实物档案管理办法

实物档案 1. 目的和范围 本对我院以物质实体为载体的反映院历史真实面貌的特定物品(一般包括奖品、印信等)的收集、整理、归档管理工作进行了具体规定。 2. 引用标准/文件 《北京供电局实物档案归档》 3. 职责 档案管理部门负责实物档案的整编和保管，各专业室及职能科室负责实物档案的归档。 4. 归档范围 4.1 奖品实物档案:反映我院生产、科学技术、社会活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖状和证书等。 4.2 反映外事活动，获得价值在1000元及以上的纪念品和信物等。 4.3 印信实物档案:撤销、合并院级印章;撤销、合并院职能科室印章。 5. 归档时间和要求 5.1 主管院、科室负责人在获得实物档案后一周内办理实物档案移交登记手续。 5.2 归档人填写《实物档案移交清单》〔附录A(标准的附录)〕，注明实物档案的颁发单位、获奖单位、获奖时间、种类、颁发地点和移交日期将实物及其附属材料、包装盒一并移交归档。 6. 整编和保管 6.1分类。按照《北京供电局实物档案归档制度》将实物按照年度、问题进行分类。 6.2编号。实物档案采用如下编号办法: ××××,××,×× 流水号 实物类别代字 归档年份，用4位阿拉伯数字示 实物类别代字表如下: 类别 奖 奖 锦旗 荣誉 照片 证 执照 印章 其实物类奖杯JB 牌JP 状JZ JQ 证书RY ZP 书ZS ZZ YZ 它QT 别 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 实物类 别 奖杯JB 代码 例:北京供电院2002年接收的第二个实物档案为国家档案局颁发1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 代号 的“科技事业档案管理国家一级” 奖状，其实物档案编号编制如下:2002,JZ,02，其保管期限为:永久。 6.3 编目入库。按照不同的保管期限对实物档案登记编目、贴标签、排列上架。保管期限参见《档案保管制度》Q/21112,2003。 6.4 编制实物档案案卷目录。格式如下: 实物档案案卷目录 编 名 称 颁发获奖获奖获奖保管存放备号 单位 单位 时间 种类 期限 地点 注 名称:所获奖项的标题名称; 颁发单位:颁发实物奖项的单位; 获奖单位:获得实物奖项的单位; 获奖时间:奖项实物上所标明的时间; 获奖种类:实物获奖种类，共有10类(见实物类别代码表); 保管期限:分永久、长期、短期; 存放地点:实物所放置的地方; 备注:注释实物奖项所需说明的情况。 6.5 在“清华企业档案管理系统”,数据录入子系统中录入实物档案信息。 7. 保管 7.1 实物档案按照年度和保管期限按编号顺序存放。 7.2 各类资质证书、荣誉证书和奖状应用塑料封装保存。 7.3 易碎的实物应妥善存放。 8. 利用 8.1 实物档案一般不外借，如有特殊情况需要借出，必须经主管院长批准，填写《实物档案外借登记表》〔附录B(标准的附录)〕，借出时间不得超过1周。若确因工作需要超过借阅期，必须在档案办理续借手续，但续借期限不得超过1个月。 8.2 借出实物档案，必须有专人妥善保管，不得丢失、损坏。档案遗失和损坏，需由借出档案的保管人员写出书面“实物档案遗失、损坏报告”，由档案部门研究处理意见，并上报院主管领导。 9. 鉴定销毁 9.1 按照实物档案的保管期限(参见《档案保管制度》Q/21112-2003)鉴定销毁实物档案。 9.2 实物档案的鉴定销毁程序执行《档案鉴定销毁制度》 Q/21114-2003。 10. 附录 附录A(标准的附录) 《实物档案移交清单》 附录B(标准的附录) 《实物档案外借登记表》 附录A(标准的附录) 实 物 档 案 移 交 清 单 年度: 序 档案名颁发单获奖单获奖时间 获奖种类 颁发地点 移交时间 移交人 接收人 号 称 位 位 附录B(标准的附录) 实 物 档 案 外 借 登 记 表 序号 外借档案名外借档案用途 借出时间 借用人 批准经手备注 称 人 人