 42 注释:可以考虑写字楼部和公寓部合并为一个部门大悦城流程预计 将华润万象城与来福士广场业务流程下发到各相关职能部门进 行评析,并根据自身业务特点与业务流个性化处理、按部门反溃至系统分析 会议,确定大悦城流程。大悦城管理系统规需求分析 管理层前台销售数据接收 多种数据分析销售预算维护 商户分析 银联金结算功能 顾客分析 ?保洁管理 卡系统核销管理 业种分析派工管理滞纳金的计算保安管理 代替传统催缴单管理 ?工程维修 银行POS 资金/ 财务 物业管理 商户一 ?商铺管理 ?租户管理 招商运营 ?租约管理 ?招商进度管理 顾客 商户二 ?租约到期警报 Pos 终端 推广 商户N 写字楼/ 公寓广告位管理 商品编码定义场地出租管理 订/进/销/存/盘/损/溢房间管理会员卡管理 日常收银及销售租户管理会员积分和奖励管理租约管理 销售分析和库存分析活动管理招租进度管理 调价/促销租约到期警报 考勤I T POS 大悦城管理系统规需求分析及主要功能模块划分 管理层 管理架构 公寓管理公司 财务部 写字 (分公司) 运 物业管理部 行政人事部 招 推 商 广 营 楼部 ( 部 部 部 部)物业公司 商业运营软件 OA 物业软件 公寓软件 软件系统架构 推广管理 租约管理 收银管理 写字楼 系统 泊车系统 财务软件 综合管理系统 45管理系统模块划分 楼层维护 单位维护 楼层维护 租户资讯维护 铺位维护 租户谈判记录 租户资料维护 租户进场装修记录 系统设定 租户谈判记录维护 招商轮候 用户管理 租约维护 租约维护 货品维护 租户违约维护 写字楼租务 单位状态查询 租务 铺位状态查询 租约到期报警报表 租约到期报警报表 单位出租历史资讯报表 单位出租历史资讯报表 租户谈判进度分析 租户公司资质分析 租户公司业态种类分析 广告位维护 租赁情况报表 场地维护 保证金明细报表 推广广告 广告位元租户资讯维护 广告位租约维护 场地租约维护 销售预算维护 租约浏览 场内活动管理维护 财务 广告位租约维护 顾客级别维护 场地租约维护 积分/金额比率设定 办公楼租约维护 金额/积分比率设定 结算收费编码维护 顾客管理 贵宾资料维护 结算收费组别维护 顾客标签列印 结算 后台文件附注维护 贵宾积分调整维护 按销售阶段抽成率维护 复制贵宾资料 结算方式维护 VIP会员失效维护 不规则收费维护 报表 推广报表 租约结算管理 租约结算管理 贵宾销售报表 租约结算报表 每日店铺核对报表 结算付款维护 销售报表 结算付款报表 各类报表 销售毛利报表 租约结算付款 逾期付款罚款记录 贵宾销售报表 催缴第一次 差异报表 催缴第二次大悦城主要模块和功能(铺位租赁) 注释:可按楼层平面图查询相关租约及铺位信息。 47大悦城主要模块和功能(结算单) 注释: 可按不同铺位与周期进行抽成租金等结算并出据单据。大悦城主要模块和功能(报表一) 注释: 按楼层、业态、POS 机形态查看某一天的销售数据。大悦城主要模块和功能(报表二) 注释: 按楼层、业态、POS 机形态查看某一时段内销售数据。大悦城主要模块和功能(报表三) 注释: 按楼层、业态查看某几个月内销售数据及坪效。大悦城主要模块和功能(报表四) 注释: 按楼层、业态查看某一时段内各种付款方式的销售数据。大悦城实施 计划计划实施周期为六个月,即(2007 年5 月 ~2007 年-11 月)建议划分为四 个周期即 1 )系统甄选、合同签订(软硬件招标、采购) 2 )需求分析 3 )系统实施(信息系统、网络系统、POS系统) 4 )开业保障(压力测试、期初数据导入、模拟结算、开业)大悦城 财务管理规划财务管理框架 财务 财务本部 物业财务 公寓财务 会计主任 (1人) 财务经理 会计主管 出纳 成本主任 收入主任 总出纳 1 人 (1人) (1人) 收货员 库管员 餐厅收银 (1人) (1人) (2人) 财务本部管理范围 : 公司整体、商场、写字楼、合并公寓分公司的帐务公 寓的财务人员招聘、管理: 财 务本部和公寓 管理公司共同进行,以财务本部为 主物业公司财务人员招聘、管理:以物业公 司为主,财务本部有建议和人事否决 权