档案管理标准

档案管理 前 言 为了适应集团各项#管理制度#规范化、标准化、系统化要求，加强集团档案统一管理，有效地收集、鉴定、整理、保管、保护、利用档案，不断提高档案管理水平，逐步实现档案工作标准化，更好地为企业经济效益服务，结合集团的实际情况，特制定本标准。 本标准依据国家、地方法律法规包括: ——1988年1月1日实施，并于1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修订的《中华人民共和国档案法》; ——1999年6月7日重新发布实施(国家档案局第5号令)《中华人民共和国档案法实施办法》; ——1988年1月1日发布实施的(国档发,1987,27号)《机关档案保管期限的规定》; ——1991年7月4日发布，1992年1月1日实施的(国档发,1991,20号)《工业企业档案分类试行规则》; ——1999年1月1日国家财政部、国家档案局联合发布实施(财会字,1998,32号)的《会计档案管理办法》; ——2002年9月1日国家档案局、国家经济贸易委员会、国家发展委员会联合发布实施的(档发,2002,5号)《企业档案管理规定》; ——1997年1月21日省第八届人民代表大会常务委员会第45号公告公布实施的《省档案管理条例》; ——1994年6月17发布实施的(陕档,1994,10号)《省工业企业档案分类编号试行细则》; ——2001年9月4日省档案局公布实施的《省归档文件整理》; ——2006年7月1日市档案局公布实施的《市档案管理条例》; ——2002年1月1日市档案局公布实施的《市归档文件整理实施细则》。 本标准中的附录A、附录B、附录C是规范性附录。 本标准起草单位:集团行政部。 本标准主要起草人: 。 档案管理标准 1 范围 本标准规定了集团公司档案收集、鉴定、整理、保管、保护、统计、利用等内容和要求。 本标准适用于集团公司各种载体档案的管理。 本标准还适用于集团所属公司制定档案管理制度，进行档案管理时参考。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。 GB/T 11821-2002 照片档案管理规范 GB/T 11822-2000 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 18994-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 3 术语和定义 《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)中的术语和定义适用于本标准。 3.1 档案 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记 录。 3.2 档案管理 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。 3.3 档案收集 档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 3.4 档案鉴定 判定档案真伪和价值的过程。 3.5 档案整理 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 3.6 档案利用 利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。 3.7 档案保管 维护档案完整与安全的活动。 3.8 档案保护 防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。 3.9 档案统计 对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 4 职责 4.1 集团档案主管部门负责集团公司的档案收集、鉴定、整理、保管、保护、统计、利用等档案管理工作，并不定期对集团所属公司档案管理工作进行监督、检查、指导、培训。 4.2 集团各部门、各所属负责本单位日常档案的收集工作，定期向档案主管部门移交，配合档案主管部门做好档案的整理、鉴定工作，并接受档案主管部门的监督、检查、指导、培训。 5 管理活动的内容和方法 5.1 档案收集 5.1.1 档案收集 5.1.1.1 集团各部门各项工作完成后，经办人应及时收集所形成的文书档案整理归档。 5.1.1.2 科技档案在项目、产品立项时，就应开始档案材料的收集、整理、审查工作，项目、产品竣工、定型时，必须完成档案材料的归档、验收、移交工作。 5.1.2 档案移交 5.1.2.1 移交程序 a) 由集团档案主管部门每年初制定“档案收集计划”(见表A.1)，规定集团各部门上年度档案材料移交范围及移交时间，经集团档案主管部门负责人审核，集团主管领导批准后，向集团各部门下达收集计划。 b) 集团各部门根据集团档案主管部门所下达的“档案收集计划”的要求，将本部门的档案初步分类、整理，编制“档案移交清单”(见表A.2)，经集团档案主管部门验收、签字确认后，双方各持一份，完成移交手续。 5.1.2.2 移交内容 按集团《档案的归档范围及保管期限》要求(见附件B)执行。 5.1.2.3 移交时间 a) 文书档案在次年三月份前; b) 基建工程档案在项目竣工验收后; c) 产品档案在产品鉴定定型后; d) 科研、技改项目档案在项目成果鉴定后; e) 设备(仪器)档案在开箱验收后，安装调试过程中形成的档案在安装调度完成后，设备管理、维修过程中形成的档案材料在次年初; f) 会计档案由财务管理部门整理、立卷，利用两年后于第三年五月底; g) 声像材料在一次活动结束后; h) 荣誉实物在上级责任部门颁发后。 5.2 档案整理 档案整理应符合《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18994-2002)、《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)、《科学技术档案、案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)、《全宗指南编制规范》(DA/T 14-1994)等标准的要求。 5.2.1 档案分类 5.2.1.1 集团档案主管部门按集团《档案分类及编号》(见附件C)分类，对集团各部 门移交的档案进行初步分类。 5.2.1.2 集团档案主管部门按集团《文件材料的归档范围及保管期限》(见附件B)，根据档案的保管期限，按永久、长期、短期进行再分类。 5.2.1.3 集团档案主管部门检查文件材料: a) 传真文件必须保存复印件; b) 原稿必须用蓝黑或碳素钢笔书写，如有圆珠笔和铅笔书写的须复印后保存; c) 去除重复的原件和多余的复印件; d) 对不完整和不准确的文件材料进行必要的补充和更改。 5.2.2 文件排列 5.2.2.1 文书档案归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。装订排序应遵循: a) 正本在前，定稿在后; b) 正本在前，附件在后; c) 原件在前，复印件在后; d) 转发文在前，被转发文在后; e) 复文在前，来文在后; f) 在文在前，外文在后; g) 有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。 5.2.2.2 科技档案材料列按国家《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000) 排列，文字材料在前，图样在后; a) 产品按设计、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列; b) 科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报阶段和推广 应用等时间阶段排列; c) 基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收 等排列; d) 设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样 等排列。 5.2.3 案卷编目 按照《档号编制规则》(DA/T 13-1994)制定集团《档案分类及编号》(见附件C) 要求。 5.2.3.1 集团档案主管部门负责案卷编目工作，各部门应予以协助。 5.2.3.2 编制卷内目录 a) 顺序号:用阿拉伯数字，从1依次标注; b) 文件名题:填写文件材料的全称，原文标题不能反映文件内容的，应在括号 内标注文件提要; c) 文件编号:填写文件的文号或图样的图号; d) 责任者:填写文件材料直接编制部门或主要责任者; e) 日期:填写编制文件材料的形成日期，应以8位阿拉伯数字标注年、月、日; f) 页号:填写每份文件材料首页上标注的页号，页数:填写每一件归档文件的总 页数; g) 件号:填写文件的排列顺序号(室编件号); h) 案卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。 5.2.3.3 编制案卷内备考表 a) 案卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数及在组卷、使用、保管过程 中需要说明的问题及立卷人、检查人、立卷时间等; b) 案卷内备考表排列在案卷内文件材料的最后一页之后 。 5.2.3.4 编制案卷页号 a) 案卷内文件材料以有书写内容的页面编写页码; 单面书写的文件材料在右上角;双面书写的文件材料，正面在 b) 页号编写位置 右上角，背在左上角; c) 案卷封面、案卷内目录(原有图样目录除外)、案卷内备考表不编写页码。 5.2.3.5 编制案卷封面 a) 案卷题名:要准确提示案卷内文件的内容，包括责任者全称，主要内容及名称; b) 编制单位:填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者; c) 编制日期:填写案卷内文件的起止日期; d) 保管期限:填写其划定的保管期限; e) 密级:依据保密规定填写; f) 档号:填写档案的分类号和案卷顺序号。 5.2.3.6 编制案卷脊背 a) 案卷题名; b) 顺序号; c) 年号。 5.2.4 案卷装订 5.2.4.1 集团档案主管部门负责案卷装订; 5.2.4.2 案卷可采用装订和不装订两种形式; 5.2.4.3 案卷内不同尺寸的文件材料要折叠成统一幅面285×195mm; 5.2.4.4 案卷装订时必须去除金属物，用非金属装订，并使案卷右边、下边对齐; 5.2.4.5 案卷不装订的，其文件材料要按照案卷内目录的编排次序排列。 5.3 档案鉴定 5.3.1 鉴定前的准备 5.3.1.1 集团档案主管部门拟制“档案鉴定”(见表A.3)，明确鉴定工作的任务和要求: a) 需要鉴定的档案内容、范围、数量; b) 需要多少人力，由哪些人参加; c) 具体完成时间; d) 需要哪些单位配合; e) 需要哪些后勤保障工作。 5.3.1.2 “档案鉴定工作计划”报集团主管领导批准后，成立由集团主管领导任顾问， 集团档案主管部门领导任组长的鉴定小组，并按鉴定计划对小组成员进行分工，使其明确各自的工作任务。 5.3.2 鉴定工作 5.3.2.1 鉴定的依据和标准是集团《文件材料归档范围及保管期限》(见附件B)。 5.3.2.2 鉴定小组成员按分工要求，依照标准分别进行档案鉴定，填写“档案鉴定工作单”(见表A.4)，写出对档案保存价值、档案质量(完整性、准确性、系统性)、存毁和原保管期限等方面的个人鉴定意见。 5.3.2.3 鉴定小组对个人鉴定意见进行审查，分析比较，对有争议的案卷，可调出原 卷复核，以得出鉴定结论，再由鉴定小组负责人签署鉴定意见，并签字。 5.3.3 组织销毁 5.3.3.1 鉴定小组编制“档案销毁清册”(见表A.5)，标明档案销毁顺序号、档案号、档案名称、数量、鉴定工作单编号、备注等。 5.3.3.2 鉴定小组完成鉴定工作后，要编制“档案鉴定工作报告”(见表A.6)，其主要内容包括: a) 鉴定工作的目的和任务; b) 鉴定小组成员构成情况; c) 工作过程和基本方法; d) 鉴定中调整和销毁档案数量、主要经验和存在的问题等 5.3.2.3 鉴定小组将“档案鉴定工作报告”和“档案销毁清册”报集团主管领导审批后，由鉴定小组指派两人负责销毁。 5.3.4 善后工作 5.3.4.1 集团档案主管部门负责将销毁档案在目录中注明，改动调整后的保管期限，对案卷文件有变动的要调整重新组卷。 5.3.4.2 集团档案主管部门将“档案鉴定工作单”、“档案销毁清册”及“档案鉴定工作报告”等材料组成鉴定工作卷，妥善保管。 5.4 档案保管 集团档案主管部门负责统一集中保管集团各种门类、各种载体的档案，其中磁性载体档案保管应符合《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T 15-1995)要求。 5.4.1 案卷排架 5.4.1.1 集团档案主管部门负责档案案卷排架; 5.4.1.2 文书档案按大类流水号排架法，将同类档案按归档时间先后顺序排列; 5.4.1.3 财务档案按一年一断号的小流水号排列; 5.4.1.4 科技档案按项目排列，一个项目一个流水号。 档案保管 5.4.2 5.4.2.1 纸质档案统一存放在铁皮柜里，并放置防虫剂; 5.4.2.2 音像档案要用专柜保管，每年检查一次; 5.4.2.3 底图根据大小分别采用平放法或卷放法; 5.4.2.4 蓝图折叠成统一A幅面后，存放于卷盒中。 4 5.4.3 科技档案的更改与补充 5.4.3.1 科技档案的更改与补充前，由项目责任人提供更改资料，经责任单位主管领 导(或总工程师)批准，下达“更改通知单”。 5.4.3.2 档案人员根据“更改通知单”对有关档案进行更改。具体方法: a) 文字材料更改采用划改法; b) 底图的更改可采用划改、刮改、更换底图; c) 底图是划改的，蓝图也划改; d) 底图是刮改的，改正的底图晒出新的蓝图放在原底图下面，并附更改通知单， 原图不作废，作为正本保存。 5.4.4 档案库房要求 5.4.4.1 档案保管贯彻“以防为主，防治结合”的方针，加强档案库房的科学管理，最大限度地延长档案的寿命。 5.4.4.2 档案室配置温度调制设备，防潮、防有害生物的侵袭; 5.4.4.3 档案柜与柜，柜与墙之间应保留一定的空间，以便于通风降温; 5.4.4.4 档案库房应采用白炽灯照明，窗户应有窗帘，以防光、防高温; 5.4.4.5 档案库房应配备消防器材，定期检查、更换，并做记录; 5.4.4.6 库内严禁明火装置和使用电炉及存入易燃、易爆物品，禁止吸烟，以防火灾。定期检查库房电灯、电器线路，并做记录; 5.4.4.7 档案室应保持室内整洁卫生，并做好室内温湿度记录; 5.4.4.8 档案库房禁止无关人员进入。 5.5 档案统计 5.5.1 集团档案主管部门每年至少组织一次档案统计调查工作，有计划、有组织、有目的对集团及各所属公司档案室库存档案进行统计调查。 5.5.2 集团档案主管部门在调查过程中，按统计目的和要求，将调查项目和内容及时填制“档案统计调查表”(表A.7)。 5.5.3 集团档案主管部门对调查取得的档案统计资料进行整理，通过审核、分组、汇总，编制所需的档案统计表。 注:档案统计调查应包括档案利用情况，利用人/次、利用数量、利用效益等。 5.5.4 集团档案主管部门对档案统计分析，发现问题，解决问题，为集团档案管理工作提供决策依据。 5.6 档案利用 5.6.1 档案检索 5.6.1.1 集团档案主管部门负责编制检索工具，并提供档案检索服务。 5.6.1.2 集团档案的检索工具分为手工检索和机械检索两大类。 5.6.1.3 手工检索主要包括案卷目录、全引目录、分类目录。 5.6.1.4 机械检索主要是指计算机检索，利用档案管理软件进行快速搜索检索。 5.6.2 档案借阅 5.6.2.1 集团各部门及所属公司需要在查阅档案资料时，应先填写“档案借阅登记表”(见表A.8)，并经集团档案主管部门和许可才能查阅相关档案资料。 5.6.2.2 需要将档案资料借出档案室时，经办人必须持有经本单位领导和集团档案主管部门领导批准的“档案借阅申请单”(见表A.9)，经集团档案主管部门核实后，并在“档案借阅登记表”登记，注明“借出”后，方可将档案案卷或资料借出。 6 检查与考核 6.1 档案检查 6.1.1 集团档案主管部门每年对集团公司及所属公司现有档案的进行有组织、有准备、有步骤、有领导的检查(至少一次)。检查前要明确目的、范围、方法、要求，确定参加检查的人员及时间。 6.1.2 检查人员按规定的范围、方法和要求对档案工作和档案保管情况进行检查，并对检查结果进行记录，填写“档案检查表”(见表A.10)。 6.1.3 检查结束后，集团档案主管部门编制“档案检查工作报告”(见表A.11)，主要内容为档案保管现状、现有储藏档案、遗失损坏情况等，对存在的问题提出解决办法和处理意见，报集团主管领导批准后执行。 6.1.4 集团档案主管部门每年组织一次各部门、各所属公司档案人员参加的档案业务 培训，并进行业务考核。 6.2 档案考核 6.2.1 集团档案主管部门对档案检查结果将纳入各部门及所属公司的工作目标考核。 6.2.2 集团档案主管部门对档案人员考核结果将作为本人晋升依据。 7 报告和记录 表A.1 档案收集计划 保存期限 归档 表A.2 档案材料移交清单 保存期限 2年 表A.3 档案鉴定工作计划 保存期限 归档 表A.4 档案鉴定工作单 保存期限 归档 表A.5 档案销毁清册 保存期限 归档 表A.6 档案鉴定工作报告 保存期限 归档 表A.7 档案统计调查表 保存期限 3年 表A.8 档案借阅登记表 保存期限 2年 表A.9 档案借阅申请单 保存期限 2年 表A.10 档案检查表 保存期限 2年 表A.11 档案检查工作报告 保存期限 归档 8 附录 A 档案收集计划 B 文件材料归档范围及保管期限 C 档案分类及编号 附录A ( 规范性附录 ) 表A.1 档案收集计划 编号: 序号 部门或子公司 责任人 归档文件材料范围 移交时间 备 注 编制部门: 编制人/日期: 审核人/日期: 批准人/日期 表A.2 档案材料移交清单 编号: 移交部门: 文件材料名称 页数 成文日期 备 注 序号 制表: 移交人/日期: 承接人/日期: 表A.3 档案鉴定工作计划 编号: 鉴定目的 鉴定内容 鉴定范围 鉴定小组 人员构成 鉴定 起止日期 鉴定 配合单位 需要后勤 保障工作 编制/日期: 审核/日期: 批准/日期: 表A.4 档案鉴定工作单 编号: 鉴定工作单编号: 第 号 案 卷 质 量 原保管 案卷号或件号 案卷保存价值 存毁意见 备 注 期 限 完整性 准确性 系统性 鉴定小组意见: 鉴定小组负责人签字 年 月 日 鉴定人/日期: 表A.5 档案销毁清册 编号: 编制部门: 编制人/日期: 序号 档案号或件号 档 案 名 称 数量 鉴定工作单编号 备 注 审批人/日期: 销毁人/日期: 监销人/日期: 表A.6 档案鉴定工作报告 编号: 鉴定工作目的 鉴定工作任务 鉴定小组成员 构成情况 鉴定工作过程 和基本方法 鉴定中调整和 销毁档案数量 鉴定工作主要 经验和存在的 问题 批准意见 年 月 日 备注 编制/日期: 审核/日期: 表A.7 档案统计调查表 编号: 调查单位: 调查目的 调查要求 调查范围 调查日期 主要内容 结果记录 编制部门: 编制/日期: 年 月 日 表A.8 档案借阅登记表 编号: 序号 日期 借阅单位 案卷或文件题名 利用目的和利用效果 复印份数 借阅人签字 归还日期 备 注 编制部门: 制表: 表A.9 档案借阅申请单 编号: 所在部门或借阅人 单位 借阅人身份借阅人电 证明 话号码 借阅目的 所借档案名称 或主要内容 借阅时间 借阅部门 领导意见 主管 领导意见 表A.10 档案检查表 编号: 检查项目 检查内容及要求 检查结果 检查人/日期: 表A.11 档案检查工作报告 编号: 接受检查单位: 检查目的 检查范围 检查方法 检查要求 检查人员 检查时间 1. 档案保管现状、现有储藏档案、遗失损坏情况: 检查结果 2. 存在问题及处理意见: 审批意见 年 月 日 编制/日期: 审核/日期 附录B (规范性附录) 文件材料的归档范围及保管期限 B.1 党群工作类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 党员代表大会材料:会议通知、议程、代表名单、开幕词、工作报告、1 决议、选举结果、领导讲话、提案、主席团会议记录、大会发言、讨永久 论通过的文件、闭幕词、简报、重要的照片、录音(像)带等 党 2 讨论未通过的文件 长期 委 工小组会议记录、参考文件、会议服务机构的文件、总结等文件材料、3 短期 作 典型材料、代表发言 4 党组织建设、党员和干部管理、党费管理等 长期 5 党风整治、党纪检查、案件审理、信访工作等 长期 职工代表大会材料:会议通知、议程、代表名单、开幕词、工作报告、 决议、选举结果、领导讲话、提案、主席团会议记录、大会发言、讨永久 论通过的文件、闭幕词、简报、重要的照片、录音(像)带等 1 讨论未通过的文件 长期 小组会议记录、参考文件、会议服务机构的文件、总结等文件材料 短期 2 职代会条例和职工守则、工会各项工作总结、汇报 长期 3 工会改选报告与批复、年度总结、启用印章通知 永久 4 工会组织机构的编制、年报表、委员名单、工会委员会、会议记录 永久 工 劳动模范、先进集体、先进个人评比结果、名单和典型材料 会 省级以上的 永久 工5 作 市级以上的 长期 集团公司 短期 6 工会各项安排、小结、会费收据 短期 7 工会会员组织关系介绍信及存根 长期 8 工会财务账目 长期 9 女工工作方面的安排、总结等材料 短期 10 各项文化艺术、体育活动及群众团体活动 短期 11 劳动保护、福利 短期 1 本集团团代会产生的文件和有关材料(同职工代表大会) 永久 共2 团委会记录、年度总结、团组织改选报告与批复、团组织情况年报表 永久 青3 团员教育和其它各项活动安排、总结、团费收据及存根 短期 团团支部改选、接收新团员、对团员奖惩等方面的报告和批复、团员组工4 长期 织关系介绍信及存根、团员花名册、整团建团成套材料 作 5 先进团支部、优秀团员登记表、单行材料 短期 1 企业形象、日常对外宣传的策划、组织、实施形成各种载体材料 短期 2 重大社会活动的策划、组织、实施形成各种载体材料 永久 宣3 形象广告设计、制作、印刷过程所形成的文件材料及样稿 长期 传4 各部门及各子公司广告统筹、协调、审核和计划制定材料 短期 工5 出版各类书籍、图片、声像材料 长期 作 6 对外宣传资料及总结集团、光辉事迹、管理经验的样稿及原稿， 长期 7 采访、约稿、编辑、设计稿件及图书、月刊发行材料 短期 B.2 行政管理类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 工作会议和重要专业会议材料 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久 1 典型材料、代表发言、简报 长期 小组会议记录、参考材料 短期 一般专业会议材料 通知、纪要、总结、讲话、报告、重要的声像材料 长期 2 典型材料、代表发言、简报 短期 颁发文件材料 方针、政策性的，重要业务问题的 永久 3 一般业务问题的 长期 事务性、有参考价值的 短期 请示与上级单位的批复、各子公司的请示、报告与批复、指示 4 方针、政策性的、重要问题的 永久 一般事务性问题的 短期 工作活动总结、报告 主要工作活动年度和年度以上的、重要专题的 永久 5 行半年的、季度的、一般专题的 长期 政 计划、规划、控制数字 管6 年度和年度以上的 永久 理 季度的、月份的 短期 统计报表 汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久 7 季度的、月份的 短期 专题工作经验汇报材料 出席市级以上交流和评比的 长期 8 其它的 短期 直属上级机关和非直属上级机关颁发的文件材料 针对本集团工作并要执行的重要的文件材料 永久 9 属本集团主管业务并要执行的一般文件材料 长期 其它需要执行的一般材料 短期 永久 国家、上级领导视察集团工作形成的题词、讲话、声像等重要文件 友好往来、出国考察、参加会议等外事活动形成的文件材料 重大活动的主要文件 永久 10 一般活动的审批手续、考察报告 长期 其他文件材料 短期 1 机构设置、调整、人员编制、更改名称、启用印章材料 永久 干部、员工花名册和人员编制表、中层情况统计年报表 永久 2 领导及部门总经理的任免报告和批复、 长期 3 人上级或集团批准对经理、员工的奖励处分、处理决定 影响大的、重要的 永久 4 事 一般的 长期 管 工资调整方案、调整调动、奖金分配等文件材料 长期 5 理 录用合同、转正、定级、调资、职务聘任、离退休、死亡、辞退等有关材料 长期 6 长期 员工培训、考核管理材料及培训教材、培训统计年报表、考核成绩单 7 员工培训的安排、计划、小结、汇报 短期 8 (续) 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 保卫处成立的批复请示、保卫人员、机构设置批复请示 永久 安 全2 案件调查报告、结案处理决定、火灾事故查处等文件材料 长期 保3 重大工伤事故的调查报告、处理结果及安全事故统计报表 长期 卫 4 安全教育、检查及整改措施执行情况、 短期 5 安全保卫、门卫、消防、法制教育的计划、安排、总结等 短期 1 监察审计方面的规章制度方面文件材料 永久 对集团各部门及各子公司进行会计报表审计，经营审计，大、中型监2 项目及固定资产报废、处理审计，主要领导人离任审计形成的文件长期 察材料 审3 资金及财产、经营活动、内部控制制度的监督审计文件 长期 计 4 对来信、来访、举报回复材料 短期 5 监察审计培训材料 长期 1 领导、员工体检通知、检查表 短期 后 2 员工生活福利发放通知、发放标准 短期 勤 福3 员工餐厅及餐费发放标准 短期 利 4 员工住房相关资料 短期 B.3 经营管理类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 发展战略、经营策略和指导方针、对外兼并、收购文件材料 永久 2 中长期发展计划、管理体制和运行机制总体改革方案 长期 经3 资本运营、对外合作、联营及增效扩股和资产经营管理 长期 营产业结构和布局调整可行性报告、投资项目的调研、立项、论证及决4 长期 项目建议书和可行性报告 策 5 无形资产管理及无形资产增值的实施方案等 长期 6 日常经营管理形成的各类文件材料 短期 1 中、长期计划、年度计划及完成总结报告 长期 计 2 季度、月度计划及完成情况 短期 划 工3 各种统计年度报表、综合统计分析 长期 作 4 各种月度报表、统计分析 短期 1 经济责任目标管理形成年度管理、检查及总结资料 长期 企 2 经济责任目标管理形成季度、月度管理、检查及总结材料 短期 业 管3 企业管理现代化活动形成的重要材料 长期 理 4 企业管理日常资料活动形成材料 短期 财务管理的规定、制度、办法、汇报、总结，财务专题经验汇报材1 长期 料，经济活动分析、财务整顿汇报 永久 2 成本决算报告(年度)和上级批复 财 财务有关请示和上级批复: 重要的 长期 务3 一般的 短期 管 长期 理 4 购置固定资产的请示和上级批复 5 清仓核资和财税大检查活动中形成的材料、会议形成的月、季报 短期 长期 6 上级有关财务方面的规定需要贯彻执行的 (续) 类目 序号 文件材料名称 保管期限 市场调查和需求预测，包括国内外传统市场、新市场和潜在市场材营1 短期 料，为企业产品开发和生产技术系统提供的市场信息材料 销 管开拓市场和制定销售产品的方针和策略，包括销售渠道、营销组合、2 长期 理 产品定价材料等 3 销售计划及计划期产品销售量和销售收入统计材料 短期 组织、管理订货合同，包括组织签订合同，检查执行合同和处理合4 短期 同中的问题所形成的文件材料 培训销售人员计划和培训材料，包括挑选销售人员材料及对销售人5 短期 员考核材料 6 组织对用户服务，包括产品安装调试、使用和维修指导材料及记录 短期 7 销售费用及销售成本统计材料 短期 B.4 生产技术管理类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 生产计划书(任务书)、订货合同(协议、委托书) 短期 2 控制生产过程的质量标准、产量标准 短期 3 生产组织、生产过程监督和控制，生产计划调整书及生产调试指令 短期 原辅材料、包装材料采购计划、定货合同、选择合格供方及质量保4 短期 证协议管理材料 5 原辅材料、半成品的可追溯管理材料 短期 生6 成品检验及检验报告的管理材料 短期 产7 安全、生产、技术、设备事故及其处理材料 短期 与8 生产成本、技术指标、经济指标控制材料 短期 劳9 生产记录及各类生产报表统计 短期 动二 生产工艺管理 管1 工艺方案的编制、评审、审批、传递材料 长期 理 2 工艺规程(操作方法、作业指导书)的编制、会签、审批材料 长期 3 工艺验证和评定材料 长期 4 工艺更改提出、审批、验证及应用结果材料 长期 5 工艺装备设计任务书、工艺装备设计程序及审查与验证材料 长期 6 工艺装备制造、更新、报废的管理与审批材料 长期 7 工艺装备验证方法与程序材料 长期 1 集团形成的各种版次质量体系文件原稿及修改稿，会签、审批材料 永久 质2 质量管理体系运行过程中形成的文件材料，包括各种质量记录 短期 量3 质量管理、检查及改进过程中形成的文件材料 短期 管4 质量管理体系认证申报、检查、复审材料及证书 永久 理 5 质量体系运行过程中采用的外部文件材料 短期 1 安全生产管理 长期 安 2 工伤事故处理 长期 全 管3 职业安全教育 短期 理 4 日常安全生产检查 短期 (续) 类目 序号 文件材料名称 保管期限 科技情报管理及科技情报管理活动中形成文件材料，及集团生产、1 长期 科研活动所采用的重要的材料 科 技新产品开发计划管理材料、可行性论证管理材料、方案设计、实施管管理材料、技术成果管理和奖励管理材料，包括科技成果的鉴定、2 长期 理 评审和奖励、技术引进项目管理材料，包括引进项目申请、实施、 验收和总结等材料 技术改造管理、计划、实施、鉴定等过程形成材料 3 长期 技术革新管理、论证、设计、实施、鉴定、推广等过程形成材料 4 长期 能1 能源消耗定额管理、节能降耗工作等重要材料 长期 源2 日常节能工作监督检查等形成材料 短期 与3 环境保护检测与控制、污染治理等管理形成重要材料 长期 环 4 保 污染日常控制、监督检查等形成材料 短期 保 护 标1 企业标准体系策划、建立、实施和改进形成材料、企业标准体系表 长期 准2 管理标准、技术标准及工作标准编制、审批过程形成的材料 长期 化3 企业标准机构设立、变更资料、标准计划、总结等 长期 与4 标准实施过程形成记录、标准化信息资料等 短期 计5 计量工作管理、计划、总结等材料 长期 量6 工日常计量工作形成的材料 短期 作 1 档案工作计划、安排、汇报、总结等材料 长期 档案管理升级验收方面形成的文件材料 档计划、安排、 短期 2 案整改方案、申请报告、汇报、总结、验收审批文件 永久 与档案管理升级的一系列有关制度 长期 信3 档案鉴定活动形成的文件材料 永久 息档案管理过程中形成文件材料 化4 综合性的、重要的 长期 管一般性 短期 理 5 企业信息化管理策划、方案、实施结果等 长期 6 日常信息管理 短期 B.5 产品类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 药品生产申报、批复文件材料 永久 2 商标、药品说明书、药品标签、生产许可证、批准文号 永久 3 成果鉴定与奖励 永久 4 原辅材料、中间体及药品规格材料 长期 药5 原料药、中间体、辅助物料的生产工艺 长期 品 6 药品生产工艺、操作规程(含初试工艺、暂行工艺、审批工艺) 长期 药品生产设备和工艺装备文件、材料及图表;经济技术指标统计报 7 表、能源测试报告及统计材料，生产设计任务书，设备平面布置及长期 安装图 (续) 类目 序号 文件材料名称 保管期限 药药品分析、技术鉴定材料、化验单、化验报告、检验规程(原辅材 8 长期 品 料、中间体、成品)和留样观察材料 9 药理实验、临床试用材料 长期 10 药品使用反馈材料 短期 11 三废处理技术文件、材料 长期 1 技术协议书，技术任务书、可行性报告 长期 2 各阶段的试验设计、计算书、操作规程及配方 长期 3 研制总结及成果鉴定材料、获奖材料 永久 食 品 4 原辅材料采购标准，成品技术要求 长期 5 小试、中试及试生产材料，用户调查材料 短期 6 产品标准、卫生许可证申办材料及工艺操作过程的制定 永久 1 拍摄申请计划及办理相关手续材料 长期 影2 剧本选择、演职员确定，资金筹备、工具准备 短期 视3 同有关人员或单位签订合同或协议 短期 制4 拍摄过程形成的各种载体的文件材料 长期 片 5 最终使用剧本及播放用的录像带 永久 B.6 科学技术研究类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 科研课题审批文件 永久 2 技术委托书、技术协议书 长期 科 3 课题研究依据性材料，国内外考察报告，调研报告，座谈报告 短期 研 准4 专题分析报告、课题前景分析报告国内外材料综述 短期 备 5 技术方案说明、可行性分析报告及批准书， 长期 6 科研基金申请及批复 短期 课1 课题报告或立项论证报告 长期 题2 课题任务书 短期 论3 课题研究大纲、研究试验大纲，研究试验方案， 短期 证 1 试验研究阶段形成的各种载体的原始记录 长期 2 计算文件及试验文件 短期 研 3 数据分析处理材料 短期 究 试4 技术总结，工艺总结、故障分析、关键工艺文件 长期 验 5 课题执行情况或撤销报告 短期 6 重要的往来文件 长期 1 试验结论性文件 永久 2 技术总结、科研总结、研究工作总结 长期 总 3 参加人员名单 长期 结 鉴4 技术鉴定性材料 永久 定 5 科研投资情况、决算文件 短期 6 经济分析报告 短期 (续) 类目 序号 文件材料名称 保管期限 成1 成果和奖励申报、审批文件 永久 果2 获奖材料(含奖式、奖章、奖杯、证书等) 永久 奖 3 专利申请的有关材料 永久 励 推1 推广应用方案及总结 长期 广2 市场调查、分析报告 短期 应3 技术经济效果分析材料 短期 用 4 长期 试生产及扩大再生产文件 长期 5 工艺文件、产品标准审查材料 6 长期 生产定型鉴定材料 7 短期 成果推广和反馈信息材料 8 短期 推广应用的经济效益分析和社会效益证明材料 9 短期 国内外学术交流材料 B.7 基本建设类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 项目建议书及批复 永久 可 2 可行性研究报告 永久 行 性3 项目评估 永久 研4 环境预测、调查报告 永久 究 5 设计任务书、计划任务书 永久 设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、1 永久 计化验、试验报告、重要土、岩样及说明 基2 地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 础 材3 水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久 料 1 初步设计 永久 2 技术设计 永久 3 施工图设计 短期 设 4 技术秘密材料、专利文件 永久 备 文5 设计计算书 长期 件 6 关键技术试验 永久 7 总体规划设计 永久 8 设计评价、鉴定及审批 永久 工1 征用土地批准文件及红本图、拆迁、补偿协议书 永久 程2 承发包合同、 协议书、招标、投标、租赁文件 永久 管3 施工执照 永久 理 文4 环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书 永久 件 (续) 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 土建施工文件 长期 (1) 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期 施 工施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措 (2) 长期 文施、施工工艺 件 (3) 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期 (4) 建筑材料试验报告 长期 (5) 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 永久 (6) 施工定位测量、地质勘察 永久 (7) 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久 (8) 施工记录、日记、大事记 长期 (9) 隐蔽工程验收记录 永久 (10) 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 永久 (11) 分项、分部、单位工程质量检查、评定 长期 (12) 交工验收记录证明 长期 (13) 长期 施工总结、技术总结 (14) 竣工报告、竣工验收报告 永久 2 设备及管线安装施工文件 长期 (1) 短期 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 (2) 施工组织计划、施工方案、施工计划、技术措施 长期 (3) 长期 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (4) 长期 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 (5) 长期 隐蔽工程检查验收报告 (6) 长期 强度、密闭性试验报告 (7) 短期 设备调试记录 (8) 长期 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 (9) 长期 系统调试、试验记录 (10) 短期 管理清洗、通水、消毒记录 (11) 长期 管理标高、位置、坡度测量记录 (12) 长期 中间交工验收记录证明、工程质量记录 (13) 竣工报告、竣工验收报告 长期 3 电气、仪表安装施工文件 长期 (1) 短期 开工报告、、工程技术要求、技术交底、图纸会审 (2) 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 长期 (3) 长期 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 (4) 调试、整定记录 长期 (5) 长期 性能测试和校核 (6) 长期 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 (7) 操作、联运试验 短期 (8) 电气装置交接记录 短期 (9) 长期 中间交工验收记录、工程质量评定 (10) 竣工报告、竣工验收报告 长期 1 项目竣工验收报告 永久 竣2 全部竣工图 永久 工3 项目质量评审材料 永久 文4 永久 工程现场声像材料 件 5 竣工验收会议决议文件 永久 B.8 设备仪器类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 购置设备的报告(合同或协议)和批复 长期 设备的全套图纸及文件、外购设备的图纸、合格证、装箱单、说明 设2 长期 书以及设备译文等随机材料 备 仪3 开箱验收记录 器4 安装使用说明书等文件 长期 类 5 设备的安装、调试、试运行记录和报告 长期 6 易损件、自制件、复制件底图 7 设备履历表，设备事故和保养维修记录 长期 设备管理、操作规程、维护保养规程、大中修计划、重大事故等方 面的文件材料 8 重要的 长期 一般的 短期 9 设备报废申请报告、批复等文件 短期 10 设备大检查、普查和设备管理升级活动的文件材料 长期 B.9 财务会计类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 会1 原始凭证(涉外及私股凭证保管期限永久) 15年 计 2 记账凭证 15年 凭 证3 汇总凭证 15年 类 1 总账(包括日记总账，涉外及私股账簿保管期限永久) 15年 会 2 明细账 15年 计 账3 日记账(现金和银行存款日记账保管25年) 15年 簿4 固定资产卡片(固定资产报废清理后保管5年) 类 5 辅助账簿 15年 财1 月、季度财务报告(包括文字分析) 3年 务 报 告2 年度财务报告(决算，包括文字分析) 永久 类 1 会计移交清册 15年 2 会计档案保管清册 永久 3 会计档案销毁清册 永久 其4 银行存款余额调节表 5年 他5 银行对账单 5年 类 6 职工工资册 长期 7 工资发放明细表 永久 8 成本表 5年 B.10 干部职工类 类目 序号 文件材料名称 保管期限 1 履历材料(个人或履历表) 长期 2 自传材料 长期 干3 鉴定、考核、考察材料 长期 部学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业 职4 永久 成绩和评聘专业技术职务、考绩、审批材料) 工 5 奖励材料(包括业务奖励、先进事迹) 长期 类 6 处分材料(包括甄别、复查材料、免于处分的处理意见) 长期 7 录用、任免、聘用、调动、工资、待遇、离、辞职材料 永久 8 其他材料 短期 附录C (资料性附录) 档案分类及编号 C.1 档案分类 按照《工业企业档案分类试行规则》及《省省工业企业档案分类编号试行细则》的有关要求，结合集团的实际情况设置一级类目十类: 代号 代字 名称 代号 代字 名称 5 KY 0 DQ 党群工作类 科学技术研究类 1 XZ 行政管理类 6 JJ 基本建设类 2 JY 经营管理类 7 SB 设备仪器类 CK 3 SJ 生产技术管理类 8 财务会计类 4 CP 产品类 9 GZ 干部职工类 注:一级类目的代字由名称的汉语拼音大写字母表示。 C.1.1 党群工作类 只设置二级类目，内容包括: 一级类目 二级类目 代字 名称 代号 名称 01 党委工作(含党务、组织等) 02 工会工作 DQ 党群工作类 03 共青团工作 04 宣传工作 C.1.2 行政管理类 只设置二级类目，内容包括: 一级类目 二级类目 代字 名称 代号 名称 01 行政管理 02 人事管理(含教育工作) XZ 行政管理类 03 安全保卫 04 监察审计 05 后勤福利 C.1.3 经营管理类 只设置二级类目，内容包括: 一级类目 二级类目 代字 名称 代号 名称 01 经营决策 02 计划工作(含统计工作) JY 经营管理类 03 企业管理 04 财务管理 05 营销管理 C.1.4 生产技术管理类 设置二级类目，包括: 一级类目 二级类目 名称 代号 名称 代字 01 生产与劳动管理 02 质量管理 03 安全管理 生产技术理类 04 科技管理 SJ 05 能源与环境保护 06 标准化与计量工作 07 档案与信息化管理 C.1.5 产品类 按产品的系列(内容)设置三级类目，组织案卷时应包含市场调研、产品设计、工艺工装、试制鉴定、生产制造、检验、包装、商标广告和产品评比(名牌产品等)全过程形成的各种文件材料等。 一级类目 二级类目 三级类目 代字 名称 代号 名称 代号 名 称 01 中药 02 西药 01 药品 03 生物制品 04 其他 CP 产品类 01 普通食品 02 食品 02 保健食品 01 影视剧 03 影视制片 02 其他 C.1.6 科学研究类 按科研课题性质设置二级类目。同一科研项目包含课题立项、科研准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等研究和管理过程中形成的全部文件材料。 一级类目 二级类目 代字 名称 代号 课题性质 01 技术研究 KY 科学研究类 02 应用研究 C.1.7 基本建设类 按工程性质设置二级类目: 一级类目 二级类目 代字 名称 序号 工程性质 01 综合类 02 生产设施及生产辅助设施类 JJ 基本建设类 03 办公设施类 04 生活福利类 C.1.8 设备仪器类 按设备种类设置二级。同一设备仪器内，包括设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程形成的文件材料。 一级类目 二级类目 代字 名称 代号 种类 01 生产设备 02 动力设备 SB 设备仪器类 03 办公设备 04 运输设备 05 检测设备 C.1.9 财务会计类 按文件名称设置二级类目，即凭证、账簿、报表、其他: 一 级 类 目 二 级 类 目 三级类目 名 称 代 号 名 称 序 号 名 称 代 字 01 原始凭证 02 记账凭证 01 会计凭证类 03 汇总凭证 04 其他会计凭证 01 总账 02 明细账 03 日记账 02 会计账簿类 04 固定资产卡片 05 辅助账簿 财务会计类 CK 06 其他会计账簿 01 财务报告及会计报表等 03 财务报表类 其他财务报告 02 银行存款余额调节表 01 银行对账单 02 会计核算资料 03 04 其他类 会计档案移交清册 会计档案保管清册 04 会计档案销毁清册 C.1.10 干部职工类 按内容设置二级类目: 一级类目 二级类目 代字 名称 代号 内容 01 高层领导类 02 中层领导类 GZ 干部职工类 03 现职员工类 04 离职人员类 注:特殊载体档案(包括声像类和实物类)，与纸质载体的档案有着不可分割的联系，不单独设置类目，按内容特征与纸质档案对应分类编号。 C.2 档案案卷排列方式 C.2.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷的排列方式: 一级类目——年代——二级类目——案卷。 C.2.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案案卷排列按一级类目、 二级类目、三级类目分项目排列: 产品——系列——型号——案卷; 设备——系列——型号——案卷; 科研——系列——课题——案卷; 基建——综合工程——单项工程——案卷。 C.2.3 一个产品、一项课题或工程、一台设备仪器整理形成有若干数量的案卷，应将基础性、依据性和鉴定验收结论性材料的案卷排列在前，一般技术性材料、计算材料的案卷续接，技术图样的案卷排列在后。 C.2.4 财务会计类档案案卷排列方式: 一级类目——二级类目——年度——案卷。 C.2.5 干部职工类档案案卷排列按一级类目分，二级类目以姓氏笔划排列。 C.3 档案的编号 C.3.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案编号的结构形式: × . ×××× . ×× . ×× 案卷顺序号(按一级类目流水号) 二级类目(代号) 年 代 一级类目(代号) C.3.2 产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案编号的结构形式: × . ×× . ×× 案卷顺序号(按二级类目流水号) 二级类目(代号) 一级类目(代号) C.3.3 财务会计档案编号的结构形式: × .×× . ×××× . ×× 案卷顺序号(按二级类目流水号) 年 度 二级类目(代号) 一级类目(代号) C.3.4 干部职工档案编号的结构形式: × . ×× . ×× 案卷顺序号(以二级类目姓氏笔划编流水号) 二级类目(代号) 一级类目(代号)