商务英语电子邮件写作_李力超

71《商场现代化》2008年8月（上旬刊）总第547期 商务英语电子邮件以其方便快捷，在 现代商务活动中起着重要作用。商务往来 中的电子邮件代表着公司的形象，显示着 公司的水平和实力，直接影响到客户对公 司的评估。所以，商务电子邮件的写作在业 务往来中占据着举足轻重的地位。据调查， 约有88%的互联网用户使用电子邮件，而 在商务领域中约有90% 的员工通过电子邮 件的形式来联系公务。随着全球经济一体 化的发展，商务英语电子邮件的写作越来 越受到重视，本文将着重探讨商务英语电 子邮件写作的格式和应遵循的相关原则。 一、商务英语电子邮件的格式 常见的商务英语电子邮件包括以下五 部分：①写信人Email地址、收信人Email地 址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email 地址。②标题（Subject）。③称呼（Salutation）、 开头（Beginning）、正文（Body）、结尾句 （Ending）。④礼貌结束语（Complimentary Close）。⑤写信人全名（Writer’s Full Name）、 写信人职务及所属部门（Writer’s Title and Department）、地址（Address）、电话号码（Tel）、 传真（Fax）等。 其中邮件主题应体现邮件主旨，要引 人注目、意思明确，最好为名词或动名词 短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作 习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 “Dear + Title”作为称呼，如只知对方姓 名不知性别，可用“Dear + 全名”，如邮 件为一封通函，则用“Dear All”作为邮件 称呼；正文应结构清晰，便于阅读，如正 文内容较长，可使用小标题、小段落，或 利用星号、下划线及段落间空行等方式使 邮件眉目清楚、一目了然。 二、商务英语电子邮件写作应遵循的 五C原则 商务英语电子邮件的正文写作应该遵 循五C原则，即Correctness（准确）、 Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity （清晰）和Courtesy（礼貌）原则。 1.准确原则 由于商务英语电子邮件涉及的是商务 活动双方的权利、义务关系，其准确性对 商务管理与沟通至关重要。具体而言，不 (1)结构方面，尽量使用短段落。分段 的格式使文章条理清晰，看起来更容易理 解。必要时使用主题句，因为主题句的使 用可以使邮件内容更加一目了然，否则， 如果一篇较长的电子邮件通篇只有一个段 落，即使用词简洁、准确，也会让读者产 生厌倦，不愿读下去。 (2)词汇方面，用词要肯定准确，切忌使 用语义模糊、模棱两可的词或词组, 以免产 生歧义, 造成误解，延误商务沟通和贸易。 例1. The figures show a significant increase. 例2. We will deliver your goods soon. 例１中“significant”一词意为“明显 的、不小的”，语义模糊，故可以用具体数 字替换。例2中“soon”表示“不久、很快”， 语义不明确，没有指出具体的供货时间， 可改为具体的年月日。 5.礼貌原则 商务英语电子邮件应遵循措词婉转、 礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整 个交易的成败, 买卖双方应十分注意措辞方 式, 要婉转、礼貌, 使对方容易接受。在写 作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委 婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。 例1. If it is not for the larger orders we receive from a number of our regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price. 例2. I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces. 例１中虚拟语气和例２中委婉语气的 使用，缓和了商务谈判的语气，既明确了自 己的立场，又使对方的面子免于受损，语气 自然诚恳，礼貌得体，很容易为对方接受。 三、结语 随着国际商务活动的不断扩展，商务 英语电子邮件的重要性也日益明显。同 时，电子商务的普及，往往会让写作者忽 视商务英语电子邮件应有的规范和格式， 难免会出现这样或那样的问题。然而准确 规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英 语及业务水平，还可以体现写信人为人处 事的态度和风格，有助于建立良好的商务 关系，最终对达成贸易起到重要的作用。 因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有 的规范和格式，遵循邮件的写作原则。 商务英语电子邮件写作 李力超 燕山大学外语学院 [摘 要] 本文简要介绍了商务英语电子邮件的格式，提出了邮件正文写作应该遵 循的五C原则，即Correctness（准确）、Conciseness（简洁）、Complete（完整）、Clarity（清晰） 和Courtesy（礼貌）原则。 [关键词] 商务英语 电子邮件　格式 五C原则 仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写 要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述 准确，以免引起误会纠纷。 2.简洁原则 简洁原则是商务英语写作最重要的原 则，指在不影响完整性和礼貌性的前提 下，尽量使用简单句子和简短词语。一封 拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写 作者的时间，也会给阅读者带来不必要的 麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要 为第一要务。 在具体写作中，商务英语电子邮件呈 现出的句法特征是句子结构简单明了，有 大量省略句和不完整句。其词汇特征是用 语简洁，语言简明扼要。 另外，为了节约时间和空间，电子邮 件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示 please，Info表示information，Qty表示quantity， P\C 表示piece，L\C表示Letter of Credit（信 用证），FOB 表示Free on Board（离岸价格）。 例1. It is very difficult to sell manhole covers in France. This product must have the quality certificate issued in France. 例2. Price: FOB Shanghai USD 1.96\PC. 例3. Hope you can accept it. 例１中的两个单句具有明显的因果关 系，但写作者并不使用表达因果关系的连 接词如since、because，这种舍长句、复合句， 选短句、简单句，喜并列、弃从属的句法特 征在商务英语电子邮件写作中十分常见。 例２中缩略语的使用，例３中不完整句的 选择，反映了与普通商务信函相比，商务电 子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。 3.完整原则 商务电子邮件内容应力求具体、明 确、完整，提供读者所需要的信息，尤其 像报盘、询问贸易条件等需要回函的电子 邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具 体信息的邮件，才能达到良好的沟通效 果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验， 即who, when, where, what, why和how。 4.清晰原则 商务英语电子邮件的写作要做到层次 清楚，用词准确。具体表现在： 参考文献： [1]刘惠华:电子邮件语言的性质和文 体[J].广东外语外贸大学学报，2004（2） [2]李俊儒:商务英语电子邮件体裁分 析[J].外语与外语教学，2007（7） [3]何光明:商务英语电子邮件的写作 [J].英语自学，2006（5） 电 子 商 务