数学时代电子档案与纸质档案并存

数学时代电子档案与纸质档案并存 数字时代电子档案与纸质档案并存 张 平 所谓电子档案与纸质档案并存，就是指在同一个档案馆（室）内，归档的同一种档案信息内容， 在较长一段时期内，既要保存电子档案，又要保存纸质档案，就是在电子环境下将一些需要永久、 长期保存和需要维护归档的电子档案，及时从计算机上拷贝并输出成纸质档案作常规保存。继续用 传统的文件形式来保持其原始性，证据性和权益性，或是把一些利用频繁需要传输联网的已开放的 纸质档案录入，转化为电子档案，以满足档案信息资源共享的需要。 随着科学技术的进步，办公自动化在国家机关、团体和企事业单位的广泛应用和日益普及，产 生了大量的电子文件，电子档案应运而生。大容量存储加上多媒体功能，使得一个微型计算机系统 即可具备一个小型档案室的功能，人们可以方便地对这些信息进行编辑、加工、建立起合理、快捷 的查询系统供档案人员使用。或者，将一些经过鉴定，可以对外开放的信息，迅速、准确地提供给 利用者。然而，正是计算机快捷、迅速、灵活、存储量大，易于信息传递，便于修改等特点，反过 来使计算机在使用过程中给信息资源的存储带来极大的隐患。 1、传统档案学理论强调，档案文献必须有原始性，即必须是原生载体和原真内容，以确保档案 文献的历史凭证价值，而计算机的数字文件的存在，在其生存过程中不断变换，其信息内容完全游 离于其记录方式与载体之外，不再像传统档案文件那样，可借助载体原生来印证文件信息内容的原 真。 2、保密性是档案文件的一个重要特征，而计算机的数字档案在网络环境下，处于游离状态极易 暴露与泄密，计算机的数字档案的阅读依赖于其特定的生成环境——硬件设备与软件系统，硬件和 软件不断更新、升级换代，意味着档案文件生成，阅读环境也随之不断变更，由此就带来了如何保 持计算机数字档案文件的可读性问。操作人员瞬时的错误操作难以彻底杜绝，甚至某些错误的处 理请求指令可能导致系统瘫痪。计算机病毒、网络黑客的袭击也随时会使系统遭到破坏。磁电载体 介质性能的不稳定，使存储信息易受到人为或自然因素影响而丢失，如解密下载、拷贝、篡改等威 胁，使之无法长期安全保管，达不到档案管理的基本要求——安全、可靠。电子档案的原始真实性、 权威性及法律效用受到质疑。 3、为了保证档案的原始真实性、权威性及法律效用，这就要求各部门在原始数据，信息录入的 头一阶段就形成纸质档案，以保证档案数据，信息的准确性，纸质档案的安全性，还现在纸质档 案一旦形成，其所记载的数据，信息就不易更改。而在计算机更改数据，信息可以做到完全不被觉 察，因此纸质档案的生命力在于它的存在很大程度地保护了原始数据，信息安全、可靠。 - 1 - 档案不同于一般的文字材料，不是所有网上办公形成的数据都可作为档案，而是必须经过筛选 具有保存价值的材料。纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸 张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。例如，近期国家海洋局展开海洋档案进馆工作 中，要求将1982年以前归档的“永久”科技档案，移交海洋档案馆。在整理要求“进馆”的科技档 案中，我们发现，1960年本单位参加全国海岸带调查的原始数据依然清晰地展现在我们眼前。只要 在适当的温度下去除档案的灰尘，防止霉变和蛀虫，防止过度的光、热、有害气体等，并及时对破 损的材料进行认真细致的修复，纸质原始档案就可以保存相当长的时间。纸质档案的原始性鉴定通 常采用“原件”鉴定法，一般包括对档案的载体是否为产生该档案所属时代产物的鉴定。档案信息 形态包括：印章、签字和笔迹等真实性鉴定。例如，本单位部分年代久远的基建档案，房产档案， 上面的印章，发文部门经办人签字红线图标志，依然清晰。这些纸质档案在任何时候都可为法律提 供有力证据，并作为权威材料。 因此，纸质档案的优点是电子档案所无可比拟的。但是在当今信息化社会，纸质档案与电子档 案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。纸质档案和电子档案的载 体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录， 电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。数字时代电子档案和纸质档案相辅 相成，相得益彰，为社会发挥其巨大的作用。 （作者单位：国家海洋局第三海洋研究所） - 2 -