何谓“正式行文”

何谓“正式行文” 何谓“正式行文” 为改善党和政府的形象,提高机关的 工作效率,降低行政成本,也为使国家机关 的公文处理更趋化,化,科学化, 自2000年起,中央领导多次发重要指 示,要求精简文件,国务院及相关部门也多 次通过颁布法规和发布文件,要求各级政 府及部门认真贯彻执行这一精神.现在看 来,各种滥发文的现象虽然得到了改善,但 部门随意向地方政府发文,部门内设机构 越权发义,大事小事均走"红头文件"(文件 格式)路线等现象依然比较突出.究其原 因,笔者以为,这与"正式行文"这一概念没 有真正理解有着密切关系. "正式行文"这一说法首次出现在国务 院2000年8月24日颁发的《国家行政机 关公文处理办法》中:"政府各部门依据部 门职权可以相互行文和向下一级政府的相 关业务部门行文;除以甬的形式商洽I[作, 询问和答复问题,审批事项外,一般不得向 下一级政府正式行文.部门内设机构除办 公厅(室)外不得对外正式行文."随后,中 央及有关部门发布的文件中多次出现"正 式行文"这一说法:"各部门要严格控制向 地方政府发文.除与地方政府商洽工作,征 求或回复意见外,未经国务院批准,各部门 一 般不得向地方政府正式发文,严格控制 部门内设机构发文.部门内设机构除办公 厅(室)外,不得对外正式行文.„„各部门 要加强对内设机构发文T作的监督检查, 发现擅自对外的正式行文,要立即予以撤 销."(《国务院关于进一步精简会议和文件 的通知》,国务院2000年l0月8日发布) "政府各部门(包括议事协调机构)除以函 的形式商洽工作,询问和答复问题,审批事 项外,一般不得向下一级政府正式行文; „„ 因特殊情况确需向下一级政府正式行 文的,应当报经本级政府批准,并在文中注 明经政府同意."(《关于实施<国家行政机 关公文处理办法>涉及的几个具体问题的 处理意见》,围务院办公厅2001年1月1 日发布)"部门的内设机构除办公厅(室)根 据授权可以对外正式行文外,其他内设机 构不得对外正式行文."(《中共中央办公 厅,国务院办公厅关于进一步精简会议和 文件的意见》,中共中央办公厅,国务院办 公厅2001年12月4日) 什么是"正式行文"?官方虽从未对这 一 概念作出明确解释,但根据权威部门发 布的法规和文件,我们还是可以就"正式行 文"作H{基本理解的.《国家行政机关公文 处理办法》中规定:"(政府各部门)除以函 的形式商洽工作,询问和答复问题,审批事 项外,一般不得向下一级政府正式行文." 《国务院关于进一步精简会议和文件的通 知》,《关于实施<同家行政机关公文处理 办法>涉及的几个具体问题的处理意见》 和《中共中央办公厅,国务院办公厅关于进 一 步精简会议和文件的意见》中也都有大 致相同的说法.也就是说,政府各部门向下 一 级政府行文一般只能非正式行文,也只 有一种方式,即函的形式,而且行文内容一 般只能是商洽工作,询问和答复问题,审批 业务事项,由此可知,以"函的形式"行文显 然不属于"正式行文"之列,"函的形式"行 文属非正式行文;"正式行文"显然也不包 括以特殊格式"命令格式","会议纪要格 式"的行文,那"正式行文"只能是指以"文 件格式"的行文了.这一条文还问接地告诉 _『我们如下几个信息:?"函的形式"的适 用范围是"商洽工作,询问和答复问题, 审批事项"等日常性事务.?由?叉间接 地传达了另一信息:甬的形式行文内容 为13常事务性,那么正式行文的内容一 般就是政策性,规范性内容了.这一理解 可以在《关于实施<国家行政机关公文 处理办法>涉及的几个具体问题的处理 意见》中得到佐证:"部门内设机构除办 公厅(室)外,不得对外正式行文的含义 是:部门内设机构不得向本部门机关以 外的其他机关(包括本系统)制发政策性 和规范性文件,不得代替部门审批下达 应当由部门审批下达的事项;与相应的 其他机关进行工作联系确需行文时,只 能以函的形式行文."?从隶属关系和职 权范围来看,制发政策性和规范性文件 一 般是上级机关叉吓级机关的行为,属 .垒畲嚣 下行文的内容.?只有政府机关才能以文 件格式制发政策性,规范性文件. 由此我们可以作如下结沦:从行文格式 上看,正式行文的格式仅限于文件格式;从 行文内容上看.正式行文的内容仅指政策 性,规范性的公文;从行文方向上看,正式行 文的内容决定了其行文方向,即仅指运行下 行文;从行文主体上看,正式行文的主体一 般是政府机关,不能是机关各部门,更不能 是部门内设机构(办公厅,室除外).另外,从 行文方式来看.正式行文还一般属普发性公 文,非普发性公文,如一对,,一对几的行文 (如《国务院关于同意将江苏省南通市列为 闷家历史文化名城的批复》为一对一行文, 《罔务院关于黄河流域防洪规划的批复》行 文对象多大2O个),即使行文内容属政策 性,规范性,行文主体是政府机关,一般也应 使用函的形式行文.如果不能同时满足以上 条件,又明显不能以命令格式和会议纪要格 式行文的,均应使用函的形式行文. 作中滥发文的现象中,不少错误的 发生都在于没有正确理解"正式行文"应该 具备的条件,致使本该使用函的形式行文 的内容却错误地使用了文件格式正式行 文,导致精简文件的精神不能很好地贯彻 执行. 何谓"正式行文" 运.要做好交接清点丁作,发现与提取时有 出入的地方,及时记录下来,并领导. 库房管理员在办理档案回库时,应特别注 意检查纸质档案,有无霉斑,菌落,菌丝等, 尤其是要注意检查易生霉部位,如装订处, 装裱粘贴处等,以便做好消毒,杀菌工作. 总之,随着高校档案工作的加强,档案 设施不断完善,高校育人工作的需要,办展 览的次数会越来越多,经验也会愈加丰富. 只要我们时刻树立档案的保护意识,把保 护与利用有机结合起来,高校档案的社会 效益将会更加显着. 2 兰 009 台 7困上半月—一