办公用品管理制度

济南绿环机械设备有限公司 办公用品#管理# 为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、交接程序, 保证员工正常办公，合理使用办公资源，同时又能管理有序，责 任明确，勤俭节约，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据我公司实际情况，特制订本制度。 第1条 办公用品分类 办公用品按价值分为低值易耗品和办公管理品两类： 1、低值易耗品：钢笔、签字笔、圆珠笔、铅笔、粉笔、油笔、刀、胶水、胶带、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、文件筐、文件夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品； 2、办公管理品：空调、办公桌椅、电脑及软件、相机、投影仪、复印机、传真机、打印机、打码机、墨盒等高值品。 办公用品按照使用人分为四类; 1、公司给员工个人配置的通讯工具（手机、手机卡）、电脑、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。 2、公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机、扫描仪等。 3、公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。 4、公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。 第二条 办公用品的管理责任部门。 公司办公用品的管理统一归口为公司行政部。行政部应当于每月月初的1号-5号完成公司本月办公用品使用计划和上月办公费用报表上交公司总经理审核。 办公费用分常规费用和非常规费用两大类，其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用，月初由各部门负责人制定相应的月支出计划，当月的支出应当限定在月初的计划经费之内，如有超支需要列出超支的缘由。超支巨大的需做当面解释。非常规费用对应办公管理品一项，办公管理品不设月度计划，根据实际需要情况通过正常审批程序购置。 第三条 办公用品的申请 办公用品的采买或者领用申请需要填写《办公用品采购申请表》或者《办公用品申领单》。公司办公用品的申请资格人为主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要，及时地提出采买申请。普通员工的办公用品需要应当向自己的主管提出，由主管统一进行申请。 第四条 办公用品的审批。 在填写《办公用品采购申请表》或者《办公用品申领单》后，申请人应当将申请单交有审批权的部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的责任人，其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。 公司赋予部门经理及以上的管理人员以一定价值范围的办公用品请购的审批权。根据不同的层级，划分出不同类别办公用品的审批权。部门经理负责审批属于低值易耗品的办公用品的申请。公司总监层级管理人员负责审批公司各部门所需的属于办公管理品的办公用品的申请。对于所涉金额过大的（单品价值达到和超过5000元的），由总监层级管理人员负责向公司总经理申请审批。 第五条 办公用品的采购 填写的《办公用品采购申请表》在得到批准后，交给公司行政部，由行政部统一采买。行政部应当做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甑选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。 行政部将根据公司日常办公需要，对一些常用的办公用品进行批量购买，保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率 第六条 办公用品的入库管理 采购到合适的办公用品后，由行政部统一签收、保管和发放。行政部将编制出的常用办公用品的价格表交公司财务部保管，财务部在接相应付款单据时应当再次核对相应品种的单价和总金额及签收人的签字，确认无误的准予付款。 第七条 办公用品的保管。 备用的办公用品由行政部统一保管。公司为行政部划定相应的存放区域，实行封闭保存。 发放出去的办公用品由行政部做好相应的领用记录，明确领用部门，领用人，领用日期。 对于大件管理品实行保管责任制，实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。现阶段的大件管理品范围暂定为：办公桌椅、电脑及软件、相机、投影仪、复印机、传真机、打印机、打码机、墨盒。 对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人责任的程度，由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算，根据行政部事先公布的该类办公用品的使用年限，在计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。） 实行定期盘存制。盘存频率为季度/次，人事部将于每季度第一个月的25号至31号内抽取时间进行大件管理品的盘存。盘存内容包括检查相应的办公用品的存在情况、问情况，并让相应的保管人签字确定，以便及时地发现问题，处理问题。 第八条 办公用品的领用。 各部门凭《办公用品申领单》可以领用已采购的办公用品。在领用时，领用人应当在行政部的《办公用品领用登记表》上签上领取人姓名和日期。领取人可以是《办公用品采购申请表》申请人，也可以是申请人指定的办公用品使用人。但涉及办公管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任。 第九条 离职情况处理。 对于离职的员工，在办理离职手续时，应将所领用的办公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失或者损坏应按规定赔偿，必须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资的领取事项。 第十条 附件 1、《办公用品采购申请表》 2、《办公用品申领单》 3、《办公用品领用登记表》 4、《办公用品采购登记表》 第十条 附则 本管理制度自公布之日起实施。 济南绿环机械设备有限公司 人力资源部 2010-3-28