文件数据管理

文件数据管理问讨论 LATEST UPDATE: Jun. 02, 2009 2 目 录 „1、前言 „2、文件管理存在的问题 „3、文件管理的目标 „4、文件管理的基本思路 „5、文件管理目录树使用方法 „6、文件夹权限设定 „7、后记 „ 7.1 文件命名规则 „ 7.2 受控文件定义、分类、发放形式 „ 7.3 文件升版本条件 „ 7.4 附录：标准#格#（配合文件管理使用 ） 3 1、前言 文件以及数据管理（下文简称文件管理）是工程活动不可避免的工作，主要 涉及文件往来流向、存放路径、维护更新等问题。 1.1 文件管理的重要性 工程活动包含各种输入输出文件，同时也产生巨量的过程文件，并且这些文 件存储形式多样，生成时间不同，产生过程各异，为了规范设计、提高效率、加 强传承，需要统一规范文件管理行为。 1.2 文件管理的定义 文件管理就是采用统一的管理思路、相同的数据结构、简明的操作方法，准 确有效的完成数据查询及数据存储工作。 通俗地讲，文件管理就是要使各成员都能独自准确地找到目标数据，同时也 可以将数据准确地存入目标位置。 4 2、文件管理存在的问题 5 3、文件管理的目标 „文件夹树型结构标准化 „文件按【来源（流向）、功能、受控特性】有效分类 „文件夹权责明确，管理科学 6 „ 工程活动总是交织着TC、客户、供应商三者之间的往来活动，因此文件管 理要能全面体现过程文件种类。 „ 文件管理需要体现输入、输出、反馈这些必不可少的环节，也就是要体现 TC、客户、供应商之间文件传递流向。 „ 工程活动蕴涵了组织（SDT）的协作，因此文件管理还应包括组织的学习 成果及知识传承。 综上所述，参考下面框图建立一套统一的文件目录树，能较好地满足上 述3个要求。 4、文件管理基本思路 xxxx TCINBOX OUTBOX Release Centre 7 5、文件管理目录树使用方法 注释： Inbox：保存客户及供应商输入的文件，本文件夹只许存放，不许更改。同时对于文件 及版本较多的文件夹须建立《数据接收记录表》。 Outbox：保存输出至客户及供应商的文件，本文件夹只许存放，不许更改。并且发放 给供应商数据同时也要签发一张《数据发放登记表》，经供应商签字确认后归档。 Release_centre：存放项目中核心、受控、传承性的文件。本文件夹文件可以基于最 新版本更改，同时所有历史版本都要冻结并予以保留。 Work_in_process：存放临时工作内容、过程数据，各成员按需自行设置。 此为项目代号，如 Model_F 设置且只能设置这4 个1级文件 8 5.1 文件管理目录树使用方法—— inbox文件夹的使用 注释： 保存客户及供应商输入的文件，本文件夹只许存放，不许更改。同时对于文件及版本较 多的文件夹，如data，Environment_Data，spec-file等，须建立《数据接收记录表》。 可依据客户不同，此文件夹 可改为SVW、FORD、 DML等 9 5.1 文件管理目录树使用方法—— inbox文件夹的使用 注意：若本层次文件夹包含 文件较多，则可以按供应商 名称设置下一级文件夹。 10 5.1 文件管理实施的具体方法—— inbox文件夹的使用 Spec File： 定义为客户输入的技术标准、技术要求、 设计参数、特性参数等。这些文件TC只能读 取，不能更改 Spec file包含的文件如下： SVW：PDM、STD、 layout、 LAH、TLD、 ES、PAB、DVP、 FORD：spec book、 STD、layout、DVP DML：spec book、 STD、 layout、DVP都 实物零件须客户签字确认后方可 接收保管。小型部件存放于办公 室专用文件柜中，具体由主管工 程师保管。大型部件要入库 （mini jit，bench mark），存取 都要登记。 Data：按照“日期-文件内 容摘要”格式建立文件夹， 特别注意，STO文件隶属 于“Data” 各业务单元依据自身情况，下设具体 文件夹。例如：SVW的OTS_approval, 可设置“BMG“,”EM”等文件夹 每个更改，对应一个文件 夹，建议文件夹名称结构 为“工程更改编号-更改内 容摘要”，如：SVW的某工 程更改，可设立文件夹 《aeko123456-切除高调 手柄加强筋》，此文件夹 将保存与此更改相关的所 有客户输入文件，如果客 户没有正规的更改输入， 也可以将相关邮件扫描成 tif文件存入 11 5.2 文件管理目录树使用方法—— outbox文件夹的使用 注释： 保存那些输出至至客户、供应商的文件，本文件夹只许存放，不许更改。并 且发放给供应商数据同时也要签发一张《数据发放登记表》，经供应商签字确认 后归档。 可依据客户不同，此文件夹可改为 SVW、FORD、DML等 12 5.2 文件管理目录树使用方法—— outbox文件夹的使用 Spec_File：定义为TC输出的标准、技术要求、 设计参数、特性参数等。这些文件supplier只有 使用权，无更改权 SVW：STD、PDM、LAH、TLD、ES、PAB FORD：spec file、STD DML：spec file、STD 封样件包括：色板、皮纹板、master sample、标签、标贴、条码、座椅零部 件等实物。 发放数据给供应商的同时，需要签发一 张《数据发放登记表》(具体格式见附 录)，经供应商签字确认后归档。 CC/SC电子档与签字扫描 的tiff文件一起在epic中发 放 依据材料类型，创建控制 文档，并关联到相关零件 上。同时DVP电子档和签 字扫描的tif文件一起在 epic中发放 13 5.2 文件管理目录树使用方法—— outbox文件夹的使用 14 5.3 文件管理目录树使用方法—— release_centre文件夹的使用 文件名称 Lead Support A3 L-engr D-engr CC_SC L-engr D-engr DA L-engr D-engr Data D-engr L-engr Develop-record D-engr L-engr DFMEA L-engr D-engr E-BOM L-engr D-assit ECR_ECO track list D-engr D-assit Gebt-PDx L-engr D-engr Layout L-engr D-engr Lesson Learn L-engr D-engr Open issue list L-engr D-engr OTS_approval D-engr D-assit PPAP_approval D-engr D-assit XSO file L-engr D-engr 注释： Release_centre：存放项目中核心的、受控的、传承性的文件。本文件夹可以更改，但只允许基于最 新版本更改，同时所有历史版本都要冻结并予以保留。 15 5.4 文件管理目录树使用方法—— work in process文件夹的使用 注释： 存放成员的工作内容、临时数据、过程文档。文件夹以各成员名字命名，成员 可以根据自己的需要自行设置下级文件目录。建议重要的数据都要存进“work in process”文件中，不要放在本地盘。 16 6、 文件夹权限设定 文件夹/file name 写入/write 读取/read 备注/comments inbox 仅1人 其他成员只读 / outbox 仅1人 其他成员只读 / release_centre 所有成员 所有成员 子文件夹可依据文件重要性，进 一步细化权限设置。具体在项目 启动时，由成员共同商定。 work in process 所有成员 所有成员 / 17 7、后记 7.1 文件命名规则 „客户端正规文件 如果需要对客户文件进行更改，建议文件名：“客户文件名_更改时间_更改摘要_更改 人”，例如：5JD 881 251A_090513_cut ribs 3mm_LZL（表示09年5月13日LZL对筋条切除 3mm）。 „公司BOS规定格式的文件 建议文件名：“BOS文件名称_项目名称_时间_更改人”，如：open issue list_MF_090513_LZL。 „公司BOS无规定格式的文件 建议格式：“时间_文件内容摘要”，文件内容摘要必须简明贴切，字数以20个汉字或10 个英文单词为宜，例如文件：090513_MF后解锁手柄异响。 18 7、后记 7.2 受控文件定义、分类、发放形式 7.2.1 受控文件定义 满足以下4个条件的文件可以认为是受控文件: „ 生产制造中长期使用 „ 描述工程技术参数 „ 只有唯一有效版本被使用（历史版本要废止、硬拷贝要收回） „ 版本需要追溯 7.2.2 分类 针对座椅部件而言，受控文件为： Data（2d/3d）、cc/sc、DVP/R、DFMEA 7.2.3 受控文件发放形式 除了数模和图纸外，建议其他受控文件都以“控制文档”形式在epic中发放。注意控制文 档必须与零件号关联。例如：某项目有3块下饰板，材料都是PP，现发放其DVP，首先创建 1个控制文档，同时与这3块下饰板零件号关联，电子格式和tif格式的DVP一起在epic中发放。 19 7、后记 7.3 文件升版本条件（ECR的attachment中要详细描述更改内容） 7.3.1 零件升版本 „ 零件本身或者构成本零件的子零件3d结构 „ 材料更改 7.3.2 图纸升版本 „ 3d结构更改 „ 图纸信息（公差、材料、表面处理、工艺、技术要求、参考标准等）更改 7.3.3 控制文档升版本 „ 只要文档内容更改，就要升版本 7.3.4 父、子零件升版本协调 “ 版本协调 ” 意思是子零件升版本，父零件、祖父零件是否要升？ 建议协调原则是：按照总装厂使用级别或者客户图纸级别进行协调。 例如：发泡钢丝更改，发泡总成零件也要升版本，因为发泡总成一方面客户有图纸，另外一方面， 总装厂装配时直接使用此零件。 20 7、后记 7.4 附录：标准表格（配合文件管理使用 ） 7.4 .1 数据及封样件发放登记表 21 7、后记 7.4 .2 数据接收记录表