打电话礼仪

打电话 接电话礼仪 ,一, 接电话的 1、“铃声不过三”原则 在电话铃声响起后～如果立即拿起～会让对方觉得唐突,但若在响铃超过三声以后再接听～是缺乏效率的表现～势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象～同时也会让对方不耐烦～变得焦急。如果因为客观原因～如电话机不在身边～或一时走不开～不能及时接听～就应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释～如“很抱歉～让你久等了”等。 如果是在家里接听电话～尽管没有必要像在单位里那样及时～但尽快去接听是对对方的尊重～也是一个人的基本礼貌。如果铃响五声以上才去接听～也应向对方表示歉意。老朋友之间尽管没有必要做出郑重其事的道歉～但向对方解释一下延误的原因也是必要的。 2、规范的问候语 在工作场合～接听电话时～首先应问候～然后自报家门。对外接待应报出单位名称～若接内线电话应报出部门名称. 比如:“您好～**公司”或“**大学音乐系～你好”。 “你好～销售部办公室～我是**。” 自报家门是让对方知道有没有打错电话～万一打错电话就可以少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重～而且也反映出本单位的高效率和严管理。 在家里接电话可以有很多选择～规范一点的可以用:“喂～你好:”问候对方。当然在家里接听电话与工作单位接听电话有所不同～在家里～关键是要让对方感到亲切友好～而这种亲切友好主要是通过接听电话的人的语调、语气来体现的～过于规范化的电话反而会让人觉得“公事公办”的冷淡。 3、要找的人不在或不能接听电话时的处理 这里～特别要注意的是～在询问对方姓名前～先告知他要找的人不在。 4、学会记录并引用对方的名字 在办公室工作的人员～应该有意识的训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客～经常打电话来～一开口就能听出他或她的声音～那么可以用合适的称谓问好:“您好～王经理。”这样一来～会给对方留下特别受到重视的感觉～增强对方对你的好感。 5、接到错误的电话也应该礼貌应对 接到错打的电话～人们很容易忽略了礼貌问题～甚至很粗鲁～这是因为人们认为错打的电话与自己没有关系。但事实上～并非错打的电话都必定与自己没有关系～有时～对方也恰恰 是与自己有重要关系的人。因此～接听电话时～最好每一个电话都讲究礼貌～保持良好的接听态度。 6、应在对方挂电话后再挂电话 当对方向你说“再见”时～别忘了你也应该说“再见”～并等对方挂了以后再挂电话～最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话～尤其不能在对方一讲完话～还没来得及说“再见”就把电话挂了。注意挂电话时应小心轻放～别让对方听到很响的搁机声。 打电话礼仪 ,一,确定合适的时间 当需要打电话时～首先应确定此刻打电话给对方是否合适～也就是说～要考虑此刻对方是否方便听电话。应该选择对方方便的时间打电话～尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。一般说来～有几点应该注意: 避开对方的吃饭和休息时间。总的来说～早晨8点以前～晚上10点以后～给对方家里打电话是不合适的。除非有紧急的事。当然～当对方有可能非常忙碌的时候打电话去～也是不合适的。比如～在对方准备出门上班前几分钟打电话～可能会使对方迟到。而且工作上的事情～也尽量不要打电话到别人的家里。 如果是打电话到工作单位～最好不要在星期一一大早打过去～因为～经过一个周末～对方要处理的公务也许会很多。 当然～在对方快要下班的前几分钟打电话～也是不太适合的～因为快要下班了～大家也许有些事情要处理～处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间～也许对方会不快。一般情况下～也不要为私人的事情打电话到对方的单位～除非对方不介意。如果因为私人的事情打电话到对方的单位～最好问一声:“你现在方便听电话吗,”而且～即使得到对方的肯定回答～也尽量要简短～因为占用对方的工作时间～可能会影响对方工作单位的正常的业务往来。 ,二,开头很重要 无论是正式的电话业务～还是一般交往中的不太正式的通话～自报家门都是必需的～这是对对方的尊重～即使是你熟悉的人～也应该主动报出自己的姓名～因为接电话方往往不容易通过声音准确无误地确定打电话人的身份。另外～自报家门还包含着另外一层礼仪内涵～那就是～直接将你的身份告诉对方～那么～对方就有是否与你通话的选择权～或者说～有拒绝受话的自由。 而且在打电话之前～确定打内线或打外线是很重要的。具体的做法是: 打外线——不认识对方时～应该作详细的自我表现介绍～如:“你好～我是**～**公司销售部经理的秘。”若你认识对方～而且～你也有个好记性～对方一接听电话时就马上能确定听话人是谁～那么不妨直接说出这个人的名字或正确的称 呼～这样～会使对方感到被重视的荣幸～可以这么说:“王经理～您好～我是**～**公司销售部经理的秘书。” 打内线——可以有几种方式～如:“我是**～王经理的秘书”,“我是销售部的**”,“王先生～你好～我是**。” ,三,通话尽量简单扼要 在做完以后～应该简明扼要说明通话的目的～尽快结束交谈。因为～随意占用对方的电话线路和工作时间是不为对方考虑的失礼行为。在业务通话中～“一个电话最长三分钟”是通行的原则～超过三分钟应改换其他的交流方式。 如果估计这次谈话要涉及的问题较多～时间较长～那么～应在通话前询问对方此时是否方便长谈。如果对方不方便长谈～就应该有礼貌的请对方约定下次的通话时间。 明明需要占用一刻钟的时间～却偏偏说:“可以占用你几分钟时间吗,”这就很不合适了～应该说:“王先生～此次我想和您谈谈分配的事宜～时间大约需要一刻钟～您现在方便吗,” ,四,你要找的人不在时的处理 如果你要找的人恰巧不在～你可以有几种应对方式: 1. 直接结束通话 在事情不是很紧急的情况～而且自己还有其他的联系方式的情况下～可以直接用“对不起～打扰了～再见”的话结束通话。 2. 请教对方联系的时间或其他可能联系的方式 通常在比较紧急的情况下采用～具体的做法是:“请问我什么时候再打来比较合适,”或“我有紧急的事情～要找王经理～不知道有没有其他的联系方式,”不管对方是否为你提供了其他的联系方式～都应该礼貌地说:“再见”。 3. 请求留言 若要找的人不在～或恰巧不能听电话～最好是用礼貌的方式请求对方转告。留言时～要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后～千万不要忘记问:“对不起～请问您怎么称呼,”对方告知后要用笔记录下来～以备查找。 ,五,适时结束通话