外贸单证流程
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1.客户询盘:
一般在客户下订 Purchase Order 之前,都会有相关的 Order Inquiry 给业务部,做一些
细节上的了解。
2.报价:
业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、
港口(空运机场)及柜型等,等和客户确定业务时, Proforma Invoice or sales contract
or offer sheet 给客户做正式报价。
3.得到订单:
经过洽谈,收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。
4.下生产单:
得到客人的订单确认后,给工厂下订单(工厂自己安排生产计划),安排生产计划。
5.业务审批:
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口
审核表”的项目如实填写,尽
可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表
要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预
付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门
跟单员跟进。
6.下达生产通知:
业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产:
6.1:如果是 L/C 付款的客户,通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到,收到 L/C 后
需业务员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问
题,如有问题应立即请客人修改 L/C。
6.2:如果是 T/T 付款的客户,要确认定金已经到账。
6.3:如果是远期 L/C, D/A 等条款收汇方式的客户(不推荐运用这种方式),需经总经理
确认批准。
7.验货:
7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。
7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查
货日期告知外贸部。
7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的,要在交货期两周前与验货公司
联系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.备制基本文件单证:
在收到客户正式的订单时,应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单,出口货物托运单,
核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸
箱检验单) 等文件.(应由单证员制作,交给业务跟单员跟进)。
9.商检:
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如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发票,
装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一
周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓:
10.1.如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款,通常客人会指定运输代理公司或船公
司。应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,确认工厂
的交货能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期 7
天之前向货运公司发出书面定仓通知,通常在开船 5天前可拿到进仓单。
10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸
等。经比较,选择价格优惠,信誉好,到港时间准时,船期时间合适的船公司,并告诉业务员
通知客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前一周书面定仓,程序同上。
10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时,
还要了解截关时间,入仓报关要求,等内容。
10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面出口货物托运单,注明所定船期,柜型及数
量,目的港等内容,以避免差错.
11.安排拖柜:
(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方)
11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可靠,
价格合理的公司签定
长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓
确认书/装柜图纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,
报关行,及装船口岸等。如果有验货公司监装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份
装柜资料,列明柜号、车牌号、司机及联系电话等.
11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及
司机联系电话。
11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、
实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住
封紧锁上.
12.委托报关:
在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单。通常要
给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及
数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联
系人和电话地址等。
13.获得运输文件:
13.1.最迟在开船后两天内,要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或
货运代理。提单补充内容要按照 L/C 或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些
特殊要求等,包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2.督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确
认提单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司
出正本。
13.3.及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登
记。
13.4. 如果客户是做 FOB 条款的, 应该及时通知客户保险,并将提单副本传真给他.
14.准备其他文件
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14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定
在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同,小写和大写金额都
要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认
证,一般要提前 20 天办理。
14.2.FORM A 原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需
注意的是运输日期要在 L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理
的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A 证书通常要
到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。
14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货
之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前 20 天办
理。
14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,
航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有
时 L/C 要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。
14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛
重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和
箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要与提单相符。
15. 交单:
15.1.采用 L/C 收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没
有错误,才交银行议付。
15.2.采用 30% deposit,T/T 收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付 70%余款,
确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3.如果 100%T/T 收汇的,要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产。拿
到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记:
每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计
等。
17.文件存档:
所有的外贸单证、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.单证员平时应注意收集海空运价,船期,航线,等信息,为业务员的报价提供帮助.
★无论是否操作信用证,单据都比较重要。外贸单证通常是成套的,即根据客户的要求,
相关的单证作为一套,用于交付、转卖和货款收付。单证制作的基本原则,是“单证一致,
单单一致”,即单证制作符合信用证要求(在信用证操作时),同一套的单据间,在相同栏目
的内容一致。比如,货物的数量,无论在发票、装箱单还是其他单据的数量栏中,填写都应
一致,包括计量单位;在提单中显示了唛头(货物外包装箱上印刷的用于识别的标志符号),
发票中就不能显示“N/M”(无唛头)。此外,每份单据都会标明出具日期,而外贸操作中对各
种单据的日期有相应的规定,要求签发日期应符合逻辑性和国际惯例。一般地,作为收款用
的全套单据,日期以提单上的 ON BOARD DATE 为基准,来确定各单据的日期:
发票(INVOICE)日期一般早于所有单证;
装箱单(PACKING LIST)一般与发票同日,必须在提单日之前;
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提单日(ON BOARD DATE)不能超过 L/C 规定的装运期;
保单(INSURANCE POLICY)的签发日应早于或等于提单日期,不能早于发票;
产地证(C/O、FORMA)不早于发票日期,不迟于提单日;
商检证(INSPECTION CERTIFICATION)日期不晚于提单日期,但也不能过早于提单日;
受益人证明(BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提单日;
船公司证明(FORWARDER CERTIFICATION):等于或早于提单日;
汇票(DRAFT)日期应晚于提单、发票等其他单据,但不能晚于 L/C 的效期。
外销员,报关员,报检员,